Panduan pengguna

Sediakan profil perniagaan anda

Isi profil yang dicetak pada setiap invois, tambah profil kedua untuk perniagaan lain, dan duplikasikan profil supaya anda tidak perlu menaip semula logo dan syarat.

Dikemas kini: 2026-09-09

Profil perniagaan anda ialah bahagian “Dari” bagi setiap dokumen yang dihasilkan oleh Invoice Flow. Nama, syarikat, alamat, butiran hubungan, nombor cukai, logo dan tandatangan yang anda masukkan di sini adalah apa yang dilihat oleh pelanggan anda di bahagian atas dan bawah setiap invois, sebut harga atau nota penghantaran. Profil yang sama juga membawa nilai lalai untuk dokumen baharu: mata wang mana yang dipratetapkan, cara invois dinomborkan, syarat pembayaran mana yang dipaparkan di bawah jumlah, dan apa yang berlaku apabila invois tertunggak.

Anda akan bertemu borang ini dua kali. Kali pertama ialah pada pelancaran pertama, sejurus selepas halaman selamat datang, di mana aplikasi meminta anda menyediakan perniagaan anda sebelum papan pemuka dibuka. Selepas itu, borang yang sama terletak di bawah Tetapan, dan anda akan kembali ke situ setiap kali nombor telefon berubah, anda mendapat logo baharu, atau anda mendaftar untuk cukai (VAT). Jika anda menjalankan lebih daripada satu perniagaan, atau anda menghantar invois di bawah dua nama perdagangan, anda boleh menyimpan beberapa profil bersebelahan dan memilih satu bagi setiap invois.

Panduan ini mengikuti Elena Marsh, seorang jurugambar dari Bristol. Profil utamanya ialah Marsh Light Photography, yang mengenakan bayaran dalam paun dan mencetak alamat studionya, dua alamat e-mel dan nombor VAT pada setiap invois. Profil keduanya, Marsh Print Studio, menjual cetakan berbingkai dari sebuah bengkel di seberang bandar dan mempunyai penomboran sendiri.

Apa yang anda lihat pada skrin

Buka tab Tetapan pada navigasi bawah. Jubin pertama menunjukkan profil aktif: logo persegi (atau inisialnya), nama profil dan nama syarikat. Mengetik jubin itu membuka Sunting profil perniagaan (Edit Business Profile) bagi profil lalai. Di bawahnya, jubin Profil perniagaan (Business Profiles) dengan sari kata Urus profil perniagaan anda membuka senarai semua profil, iaitu tempat anda menambah, menduplikasi, memadam dan menukar profil lalai.

Editor ini ialah satu borang tatal panjang. Dari atas ke bawah:

• Baris logo: slot persegi di sebelah kiri dan slot lebar di sebelah kanan, masing-masing dengan dropdown kecil di atasnya dan butang Tambah atau Tukar di bawahnya. Lambang persegi digunakan sebagai avatar profil di dalam aplikasi; yang lebar pula dicetak oleh kebanyakan templat PDF di bahagian atas.
• Tandatangan (Signature), sebuah kotak putih yang membuka pad lukisan apabila diketik.
• Nama Anda * (Your Name) dan Nama Syarikat (Company Name). Nama ialah satu-satunya medan wajib pada keseluruhan borang.
• E-mel, Telefon, Alamat, Nombor Cukai dan Laman web & media sosial. Setiap satu ialah senarai: butang Tambah … di sebelah kanan, dan satu kad bagi setiap entri dengan pemegang seret di sebelah kiri dan butang tutup di sebelah kanan. Kad alamat dan nombor cukai turut membawa bintang Alamat utama dan petunjuk Utama — dipratetapkan pada invois baharu.
• Mata wang dibenarkan (Allowed currencies) dengan cip dan butang Tambah mata wang (Add currency).
• Siri invois (Invoice Series) dengan kad boleh runtuh untuk penomboran invois dan sebut harga.
• Syarat pembayaran (Payment Terms) dengan Daripada praset (From preset) dan Tambah tersuai (Add custom).
• Dasar fi lewat (Late-fee policy) dan Diskaun bayaran awal (Early-payment discount).
• Simpan perubahan (Save Changes) dan Kembali (Back) di bahagian bawah. Pada pelancaran pertama, butang berkenaan berbunyi Teruskan (Continue) dan Langkau buat masa ini (Skip for now) sebagai gantinya.

Cara mengisi profil yang dicetak pada invois anda

1. Buka Tetapan dan ketik jubin profil di bahagian atas, atau pergi ke Profil perniagaan dan ketik profil yang ingin anda sunting.
2. Masukkan Nama Anda *. Masukkan Nama Syarikat jika anda berniaga di bawah nama perniagaan; templat akan mencetak nama syarikat apabila diisi dan kembali kepada nama anda apabila dibiarkan kosong.
3. Ketik Tambah e-mel (Add email). Taip Label ringkas seperti Bookings atau Accounts dan Alamat e-mel. Tambah baris kedua jika anda mahukan peti masuk akaun berasingan pada invois.
4. Ketik Tambah telefon (Add phone) dan isi Label serta Nombor telefon dengan cara yang sama.
5. Ketik Tambah alamat (Add address). Berikan ia satu Label (Studio, Pejabat, Gudang), pilih Negara daripada senarai boleh cari, kemudian isi medan Jalan, bandar, wilayah dan poskod. Nama medan dan petunjuk contoh berubah mengikut negara yang anda pilih, jadi alamat UK memaparkan Town/City, County dan Postcode.
6. Ketik Tambah Nombor Cukai (Add Tax ID), pilih jenis daripada senarai boleh cari (VAT untuk United Kingdom, EIN, ABN dan sebagainya) dan taip Nombor. Pilih OTHER jika pendaftaran anda tiada dalam senarai dan berikan Label tersuai yang akan dicetak seadanya.
7. Ketik Tambah pautan (Add link), pilih Jenis (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp dan lain-lain) dan tampal alamat atau nama pengguna.
8. Tatal ke bawah dan ketik Simpan perubahan. Mesej ringkas "Profile saved" mengesahkan simpanan dan editor ditutup.

Susunan baris adalah penting. Apabila anda mempunyai beberapa e-mel, telefon atau alamat, baris pertama dalam setiap senarai (atau yang bertanda bintang bagi alamat) ialah yang dianggap oleh aplikasi sebagai utama: ia ditulis ke medan nilai tunggal klasik yang dibaca oleh templat dan eksport lama, dan ia dipratetapkan apabila anda mencipta invois baharu. Seret baris melalui pemegangnya untuk menyusun semula.

Cara menetapkan lalai untuk dokumen baharu

Separuh bawah borang tidak mencetak apa-apa dengan sendirinya; ia menentukan apa yang bermula dengan invois baharu.

1. Di bawah Mata wang dibenarkan, ketik Tambah mata wang dan pilih setiap mata wang yang anda gunakan untuk invois. Ketik satu cip untuk memindahkan bintang kepadanya; mata wang berbintang menjadi lalai untuk invois baharu dan turut disimpan sebagai mata wang asas profil.
2. Biarkan senarai kosong jika anda mahu pemilih mata wang penuh tersedia pada setiap invois. Dengan satu atau lebih cip, editor invois hanya menawarkan mata wang tersebut.
3. Di bawah Siri invois, buka kad bagi invois. Tetapkan Nama siri, Awalan invois dan Mula mengira dari. Di bawah Templat nombor, pilih praset seperti {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, atau tukar kepada Tersuai dan gunakan butang Rujukan token untuk melihat semua token yang tersedia.
4. Tetapkan Set semula pengira kepada Setiap tahun jika anda mahu penomboran bermula semula pada Januari; pratonton pada kad menunjukkan nombor seterusnya yang akan dikeluarkan oleh siri itu.
5. Ulang untuk siri sebut harga. Ketik Tambah siri jika satu perniagaan memerlukan dua aliran penomboran, contohnya sesi gambar dan pesanan cetakan.
6. Di bawah Syarat pembayaran, ketik Daripada praset dan pilih salah satu daripada sepuluh teks terbina dalam (Due on receipt, Net 7 hingga Net 90, 50% upfront, End of month), atau ketik Tambah tersuai dan tulis Label serta Isi anda sendiri. Bintangkan yang paling kerap anda gunakan; ia diletakkan pada setiap invois baharu.
7. Secara pilihan, tetapkan Dasar fi lewat (peratus, hari tangguh, mod pengumpulan) dan Diskaun bayaran awal. Kedua-duanya kekal tidak aktif selagi peratusnya sifar.
8. Ketik Simpan perubahan.

Cara menambah profil perniagaan kedua

Beberapa profil berguna apabila anda menghantar invois di bawah dua nama perdagangan, menyimpan profil peribadi dan profil syarikat, atau mahukan penomboran berasingan untuk dua bidang kerja.

1. Buka Tetapan dan ketik Profil perniagaan.
2. Ketik butang + di penjuru bawah kanan. Jika anda sudah mempunyai sekurang-kurangnya satu profil, sekeping helaian akan naik dengan dua pilihan.
3. Ketik Cipta profil baharu (Create new profile) untuk bermula daripada borang kosong. Borang baharu ini datang dengan dua siri penomboran sedia ada, INV untuk invois dan EST untuk sebut harga, kedua-duanya bermula pada 1.
4. Isi borang seperti yang diterangkan di atas dan ketik Simpan perubahan. Bar aplikasi editor ini berbunyi Profil baharu (New Profile) dan bukannya Sunting Profil Perniagaan.
5. Kembali ke senarai, buka menu tiga titik pada kad baharu untuk mencari Sunting profil perniagaan, Tetapkan sebagai lalai dan Padam.

Senarai ini memaparkan nama setiap profil, pil Default (Lalai) pada profil aktif, dan sari kata dengan syarikat, mata wang lalai dan awalan invois. Profil disusun mengikut abjad nama, bukan mengikut mana yang lalai, jadi berikan setiap profil nama yang boleh dibezakan sekali pandang. Elena mengekalkan namanya sendiri pada profil fotografi dan menggunakan nama perdagangan untuk studio cetakan.

Apabila anda mencipta invois baharu, editor memaparkan jubin Profil Perniagaan (Business Profile) berhampiran bahagian atas. Dengan satu profil, ia bersifat baca sahaja. Dengan dua atau lebih, ia mendapat anak panah dan membuka pemilih Pilih profil (Select profile); dokumen kemudiannya mengambil logo, butiran pengepala, mata wang, siri penomboran dan syarat pembayaran daripada profil yang anda pilih. Setelah invois disimpan, profilnya tidak lagi boleh ditukar daripada editor.

Cara menduplikasi profil dan bukannya menaip semula

Menduplikasi ialah cara paling pantas untuk menyediakan nama perdagangan kedua yang berkongsi kebanyakan butiran dengan yang pertama.

1. Pada Profil perniagaan, ketik + dan pilih Duplikasi profil sedia ada (Duplicate existing profile).
2. Dalam dialog Pilih profil untuk diduplikasi (Select a profile to duplicate), ketik profil sumber.
3. Editor Profil baharu dibuka dengan telah diisi menggunakan nama, syarikat, logo, e-mel, telefon, alamat, nombor cukai, pautan, mata wang, siri dan syarat pembayaran daripada sumber. Tandatangan sengaja dibiarkan kosong, kerana tandatangan dipautkan kepada satu profil.
4. Ubah apa yang berbeza: biasanya nama, syarikat, awalan invois dan mungkin alamat. Namakan semula siri dan tetapkan semula Mula mengira dari jika salinan itu tidak sepatutnya meneruskan penomboran asal.
5. Ketik Simpan perubahan. Salinan disimpan sebagai baris berasingan; profil sumber tidak disentuh.

Apa yang dilihat oleh pelanggan

Semua yang di atas berakhir pada pengepala dokumen. Pada templat Professional, logo lebar dan nama syarikat terletak pada jalur gelap, blok FROM menyenaraikan alamat berlabel dengan baris negaranya, e-mel dan telefon berlabel, baris laman web dan Instagram, serta nombor VAT, dan tandatangan yang disimpan muncul di atas Authorized Signature di bahagian bawah. Templat lain menyusun data yang sama secara berbeza, tetapi sumbernya sentiasa profil ditambah dengan baris mana yang anda pilih untuk invois tertentu itu.

Peraturan dan butiran

• Medan wajib. Hanya Nama Anda * disahkan; membiarkannya kosong memaparkan “Name is required”. Segala yang lain boleh dibiarkan kosong. Pada pelancaran pertama, Langkau buat masa ini menyimpan profil bernama “My Business” supaya aplikasi boleh dibuka, dan anda boleh menamakannya semula kemudian.
• Butang Simpan. Semasa menyunting, Simpan perubahan kelihatan pudar sehingga anda mengubah sesuatu. Profil yang diduplikasi bermula dengan butang diaktifkan kerana salinan itu belum ditulis lagi. Pada pelancaran pertama, Teruskan sentiasa aktif.
• Keluar tanpa menyimpan. Jika anda menekan Kembali dengan suntingan belum disimpan, dialog Perubahan Belum Disimpan bertanya sama ada anda mahu Kekal atau Keluar; keluar akan membuang suntingan tersebut.
• Profil lalai. Profil yang dicipta semasa onboarding menjadi lalai. Profil kemudian hanya dinaikkan menjadi lalai apabila tiada lalai wujud lagi, jadi menambah profil kedua tidak akan menurunkan profil kerja anda secara senyap. Gunakan Tetapkan sebagai lalai pada senarai untuk menukarnya.
• Memadam. Anda tidak boleh memadam satu-satunya profil, dan anda tidak boleh memadam profil lalai semasa; aplikasi memaparkan “Cannot delete the only profile” atau “Cannot delete the default profile. Set another profile as default first.” Memadam mana-mana profil lain meminta pengesahan dan mengeluarkan e-mel, telefon, alamat, pautan, nombor cukai, syarat pembayaran, siri dan kumpulan pelanggannya sekali. Invois yang telah dikeluarkan mengekalkan salinan sendiri bagi butiran pengepala.
• Mata wang lalai. Apabila senarai Mata wang dibenarkan mempunyai entri, yang berbintang (yang pertama dalam senarai) disimpan sebagai kedua-dua mata wang lalai dan mata wang asas. Dengan senarai kosong, mata wang yang disimpan sebelum ini kekal, USD pada profil yang benar-benar baharu.
• Penomboran. Nama siri yang kosong disimpan sebagai “Default” dan templat kosong kembali kepada {prefix}-{SEQ:0000}. Siri invois pertama dan siri sebut harga pertama juga dicerminkan ke dalam medan awalan dan pengira klasik yang dibaca oleh bahagian lama aplikasi.
• Tandatangan. Membuang tandatangan bertanya dua kali, dan pembuangan itu hanya dilaksanakan apabila anda menyimpan. Kotak tandatangan memaparkan tandatangan yang dipautkan daripada skrin Tandatangan apabila profil itu tiada tandatangan sendiri.
• Syarat pembayaran. Syarat dengan label kosong disimpan sebagai “Default”. Isi syarat berbintang ialah apa yang dicetak oleh invois baharu di bawah jumlah.
• Fi lewat dan diskaun awal. Ini adalah lalai peringkat profil; pelanggan boleh mengatasi peratus fi lewat, hari tangguh, mod, siling dan tetapan maaf-automatik secara individu. Amaun minimum dan Sertakan dalam PDF hanya khusus profil. Hari diskaun awal lalai kepada 7.
• Apa yang memerlukan Pro. Membuka editor profil daripada Tetapan, mengetik profil dalam senarai, dan butang + dikawal oleh percubaan atau langganan dan akan membuka halaman bayaran (paywall) jika tidak. Melihat senarai, Tetapkan sebagai lalai dan Padam sentiasa tersedia.
• Skrin yang tidak dilihat di sini. Slot logo membuka pemilih foto sistem dan kotak tandatangan membuka pad lukisan; kedua-duanya adalah skrin natif dan diliputi dalam panduan logo dan tandatangan.

Tip

Panduan berkaitan

• Logo persegi dan lebar
• Tetapan, navigasi dan Pro
• Mata wang, kadar pertukaran dan cukai