Invoice Flow gebruikershandleiding

Hoe elk onderdeel van de app werkt: één functie per handleiding, met echte schermafbeeldingen. Begin met het instellen van je profiel en volg daarna de volgorde, of ga direct naar de functie die je nodig hebt.

Aan de slag

Je eerste factuur in vijf minuten Van een verse installatie van Invoice Flow naar een betaalde factuur: bedrijf instellen, klant toevoegen, factuur met twee regels maken en de PDF delen.
Je bedrijfsprofiel instellen Vul het profiel in dat op elke factuur wordt afgedrukt, voeg een tweede profiel toe en dupliceer er een zodat je logo's en voorwaarden nooit overtypt.
Een vierkant logo en een breed logo toevoegen Upload een vierkant beeldmerk en een breed woordmerk, snijd en draai ze in de app, bewaar meerdere varianten en ontdek welke elk PDF-sjabloon afdrukt.
Instellingen, navigatie en Pro Ontdek waar elke functie woont, wat elke groep in Instellingen regelt, hoe je thema en taal wijzigt en wat Pro ontgrendelt.
App-taal en factuurtaal Schakel de interface van Invoice Flow tussen 65 talen, druk elke factuur af in de taal van de klant en krijg landspecifieke adreshints en RTL-indelingen.

Klanten & producten

Klanten, categorieën en klantgroepen Voeg klantkaarten toe, sorteer klanten in categorieën en subcategorieën, filter ze op onbetaalde facturen of contracten en bekijk elk document per klant.
Producten, diensten en voorraad Bouw een productbibliotheek met prijzen en eenheden, zet items met één tik op factuurregels en lees voorraadniveaus en automatisering.

Facturen & documenten

De factuureditor: van leeg formulier tot afgeronde pdf Bouw een complete factuur: kies klant en datums, voeg uren- en materiaalregels met btw toe, stel een korting in, voeg foto's toe en onderteken.
Factuurstatussen, de documentenlijst en het wijzigingslog Lees de documentenlijst in één oogopslag, verplaats facturen tussen Concept, Verzonden, Betaald en Geannuleerd, werk in bulk en volg elke wijziging in het log.
Offertes, prijsopgaven en omzetten naar facturen Schrijf een offerte op het tabblad Offertes, volg of de klant akkoord gaat en zet alles of enkele regels om in een conceptfactuur met een eigen nummer.
Contracten en pakbonnen Bewaar leveringsovereenkomsten met hun datums, status en gekoppelde facturen op één plek en leg elke zending vast als pakbon van concept tot geleverd.
PDF-voorbeeld, delen, Bekijk als klant en de PDF-editor Bekijk een factuur als PDF, druk hem af of deel hem, controleer wat de klant ziet en corrigeer woorden in elke geïmporteerde PDF.

PDF-ontwerp

PDF-sjablonen, kleurenpaletten en lettertypes Kies een van de twaalf factuurontwerpen, kleur het met een eigen palet, wissel de lay-out voor gemengde btw en stel de lettertypes in.
Editor voor aangepaste sjablonen Bouw je eigen factuurindeling vanuit de 25 galerijstarters of vanaf nul, stijl elk element, beperk hem tot bepaalde profielen en pas hem toe op een factuur.

Betalingen, kosten & valuta’s

Betalingen, deelbetalingen en openstaand bedrag Leg aanbetalingen en termijnen op een factuur vast, zie het resterende saldo krimpen en druk een betalingsschema op de PDF af.
Aanmaningskosten op vervallen facturen Stel één keer een boetebeleid in, verscherp het voor één notoire wanbetaler, en scheld elke boete kwijt, factureer of boek hem, met totalen erbij.
Terugkerende facturen en factureringsplanningen Stel wekelijkse, maandelijkse of jaarplanningen in zodat Invoice Flow elke cyclus dezelfde factuur opstelt, en pauzeer of beëindig ze.
Valuta's, wisselkoersen en belastingen Factureer in meerdere valuta's, houd wisselkoersen actueel of zet ze handmatig vast, pas per regel het juiste btw-tarief toe en druk af in de klanttaal.

Projecten, uren & uitgaven

Projecten en mijlpalen Groepeer offerte en facturen van één opdracht onder een project, verdeel het werk in mijlpalen en zie wat nog te factureren is.
Tijdregistratie en facturering per uur Klok werksessies live of leg ze met de hand vast, stel per sessie een uurtarief in en zet open uren om in factuurregels.
Uitgaven, bonnen en kosten doorbelasten Leg kosten per categorie vast, voeg bonfoto's toe, markeer aankopen als factureerbaar en zet ze in twee tikken op de factuur van je klant.
Handtekeningen en akkoord van de klant ter plekke Teken je handtekening één keer, koppel hem aan elke factuur en laat een klant op je telefoon tekenen zodat beide handtekeningen naast elkaar op de PDF komen.

Verzenden & automatisering

Facturen per e-mail versturen Schrijf herbruikbare e-mailsjablonen met plaatshouders, verstuur ze via je mailapp of SMTP en deel de PDF via het deelvenster.
Betalingsherinneringen en automatiseringsregels Zet lokale betalingsherinneringen aan, kies hoeveel dagen voor en na de vervaldatum ze komen, en begrijp wat regels vandaag kunnen.

Analyses & rapporten

Analyses, dashboardkaarten en rapporten Lees de geldkaarten op het dashboard, kies een periode in Analyses voor omzet, inningsgraad en topklanten, en gebruik Rapporten voor zes maanden.

Jouw gegevens

Back-up, herstel, export en bankimport Maak een back-up naar een ZIP- of JSON-bestand, zet hem over naar een nieuwe telefoon, importeer een bankafschrift en exporteer voor Xero of QuickBooks.