Hướng dẫn sử dụng

Thiết lập hồ sơ doanh nghiệp

Điền hồ sơ hiển thị trên mọi hóa đơn, thêm hồ sơ thứ hai cho doanh nghiệp khác, và nhân bản hồ sơ để không phải nhập lại logo và điều khoản.

Cập nhật: 2026-09-09

Hồ sơ doanh nghiệp là phần “Từ” (From) của mọi tài liệu mà Invoice Flow tạo ra. Tên, công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số thuế, logo và chữ ký bạn nhập ở đây chính là những gì khách hàng nhìn thấy ở phần đầu và cuối của mỗi hóa đơn, báo giá hay phiếu giao hàng. Cùng một hồ sơ này cũng mang theo các thiết lập mặc định cho tài liệu mới: loại tiền tệ được chọn sẵn, cách đánh số hóa đơn, điều khoản thanh toán hiển thị dưới tổng tiền, và điều gì xảy ra khi hóa đơn quá hạn.

Bạn sẽ gặp biểu mẫu này hai lần. Lần đầu tiên là ngay khi mở ứng dụng lần đầu, ngay sau trang chào mừng, khi ứng dụng yêu cầu bạn thiết lập doanh nghiệp trước khi mở bảng điều khiển. Sau đó, biểu mẫu tương tự nằm trong mục Cài đặt, và bạn sẽ quay lại đây bất cứ khi nào số điện thoại thay đổi, bạn có logo mới, hoặc bạn đăng ký thuế VAT. Nếu bạn điều hành nhiều hơn một doanh nghiệp, hoặc lập hóa đơn dưới hai tên thương mại, bạn có thể giữ nhiều hồ sơ song song và chọn một hồ sơ cho mỗi hóa đơn.

Hướng dẫn này theo chân Elena Marsh, một nhiếp ảnh gia ở Bristol. Hồ sơ chính của cô là Marsh Light Photography, lập hóa đơn bằng bảng Anh và in địa chỉ studio, hai địa chỉ email và mã số thuế VAT trên mỗi hóa đơn. Hồ sơ thứ hai của cô, Marsh Print Studio, bán ảnh in khung từ một xưởng ở phía bên kia thị trấn và có cách đánh số riêng.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Mở tab Cài đặt (Settings) ở thanh điều hướng dưới cùng. Ô đầu tiên hiển thị hồ sơ đang hoạt động: logo vuông (hoặc chữ cái viết tắt), tên hồ sơ và tên công ty. Chạm vào đó sẽ mở Chỉnh sửa hồ sơ doanh nghiệp (Edit Business Profile) của hồ sơ mặc định. Bên dưới, ô Hồ sơ doanh nghiệp (Business Profiles) với phụ đề Quản lý hồ sơ doanh nghiệp của bạn sẽ mở danh sách tất cả các hồ sơ, nơi bạn thêm, nhân bản, xóa và chuyển đổi hồ sơ mặc định.

Trình chỉnh sửa là một biểu mẫu cuộn dài một trang. Từ trên xuống dưới:

• Hàng logo: một ô vuông bên trái và một ô ngang bên phải, mỗi ô có một menu thả xuống nhỏ phía trên và nút Thêm hoặc Đổi (Add/Change) phía dưới. Logo vuông được dùng làm ảnh đại diện hồ sơ trong ứng dụng; logo ngang là thứ hầu hết các mẫu PDF in ở phần đầu trang.
• Chữ ký (Signature), một ô trắng mở bảng vẽ khi được chạm vào.
• Tên của bạn * (Your Name) và Tên công ty (Company Name). Tên là trường bắt buộc duy nhất trên toàn bộ biểu mẫu.
• Email, Điện thoại (Phones), Địa chỉ (Addresses), Mã số thuế (Tax IDs) và Trang web & mạng xã hội (Website & socials). Mỗi mục là một danh sách: nút Thêm… ở bên phải, và một thẻ cho mỗi mục nhập với tay cầm kéo bên trái và nút đóng bên phải. Các thẻ địa chỉ và mã số thuế cũng có ngôi sao Địa chỉ chính và gợi ý Chính — được chọn sẵn trên hóa đơn mới.
• Loại tiền tệ được phép (Allowed currencies) với các chip và nút Thêm tiền tệ (Add currency).
• Loạt hóa đơn (Invoice Series) với các thẻ có thể thu gọn cho việc đánh số hóa đơn và báo giá.
• Điều khoản thanh toán (Payment Terms) với Từ mẫu có sẵn (From preset) và Thêm tùy chỉnh (Add custom).
• Chính sách phí trễ hạn (Late-fee policy) và Chiết khấu thanh toán sớm (Early-payment discount).
• Lưu thay đổi (Save Changes) và Quay lại (Back) ở cuối trang. Ở lần mở đầu tiên, các nút này đổi thành Tiếp tục (Continue) và Bỏ qua bây giờ (Skip for now).

Cách điền hồ sơ hiển thị trên hóa đơn của bạn

1. Mở Cài đặt (Settings) và chạm vào ô hồ sơ ở phía trên, hoặc vào Hồ sơ doanh nghiệp (Business Profiles) và chạm vào hồ sơ bạn muốn chỉnh sửa.
2. Nhập Tên của bạn * (Your Name). Nhập Tên công ty (Company Name) nếu bạn kinh doanh dưới tên thương mại; các mẫu sẽ in tên công ty khi được đặt và dùng tên của bạn khi để trống.
3. Chạm Thêm email (Add email). Gõ một Nhãn (Label) ngắn gọn như Bookings hoặc Accounts và Địa chỉ email (Email address). Thêm dòng thứ hai nếu bạn muốn một hộp thư riêng cho kế toán trên hóa đơn.
4. Chạm Thêm số điện thoại (Add phone) và điền Nhãn và Số điện thoại (Phone number) tương tự.
5. Chạm Thêm địa chỉ (Add address). Đặt một Nhãn (Studio, Office, Warehouse), chọn Quốc gia (Country) từ danh sách có thể tìm kiếm, sau đó điền Đường (Street), thành phố, khu vực và các trường mã bưu điện. Tên trường và gợi ý ví dụ thay đổi theo quốc gia bạn chọn, vì vậy địa chỉ tại Anh sẽ hiển thị Town/City, County và Postcode.
6. Chạm Thêm mã số thuế (Add Tax ID), chọn loại từ danh sách có thể tìm kiếm (VAT cho Vương quốc Anh, EIN, ABN, v.v.) và gõ Số (Number). Chọn OTHER nếu loại đăng ký của bạn không có trong danh sách và đặt Nhãn tùy chỉnh (Custom label) sẽ được in nguyên văn.
7. Chạm Thêm liên kết (Add link), chọn Loại (Type) (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp và các loại khác) và dán địa chỉ hoặc tên người dùng.
8. Cuộn xuống cuối trang và chạm Lưu thay đổi (Save Changes). Một thông báo ngắn "Đã lưu hồ sơ" xác nhận việc ghi dữ liệu và trình chỉnh sửa đóng lại.

Thứ tự các dòng có ý nghĩa quan trọng. Khi bạn có nhiều email, số điện thoại hoặc địa chỉ, dòng đầu tiên trong mỗi danh sách (hoặc dòng có ngôi sao đối với địa chỉ) được ứng dụng coi là chính: nó được ghi vào các trường giá trị đơn cổ điển mà các mẫu và bản xuất cũ hơn đọc, và nó được chọn sẵn khi bạn tạo hóa đơn mới. Kéo các dòng bằng tay cầm để sắp xếp lại chúng.

Cách thiết lập giá trị mặc định cho tài liệu mới

Nửa dưới của biểu mẫu không tự in ra bất cứ điều gì; nó quyết định một hóa đơn mới sẽ bắt đầu với gì.

1. Trong mục Loại tiền tệ được phép (Allowed currencies), chạm Thêm tiền tệ (Add currency) và chọn từng loại tiền tệ bạn dùng để lập hóa đơn. Chạm vào một chip để chuyển ngôi sao sang chip đó; loại tiền tệ được đánh dấu sao trở thành mặc định cho hóa đơn mới và cũng được lưu làm tiền tệ gốc của hồ sơ.
2. Để danh sách trống nếu bạn muốn bộ chọn tiền tệ đầy đủ có sẵn trên mọi hóa đơn. Với một hoặc nhiều chip, trình chỉnh sửa hóa đơn chỉ cung cấp những loại đó.
3. Trong mục Loạt hóa đơn (Invoice Series), mở thẻ dành cho hóa đơn. Đặt Tên loạt (Series name), Tiền tố hóa đơn (Invoice Prefix) và Bắt đầu đếm từ (Start counting from). Trong mục Mẫu số (Number template), chọn một mẫu có sẵn như {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, hoặc chuyển sang Tùy chỉnh (Custom) và dùng nút Tham chiếu token (Token reference) để xem mọi token khả dụng.
4. Đặt Đặt lại bộ đếm (Reset counter) thành Mỗi năm (Every year) nếu bạn muốn việc đánh số bắt đầu lại vào tháng Một; bản xem trước trên thẻ sẽ hiển thị số tiếp theo mà loạt này sẽ phát hành.
5. Lặp lại cho loạt báo giá. Chạm Thêm loạt (Add series) nếu một doanh nghiệp cần hai luồng đánh số, ví dụ như buổi chụp và đơn in ảnh.
6. Trong mục Điều khoản thanh toán (Payment Terms), chạm Từ mẫu có sẵn (From preset) và chọn một trong mười văn bản có sẵn (Due on receipt, Net 7 đến Net 90, 50% upfront, End of month), hoặc chạm Thêm tùy chỉnh (Add custom) và viết Nhãn và Nội dung (Body) của riêng bạn. Đánh dấu sao mục bạn dùng nhiều nhất; nó sẽ được đặt trên mọi hóa đơn mới.
7. Tùy chọn đặt Chính sách phí trễ hạn (Late-fee policy) (phần trăm, số ngày ân hạn, chế độ tích lũy) và Chiết khấu thanh toán sớm (Early-payment discount). Cả hai vẫn ở trạng thái không hoạt động khi phần trăm bằng không.
8. Chạm Lưu thay đổi (Save Changes).

Cách thêm hồ sơ doanh nghiệp thứ hai

Nhiều hồ sơ hữu ích khi bạn lập hóa đơn dưới hai tên thương mại, giữ một hồ sơ cá nhân và một hồ sơ công ty, hoặc muốn đánh số riêng cho hai lĩnh vực kinh doanh.

1. Mở Cài đặt (Settings) và chạm Hồ sơ doanh nghiệp (Business Profiles).
2. Chạm nút + ở góc dưới bên phải. Nếu bạn đã có ít nhất một hồ sơ, một bảng trượt lên với hai lựa chọn.
3. Chạm Tạo hồ sơ mới (Create new profile) để bắt đầu từ biểu mẫu trống. Biểu mẫu mới đi kèm với hai loạt đánh số có sẵn, INV cho hóa đơn và EST cho báo giá, cả hai đều bắt đầu từ 1.
4. Điền biểu mẫu như mô tả ở trên và chạm Lưu thay đổi (Save Changes). Thanh tiêu đề của trình chỉnh sửa này hiển thị Hồ sơ mới (New Profile) thay vì Chỉnh sửa hồ sơ doanh nghiệp.
5. Quay lại danh sách, mở menu ba chấm trên thẻ mới để tìm Chỉnh sửa hồ sơ doanh nghiệp, Đặt làm mặc định (Set as Default) và Xóa (Delete).

Danh sách hiển thị tên của mỗi hồ sơ, một huy hiệu Mặc định (Default) trên hồ sơ đang hoạt động, và phụ đề với công ty, tiền tệ mặc định và tiền tố hóa đơn. Các hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự chữ cái theo tên, không theo hồ sơ nào là mặc định, vì vậy hãy đặt cho mỗi hồ sơ một cái tên bạn có thể phân biệt ngay từ cái nhìn đầu tiên. Elena giữ tên của mình trên hồ sơ nhiếp ảnh và dùng tên thương mại cho studio in ảnh.

Khi bạn tạo một hóa đơn mới, trình chỉnh sửa hiển thị ô Hồ sơ doanh nghiệp (Business Profile) gần đầu trang. Với một hồ sơ, ô này chỉ để xem. Với hai hồ sơ trở lên, ô này có mũi tên và mở hộp thoại Chọn hồ sơ (Select profile); tài liệu sau đó sẽ lấy logo, thông tin tiêu đề, tiền tệ, loạt đánh số và điều khoản thanh toán từ hồ sơ bạn chọn. Sau khi hóa đơn đã được lưu, hồ sơ của nó không thể được chuyển đổi từ trình chỉnh sửa nữa.

Cách nhân bản hồ sơ thay vì nhập lại

Nhân bản là cách nhanh nhất để thiết lập tên thương mại thứ hai chia sẻ hầu hết chi tiết với hồ sơ đầu tiên.

1. Tại Hồ sơ doanh nghiệp, chạm + và chọn Nhân bản hồ sơ hiện có (Duplicate existing profile).
2. Trong hộp thoại Chọn hồ sơ để nhân bản (Select a profile to duplicate), chạm vào hồ sơ nguồn.
3. Trình chỉnh sửa Hồ sơ mới mở ra với dữ liệu đã được điền sẵn từ tên, công ty, logo, email, số điện thoại, địa chỉ, mã số thuế, liên kết, tiền tệ, loạt và điều khoản thanh toán của hồ sơ nguồn. Chữ ký cố tình để trống, vì chữ ký gắn liền với một hồ sơ.
4. Thay đổi những gì khác biệt: thường là tên, công ty, tiền tố hóa đơn và có thể là địa chỉ. Đổi tên loạt và đặt lại Bắt đầu đếm từ nếu bản sao không nên tiếp tục việc đánh số của bản gốc.
5. Chạm Lưu thay đổi. Bản sao được lưu thành một dòng riêng biệt; hồ sơ nguồn không bị ảnh hưởng.

Những gì khách hàng nhìn thấy

Tất cả những gì ở trên cuối cùng đều xuất hiện trong phần đầu tài liệu. Trên mẫu Professional, logo ngang và tên công ty nằm trong dải màu tối, khối FROM liệt kê địa chỉ có nhãn cùng dòng quốc gia, các email và số điện thoại có nhãn, các dòng website và Instagram, cùng số VAT, và chữ ký đã lưu xuất hiện phía trên Authorized Signature ở cuối trang. Các mẫu khác sắp xếp cùng dữ liệu theo cách khác nhau, nhưng nguồn luôn là hồ sơ cộng với bất kỳ dòng nào bạn đã chọn cho hóa đơn cụ thể đó.

Quy tắc và chi tiết

• Trường bắt buộc. Chỉ có Tên của bạn * (Your Name) được xác thực; để trống sẽ hiện “Name is required”. Mọi thứ khác có thể để trống. Ở lần mở đầu tiên, Bỏ qua bây giờ (Skip for now) lưu một hồ sơ tên “My Business” để ứng dụng có thể mở, và bạn có thể đổi tên sau.
• Nút Lưu. Khi chỉnh sửa, Lưu thay đổi bị làm mờ cho đến khi bạn thay đổi điều gì đó. Một hồ sơ được nhân bản bắt đầu với nút được kích hoạt vì bản sao chưa được ghi lại. Ở lần mở đầu tiên, Tiếp tục (Continue) luôn được kích hoạt.
• Rời đi mà không lưu. Nếu bạn nhấn Quay lại khi có thay đổi chưa lưu, hộp thoại Thay đổi chưa lưu (Unsaved Changes) sẽ hỏi bạn Ở lại (Stay) hay Rời đi (Leave); rời đi sẽ hủy bỏ các thay đổi.
• Hồ sơ mặc định. Hồ sơ được tạo trong quá trình giới thiệu trở thành hồ sơ mặc định. Các hồ sơ sau đó chỉ được đặt làm mặc định khi chưa có hồ sơ mặc định nào, vì vậy việc thêm hồ sơ thứ hai không bao giờ âm thầm hạ cấp hồ sơ đang hoạt động của bạn. Dùng Đặt làm mặc định trên danh sách để chuyển đổi.
• Xóa. Bạn không thể xóa hồ sơ duy nhất, và bạn không thể xóa hồ sơ mặc định hiện tại; ứng dụng hiển thị “Cannot delete the only profile” hoặc “Cannot delete the default profile. Set another profile as default first.” Xóa bất kỳ hồ sơ nào khác sẽ yêu cầu xác nhận và xóa toàn bộ email, số điện thoại, địa chỉ, liên kết, mã số thuế, điều khoản thanh toán, loạt và nhóm khách hàng cùng với nó. Các hóa đơn đã phát hành vẫn giữ bản sao riêng của thông tin tiêu đề.
• Tiền tệ mặc định. Khi danh sách Loại tiền tệ được phép có mục nhập, mục được đánh dấu sao (mục đầu tiên trong danh sách) được lưu làm cả tiền tệ mặc định và tiền tệ gốc. Với danh sách trống, tiền tệ đã lưu trước đó vẫn giữ nguyên, USD trên một hồ sơ hoàn toàn mới.
• Đánh số. Tên loạt trống được lưu thành “Default” và mẫu trống dùng mặc định {prefix}-{SEQ:0000}. Loạt hóa đơn đầu tiên và loạt báo giá đầu tiên cũng được phản chiếu vào các trường tiền tố và bộ đếm cổ điển mà các phần cũ hơn của ứng dụng đọc.
• Chữ ký. Xóa chữ ký sẽ hỏi hai lần, và việc xóa chỉ được áp dụng khi bạn lưu. Ô chữ ký hiển thị chữ ký được liên kết từ màn hình Chữ ký khi hồ sơ không có chữ ký riêng.
• Điều khoản thanh toán. Một điều khoản có nhãn trống được lưu thành “Default”. Nội dung của điều khoản được đánh dấu sao là những gì hóa đơn mới in dưới tổng tiền.
• Phí trễ hạn và chiết khấu sớm. Đây là các giá trị mặc định trên toàn hồ sơ; khách hàng có thể ghi đè riêng phần trăm phí trễ hạn, số ngày ân hạn, chế độ, mức trần và thiết lập tự động miễn. Số tiền tối thiểu và Đưa vào PDF chỉ áp dụng cho hồ sơ. Số ngày chiết khấu sớm mặc định là 7.
• Yêu cầu Pro. Mở trình chỉnh sửa hồ sơ từ Cài đặt, chạm vào một hồ sơ trong danh sách, và nút + đều bị giới hạn bởi bản dùng thử hoặc gói đăng ký và sẽ mở tường phí nếu không có. Xem danh sách, Đặt làm mặc định và Xóa luôn khả dụng.
• Màn hình bạn không thấy ở đây. Các ô logo mở trình chọn ảnh của hệ thống và ô chữ ký mở bảng vẽ; cả hai là màn hình gốc và được trình bày trong các hướng dẫn về logo và chữ ký.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Logo vuông và ngang
• Cài đặt, điều hướng và Pro
• Tiền tệ, tỷ giá hối đoái và thuế