Käyttöopas

Määritä yritysprofiilisi

Täytä profiili, joka tulostuu jokaiseen laskuun, lisää toinen profiili toiselle yritykselle ja monista se, ettet koskaan kirjoita logoja ja ehtoja uudelleen.

Päivitetty: 2026-09-09

Yritysprofiilisi on jokaisen Invoice Flow’n tuottaman asiakirjan “lähettäjä”-puoli. Tänne syöttämäsi nimi, yritys, osoite, yhteystiedot, verotunnus, logo ja allekirjoitus ovat sitä, minkä asiakkaasi näkee jokaisen laskun, tarjouksen tai lähetysluettelon ylä- ja alatunnisteessa. Sama profiili kantaa myös uusien asiakirjojen työskentelyoletukset: mikä valuutta on esivalittuna, miten laskut numeroidaan, mitkä maksuehdot näkyvät loppusumman alla ja mitä tapahtuu, kun lasku erääntyy.

Kohtaat tämän lomakkeen kahdesti. Ensimmäinen kerta on aivan ensimmäisellä käynnistyksellä heti tervetulosivun jälkeen, kun sovellus pyytää sinua määrittämään yrityksesi ennen kuin se avaa etusivun. Sen jälkeen sama lomake löytyy Asetuksista, ja palaat siihen aina kun puhelinnumero vaihtuu, saat uuden logon tai rekisteröidyt arvonlisäverovelvolliseksi. Jos pyörität useampaa kuin yhtä yritystä tai laskutat kahdella toiminimellä, voit pitää useita profiileja rinnakkain ja valita niistä yhden laskua kohden.

Tämä opas seuraa Elena Marshia, bristolilaista valokuvaajaa. Hänen pääprofiilinsa on Marsh Light Photography, joka laskuttaa punnissa ja tulostaa studion osoitteen, kaksi sähköpostiosoitetta ja ALV-numeron jokaiseen laskuun. Hänen toinen profiilinsa, Marsh Print Studio, myy kehystettyjä vedoksia kaupungin toisella laidalla sijaitsevasta työhuoneesta ja sillä on oma numerointinsa.

Mitä näet näytöllä

Avaa alanavigaation Asetukset-välilehti (Settings). Ensimmäinen ruutu näyttää aktiivisen profiilin: sen neliölogon (tai nimikirjaimet), profiilin nimen ja yrityksen nimen. Sitä napauttamalla avautuu oletusprofiilin Muokkaa yritysprofiilia (Edit Business Profile). Sen alla oleva ruutu Yritysprofiilit (Business Profiles) alaotsikolla Hallinnoi yritysprofiilejasi avaa luettelon kaikista profiileista, ja siellä lisäät, monistat, poistat ja vaihdat oletusprofiilin.

Editori on yksi pitkä vierivä lomake. Ylhäältä alas:

• Logorivi: neliönmuotoinen paikka vasemmalla ja leveä paikka oikealla, kummankin yläpuolella pieni alasvetovalikko ja alapuolella Lisää (Add) tai Vaihda (Change) -painike. Neliömerkkiä käytetään profiilin tunnuskuvana sovelluksen sisällä; leveä on se, jonka useimmat PDF-mallit tulostavat ylätunnisteeseen.
• Allekirjoitus (Signature), valkoinen laatikko, joka avaa piirtoalustan napautettaessa.
• Nimesi * (Your Name) ja Yrityksen nimi (Company Name). Nimi on koko lomakkeen ainoa pakollinen kenttä.
• Sähköpostit, Puhelimet, Osoitteet, Verotunnukset ja Verkkosivusto & sosiaalinen media. Jokainen on luettelo: oikealla Lisää … -painike ja yksi kortti merkintää kohden, vasemmalla raahauskahva ja oikealla sulkupainike. Osoite- ja verotunnuskorteissa on lisäksi Ensisijainen osoite -tähti ja vihje Ensisijainen — esivalittuna uusilla laskuilla.
• Sallitut valuutat valintapalloineen ja Lisää valuutta -painike.
• Laskusarjat, jossa on kokoontaittuvat kortit laskujen ja tarjousten numerointiin.
• Maksuehdot, jossa Esiasetuksesta ja Lisää mukautettu.
• Viivästysmaksukäytäntö ja Early-payment discount (varhaisen maksun alennus).
• Tallenna muutokset (Save Changes) ja Takaisin (Back) alalaidassa. Ensimmäisellä käynnistyksellä painikkeissa lukee sen sijaan Jatka (Continue) ja Ohita toistaiseksi (Skip for now).

Näin täytät profiilin, joka tulostuu laskuihisi

1. Avaa Asetukset ja napauta ylimpänä olevaa profiiliruutua, tai mene kohtaan Yritysprofiilit ja napauta profiilia, jota haluat muokata.
2. Syötä Nimesi *. Syötä Yrityksen nimi, jos toimit toiminimellä; mallit tulostavat yrityksen, kun se on asetettu, ja käyttävät nimeäsi, kun kenttä on tyhjä.
3. Napauta Lisää sähköposti (Add email). Kirjoita lyhyt Tunniste (Label), kuten Bookings tai Accounts, ja Sähköpostiosoite. Lisää toinen rivi, jos haluat laskulle erillisen laskutuspostilaatikon.
4. Napauta Lisää puhelin (Add phone) ja täytä Tunniste ja Puhelinnumero samalla tavalla.
5. Napauta Lisää osoite (Add address). Anna sille Tunniste (Studio, Toimisto, Varasto), valitse Maa haettavasta luettelosta ja täytä sitten Katu sekä kaupunki-, alue- ja postinumerokentät. Kenttien nimet ja esimerkkivihjeet muuttuvat valitsemasi maan mukaan, joten brittiläinen osoite näyttää kentät Town/City, County ja Postcode.
6. Napauta Lisää (Add Tax ID), valitse tyyppi haettavasta luettelosta (VAT Yhdistyneelle kuningaskunnalle, EIN, ABN ja niin edelleen) ja kirjoita Numero. Valitse OTHER, jos rekisteröintiäsi ei ole luettelossa, ja anna sille Mukautettu otsikko, joka tulostetaan sellaisenaan.
7. Napauta Lisää linkki (Add link), valitse Tyyppi (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp ja muut) ja liitä osoite tai käyttäjätunnus.
8. Vieritä alas ja napauta Tallenna muutokset. Lyhyt viesti "Profiili tallennettu" vahvistaa tallennuksen ja editori sulkeutuu.

Rivien järjestyksellä on merkitystä. Kun sinulla on useita sähköposteja, puhelimia tai osoitteita, kunkin luettelon ensimmäinen rivi (tai osoitteissa se, jolla on tähti) on se, jota sovellus pitää ensisijaisena: se kirjoitetaan klassisiin yksiarvoisiin kenttiin, joita vanhemmat mallit ja viennit lukevat, ja se on esivalittuna, kun luot uuden laskun. Järjestä rivejä uudelleen raahaamalla niitä kahvasta.

Näin asetat oletukset uusille asiakirjoille

Lomakkeen alaosa ei tulosta itsessään mitään; se ratkaisee, millä asetuksilla uusi lasku alkaa.

1. Napauta kohdassa Sallitut valuutat painiketta Lisää valuutta ja valitse jokainen valuutta, jossa laskutat. Napauta valintapalloa siirtääksesi tähden siihen; tähdellä merkitystä valuutasta tulee uusien laskujen oletus ja se tallennetaan myös profiilin perusvaluutaksi.
2. Jätä luettelo tyhjäksi, jos haluat koko valuuttavalitsimen käyttöön jokaisella laskulla. Kun valintapalloja on yksi tai useampi, laskueditori tarjoaa vain niitä.
3. Avaa kohdassa Laskusarjat laskujen kortti. Aseta Sarjan nimi, Laskun etuliite ja Aloita laskenta arvosta. Valitse kohdassa Numeromalli esiasetus, kuten {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, tai vaihda arvoon Mukautettu ja katso kaikki käytettävissä olevat tunnisteet painikkeella Tunnisteiden ohje (Token reference).
4. Aseta Nollaa laskuri (Reset counter) arvoon Joka vuosi (Every year), jos haluat numeroinnin alkavan alusta tammikuussa; kortin esikatselu näyttää seuraavan numeron, jonka sarja antaa.
5. Toista sama tarjoussarjalle. Napauta Lisää sarja (Add series), jos yksi yritys tarvitsee kaksi numerointivirtaa, esimerkiksi kuvaukset ja vedostilaukset.
6. Napauta kohdassa Maksuehdot painiketta Esiasetuksesta (From preset) ja valitse yksi kymmenestä sisäänrakennetusta tekstistä (Due on receipt, Net 7 – Net 90, 50 % ennakkoon, kuun loppu), tai napauta Lisää mukautettu (Add custom) ja kirjoita oma Tunniste ja Sisältö. Merkitse tähdellä se, jota käytät eniten; se sijoitetaan jokaiseen uuteen laskuun.
7. Aseta halutessasi Viivästysmaksukäytäntö (prosentti, maksuajan pidennyspäivät, kertymistapa) ja Early-payment discount. Molemmat pysyvät lepotilassa, kun prosentti on nolla.
8. Napauta Tallenna muutokset.

Näin lisäät toisen yritysprofiilin

Useista profiileista on hyötyä, kun laskutat kahdella toiminimellä, pidät erillään henkilökohtaisen ja yrityksen profiilin tai haluat erillisen numeroinnin kahdelle toimialalle.

1. Avaa Asetukset ja napauta Yritysprofiilit.
2. Napauta oikeassa alakulmassa olevaa +-painiketta. Jos sinulla on jo vähintään yksi profiili, alhaalta liukuu esiin arkki, jossa on kaksi vaihtoehtoa.
3. Napauta Luo uusi profiili (Create new profile) aloittaaksesi tyhjästä lomakkeesta. Uusi lomake tulee kahdella valmiilla numerointisarjalla: INV laskuille ja EST tarjouksille, molemmat alkaen ykkösestä.
4. Täytä lomake edellä kuvatulla tavalla ja napauta Tallenna muutokset. Tämän editorin yläpalkissa lukee Uusi profiili (New Profile) eikä Muokkaa yritysprofiilia.
5. Takaisin luettelossa avaa uuden kortin kolmen pisteen valikko, josta löydät Muokkaa yritysprofiilia, Aseta oletukseksi (Set as Default) ja Poista (Delete).

Luettelossa näkyy kunkin profiilin nimi, Oletus-merkintä aktiivisessa ja alaotsikko, jossa on yritys, oletusvaluutta ja laskun etuliite. Profiilit lajitellaan aakkosjärjestyksessä nimen mukaan, ei sen mukaan kumpi on oletus, joten anna jokaiselle profiilille nimi, jonka erotat yhdellä silmäyksellä. Elena pitää valokuvausprofiilissa omaa nimeään ja käyttää vedosstudiolle toiminimeä.

Kun luot uuden laskun, editorissa näkyy ylhäällä Yritysprofiili-ruutu (Business Profile). Yhdellä profiililla se on vain luettava. Kahdella tai useammalla siihen ilmestyy nuoli ja se avaa Valitse profiili -valitsimen (Select profile); asiakirja ottaa tällöin logonsa, ylätunnisteen tiedot, valuutan, numerointisarjan ja maksuehdot valitsemastasi profiilista. Kun lasku on kerran tallennettu, sen profiilia ei voi enää vaihtaa editorissa.

Näin monistat profiilin sen sijaan, että kirjoittaisit sen uudelleen

Monistaminen on nopein tapa perustaa toinen toiminimi, joka jakaa suurimman osan tiedoista ensimmäisen kanssa.

1. Napauta näytöllä Yritysprofiilit painiketta + ja valitse Monista olemassa oleva profiili (Duplicate existing profile).
2. Napauta Valitse monistettava profiili -valintaikkunassa lähdeprofiilia.
3. Uusi profiili -editori avautuu valmiiksi täytettynä lähteen nimellä, yrityksellä, logoilla, sähköposteilla, puhelimilla, osoitteilla, verotunnuksilla, linkeillä, valuutoilla, sarjoilla ja maksuehdoilla. Allekirjoitus jätetään tarkoituksella tyhjäksi, koska allekirjoitus on sidottu yhteen profiiliin.
4. Muuta se, mikä eroaa: yleensä nimi, yritys, laskun etuliite ja ehkä osoite. Nimeä sarja uudelleen ja nollaa Aloita laskenta arvosta, jos kopion ei pidä jatkaa alkuperäisen numerointia.
5. Napauta Tallenna muutokset. Kopio tallennetaan erillisenä rivinä; lähdeprofiiliin ei kosketa.

Mitä asiakas näkee

Kaikki edellä mainittu päätyy asiakirjan ylätunnisteeseen. Professional-mallissa leveä logo ja yrityksen nimi ovat tummassa palkissa, FROM-lohko luettelee nimetyn osoitteen maariveineen, nimetyt sähköpostit ja puhelimet, verkkosivu- ja Instagram-rivit sekä ALV-numeron, ja tallennettu allekirjoitus näkyy alalaidassa Authorized Signature -tekstin yläpuolella. Muut mallit järjestävät saman datan eri tavoin, mutta lähde on aina profiili plus ne rivit, jotka valitsit kyseiselle laskulle.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Pakolliset kentät. Vain Nimesi * validoidaan; tyhjäksi jättäminen näyttää viestin “Nimi on pakollinen”. Kaikki muu voi jäädä tyhjäksi. Ensimmäisellä käynnistyksellä Ohita toistaiseksi tallentaa profiilin nimellä “My Business”, jotta sovellus voi avautua, ja voit nimetä sen myöhemmin uudelleen.
• Tallennuspainike. Muokattaessa Tallenna muutokset on harmaana, kunnes muutat jotain. Monistetussa profiilissa painike on alusta asti käytettävissä, koska kopiota ei ole vielä kirjoitettu. Ensimmäisellä käynnistyksellä Jatka on aina käytettävissä.
• Poistuminen tallentamatta. Jos painat Takaisin tallentamattomien muokkausten kanssa, Tallentamattomat muutokset -valintaikkuna kysyy, haluatko Jää vai Poistu; poistuminen hylkää muokkaukset.
• Oletusprofiili. Käyttöönoton aikana luodusta profiilista tulee oletus. Myöhemmät profiilit nostetaan oletukseksi vain, jos oletusta ei vielä ole, joten toisen profiilin lisääminen ei koskaan hiljaisesti alenna työprofiiliasi. Vaihda luettelossa toiminnolla Aseta oletukseksi.
• Poistaminen. Ainoaa profiilia et voi poistaa, etkä voi poistaa nykyistä oletusta; sovellus näyttää viestin “Ainoaa profiilia ei voi poistaa” tai “Oletusprofiilia ei voi poistaa. Aseta ensin toinen profiili oletukseksi.” Minkä tahansa muun profiilin poistaminen pyytää vahvistusta ja poistaa sen mukana sen sähköpostit, puhelimet, osoitteet, linkit, verotunnukset, maksuehdot, sarjat ja asiakasryhmät. Jo laaditut laskut säilyttävät oman kopionsa ylätunnisteen tiedoista.
• Oletusvaluutta. Kun Sallitut valuutat -luettelossa on merkintöjä, tähdellä merkitty (luettelon ensimmäinen) tallennetaan sekä oletus- että perusvaluutaksi. Tyhjällä luettelolla aiemmin tallennettu valuutta jää voimaan, aivan uudessa profiilissa USD.
• Numerointi. Tyhjä sarjan nimi tallennetaan muodossa “Default” ja tyhjä malli palautuu muotoon {prefix}-{SEQ:0000}. Ensimmäinen laskusarja ja ensimmäinen tarjoussarja peilataan myös klassisiin etuliite- ja laskurikenttiin, joita sovelluksen vanhemmat osat lukevat.
• Allekirjoitus. Allekirjoituksen poistaminen kysytään kahdesti, ja poisto toteutuu vasta kun tallennat. Allekirjoituslaatikko näyttää Allekirjoitukset-näytöltä linkitetyn allekirjoituksen, jos profiililla ei ole omaa.
• Maksuehdot. Ehto, jonka tunniste on tyhjä, tallennetaan nimellä “Default”. Tähdellä merkityn ehdon sisältö on se, jonka uudet laskut tulostavat loppusumman alle.
• Viivästysmaksu ja varhaisen maksun alennus. Nämä ovat profiilin laajuisia oletuksia; asiakkaat voivat ohittaa viivästysmaksun prosentin, pidennyspäivät, tavan, katon ja automaattisen anteeksiannon yksilöllisesti. Vähimmäismäärä ja Sisällytä PDF:ään ovat vain profiilikohtaisia. Varhaisen alennuksen päivien oletus on 7.
• Mitä vaatii Pro-tilauksen. Profiilieditorin avaaminen Asetuksista, profiilin napauttaminen luettelossa ja +-painike on rajattu kokeilujakson tai tilauksen taakse ja avaavat muutoin maksumuurin. Luettelon katselu, Aseta oletukseksi ja Poista ovat aina käytettävissä.
• Näytöt, joita et näe täällä. Logopaikat avaavat järjestelmän kuvavalitsimen ja allekirjoituslaatikko avaa piirtoalustan; molemmat ovat natiivinäyttöjä ja ne käsitellään logo- ja allekirjoitusoppaissa.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Neliö- ja leveät logot
• Asetukset, navigointi ja Pro
• Valuutat, valuuttakurssit ja verot