دليل المستخدم

إعداد ملف نشاطك التجاري

املأ الملف الذي يُطبع على كل فاتورة، وأضف ملفًا ثانيًا لنشاط آخر، وكرّر ملفًا حتى لا تعيد كتابة الشعارات والشروط مرة أخرى أبدًا.

آخر تحديث: 2026-09-09

ملف نشاطك التجاري هو جانب “من” في كل مستند ينشئه Invoice Flow. الاسم والشركة والعنوان وبيانات الاتصال والرقم الضريبي والشعار والتوقيع التي تدخلها هنا هي ما يراه عميلك في رأس وتذييل كل فاتورة أو عرض سعر أو إشعار تسليم. يحمل الملف نفسه أيضًا الإعدادات الافتراضية للعمل بالمستندات الجديدة: أي عملة تكون محددة مسبقًا، وكيف تُرقَّم الفواتير، وأي شروط دفع تظهر تحت الإجمالي، وماذا يحدث عندما تتأخر فاتورة عن موعدها.

تواجه هذا النموذج مرتين. المرة الأولى عند أول تشغيل، مباشرة بعد صفحة الترحيب، حيث يطلب منك التطبيق إعداد نشاطك قبل أن يفتح لوحة التحكم. بعد ذلك يعيش النموذج نفسه تحت الإعدادات، وتعود إليه كلما تغيّر رقم هاتف، أو حصلت على شعار جديد، أو سجّلت لضريبة القيمة المضافة. إذا كنت تدير أكثر من نشاط تجاري، أو تفوتر باسمين تجاريين، يمكنك الاحتفاظ بعدة ملفات جنبًا إلى جنب واختيار واحد لكل فاتورة.

يتابع هذا الدليل إيلينا مارش، مصوّرة من بريستول. ملفها الرئيسي هو Marsh Light Photography، الذي يفوتر بالجنيه الإسترليني ويطبع عنوان استوديوها وعنواني بريد إلكتروني ورقمًا ضريبيًا على كل فاتورة. ملفها الثاني، Marsh Print Studio، يبيع مطبوعات مؤطرة من ورشة عبر المدينة وله ترقيمه الخاص.

ما تراه على الشاشة

افتح تبويب الإعدادات (Settings) في شريط التنقل السفلي. تعرض البلاطة الأولى الملف النشط: شعاره المربع (أو الأحرف الأولى)، واسم الملف، واسم الشركة. لمسها يفتح تعديل ملف النشاط (Edit Business Profile) للملف الافتراضي. تحتها، بلاطة ملفات الأعمال (Business Profiles) مع العنوان الفرعي إدارة ملفات أعمالك (Manage your business profiles) تفتح قائمة كل الملفات، وهي المكان الذي تضيف وتكرر وتحذف وتبدّل فيه الملف الافتراضي.

المحرر نموذج طويل قابل للتمرير. من الأعلى إلى الأسفل:

• صف الشعارات: فتحة مربعة على اليسار وفتحة عريضة على اليمين، ولكل منهما قائمة منسدلة صغيرة فوقها وزر إضافة (Add) أو تغيير (Change) تحتها. تُستخدم العلامة المربعة كصورة رمزية للملف داخل التطبيق؛ أما العريضة فهي ما تطبعه معظم قوالب PDF في الرأس.
• التوقيع (Signature)، صندوق أبيض يفتح لوحة رسم عند لمسه.
• اسمك * (Your Name) واسم الشركة (Company Name). الاسم هو الحقل الإلزامي الوحيد في النموذج بأكمله.
• البريد الإلكتروني (Emails)، والهواتف (Phones)، والعناوين (Addresses)، والأرقام الضريبية (Tax IDs)، والموقع والشبكات الاجتماعية (Website & socials). كل منها قائمة: زر إضافة… (Add …) على اليمين، وبطاقة لكل إدخال بها مقبض سحب على اليسار وزر إغلاق على اليمين. بطاقات العناوين والأرقام الضريبية تحمل أيضًا نجمة العنوان الرئيسي (Primary address) وتلميح الأساسي — يتم اختياره افتراضيًا للفواتير الجديدة (Primary — pre-selected on new invoices).
• العملات المسموح بها (Allowed currencies) بشرائح وزر إضافة عملة (Add currency).
• سلاسل الفواتير (Invoice Series) ببطاقات قابلة للطي لترقيم الفواتير وعروض الأسعار.
• شروط الدفع (Payment Terms) مع من قالب (From preset) وإضافة مخصص (Add custom).
• سياسة رسوم التأخير (Late-fee policy) وخصم الدفع المبكر (Early-payment discount).
• حفظ التغييرات (Save Changes) ورجوع (Back) في الأسفل. عند أول تشغيل يقرأ الزران متابعة (Continue) وتخطٍّ الآن (Skip for now) بدلًا من ذلك.

كيفية ملء الملف الذي يُطبع على فواتيرك

1. افتح الإعدادات (Settings) والمس بلاطة الملف في الأعلى، أو اذهب إلى ملفات الأعمال (Business Profiles) والمس الملف الذي تريد تعديله.
2. أدخل اسمك * (Your Name). أدخل اسم الشركة (Company Name) إذا كنت تتعامل باسم تجاري؛ تطبع القوالب اسم الشركة عندما يكون محددًا وتعود إلى اسمك عندما يكون فارغًا.
3. المس إضافة بريد إلكتروني (Add email). اكتب تسمية (Label) قصيرة مثل Bookings أو Accounts وعنوان البريد الإلكتروني (Email address). أضف صفًا ثانيًا إن أردت صندوق وارد منفصل للحسابات على الفاتورة.
4. المس إضافة هاتف (Add phone) وامْلأ التسمية (Label) ورقم الهاتف (Phone number) بالطريقة نفسها.
5. المس إضافة عنوان (Add address). أعطه تسمية (Label) (استوديو، مكتب، مستودع)، واختر الدولة (Country) من القائمة القابلة للبحث، ثم املأ الشارع (Street) وحقول المدينة والمنطقة والرمز البريدي. أسماء الحقول والتلميحات المثالية تتغير حسب الدولة التي اخترتها، فعنوان في المملكة المتحدة يعرض Town/City وCounty وPostcode.
6. المس إضافة الرقم الضريبي (Add Tax ID)، واختر النوع من القائمة القابلة للبحث (VAT للمملكة المتحدة، EIN، ABN وهكذا) واكتب الرقم (Number). اختر OTHER إذا لم يكن تسجيلك مدرجًا وأعطه تسمية مخصصة (Custom label) تُطبع كما هي.
7. المس إضافة رابط (Add link)، واختر النوع (Type) (موقع إلكتروني، إنستغرام، لينكد إن، واتساب وغيرها) والصق العنوان أو المعرّف.
8. مرّر إلى الأسفل والمس حفظ التغييرات (Save Changes). تؤكد رسالة قصيرة "تم حفظ الملف" الحفظ ويُغلق المحرر.

ترتيب الصفوف مهم. عندما يكون لديك عدة عناوين بريد إلكتروني أو هواتف أو عناوين، يُعامَل الصف الأول في كل قائمة (أو الصف ذو النجمة بالنسبة للعناوين) على أنه الأساسي: يُكتب إلى الحقول الفردية التقليدية التي تقرأها القوالب والتصديرات الأقدم، ويكون محددًا مسبقًا عند إنشاء فاتورة جديدة. اسحب الصفوف من مقبضها لإعادة ترتيبها.

كيفية ضبط الإعدادات الافتراضية للمستندات الجديدة

النصف السفلي من النموذج لا يطبع شيئًا بمفرده؛ إنه يحدد ما تبدأ به فاتورة جديدة.

1. تحت العملات المسموح بها (Allowed currencies)، المس إضافة عملة (Add currency) واختر كل عملة تفوتر بها. المس شريحة لنقل النجمة إليها؛ تصبح العملة المميزة بنجمة هي الافتراضية للفواتير الجديدة وتُخزَّن أيضًا كعملة أساس الملف.
2. اترك القائمة فارغة إذا أردت توفر أداة اختيار العملة الكاملة على كل فاتورة. مع شريحة واحدة أو أكثر، يعرض محرر الفاتورة تلك العملات فقط.
3. تحت سلاسل الفواتير (Invoice Series)، افتح بطاقة الفواتير. اضبط اسم السلسلة (Series name)، وبادئة الفاتورة (Invoice Prefix)، وابدأ العد من (Start counting from). تحت قالب الرقم (Number template) اختر قالبًا جاهزًا مثل {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}، أو بدّل إلى مخصص (Custom) واستخدم زر مرجع الرموز (Token reference) لرؤية كل الرموز المتاحة.
4. اضبط إعادة تعيين العداد (Reset counter) على كل سنة (Every year) إذا أردت أن يعاد الترقيم في يناير؛ تعرض معاينة البطاقة الرقم التالي الذي ستصدره السلسلة.
5. كرر العملية لسلسلة عروض الأسعار. المس إضافة سلسلة (Add series) إذا احتاج نشاط واحد إلى تدفقَي ترقيم، مثلًا جلسات التصوير وطلبات الطباعة.
6. تحت شروط الدفع (Payment Terms)، المس من قالب (From preset) واختر واحدًا من النصوص العشرة الجاهزة (الدفع عند الاستلام، من Net 7 حتى Net 90، 50% مقدمًا، نهاية الشهر)، أو المس إضافة مخصص (Add custom) واكتب التسمية (Label) والنص (Body) الخاصين بك. ضع نجمة على الأكثر استخدامًا؛ فهو يوضع على كل فاتورة جديدة.
7. اختياريًا اضبط سياسة رسوم التأخير (Late-fee policy) (نسبة، أيام سماح، طريقة تراكم) وخصم الدفع المبكر (Early-payment discount). يبقى كلاهما خاملًا ما دامت النسبة صفرًا.
8. المس حفظ التغييرات (Save Changes).

كيفية إضافة ملف نشاط تجاري ثانٍ

عدة ملفات مفيدة عندما تفوتر باسمين تجاريين، أو تحتفظ بملف شخصي وآخر للشركة، أو تريد ترقيمًا منفصلًا لخطي عمل.

1. افتح الإعدادات (Settings) والمس ملفات الأعمال (Business Profiles).
2. المس زر + في الزاوية السفلية اليمنى. إذا كان لديك ملف واحد على الأقل بالفعل، تنزلق ورقة من الأسفل بخيارين.
3. المس إنشاء ملف تعريف جديد (Create new profile) للبدء من نموذج فارغ. يأتي النموذج الجديد بسلسلتَي ترقيم جاهزتين، INV للفواتير وEST لعروض الأسعار، كلتاهما تبدأ من 1.
4. املأ النموذج كما هو موضح أعلاه والمس حفظ التغييرات (Save Changes). يقرأ شريط تطبيق هذا المحرر ملف جديد (New Profile) بدلًا من تعديل ملف النشاط.
5. عد إلى القائمة، وافتح قائمة النقاط الثلاث على البطاقة الجديدة لتجد تعديل ملف النشاط (Edit Business Profile) وتعيين كافتراضي (Set as Default) وحذف (Delete).

تعرض القائمة اسم كل ملف، وشارة افتراضي (Default) على الملف النشط، وعنوانًا فرعيًا يضم الشركة والعملة الافتراضية وبادئة الفاتورة. تُرتَّب الملفات أبجديًا حسب الاسم، لا حسب أيها افتراضي، لذا أعطِ كل ملف اسمًا يمكنك تمييزه بلمحة. تحتفظ إيلينا باسمها الشخصي على ملف التصوير وتستخدم الاسم التجاري لاستوديو الطباعة.

عند إنشاء فاتورة جديدة، يعرض المحرر بلاطة ملف النشاط (Business Profile) بالقرب من الأعلى. مع ملف واحد تكون للقراءة فقط. مع ملفين أو أكثر تحصل على سهم يفتح أداة اختيار اختيار ملف (Select profile)؛ ويأخذ المستند حينها شعاره وتفاصيل رأسه وعملته وسلسلة ترقيمه وشروط دفعه من الملف الذي اخترته. بعد حفظ الفاتورة، لا يمكن تبديل ملفها بعد الآن من المحرر.

كيفية تكرار ملف بدلًا من إعادة كتابته

التكرار هو أسرع طريقة لإعداد اسم تجاري ثانٍ يشارك معظم التفاصيل مع الأول.

1. في ملفات الأعمال (Business Profiles)، المس + واختر تكرار ملف تعريف موجود (Duplicate existing profile).
2. في مربع حوار اختر ملف تعريف للتكرار (Select a profile to duplicate)، المس الملف المصدر.
3. يفتح محرر ملف جديد (New Profile) مملوءًا مسبقًا باسم المصدر وشركته وشعاراته وعناوين بريده الإلكتروني وهواتفه وعناوينه وأرقامه الضريبية وروابطه وعملاته وسلاسله وشروط دفعه. يُترك التوقيع فارغًا عمدًا، لأن التوقيع مرتبط بملف واحد.
4. غيّر ما يختلف: عادة الاسم والشركة وبادئة الفاتورة وربما العنوان. أعد تسمية السلسلة وأعد ضبط ابدأ العد من (Start counting from) إذا كان يجب ألا تكمل النسخة ترقيم الأصل.
5. المس حفظ التغييرات (Save Changes). تُحفظ النسخة كصف منفصل؛ ويبقى الملف المصدر دون تغيير.

ما يراه العميل

كل ما سبق ينتهي في رأس المستند. في قالب Professional يجلس الشعار العريض واسم الشركة في الشريط الداكن، وتُدرج كتلة FROM العنوان الموسوم مع سطر الدولة، وعناوين البريد الإلكتروني والهواتف الموسومة، وسطري الموقع الإلكتروني وإنستغرام، والرقم الضريبي، ويظهر التوقيع المحفوظ فوق Authorized Signature في الأسفل. تُرتّب القوالب الأخرى البيانات نفسها بشكل مختلف، لكن المصدر يبقى دائمًا الملف بالإضافة إلى الصفوف التي اخترتها لتلك الفاتورة تحديدًا.

القواعد والتفاصيل

• الحقول الإلزامية. فقط اسمك * (Your Name) يُتحقق منه؛ ترك الحقل فارغًا يعرض “الاسم مطلوب”. كل شيء آخر يمكن أن يبقى فارغًا. عند أول تشغيل، تخطٍّ الآن (Skip for now) يحفظ ملفًا باسم “My Business” حتى يتمكن التطبيق من الفتح، ويمكنك إعادة تسميته لاحقًا.
• زر الحفظ. عند التعديل، يبقى حفظ التغييرات (Save Changes) رماديًا حتى تغيّر شيئًا. الملف المكرَّر يبدأ والزر مفعّل لأن النسخة لم تُكتب بعد. عند أول تشغيل، متابعة (Continue) مفعّل دائمًا.
• المغادرة دون حفظ. إذا ضغطت رجوع مع وجود تعديلات غير محفوظة، يسألك مربع حوار تغييرات غير محفوظة (Unsaved Changes) أن تبقى (Stay) أو تغادر (Leave)؛ المغادرة تتجاهل التعديلات.
• الملف الافتراضي. يصبح الملف الذي أُنشئ أثناء الإعداد الأولي هو الافتراضي. تُرقّى الملفات اللاحقة إلى افتراضي فقط عندما لا يوجد افتراضي بعد، لذا إضافة ملف ثانٍ لا تُنزل ملفك العامل من الافتراضية أبدًا بصمت. استخدم تعيين كافتراضي (Set as Default) في القائمة للتبديل.
• الحذف. لا يمكنك حذف الملف الوحيد، ولا يمكنك حذف الافتراضي الحالي؛ يعرض التطبيق “لا يمكن حذف الملف الوحيد” أو “لا يمكن حذف الملف الافتراضي. عيّن ملفًا آخر كافتراضي أولًا.” حذف أي ملف آخر يطلب تأكيدًا ويزيل معه عناوين بريده الإلكتروني وهواتفه وعناوينه وروابطه وأرقامه الضريبية وشروط دفعه وسلاسله ومجموعات عملائه. تحتفظ الفواتير الصادرة بالفعل بنسختها الخاصة من تفاصيل الرأس.
• العملة الافتراضية. عندما تحتوي قائمة العملات المسموح بها (Allowed currencies) على إدخالات، تُحفظ العملة المميزة بنجمة (الأولى في القائمة) كعملة افتراضية وأساسية في آن معًا. مع قائمة فارغة تبقى العملة المحفوظة سابقًا، ويكون USD لملف جديد تمامًا.
• الترقيم. يُحفظ اسم سلسلة فارغ كـ”Default” ويعود القالب الفارغ إلى {prefix}-{SEQ:0000}. تُنسخ أول سلسلة فواتير وأول سلسلة عروض أسعار أيضًا إلى حقول البادئة والعداد التقليدية التي تقرأها أجزاء أقدم من التطبيق.
• التوقيع. إزالة التوقيع تسأل مرتين، ولا تُطبَّق الإزالة إلا عند الحفظ. يعرض صندوق التوقيع توقيعًا مرتبطًا من شاشة التوقيعات عندما لا يكون لدى الملف توقيع خاص به.
• شروط الدفع. يُحفظ شرط بتسمية فارغة كـ”Default”. نص الشرط المميز بنجمة هو ما تطبعه الفواتير الجديدة تحت الإجمالي.
• رسوم التأخير وخصم الدفع المبكر. هذه إعدادات افتراضية على مستوى الملف؛ يمكن للعملاء تجاوز نسبة رسوم التأخير وأيام السماح والطريقة والحد الأقصى وإعداد الإسقاط التلقائي بشكل فردي. الحد الأدنى للمبلغ وتضمين في ملف PDF (Include in PDF) خاصان بالملف فقط. أيام خصم الدفع المبكر تكون 7 افتراضيًا.
• ما يحتاج إلى Pro. فتح محرر الملف من الإعدادات، ولمس ملف في القائمة، وزر + كلها محكومة بالفترة التجريبية أو الاشتراك وتفتح شاشة الاشتراك المدفوع بخلاف ذلك. عرض القائمة وتعيين كافتراضي وحذف متاحة دائمًا.
• شاشات لا تراها هنا. تفتح فتحتا الشعار أداة اختيار الصور في النظام، ويفتح صندوق التوقيع لوحة رسم؛ كلاهما شاشتان أصليتان مشمولتان في دليلَي الشعار والتوقيع.

نصائح

أدلة ذات صلة

• الشعار المربع والعريض
• الإعدادات والتنقل وPro
• العملات وأسعار الصرف والضرائب