Hướng dẫn sử dụng Invoice Flow

Cách hoạt động của từng phần trong ứng dụng: mỗi hướng dẫn một tính năng, kèm ảnh chụp màn hình thực tế. Bắt đầu với thiết lập hồ sơ, sau đó đọc theo thứ tự hoặc chuyển thẳng đến tính năng bạn cần.

Bắt đầu

Hóa đơn đầu tiên của bạn trong năm phút Đi từ bản cài đặt Invoice Flow hoàn toàn mới đến một hóa đơn đã thanh toán: thiết lập doanh nghiệp, thêm khách hàng, tạo hóa đơn hai dòng và chia sẻ PDF.
Thiết lập hồ sơ doanh nghiệp Điền hồ sơ hiển thị trên mọi hóa đơn, thêm hồ sơ thứ hai cho doanh nghiệp khác, và nhân bản hồ sơ để không phải nhập lại logo và điều khoản.
Thêm logo vuông và logo rộng Tải lên logo vuông và logo chữ dạng rộng, cắt và xoay ngay trong ứng dụng, lưu nhiều biến thể và biết mẫu PDF nào in loại logo nào.
Cài đặt, điều hướng và Pro Tìm hiểu mọi tính năng của Invoice Flow nằm ở đâu, mỗi nhóm Cài đặt điều khiển gì, cách đổi giao diện và ngôn ngữ, và bản dùng thử cùng gói Pro mở khóa những gì.
Ngôn ngữ ứng dụng và ngôn ngữ hóa đơn Chuyển giao diện Invoice Flow giữa 65 ngôn ngữ, in mỗi hóa đơn theo ngôn ngữ của khách hàng, và nhận gợi ý địa chỉ theo quốc gia cùng bố cục RTL.

Khách hàng & sản phẩm

Khách hàng, danh mục và nhóm khách hàng Thêm thẻ khách hàng, sắp xếp khách hàng vào danh mục và danh mục con, lọc theo hóa đơn chưa thanh toán hoặc hợp đồng, và xem mọi tài liệu theo từng khách hàng.
Sản phẩm, dịch vụ và tồn kho Xây dựng thư viện sản phẩm với giá và đơn vị mặc định, thêm nhanh vào dòng hóa đơn chỉ với một chạm, và theo dõi mức tồn kho cùng quy tắc tự động hóa tồn kho.

Hóa đơn & tài liệu

Trình chỉnh sửa hóa đơn: từ biểu mẫu trống đến PDF hoàn chỉnh Tạo một hóa đơn hoàn chỉnh trong Invoice Flow: chọn khách hàng và ngày tháng, thêm dòng nhân công và vật liệu kèm thuế, đặt chiết khấu, đính kèm ảnh và ký tên.
Trạng thái hóa đơn, danh sách Tài liệu và nhật ký thay đổi Đọc nhanh danh sách Tài liệu, chuyển hóa đơn giữa Bản nháp, Đã gửi, Đã thanh toán và Đã hủy, xử lý hàng loạt và truy vết mọi chỉnh sửa.
Báo giá và chuyển đổi thành hóa đơn Viết một báo giá trong tab Báo giá, theo dõi việc khách hàng có chấp nhận hay không, rồi chuyển toàn bộ hoặc chỉ một số mục hàng thành hóa đơn nháp có số riêng.
Hợp đồng và phiếu giao hàng Lưu các hợp đồng cung ứng cùng ngày tháng, trạng thái và hóa đơn liên kết ở một nơi, đồng thời ghi nhận mỗi chuyến giao hàng thành phiếu giao hàng từ nháp đến đã giao.
Xem trước PDF, chia sẻ, Xem với tư cách khách hàng và trình chỉnh sửa PDF Xem trước hóa đơn dưới dạng file PDF hoàn chỉnh, in hoặc chia sẻ, đánh dấu bản nháp đã gửi, kiểm tra những gì khách hàng thấy và sửa từ hoặc thuộc tính trong bất kỳ PDF nào đã nhập.

Thiết kế PDF

Mẫu PDF, bảng màu và phông chữ Chọn một trong mười hai kiểu thiết kế hóa đơn, đổi màu bằng bảng màu có sẵn hoặc tự tạo, đổi bố cục cho trường hợp nhiều mức thuế VAT và đặt phông chữ dùng cho PDF.
Trình biên tập mẫu tùy chỉnh Xây dựng bố cục hóa đơn của riêng bạn từ 25 mẫu khởi đầu trong thư viện hoặc từ đầu, tạo kiểu cho từng phần tử, giới hạn theo hồ sơ và áp dụng cho một hóa đơn.

Thanh toán, phí & tiền tệ

Thanh toán, thanh toán từng phần và số tiền còn nợ Ghi nhận đặt cọc và các đợt thanh toán vào hóa đơn, theo dõi số dư còn lại giảm dần, và in lịch thanh toán trên PDF để khách hàng biết khi nào cần trả.
Phí trễ hạn trên hóa đơn quá hạn Đặt chính sách phí trễ hạn một lần, siết chặt cho một khách hàng thường xuyên trả chậm, sau đó miễn, tính hoặc ghi nhận từng khoản phí từ hóa đơn quá hạn và theo dõi tổng số.
Hóa đơn định kỳ và lịch xuất hóa đơn Thiết lập lịch hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm để Invoice Flow tự soạn hóa đơn mỗi chu kỳ, rồi xem lại, tạm dừng hoặc kết thúc lịch.
Tiền tệ, tỷ giá hối đoái và thuế Xuất hóa đơn cho khách bằng nhiều loại tiền tệ, giữ tỷ giá luôn mới hoặc tự nhập tay, áp đúng thuế suất cho từng dòng và in PDF bằng ngôn ngữ của khách hàng.

Dự án, thời gian & chi phí

Dự án và cột mốc Gom báo giá và hóa đơn của một công việc vào chung một dự án, chia công việc thành các cột mốc kèm ngân sách và ngày đến hạn, và xem tình hình đã xuất hóa đơn, đã thanh toán và còn phải thu.
Theo dõi thời gian và tính phí theo giờ Bấm giờ phiên làm việc trực tiếp hoặc nhập tay, đặt đơn giá theo giờ cho từng phiên, rồi biến số giờ chưa lập hóa đơn thành dòng hóa đơn mà không tính phí hai lần.
Chi phí, biên lai và tính lại chi phí cho khách hàng Ghi nhận nhiên liệu, vật tư và các chi phí khác theo danh mục, đính kèm ảnh biên lai, đánh dấu khoản mua có thể tính phí và đưa lên hóa đơn chỉ với hai lần chạm.
Chữ ký và ký xác nhận tại chỗ của khách hàng Vẽ chữ ký của bạn một lần, đính kèm vào bất kỳ hóa đơn nào và để khách hàng ký ngay trên điện thoại để cả hai chữ ký cùng in trên tệp PDF.

Gửi & tự động hóa

Gửi hóa đơn qua email Viết mẫu email tái sử dụng với biến giữ chỗ, gửi văn bản từ ứng dụng email hoặc qua SMTP, đính kèm PDF bằng bảng chia sẻ và đánh dấu hóa đơn là đã gửi.
Nhắc thanh toán và quy tắc tự động hóa Bật nhắc thanh toán cục bộ, chọn số ngày trước và sau hạn thanh toán để nhận thông báo, và hiểu rõ quy tắc tự động hóa hiện làm được gì và chưa làm được gì.

Phân tích & báo cáo

Phân tích, thẻ bảng điều khiển và báo cáo Đọc các thẻ tiền trên bảng điều khiển, chọn kỳ trong Phân tích để xem doanh thu, tỷ lệ thu tiền và khách hàng hàng đầu, và dùng Báo cáo cho góc nhìn sáu tháng.

Dữ liệu của bạn

Sao lưu, khôi phục, xuất dữ liệu và nhập sao kê ngân hàng Sao lưu toàn bộ dữ liệu sang tệp ZIP hoặc JSON, chuyển sang điện thoại mới, nhập sao kê ngân hàng để đánh dấu hóa đơn đã thanh toán, và xuất cho Xero, QuickBooks hoặc 1C.