Tre betalningsflöden, ett kaos — hur Johanna Berg fick ordning på kursavgifterna
Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter
Klockan är kvart i nio en torsdagsmorgon och Johanna Berg står i ett konferensrum på Kungsholmen med ett glas vatten i handen och tjugofem chefer framför sig. Om femton minuter börjar hon en heldagskurs i situationsanpassat ledarskap. Deltagarna har betalat 7 500 kronor styck för att sitta där. Det är en av hennes öppna kurser — den typ av kurs som vem som helst kan anmäla sig till, att privatpersoner eller företag betalar direkt.
Johanna är 42 år, driver sin enskilda firma sedan åtta år tillbaka och har under den tiden byggt upp ett rykte som en av Stockholms vassaste kursledare inom ledarskap och kommunikation. Kursdagarna är oftast fantastiska. Det är allting däromkring som ibland är ett enda rörigt helvete.
Tre flöden, tre problem
Johannas verksamhet är uppdelad i tre ben. Först har vi de öppna kurserna: tvådagarskurser på 3 500 till 12 000 kronor per person, som hon annonserar på sin webbplats och via LinkedIn. Deltagarna är ofta privatpersoner som betalar ur egen ficka, eller chefer vars arbetsgivare betalar men utan att det finns ett formellt B2B-avtal i förväg. Betalning sker helst i förskott. Ingen förskottsbetalning = ingen plats.
Andra benet: företagsuppdrag. En HR-chef ringer och beställer en skräddarsydd heldagskurs för sin ledningsgrupp. Faktura skickas till företaget, med PO-nummer, 25 procent moms, och 30 dagars betalningstid. Standard B2B alltså — men fakturan måste se annorlunda ut, med korrekt momsspecifikation och ibland krav på specifika fakturareferenser.
Tredje benet: onlinekurser. Johanna har byggt en kurs på Teachable som säljer för 1 495 kronor. Betalningen sker via Stripe. Tekniskt sett är det Stripe som fakturerar kunden, men Johanna behöver ändå en redovisningspost för varje transaktion.
Tre betalningsflöden. Tre olika typer av kunder. Tre olika bokföringskrav. Och fram till för ett år sedan: tre separata Excel-ark, ett gäng lösa anteckningar och en ständig känsla av att ha missat något.
Det som sprack
"Det var en specifik fredagseftermiddag som fick mig att inse att något måste förändras", berättar Johanna när vi pratar med henne på ett kafé vid Vasagatan. "Jag hade precis avslutat en stor kurs för ett bolag inom finans. Arvodets totalt 48 000 kronor. Och jag satt och försökte komma ihåg om jag hade skickat fakturan eller inte. Jag letade i mejlkorgen, hittade inget utkast, hittade inget bekräftelsemejl från kunden."
Det visade sig att hon hade glömt att skicka fakturan. Kursen var för fem veckor sedan. De 48 000 kronorna hade aldrig kommit in på kontot — och hon hade inte ens märkt det, eftersom hon hela tiden haft andra betalningar som trillat in och hon trott att allt var i sin ordning.
"Jag ringde kunden, de var jätteförstående, men det var ändå pinsamt. Och jag insåg att det berodde på att jag inte hade något system. Jag hade tre parallella strömmar av inkomster och ingen riktig överblick."
Situationen förvärrades av att de öppna kurserna ibland hade deltagare som anmälde sig sent och bad om faktura i efterhand — trots att policyn var förskottsbetalning. Johanna, som är en vänlig människa, beviljade undantag. Och sedan glömde hon bort att följa upp. Summan av efterskottsfakturor som aldrig betalades under ett år: över 23 000 kronor.
Försöken som inte fungerade
Det första försöket var ett kalkylblad med färgkodning. Grön = betald, röd = obetald, gul = skickad men inte bekräftad. Det fungerade i ungefär tre veckor, sedan missade hon att uppdatera ett par rader och systemet kollapsade under sin egen komplexitet.
Nästa försök: ett SaaS-system för fakturering som en kollega rekommenderade. Det kostade 395 kronor i månaden. Det var smidigt nog för B2B-fakturor, men hade inget stöd för förskottsbetalning med automatisk avisering, och det gick inte att skapa olika mallar för olika kundtyper utan att betala för ett dyrare abonnemang.
"Jag lade ner ungefär tio timmar på att sätta upp det systemet. Och sedan insåg jag att det ändå inte löste mitt grundproblem, att jag behöver tre helt olika fakturaformat beroende på vilken typ av kund jag jobbar med", säger Johanna.
InvoiceFlow: separata mallar för tre kundtyper
Det var en kursdeltagare — en konsult som driver egen firma — som nämnde InvoiceFlow i en paus under en av Johannas kurser. "Han satt och fakturerade en kund direkt från sin telefon under lunchen. Jag frågade vad han använde och han visade mig appen."
Johanna laddade ner den samma kväll och tillbringade en timme med att sätta upp sina tre malltyper.
Den första mallen kallade hon "Öppen kurs — förskott". Den innehåller kursnamn, datum, antal deltagare och ett tydligt betalningsvillkor: förfallodatum satt till sju dagar efter fakturadatum, alltså väl innan kursdagen. Fakturan skickas automatiskt med en notering om att platsen inte är bokad förrän betalningen är registrerad. På mallen finns Bankgiro-nummer och Swish-nummer, båda tydligt angivna.
Den andra mallen: "Företagsuppdrag B2B". Här finns fält för PO-nummer, fakturareferens, och en specificerad rad för varje del av uppdraget — förberedelse, genomförande, efterarbete — med timantal och à-pris. Moms 25 procent specificerat per rad. Betalningsvillkor 30 dagar netto.
Den tredje mallen skapade hon för interna redovisningsposter kopplat till Stripe-intäkter. Den fakturans mottagare är i praktiken hennes eget bokföringssystem snarare än en extern kund, men det ger henne en dokumenterad rad för varje månads online-intäkter.
Resultatet: förskottsbetalning som norm
Det stora genomslaget kom när Johanna aktiverade InvoiceFlows funktion för delade betalningar på de öppna kurserna. I stället för att begära full betalning direkt satte hon upp ett system med 50 procent förskott vid anmälan och 50 procent tre veckor innan kursen. Det visade sig vara psykologiskt enklare för deltagarna att acceptera — och det gav Johanna ett naturligt tillfälle att följa upp de som inte betalat den andra delposten.
"Tidigare hade jag en siffra i Excel som sa 'obetald'. Nu får jag en pushnotis om att betalning två är försenad. Det är en enorm skillnad att systemet påminner mig, i stället för att jag ska komma ihåg det."
Under de första sex månaderna med InvoiceFlow föll andelen obetalda fakturor från 14 procent av fakturerat värde till under 2 procent. De 23 000 kronorna i efterskottsskulder som hon hade ackumulerat under det föregående året? Den siffran nådde hon inte längre.
Kundprofiler: spara tid på repetitiva uppdrag
Johanna håller regelbundet kurser för ett fåtal återkommande storföretag — banker, telekombolag, konsultfirmor. Varje gång behöver fakturan innehålla specifika referensuppgifter som skiljer sig åt mellan uppdragsgivarna. Tidigare kopierade hon en gammal faktura och ändrade manuellt, vilket ledde till att fel ibland smög sig in.
Med InvoiceFlow skapade hon en kundprofil för varje återkommande uppdragsgivare. I profilen sparas PO-nummerformat, fakturareferens, betalningsvillkor och den korrekta fakturaadressen. Nästa gång hon fakturerar samma kund tar det tre minuter, inte trettio.
"Det låter som en liten sak, men det har förändrat hur jag ser på fakturadelen av mitt jobb. Det är inte längre ett nödvändigt ont. Det är bara en uppgift som tar kort tid och sedan är klar."
Momshantering: tre procentsatser i en app
En detalj som Johanna tidigt noterade: hennes kurser har faktiskt olika momssatser beroende på hur man klassificerar dem. Ledarskapskurser som syftar till yrkesmässig utveckling faller under 25 procent moms. Kulturella och konstnärliga aktiviteter kan falla under 6 procent. Johanna konsulterade sin revisor och kom fram till att hennes ledarskaps- och kommunikationskurser konsekvent ska ha 25 procent — men poängen är att InvoiceFlow låter henne specificera momssatsen per rad, vilket gör det möjligt att hantera eventuella blandade uppdrag utan att behöva skapa om hela fakturan.
Hennes revisor, som sitter på en byrå på Södermalm och hanterar ett flertal egenföretagare, kommenterade ändringen positivt vid den senaste genomgången. "Han sa att mina underlag var mycket renare än tidigare. Att det var lätt att se vad varje faktura avsåg och vilken momssats som gällde. Det sparar tid för honom, vilket sparar pengar för mig."
Onlinekurserna: ett lösare koppling
Stripe-intäkterna är fortfarande inte helt integrerade i InvoiceFlow — de betalas ut som en klumpsumma varje månad och Johanna skapar en intern redovisningspost manuellt. Det är inte idealiskt, men det är ändå mer strukturerat än vad hon hade tidigare. Hon planerar att när hennes onlineverksamhet växer tillräckligt undersöka om det finns ett sätt att koppla Stripe-utbetalningarna mer direkt till sin faktureringshistorik.
"Det är den enda delen som fortfarande är lite halvdant", medger hon. "Men jämfört med vad jag hade för ett år sedan är det ändå ett enormt framsteg."
Tips till andra kurs- och utbildningsentreprenörer
Vi bad Johanna sammanfatta sina viktigaste lärdomar efter ett år med strukturerad fakturering:
1. Skapa aldrig en plats utan förskott. Oavsett hur sympatisk kunden verkar. Det är inte osäljigt — det är professionellt. Delad betalning (50/50) sänker tröskeln för kunden utan att du tar all risk.
2. Separera mallarna hårt. En öppen kurs, ett företagsuppdrag och en onlinekurs är tre helt olika produkter. De ska ha tre olika mallar med tre olika standard-texter och betalningsvillkor. Att blanda ihop dem skapar förvirring hos kunden och extra arbete för dig.
3. Använd kundprofiler för återkommande kunder. Det tar tio minuter att sätta upp en gång och sparar tid varje gång du fakturerar samma kund.
4. Följ upp aktivt, inte passivt. Ett system som påminner dig om obetalda fakturor är hundra gånger bättre än ett Excel-ark du glömmer att titta på.
5. Involvera din revisor tidigt. Fråga vilken momssats som gäller för dina specifika kurser och bygg in det korrekt från start. Det är enklare än att korrigera i efterhand.
Framtiden: mer kurs, mindre administration
Johanna planerar att expandera sin kursverksamhet under hösten med ett nytt spår: kommunikation under press, riktat till räddningstjänst och sjukvård. Det är en ny kundkategori — ofta offentlig sektor, med andra krav på fakturering och referenser än privata bolag.
"Med InvoiceFlow vet jag att jag kan sätta upp en fjärde mall utan att hela systemet faller ihop", säger hon. "Det är den tryggheten jag behövde. Inte ett perfekt system från dag ett, utan ett system som kan växa med mig."
Hon tar en klunk kaffe och tittar ut mot Vasagatans morgontrafik. "Det bästa med det är att jag nu faktiskt ser fram emot att skicka en faktura. Det är en bekräftelse på att jag har gjort ett bra jobb. Förut var det mest en källa till stress."
InvoiceFlow är gratis att ladda ner på Google Play. Inga abonnemangskostnader, inga dolda avgifter.