Brukerveiledning

Sett opp forretningsprofilen din

Fyll ut profilen som skrives ut på hver faktura, legg til en profil for en annen virksomhet, og dupliser en så du slipper å taste logoer på nytt.

Oppdatert: 2026-09-09

Forretningsprofilen din er «Fra»-siden av hvert dokument Invoice Flow lager. Navnet, firmaet, adressen, kontaktopplysningene, organisasjonsnummeret, logoen og signaturen du legger inn her, er det kunden ser i topp- og bunnteksten på hver faktura, hvert tilbud og hver følgeseddel. Den samme profilen bærer også arbeidsstandardene for nye dokumenter: hvilken valuta som er forhåndsvalgt, hvordan fakturaer nummereres, hvilke betalingsbetingelser som står under summen, og hva som skjer når en faktura forfaller.

Du møter dette skjemaet to ganger. Første gang er ved aller første oppstart, rett etter velkomstsiden, der appen ber deg sette opp virksomheten din før den åpner oversikten. Etterpå ligger det samme skjemaet under Innstillinger, og du kommer tilbake når et telefonnummer endres, du får en ny logo, eller du blir mva-registrert. Driver du mer enn én virksomhet, eller fakturerer under to foretaksnavn, kan du ha flere profiler side om side og velge én per faktura.

Denne veiledningen følger Elena Marsh, en fotograf fra Bristol. Hovedprofilen hennes er Marsh Light Photography, som fakturerer i pund og skriver ut studioadressen, to e-postadresser og et mva-nummer på hver faktura. Den andre profilen, Marsh Print Studio, selger innrammede bilder fra et verksted på den andre siden av byen og har sin egen nummerering.

Dette ser du på skjermen

Åpne fanen Innstillinger (Settings) i bunnavigasjonen. Den første flisen viser den aktive profilen: den kvadratiske logoen (eller initialene), profilnavnet og firmanavnet. Trykker du på den, åpnes Rediger forretningsprofil (Edit Business Profile) for standardprofilen. Under den åpner flisen Forretningsprofiler (Business Profiles) med undertittelen Administrer forretningsprofilene (Manage your business profiles) listen over alle profiler, som er der du legger til, dupliserer, sletter og bytter standardprofil.

Editoren er ett langt rullende skjema. Ovenfra og ned:

• Logoraden: en kvadratisk plass til venstre og en bred plass til høyre, hver med en liten nedtrekksliste over seg og en knapp Legg til eller Endre under seg. Det kvadratiske merket brukes som profilavatar inne i appen; det brede er det de fleste PDF-malene skriver i topplinjen.
• Underskrift (Signature), en hvit boks som åpner en tegneflate når du trykker på den.
• Navnet ditt * (Your Name *) og Firmanavn (Company Name). Navnet er det eneste obligatoriske feltet i hele skjemaet.
• E-poster (Emails), Telefoner (Phones), Adresser (Addresses), Skatte-IDer (Tax IDs) og Nettsted og sosiale medier (Website & socials). Hver av dem er en liste: en knapp Legg til … til høyre, og ett kort per oppføring med et drahåndtak til venstre og en lukkeknapp til høyre. Adresse- og skatte-ID-kortene har også en stjerne for Hovedadresse (Primary address) og et hint om at hovedoppføringen er forhåndsvalgt på nye fakturaer.
• Tillatte valutaer (Allowed currencies) med brikker og en knapp Legg til valuta (Add currency).
• Fakturaserier (Invoice Series) med sammenleggbare kort for faktura- og tilbudsnummerering.
• Betalingsbetingelser (Payment Terms) med Fra forhåndsinnstilling (From preset) og Legg til egendefinert (Add custom).
• Retningslinjer for purregebyr (Late-fee policy) og Early-payment discount.
• Lagre endringer (Save Changes) og Tilbake (Back) nederst. Ved første oppstart heter knappene i stedet Fortsett (Continue) og Hopp over for nå (Skip for now).

Slik fyller du ut profilen som skrives ut på fakturaene dine

1. Åpne Innstillinger og trykk på profilflisen øverst, eller gå til Forretningsprofiler og trykk på profilen du vil redigere.
2. Skriv inn Navnet ditt *. Fyll ut Firmanavn hvis du driver under et foretaksnavn; malene skriver firmaet når det er satt, og faller tilbake på navnet ditt når det er tomt.
3. Trykk på Legg til e-post (Add email). Skriv en kort Etikett (Label) som Bookings eller Accounts og E-postadresse (Email address). Legg til en rad til hvis du vil ha en egen regnskapsinnboks på fakturaen.
4. Trykk på Legg til telefon (Add phone) og fyll ut Etikett og Telefonnummer (Phone number) på samme måte.
5. Trykk på Legg til adresse (Add address). Gi den en Etikett (Studio, Kontor, Lager), velg Land (Country) fra den søkbare listen, og fyll deretter ut Gate (Street) og feltene for by, region og postnummer. Feltnavnene og eksempelhintene endrer seg med landet du valgte, så en britisk adresse viser Town/City, County og Postcode.
6. Trykk på Legg til (Add Tax ID), velg typen fra den søkbare listen (VAT for Storbritannia, EIN, ABN og så videre) og skriv Nummer (Number). Velg OTHER hvis registreringen din ikke står på listen, og gi den et Egendefinert merke (Custom label) som skrives ut som det er.
7. Trykk på Legg til lenke (Add link), velg en Type (Nettsted, Instagram, LinkedIn, WhatsApp og andre) og lim inn adressen eller brukernavnet.
8. Bla helt ned og trykk på Lagre endringer. En kort melding «Profilen ble lagret» bekrefter lagringen, og editoren lukkes.

Rekkefølgen på radene betyr noe. Når du har flere e-poster, telefoner eller adresser, er den første raden i hver liste (eller den med stjernen for adresser) det appen behandler som hovedoppføring: den skrives til de klassiske enkeltverdifeltene som eldre maler og eksporter leser, og den er forhåndsvalgt når du oppretter en ny faktura. Dra rader etter håndtaket for å endre rekkefølgen.

Slik setter du standardene for nye dokumenter

Den nedre halvdelen av skjemaet skriver ingenting ut i seg selv; den bestemmer hva en ny faktura starter med.

1. Under Tillatte valutaer trykker du på Legg til valuta og velger hver valuta du fakturerer i. Trykk på en brikke for å flytte stjernen til den; valutaen med stjerne blir standard for nye fakturaer og lagres også som profilens basisvaluta.
2. La listen stå tom hvis du vil ha hele valutavelgeren tilgjengelig på hver faktura. Med én eller flere brikker tilbyr fakturaeditoren bare disse.
3. Under Fakturaserier åpner du kortet for fakturaer. Sett Serienavn (Series name), Fakturaprefiks (Invoice Prefix) og Begynn å telle fra (Start counting from). Under Nummermal (Number template) velger du en forhåndsinnstilling som {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, eller bytter til Egendefinert (Custom) og bruker knappen Tokenreferanse (Token reference) for å se alle tilgjengelige symboler.
4. Sett Tilbakestill teller (Reset counter) til Hvert år (Every year) hvis du vil at nummereringen skal starte på nytt i januar; forhåndsvisningen på kortet viser neste nummer serien vil utstede.
5. Gjenta for tilbudsserien. Trykk på Legg til serie (Add series) hvis én virksomhet trenger to nummerstrømmer, for eksempel fotooppdrag og bildebestillinger.
6. Under Betalingsbetingelser trykker du på Fra forhåndsinnstilling og velger en av de ti innebygde tekstene (Due on receipt, Net 7 til Net 90, 50% upfront, End of month), eller trykker på Legg til egendefinert og skriver din egen Etikett og Tekst (Body). Sett stjerne på den du bruker mest; den legges på hver ny faktura.
7. Sett eventuelt Retningslinjer for purregebyr (prosent, respittdager, beregningsmåte) og en Early-payment discount. Begge ligger i dvale så lenge prosenten er null.
8. Trykk på Lagre endringer.

Slik legger du til en ekstra forretningsprofil

Flere profiler er nyttig når du fakturerer fra to foretaksnavn, holder en privat og en firmaprofil, eller vil ha egen nummerering for to arbeidsområder.

1. Åpne Innstillinger og trykk på Forretningsprofiler.
2. Trykk på +-knappen nederst til høyre. Har du allerede minst én profil, glir et ark opp med to valg.
3. Trykk på Opprett ny profil (Create new profile) for å starte med et blankt skjema. Det nye skjemaet kommer med to ferdige nummerserier, INV for fakturaer og EST for tilbud, begge med start på 1.
4. Fyll ut skjemaet som beskrevet ovenfor og trykk på Lagre endringer. Topplinjen i denne editoren viser Ny profil (New Profile) i stedet for Rediger forretningsprofil.
5. Tilbake i listen åpner du trepunktsmenyen på det nye kortet for å finne Rediger forretningsprofil, Sett som standard (Set as Default) og Slett (Delete).

Listen viser navnet på hver profil, en Standard-pille (Default) på den aktive, og en undertittel med firmaet, standardvalutaen og fakturaprefikset. Profiler sorteres alfabetisk etter navn, ikke etter hvilken som er standard, så gi hver profil et navn du kjenner igjen med ett blikk. Elena beholder sitt eget navn på fotoprofilen og bruker foretaksnavnet for trykkstudioet.

Når du oppretter en ny faktura, viser editoren en flis Forretningsprofil (Business Profile) nær toppen. Med bare én profil er den skrivebeskyttet. Med to eller flere får den en pil og åpner en velger Velg profil (Select profile); dokumentet henter da logo, toppinformasjon, valuta, nummerserie og betalingsbetingelser fra profilen du valgte. Når en faktura først er lagret, kan profilen ikke lenger byttes fra editoren.

Slik dupliserer du en profil i stedet for å taste den inn på nytt

Duplisering er den raskeste måten å sette opp et andre foretaksnavn som deler de fleste detaljene med det første.

1. På Forretningsprofiler trykker du på + og velger Dupliser eksisterende profil (Duplicate existing profile).
2. I dialogen Velg en profil som skal dupliseres (Select a profile to duplicate) trykker du på kildeprofilen.
3. Editoren Ny profil åpnes ferdig utfylt med kildens navn, firma, logoer, e-poster, telefoner, adresser, skatte-IDer, lenker, valutaer, serier og betalingsbetingelser. Signaturen står bevisst tom, fordi en signatur er knyttet til én profil.
4. Endre det som er ulikt: vanligvis navnet, firmaet, fakturaprefikset og kanskje adressen. Gi seriene nye navn og nullstill Begynn å telle fra hvis kopien ikke skal fortsette originalens nummerering.
5. Trykk på Lagre endringer. Kopien lagres som en egen rad; kildeprofilen forblir urørt.

Dette ser kunden

Alt over havner i dokumentets topptekst. På Professional-malen ligger den brede logoen og firmanavnet i det mørke feltet, FROM-blokken lister den merkede adressen med landslinjen, de merkede e-postadressene og telefonnumrene, nettsted- og Instagram-linjene og mva-nummeret, og den lagrede signaturen vises over Authorized Signature nederst. Andre maler ordner de samme dataene annerledes, men kilden er alltid profilen pluss de radene du valgte for akkurat den fakturaen.

Regler og detaljer

• Obligatoriske felter. Bare Navnet ditt * valideres; lar du det stå tomt, vises «Navn er påkrevd». Alt annet kan stå tomt. Ved første oppstart lagrer Hopp over for nå en profil med navnet «My Business» slik at appen kan åpne, og du kan gi den nytt navn senere.
• Lagreknappen. Når du redigerer, er Lagre endringer nedtonet til du endrer noe. En duplisert profil starter med knappen aktiv, fordi kopien ennå ikke er skrevet. Ved første oppstart er Fortsett alltid aktiv.
• Å forlate uten å lagre. Trykker du Tilbake med ulagrede endringer, spør en dialog Ulagrede endringer (Unsaved Changes) om du vil Bli (Stay) eller Forlat (Leave); å forlate forkaster endringene.
• Standardprofil. Profilen som opprettes under oppstarten, blir standard. Senere profiler forfremmes til standard bare når det ennå ikke finnes noen standard, så å legge til en andre profil degraderer aldri i stillhet den du jobber med. Bruk Sett som standard i listen for å bytte.
• Sletting. Du kan ikke slette den eneste profilen, og du kan ikke slette gjeldende standardprofil; appen viser «Den eneste profilen kan ikke slettes» eller «Standardprofilen kan ikke slettes. Sett en annen profil som standard først.» Sletting av andre profiler ber om bekreftelse og fjerner e-postene, telefonene, adressene, lenkene, skatte-IDene, betalingsbetingelsene, seriene og kundegruppene sammen med den. Fakturaer som allerede er utstedt, beholder sin egen kopi av toppinformasjonen.
• Standardvaluta. Når listen Tillatte valutaer har oppføringer, lagres den med stjerne (den første i listen) som både standard- og basisvaluta. Med tom liste beholdes valutaen som ble lagret sist, USD på en helt ny profil.
• Nummerering. Et tomt serienavn lagres som «Default», og en tom mal faller tilbake på {prefix}-{SEQ:0000}. Den første fakturaserien og den første tilbudsserien speiles også inn i de klassiske prefiks- og tellerfeltene som eldre deler av appen leser.
• Signatur. Å fjerne en signatur spør to ganger, og fjerningen trer først i kraft når du lagrer. Signaturboksen viser en signatur lenket fra Signaturer-skjermen når profilen ikke har en egen.
• Betalingsbetingelser. En betingelse med tom etikett lagres som «Default». Teksten i betingelsen med stjerne er det nye fakturaer skriver under summen.
• Purregebyr og tidligrabatt. Dette er standarder for hele profilen; kunder kan overstyre purregebyrprosent, respittdager, modus, tak og automatisk ettergivelse hver for seg. Minstebeløp og Inkluder i PDF (Include in PDF) finnes bare på profilnivå. Dagene for tidligrabatt er 7 som standard.
• Hva som krever Pro. Å åpne profileditoren fra Innstillinger, å trykke på en profil i listen og +-knappen er sperret bak prøveperioden eller abonnementet og åpner ellers betalingsveggen. Å se listen, Sett som standard og Slett er alltid tilgjengelig.
• Skjermer du ikke ser her. Logoplassene åpner systemets bildevelger og signaturboksen åpner en tegneflate; begge er systemskjermer og dekkes i veiledningene om logo og signatur.

Tips

Relaterte veiledninger

• Kvadratiske og brede logoer
• Innstillinger, navigasjon og Pro
• Valutaer, vekslingskurser og avgifter