Hướng dẫn sử dụng

Ngôn ngữ ứng dụng và ngôn ngữ hóa đơn

Chuyển giao diện Invoice Flow giữa 65 ngôn ngữ, in mỗi hóa đơn theo ngôn ngữ của khách hàng, và nhận gợi ý địa chỉ theo quốc gia cùng bố cục RTL.

Cập nhật: 2026-09-09

Invoice Flow tách riêng hai lựa chọn ngôn ngữ. Ngôn ngữ ứng dụng là thứ bạn đọc trên màn hình: menu, nút bấm, huy hiệu trạng thái, định dạng ngày. Ngôn ngữ hóa đơn là thứ khách hàng của bạn đọc trên tệp PDF: các tiêu đề như “Hóa đơn”, “Bên nhận”, “Tạm tính” và “Tổng cộng”, cộng với tên quốc gia trong khối địa chỉ. Bạn chọn cái thứ nhất một lần cho điện thoại của mình; bạn chọn cái thứ hai cho từng tài liệu, vì một biên dịch viên ở Vienna hoàn toàn có thể gửi một hóa đơn tới Berlin, hóa đơn tiếp theo tới Tokyo, và hóa đơn thứ ba tới Dubai trong cùng một buổi chiều.

Hướng dẫn này đi theo Lena Auer, người điều hành Auer Sprachdienst từ Vienna và lập hóa đơn bằng euro. Điện thoại của cô chạy tiếng Đức, nhà xuất bản ở Berlin muốn hóa đơn tiếng Đức, khách hàng ở Tokyo mong đợi tiêu đề tiếng Nhật, và thỉnh thoảng cô kiểm tra xem ứng dụng trông ra sao bằng tiếng Ả Rập trước khi gửi một công việc bố cục phải-sang-trái cho khách hàng ở UAE.

Bạn thấy gì trên màn hình

Ngôn ngữ ứng dụng nằm trong Cài đặt, ở mục Giao diện, là ô có nhãn Ngôn ngữ (Language). Phụ đề của nó cho biết lựa chọn hiện tại: Hệ thống khi ứng dụng đi theo ngôn ngữ của điện thoại, nếu không thì là tên ngôn ngữ viết bằng chính chữ viết của nó, ví dụ Deutsch hoặc العربية. Chạm vào ô sẽ mở một bảng dưới có ô tìm kiếm, một dòng Hệ thống (“Theo ngôn ngữ thiết bị”) và 65 ngôn ngữ sắp xếp theo tên bản ngữ, mỗi tên có mã hai chữ cái ở dưới. Chính bảng này cũng xuất hiện trên màn hình chào mừng lần đầu bạn mở ứng dụng, chỉ thiếu dòng Hệ thống.

Màn hình Cài đặt của ứng dụng Invoice Flow với bảng Ngôn ngữ đang mở, hiển thị ô tìm kiếm, dòng Hệ thống được đánh dấu là đã chọn, và phần đầu danh sách ngôn ngữ theo bảng chữ cái với Afrikaans, Azerbaijani, Indonesian, Malay, Catalan và Danish — Bảng Ngôn ngữ trong Cài đặt: tìm kiếm, theo thiết bị, hoặc chọn một trong 65 ngôn ngữ giao diện.

Ngôn ngữ hóa đơn nằm bên trong chính tài liệu. Mở bất kỳ hóa đơn nào trong trình soạn thảo và cuộn qua các dòng hàng và thẻ tổng cộng; thẻ tiếp theo là Ngôn ngữ hóa đơn (Invoice Language) với biểu tượng quả địa cầu. Phụ đề của nó ghi Ngôn ngữ ứng dụng (App Language) cho tới khi bạn chọn thứ khác, sau đó nó hiển thị ngôn ngữ đã chọn, ví dụ Deutsch. Ô này nằm ngay dưới phần tổng cộng (hoặc dưới thẻ Tỷ giá hối đoái khi hóa đơn dùng ngoại tệ) và ở trên Tệp đính kèm ảnh.

Trình soạn thảo hóa đơn của ứng dụng Invoice Flow cuộn tới thẻ tổng cộng hiển thị Tạm tính 1,750.00, Thuế 350.00 và Tổng cộng 2,100.00 euro, tiếp theo là ô Ngôn ngữ hóa đơn đặt thành Deutsch, rồi Tệp đính kèm ảnh, Chữ ký, Tùy chọn thanh toán và Chọn mẫu — Mỗi hóa đơn mang ngôn ngữ riêng của nó; công việc ở Berlin của Lena được đặt là Deutsch.

Cách đổi ngôn ngữ của ứng dụng

Mở tab Cài đặt và tìm ô Ngôn ngữ trong mục Giao diện.
Chạm vào đó. Bảng mở ra với bàn phím sẵn sàng ở ô tìm kiếm.
Gõ một phần tên theo bất kỳ dạng nào bạn biết: German, Deutsch hoặc, nếu điện thoại của bạn đã ở tiếng Nga, немецкий. Mã hai chữ cái cũng dùng được.
Chạm vào ngôn ngữ. Bảng đóng lại và toàn bộ giao diện vẽ lại bằng ngôn ngữ mới ngay lập tức; không cần khởi động lại gì cả.
Để quay về theo điện thoại, mở lại bảng và chạm Hệ thống.

Lựa chọn được lưu trên thiết bị, không phải trong hồ sơ doanh nghiệp, nên nó không đổi dù hồ sơ nào đang hoạt động. Danh sách, bộ lọc, tab và huy hiệu trạng thái đều đi theo, như danh sách hóa đơn tiếng Đức dưới đây cho thấy. Ngày tháng là thứ duy nhất giữ nguyên hình dạng: một ngày lập luôn đọc là “Sep 1, 2026” ở mọi ngôn ngữ giao diện, trên màn hình cũng như trên PDF.

Danh sách hóa đơn của ứng dụng Invoice Flow bằng tiếng Đức với tiêu đề Rechnungen, các tab Rechnungen, Angebote và Verträge, các chip lọc Alle, Entwurf, Versendet và Bezahlt, và bốn hóa đơn với huy hiệu Versendet, Bezahlt và Überfällig — Danh sách hóa đơn sau khi chuyển sang tiếng Đức: tab, bộ lọc và huy hiệu trạng thái được dịch, còn số liệu và tên giữ nguyên như đã nhập.

Hãy để ý điều không thay đổi: dữ liệu của chính bạn. Tên khách hàng, mô tả mặt hàng, ghi chú và điều khoản thanh toán được in đúng như bạn đã gõ. Số hóa đơn giữ nguyên định dạng. Ký hiệu tiền tệ đến từ đơn vị tiền tệ của hóa đơn, không phải từ ngôn ngữ.

Cách đặt ngôn ngữ cho một hóa đơn

Mở hóa đơn trong trình soạn thảo (một hóa đơn mới, hoặc một hóa đơn hiện có qua Chỉnh sửa).
Cuộn xuống qua các dòng hàng và thẻ tổng cộng tới ô Ngôn ngữ hóa đơn.
Chạm vào ô. Một bảng liệt kê Ngôn ngữ ứng dụng ở trên cùng, rồi mười sáu ngôn ngữ: English, Русский, Deutsch, Français, Español, Italiano, Português, Nederlands, Polski, 日本語, 한국어, 中文, العربية, हिन्दी, Türkçe và Українська.
Chạm vào ngôn ngữ mà khách hàng của bạn đọc. Dấu tích chuyển sang đó và phụ đề của ô cập nhật.
Chạm Lưu (hoặc Lưu bản nháp). Lựa chọn chỉ được lưu cùng hóa đơn này.
Mở bản xem trước để kiểm tra kết quả; các tiêu đề PDF giờ đã ở ngôn ngữ được chọn.

Bảng dưới Ngôn ngữ hóa đơn của ứng dụng Invoice Flow phủ lên trình soạn thảo hóa đơn, liệt kê Ngôn ngữ ứng dụng với phụ đề Dùng ngôn ngữ ứng dụng, rồi English, Русский, Deutsch có dấu tích, Français, Español và Italiano, mỗi mục kèm mã hai chữ cái — Bảng ngôn ngữ theo từng hóa đơn; Deutsch được tích cho hóa đơn của Bergmann Verlag.

Không có giá trị mặc định cho ngôn ngữ tài liệu ở cấp hồ sơ hay cấp khách hàng. Mỗi hóa đơn mới bắt đầu ở Ngôn ngữ ứng dụng và bạn đặt nó khi cần. Tuy vậy thiết lập này có đi theo tài liệu: khi bạn chuyển một báo giá thành hóa đơn, tách nó thành hóa đơn từng phần, tạo báo giá con hoặc nhân bản một tài liệu, bản sao kế thừa ngôn ngữ của bản gốc. Với một khách hàng luôn nhận cùng một ngôn ngữ, nhân bản hóa đơn tháng trước là cách nhanh nhất.

Đây là hóa đơn AS-2026-0031 của Lena được tạo ba lần từ cùng dữ liệu, với ngôn ngữ hóa đơn đặt là tiếng Anh, tiếng Đức và tiếng Nhật. Các tiêu đề, tên cột, nhãn tổng cộng, chân trang “Page 1 of 1” và cả dòng quốc gia dưới địa chỉ Vienna của cô (“Austria”, “Österreich”, “オーストリア”) đều theo ngôn ngữ; còn các dòng hàng, ghi chú và điều khoản thanh toán vẫn giữ nguyên tiếng Anh mà cô đã gõ.

Tệp PDF hóa đơn AS-2026-0031 của ứng dụng Invoice Flow hiển thị ba lần cạnh nhau: bằng tiếng Anh với INVOICE, Bill To và Total, bằng tiếng Đức với RECHNUNG, Rechnungsempfänger và Gesamt, và bằng tiếng Nhật với 請求書, 請求先 và 合計; các dòng hàng và số tiền giống hệt nhau ở cả ba — Một hóa đơn, ba ngôn ngữ tài liệu: chỉ các nhãn của chính mẫu và tên quốc gia được dịch.

Cách nhận ví dụ địa chỉ đúng cho một quốc gia

Chỗ giữ chỗ của địa chỉ thích ứng theo quốc gia bạn chọn, cả trong trình soạn thảo khách hàng lẫn trong các dòng địa chỉ của hồ sơ doanh nghiệp. Ứng dụng đi kèm các ví dụ viết tay cho 199 quốc gia: một con phố trông như thật, một thành phố, một vùng nếu quốc gia đó dùng, và một mã bưu chính theo định dạng địa phương. Ví dụ này cũng quyết định bạn thấy chữ viết nào.

Trong trình soạn thảo khách hàng, chạm trường Quốc gia và chọn quốc gia.
Gõ tên quốc gia bằng hệ chữ mà bạn muốn viết địa chỉ. Chọn Japan cho ví dụ bằng chữ Latinh; chọn 日本 cho ví dụ bằng chữ Nhật.
Chạm vào trường Địa chỉ đang trống. Chỗ giữ chỗ hiển thị toàn bộ ví dụ trên một dòng, chẳng hạn "1-1-1 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo, Tokyo 100-0005".
Gõ địa chỉ thật đè lên; ví dụ biến mất ngay khi bạn nhập chữ.

Trình soạn thảo khách hàng của ứng dụng Invoice Flow cho Kobayashi Shuppan với Quốc gia đặt là JP Japan và trường Địa chỉ đang được chọn hiển thị chỗ giữ chỗ 1-1-1 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo, Tokyo 100-0005 bằng chữ Latinh — Quốc gia chọn là "Japan": ví dụ địa chỉ được chuyển tự sang chữ Latinh.

Trình soạn thảo khách hàng của ứng dụng Invoice Flow cho Sakura Tech với Quốc gia đặt là JP 日本 và trường Địa chỉ đang được chọn hiển thị chỗ giữ chỗ 千代田区丸の内1-1-1, 東京, 東京都 100-0005 bằng chữ Nhật — Quốc gia chọn là "日本": cũng ví dụ đó chuyển sang chữ Nhật.

Trong hồ sơ doanh nghiệp của bạn, địa chỉ được tách thành các trường riêng, và ở đó quốc gia còn đổi tên các trường: Đức và Áo hiển thị PLZ và Bundesland, Hoa Kỳ hiển thị ZIP code và State, Nga hiển thị «Индекс» và «Область». Các quốc gia không có trường vùng (Singapore, Hồng Kông, UAE) sẽ ẩn nó đi, và các quốc gia không có mã bưu chính (lại là UAE) cũng ẩn trường đó, nên bạn không bao giờ bị hỏi dữ liệu mà bưu chính địa phương không dùng.

Giao diện hoạt động ra sao ở các ngôn ngữ phải-sang-trái

Tiếng Ả Rập, tiếng Hebrew, tiếng Ba Tư và tiếng Urdu nằm trong số 65 ngôn ngữ giao diện. Chọn một trong số đó và toàn bộ bố cục sẽ lật gương: các biểu tượng điều hướng chuyển sang phải, các ô bắt đầu từ mép phải, các mũi tên chỉ sang trái và danh sách đọc từ phải sang trái. Bạn không phải bật gì thêm; việc lật gương đi kèm với ngôn ngữ.

Màn hình Cài đặt của ứng dụng Invoice Flow bằng tiếng Ả Rập, tiêu đề الإعدادات, với ảnh đại diện hồ sơ và biểu tượng các ô nằm bên phải, tiêu đề ô bằng tiếng Ả Rập như ملفات الأعمال và اللغة, và các mũi tên chỉ sang trái trong bố cục phải-sang-trái được lật gương — Cài đặt bằng tiếng Ả Rập: biểu tượng, căn chữ và mũi tên được lật gương tự động.

Ngược lại, các mẫu PDF giữ một cấu trúc trang trái-sang-phải cố định cho mọi ngôn ngữ. Khối người gửi của bạn vẫn ở bên trái, khối khách hàng ở bên phải, và số tiền được căn phải trong bảng bất kể bạn chọn ngôn ngữ tài liệu nào.

Ở phiên bản hiện tại, các ngôn ngữ tài liệu phải-sang-trái (العربية và các hệ chữ RTL khác trong những bộ nhãn PDF) chưa được tạo hình đáng tin cậy trên PDF: từng chữ cái có thể xuất hiện sai thứ tự. Cho tới khi việc này được sửa, hãy dùng tiếng Anh hoặc một ngôn ngữ trái-sang-phải khác cho các tệp PDF gửi tới những khách hàng đó; giao diện trên màn hình bằng tiếng Ả Rập không bị ảnh hưởng.

Quy tắc và chi tiết

65 ngôn ngữ giao diện, 16 ngôn ngữ tài liệu. Bảng trong Cài đặt liệt kê mọi ngôn ngữ mà ứng dụng đã được dịch sang. Bảng Ngôn ngữ hóa đơn cung cấp một danh sách cố định gồm mười sáu ngôn ngữ. Các bộ nhãn PDF đã dịch tồn tại cho cả 65 ngôn ngữ, nhưng chỉ mười sáu ngôn ngữ trong bảng mới chọn được từ trình soạn thảo.
Ngôn ngữ ứng dụng trên PDF nghĩa là tiêu đề tiếng Anh. Khi hóa đơn được để ở Ngôn ngữ ứng dụng, tệp PDF in bộ nhãn tiếng Anh bất kể ngôn ngữ giao diện. Để có tiêu đề tiếng Đức trên một chiếc điện thoại chạy tiếng Đức, hãy đặt ngôn ngữ hóa đơn thành Deutsch một cách rõ ràng.
Ngôn ngữ tài liệu dịch những gì: các từ của chính mẫu (INVOICE, FROM, Bill To, Issue Date, Due Date, Description, Qty, Price, Tax, Amount, Subtotal, Discount, Total, Notes, Payment Terms, khối tùy chọn thanh toán và chân trang) cùng tên quốc gia trong mỗi địa chỉ, vốn được dịch lại từ mã quốc gia. Mọi thứ bạn gõ vào, kể cả từ chỉ trạng thái hiển thị trên dải tiêu đề, đều in nguyên vẹn.
Ngày tháng không được bản địa hóa bởi thiết lập nào. Ngày lập và hạn thanh toán in ở dạng “Sep 1, 2026” trong danh sách và trên PDF, bất kể ngôn ngữ ứng dụng hay ngôn ngữ hóa đơn. Số liệu và ký hiệu tiền tệ đi theo đơn vị tiền tệ của hóa đơn.
Phông chữ được tích hợp sẵn. Các tệp PDF nhúng Noto Sans với cơ chế dự phòng theo từng ký tự cho tiếng Ả Rập, Devanagari, tiếng Trung giản thể, tiếng Nhật và tiếng Hàn, nên một tiêu đề tiếng Nhật, một tên khách hàng bằng chữ Kirin và một mô tả mặt hàng bằng chữ Latinh có thể chia sẻ cùng một trang mà không thiếu ký tự. Ô Phông chữ trong Cài đặt có thể đổi mặt chữ Latinh; các phông dự phòng cho những hệ chữ khác vẫn giữ nguyên.
Email và bản xem trước HTML dùng cùng lựa chọn đó. Phiên bản HTML của hóa đơn lấy nhãn từ ngôn ngữ hóa đơn và đánh dấu tài liệu bằng mã ngôn ngữ đó.
Mẫu đánh số có thể bao gồm ngôn ngữ. Một mẫu đánh số chứa {lang} sẽ chèn mã ngôn ngữ hóa đơn (ví dụ de) vào số hóa đơn; khi hóa đơn dùng ngôn ngữ ứng dụng thì mã này rỗng.
Ngôn ngữ được giữ qua các lần chuyển đổi. Báo giá thành hóa đơn, chuyển đổi từng phần, báo giá con và bản nhân bản đều sao chép Ngôn ngữ hóa đơn từ tài liệu nguồn.
Gợi ý địa chỉ chỉ là chỗ giữ chỗ. Chúng không bao giờ điền sẵn gì và không được lưu; chúng biến mất ngay khi bạn gõ. Biến thể Latinh tồn tại cho 37 quốc gia có hệ chữ chính không phải Latinh; một quốc gia được chọn bằng tên không phải Latinh nhưng ví dụ bản ngữ lại là Latinh (giao diện tiếng Nga chọn «Молдова») sẽ lùi về các ví dụ trung tính như “123 Main St”.
Không có gì ở đây chỉ dành cho Pro. Cả hai bộ chọn ngôn ngữ, các gợi ý địa chỉ và phông chữ đa ngữ đều có ở gói miễn phí.

Mẹo

Hãy nhân bản thay vì đặt lại. Nếu một khách hàng luôn nhận hóa đơn bằng ngôn ngữ của họ, hãy mở hóa đơn tháng trước của khách hàng đó và nhân bản nó: ngôn ngữ, mẫu và đơn vị tiền tệ đi theo, bạn chỉ cần sửa các mặt hàng và ngày tháng.

Tìm trong bảng ngôn ngữ bằng chính từ ngữ của bạn. Ô tìm kiếm khớp với tên bản ngữ, tên tiếng Anh và tên trong ngôn ngữ giao diện hiện tại, nên gõ "Japanese", "日本語" hay "japanisch" đều tìm ra cùng một mục.

Chọn quốc gia theo hệ chữ của địa chỉ. Nếu bạn sẽ dán một địa chỉ tiếng Nhật từ giấy tiêu đề của khách hàng, hãy chọn quốc gia là 日本 để ví dụ và nhãn trường khớp với hệ chữ đó; nếu bạn chuyển tự, hãy chọn "Japan".

Kiểm tra bản xem trước trước khi gửi tới một thị trường mới. Các từ của mẫu thay đổi, còn chữ của bạn thì không. Nếu một khách hàng Đức cũng cần thấy mô tả mặt hàng bằng tiếng Đức, hãy viết chúng bằng tiếng Đức trong trình soạn thảo; ứng dụng không dịch văn bản tự do.

Hướng dẫn liên quan

Tiền tệ, tỷ giá hối đoái và thuế trình bày nửa còn lại của việc lập hóa đơn quốc tế: tính tiền bằng đơn vị tiền tệ của khách hàng và áp dụng các mẫu thuế địa phương.
Mẫu PDF, bảng màu và phông chữ giải thích mười hai bố cục dựng sẵn mà các nhãn đã dịch được in vào.
Bắt đầu: hồ sơ doanh nghiệp cho thấy các dòng địa chỉ trong hồ sơ, nơi các nhãn trường theo quốc gia xuất hiện.