用户指南

设置你的企业资料

填写打印在每张发票上的资料,为另一家企业添加第二份资料,并通过复制避免重复输入徽标和条款。

更新于: 2026-09-09

你的企业资料是 Invoice Flow 生成的每一份文档中”寄件方”的一侧。你在这里填写的姓名、公司、地址、联系方式、税号、徽标和签名,就是客户在每一份发票、报价单或送货单的页眉和页脚中看到的内容。同一份资料还带有新文档的工作默认值:预选哪种货币、发票如何编号、总额下方显示哪些付款条款,以及发票逾期时会发生什么。

你会在两个地方遇到这个表单。第一次是在首次启动时,紧接在欢迎页之后,应用会要求你先设置企业信息,然后才打开仪表盘。之后同一个表单会保留在设置中,每当电话号码变更、你换了新徽标或注册了增值税号时都可以回来修改。如果你经营不止一家企业,或以两个交易名称开票,可以并列保存多份资料,并为每张发票分别选择使用哪一份。

本指南以布里斯托摄影师 Elena Marsh 为例。她的主资料是 Marsh Light Photography,以英镑结算,每张发票上都印有她的工作室地址、两个电子邮箱和一个增值税号。她的第二份资料 Marsh Print Studio 在城市另一端的工作室销售裱框照片,使用自己独立的编号。

屏幕上的内容

打开底部导航中的设置选项卡。第一个卡片显示当前使用中的资料:其方形徽标(或姓名缩写)、资料名称和公司名称。点击它会打开默认资料的编辑企业资料。下方的企业资料卡片,副标题为管理您的企业资料,会打开所有资料的列表,你可以在这里新增、复制、删除资料以及切换默认资料。

编辑器是一个很长的可滚动表单。从上到下依次为:

• 徽标行:左边是方形插槽,右边是宽版插槽,各自上方有一个小下拉菜单,下方有添加或更改按钮。方形标志在应用内用作资料头像;宽版标志是大多数 PDF 模板在页眉打印的内容。
• 签名,一个白色方框,点击后会打开一个绘图板。
• 您的姓名 * 和公司名称。姓名是整个表单中唯一的必填项。
• 电子邮件、电话、地址、税号和网站和社交媒体。每一项都是一个列表:右侧有一个添加……按钮,每条记录是一张卡片,左侧有拖动手柄,右侧有关闭按钮。地址和税号卡片还带有一颗主要地址星标和主要 — 在新建发票时预先选定的提示。
• 允许的货币,带有标签和一个添加货币按钮。
• 发票编号系列,带有发票和报价单编号的可折叠卡片。
• 付款条款,带有从预设和添加自定义。
• 滞纳金政策和提前付款折扣。
• 底部是保存更改和返回。首次启动时这两个按钮分别显示为继续和暂时跳过。

如何填写打印在发票上的资料

1. 打开设置,点击顶部的资料卡片,或进入企业资料后点击要编辑的资料。
2. 输入您的姓名 *。如果你以某个商业名称经营,请输入公司名称;模板会在设置了公司名称时打印它,为空时则回退打印你的姓名。
3. 点击添加电子邮件。输入一个简短的标签,例如 Bookings 或 Accounts,以及电子邮件地址。如果想在发票上单独列一个财务收件箱,再添加一行。
4. 点击添加电话,以同样方式填写标签和电话号码。
5. 点击添加地址。给它一个标签(Studio、Office、Warehouse),从可搜索列表中选择国家,然后填写街道、城市、地区和邮编字段。字段名称和示例提示会随你选择的国家变化,例如英国地址会显示 Town/City、County 和 Postcode。
6. 点击添加税号,从可搜索列表中选择类型(英国为 VAT,还有 EIN、ABN 等),然后输入号码。如果你的注册类型不在列表中,选择 OTHER 并填写将原样打印的自定义标签。
7. 点击添加链接,选择类型(网站、Instagram、LinkedIn、WhatsApp 等),粘贴地址或账号。
8. 滚动到底部,点击保存更改。一条简短的"资料已保存"提示会确认写入,编辑器随后关闭。

行的顺序很重要。当你有多个电子邮件、电话或地址时,每个列表中的第一行(对地址而言是带星标的那一行)会被应用视为主要项:它会被写入旧版模板和导出功能所读取的经典单值字段中,并在你创建新发票时被预先选中。可以通过拖动手柄来改变行的顺序。

如何设置新文档的默认值

表单下半部分不会直接打印任何内容;它决定一张新发票默认使用什么。

1. 在允许的货币下,点击添加货币并选择你用来开票的每种货币。点击某个标签可将星标移到它上面;带星标的货币会成为新发票的默认货币,同时也会保存为该资料的基础货币。
2. 如果希望每张发票都能使用完整的货币选择器,请将该列表留空。有一个或多个标签时,发票编辑器只会提供这些货币。
3. 在发票编号系列下,打开发票的卡片。设置系列名称、发票前缀和从此开始计数。在编号模板中选择一个预设,例如 {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000},或切换到自定义,使用占位符参考按钮查看所有可用的占位符。
4. 如果希望编号在一月重新开始,将重置计数器设为每年;卡片预览会显示该系列下一个将发出的编号。
5. 对报价单系列重复以上步骤。如果一家企业需要两条编号流,例如拍摄和印刷订单,可以点击添加系列。
6. 在付款条款下,点击从预设选择十种内置文本之一(Due on receipt、Net 7 到 Net 90、50% upfront、End of month),或点击添加自定义,写下自己的标签和正文。给你最常用的那一条加星标;它会出现在每张新发票上。
7. 可以选择性地设置滞纳金政策(百分比、宽限天数、计息方式)和提前付款折扣。只要百分比为零,这两项都不会生效。
8. 点击保存更改。

如何添加第二份企业资料

当你以两个交易名称开票、同时保留个人和公司资料,或希望为两条业务线分别独立编号时,多份资料会非常有用。

1. 打开设置,点击企业资料。
2. 点击右下角的 + 按钮。如果你已经至少有一份资料,会弹出一个带有两个选项的面板。
3. 点击创建新档案从空白表单开始。新表单会自带两条现成的编号系列,发票用 INV,报价单用 EST,都从 1 开始。
4. 按上文所述填写表单,点击保存更改。此编辑器的应用栏会显示新建资料,而不是编辑企业资料。
5. 回到列表后,打开新卡片上的三点菜单,可以找到编辑企业资料、设为默认和删除。

列表显示每份资料的名称、当前使用中的资料上的默认徽章,以及一个包含公司、默认货币和发票前缀的副标题。资料按名称字母顺序排列,而不是按是否为默认排列,所以请给每份资料起一个一眼就能分辨的名字。Elena 在摄影资料上保留了自己的名字,而在印刷工作室上使用交易名称。

当你创建一张新发票时,编辑器顶部附近会显示一个企业资料卡片。只有一份资料时,该卡片是只读的。有两份或更多资料时,会出现一个箭头,打开选择资料选择器;该文档随后会从你选择的资料中获取徽标、页眉信息、货币、编号系列和付款条款。发票一旦保存,就无法再从编辑器中切换其资料。

如何复制资料而不是重新输入

复制是设置第二个交易名称最快的方式,大部分信息与第一份资料共享。

1. 在企业资料中,点击 + 并选择复制现有档案。
2. 在选择要复制的档案对话框中,点击源资料。
3. 新建资料编辑器会打开,并已预先填入源资料的姓名、公司、徽标、电子邮件、电话、地址、税号、链接、货币、编号系列和付款条款。签名被特意留空,因为签名只与一份资料相关联。
4. 更改不同的部分:通常是姓名、公司、发票前缀,也许还有地址。如果这份复制版不应延续原资料的编号,请重命名系列并重置从此开始计数。
5. 点击保存更改。副本会作为单独的一行保存;源资料不受影响。

客户看到的内容

以上所有内容最终都会出现在文档页眉中。在 Professional 模板中,宽版徽标和公司名称位于深色横条内,寄件方区块列出带标签的地址及其国家行、带标签的电子邮件和电话、网站和 Instagram 行,以及增值税号,已保存的签名出现在底部授权签名上方。其他模板会以不同方式排列同样的数据,但来源始终是该资料以及你为这份特定发票选择的那些行。

规则与细节

• 必填字段。 只有您的姓名 * 会被校验;留空会显示”姓名为必填项”。其他字段都可以留空。首次启动时,暂时跳过会保存一份名为”My Business”的资料,好让应用能够打开,你之后可以重命名。
• 保存按钮。 编辑时,保存更改在你做出更改之前呈灰色不可用。复制出的新资料一开始按钮就是可用的,因为副本还未被写入。首次启动时继续始终可用。
• 未保存就离开。 如果在有未保存修改时按返回键,会弹出未保存的更改对话框,询问你是留下还是离开;离开会丢弃修改。
• 默认资料。 在引导流程中创建的资料会成为默认资料。之后新增的资料只有在尚不存在默认资料时才会被提升为默认,所以添加第二份资料不会悄悄取代你正在使用的那一份。可在列表中使用设为默认来切换。
• 删除。 你无法删除唯一的一份资料,也无法删除当前的默认资料;应用会显示”无法删除唯一的资料”或”无法删除默认资料。请先将其他资料设为默认。“删除任何其他资料都会要求确认,并会一并移除其电子邮件、电话、地址、链接、税号、付款条款、编号系列和客户分组。已经开出的发票会保留自己独立的一份页眉信息副本。
• 默认货币。 当允许的货币列表中有内容时,带星标的那一个(列表中的第一个)会同时保存为默认货币和基础货币。列表为空时,会沿用之前保存的货币,全新资料默认为 USD。
• 编号。 空的系列名称会保存为”Default”,空的模板会回退为 {prefix}-{SEQ:0000}。第一条发票系列和第一条报价单系列也会被同步写入应用中较旧部分所读取的经典前缀和计数字段。
• 签名。 移除签名会询问两次,并且只有在你保存时才会真正生效。当资料本身没有签名时,签名框会显示从”签名”屏幕关联过来的签名。
• 付款条款。 标签为空的条款会保存为”Default”。带星标的条款正文就是新发票在总额下方打印的内容。
• 滞纳金和提前折扣。 这些是资料级别的默认值;客户可以单独覆盖滞纳金百分比、宽限天数、计息方式、上限和自动免除设置。最低金额和在 PDF 中包含仅在资料级别生效。提前折扣天数默认为 7 天。
• 需要 Pro 的功能。 从设置打开资料编辑器、点击列表中的某份资料,以及 + 按钮都受试用期或订阅限制,否则会打开付费墙。查看列表、设为默认和删除始终可用。
• 本文未涉及的屏幕。 徽标插槽会打开系统相册选择器,签名框会打开绘图板;这两者都是系统原生界面,分别在徽标和签名相关指南中说明。

使用技巧

相关指南

• 方形与宽版徽标
• 设置、导航与 Pro
• 货币、汇率与税费