Посібник

Налаштуйте профіль компанії

Заповніть профіль, який друкується на кожному рахунку, додайте другий профіль для іншого бізнесу та дублюйте його, щоб не вводити логотипи й умови заново.

Оновлено: 2026-09-09

Профіль компанії — це сторона «Від кого» в кожному документі, який створює Invoice Flow. Імʼя, назва компанії, адреса, контактні дані, податковий номер, логотип і підпис, які ви тут вводите, клієнт бачить у шапці та підвалі кожного рахунка, кошторису чи видаткової накладної. Той самий профіль зберігає й робочі значення за замовчуванням для нових документів: яка валюта обирається наперед, як нумеруються рахунки, які умови оплати зʼявляються під підсумком і що відбувається, коли рахунок прострочується.

Ця форма трапляється вам двічі. Уперше — під час найпершого запуску, одразу після вітальної сторінки, де застосунок просить налаштувати ваш бізнес, перш ніж відкрити головний екран. Далі та сама форма живе в розділі «Налаштування», і ви повертаєтеся до неї щоразу, коли змінюється номер телефону, зʼявляється новий логотип або ви реєструєтеся платником ПДВ. Якщо у вас кілька бізнесів або ви виставляєте рахунки під двома торговими назвами, можна тримати кілька профілів поруч і обирати потрібний для кожного рахунка.

Цей посібник простежує історію Elena Marsh, фотографки з Бристоля. Її основний профіль — Marsh Light Photography — виставляє рахунки у фунтах і друкує на кожному з них адресу студії, дві електронні адреси та номер платника ПДВ. Другий профіль, Marsh Print Studio, продає друки в рамах із майстерні в іншому кінці міста та має власну нумерацію.

Що ви бачите на екрані

Відкрийте вкладку Налаштування (Settings) у нижній навігації. Перша плитка показує активний профіль: його квадратний логотип (або ініціали), назву профілю та назву компанії. Дотик до неї відкриває Редагувати профіль компанії (Edit Business Profile) для профілю за замовчуванням. Нижче плитка Профілі компанії (Business Profiles) з підписом Керуйте своїми профілями компанії відкриває список усіх профілів — саме там ви додаєте, дублюєте, видаляєте профілі та змінюєте профіль за замовчуванням.

Редактор — це одна довга форма з прокруткою. Згори донизу:

• Рядок логотипів: квадратний слот ліворуч і широкий праворуч, кожен із невеликим випадним списком над ним і кнопкою Додати (Add) чи Змінити (Change) під ним. Квадратний знак використовується як аватар профілю всередині застосунку; широкий — це те, що більшість PDF-шаблонів друкують у шапці.
• Підпис (Signature) — біле поле, яке за дотиком відкриває планшет для малювання.
• Ваше імʼя * (Your Name *) і Назва компанії (Company Name). Імʼя — єдине обовʼязкове поле в усій формі.
• Електронні адреси, Телефони, Адреси, Податкові номери та Сайт і соцмережі. Кожен блок — це список: кнопка Додати … праворуч і по одній картці на запис із маркером перетягування ліворуч і кнопкою закриття праворуч. Картки адрес і податкових номерів мають ще зірочку Основна адреса (Primary address) і підказку Основний — за замовчуванням на нових рахунках.
• Дозволені валюти (Allowed currencies) з чипами та кнопкою Додати валюту (Add currency).
• Серії рахунків (Invoice Series) зі згортаними картками нумерації рахунків і кошторисів.
• Умови оплати (Payment Terms) з кнопками З шаблону (From preset) і Свій (Add custom).
• Політика пені (Late-fee policy) та Early-payment discount (знижка за дострокову оплату).
• Зберегти зміни (Save Changes) і Назад (Back) внизу. Під час першого запуску кнопки натомість підписані Продовжити (Continue) і Пропустити поки що (Skip for now).

Як заповнити профіль, що друкується на ваших рахунках

1. Відкрийте Налаштування і торкніться плитки профілю вгорі або перейдіть до Профілі компанії й торкніться профілю, який хочете відредагувати.
2. Введіть Ваше імʼя *. Заповніть Назва компанії, якщо працюєте під бізнес-назвою; шаблони друкують компанію, коли її вказано, і повертаються до вашого імені, коли поле порожнє.
3. Торкніться Додати email (Add email). Введіть коротку Мітка (Label), наприклад Bookings або Accounts, і Email-адреса (Email address). Додайте другий рядок, якщо хочете бачити на рахунку окрему скриньку бухгалтерії.
4. Торкніться Додати телефон (Add phone) і так само заповніть Мітка та Номер телефону (Phone number).
5. Торкніться Додати адресу (Add address). Дайте їй Мітка (Studio, Office, Warehouse), виберіть Країна (Country) з пошукового списку, потім заповніть Вулиця (Street), місто, регіон і поштовий індекс. Назви полів і приклади-підказки змінюються залежно від обраної країни, тож британська адреса показує Town/City, County і Postcode.
6. Торкніться Додати (Add Tax ID), виберіть тип із пошукового списку (VAT для Великої Британії, EIN, ABN тощо) і введіть Номер (Number). Виберіть OTHER, якщо вашої реєстрації немає в списку, і задайте Власна назва (Custom label), яку буде надруковано як є.
7. Торкніться Додати посилання (Add link), виберіть Тип (Type) — Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp та інші — і вставте адресу або нік.
8. Прокрутіть донизу й торкніться Зберегти зміни. Коротке повідомлення «Профіль збережено» підтверджує запис, і редактор закривається.

Порядок рядків має значення. Коли у вас кілька електронних адрес, телефонів чи адрес, перший рядок у кожному списку (або той, що з зірочкою, — для адрес) застосунок вважає основним: саме він записується в класичні поля з одним значенням, які читають старіші шаблони й експорти, і саме він обирається наперед, коли ви створюєте новий рахунок. Перетягуйте рядки за маркер, щоб змінити порядок.

Як задати значення за замовчуванням для нових документів

Нижня половина форми сама по собі нічого не друкує; вона визначає, з чим стартує новий рахунок.

1. У блоці Дозволені валюти торкніться Додати валюту й виберіть кожну валюту, у якій виставляєте рахунки. Дотик до чипа переносить на нього зірочку; валюта з зірочкою стає стандартною для нових рахунків і водночас зберігається як базова валюта профілю.
2. Залиште список порожнім, якщо хочете мати повний вибір валют у кожному рахунку. З одним або кількома чипами редактор рахунків пропонує лише їх.
3. У блоці Серії рахунків відкрийте картку для рахунків. Задайте Назва серії (Series name), Префікс рахунку (Invoice Prefix) і Почати рахунок з (Start counting from). У полі Шаблон номера (Number template) виберіть готовий варіант, наприклад {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, або перемкніться на Власний (Custom) і скористайтеся кнопкою Довідка про токени (Token reference), щоб побачити всі доступні токени.
4. Встановіть Скидання лічильника (Reset counter) на Щороку (Every year), якщо хочете, щоб нумерація починалася заново в січні; попередній перегляд на картці показує наступний номер, який видасть серія.
5. Повторіть те саме для серії кошторисів. Торкніться Додати серію (Add series), якщо одному бізнесу потрібні два потоки нумерації, наприклад зйомки й замовлення друку.
6. У блоці Умови оплати торкніться З шаблону і виберіть один із десяти вбудованих текстів (Due on receipt, Net 7 — Net 90, 50% upfront, End of month) або торкніться Свій і напишіть власні Мітка та Текст (Body). Позначте зірочкою той, яким користуєтеся найчастіше, — він потрапляє в кожен новий рахунок.
7. За бажанням задайте Політика пені (відсоток, пільгові дні, режим нарахування) і Early-payment discount. Обидва залишаються неактивними, поки відсоток дорівнює нулю.
8. Торкніться Зберегти зміни.

Як додати другий профіль компанії

Кілька профілів корисні, коли ви виставляєте рахунки під двома торговими назвами, тримаєте окремо особистий і компанійський профілі або хочете окрему нумерацію для двох напрямів роботи.

1. Відкрийте Налаштування й торкніться Профілі компанії.
2. Торкніться кнопки + у нижньому правому куті. Якщо у вас уже є щонайменше один профіль, знизу висувається панель із двома варіантами.
3. Торкніться Створити новий профіль (Create new profile), щоб почати з порожньої форми. Нова форма постачається з двома готовими серіями нумерації — INV для рахунків і EST для кошторисів, обидві починаються з 1.
4. Заповніть форму, як описано вище, і торкніться Зберегти зміни. Панель цього редактора підписана Новий профіль (New Profile), а не «Редагувати профіль компанії».
5. Повернувшись до списку, відкрийте меню з трьох крапок на новій картці — там є Редагувати профіль компанії, Зробити за замовчуванням (Set as Default) і Видалити (Delete).

Список показує назву кожного профілю, плашку За замовчуванням (Default) на активному й підпис із компанією, стандартною валютою та префіксом рахунків. Профілі впорядковані за алфавітом за назвою, а не за тим, який із них стандартний, тож дайте кожному профілю назву, яку легко розрізнити з першого погляду. Elena залишає власне імʼя на фотопрофілі й використовує торгову назву для друкарні.

Коли ви створюєте новий рахунок, редактор показує вгорі плитку Профіль компанії (Business Profile). З одним профілем вона доступна лише для перегляду. З двома чи більше вона отримує стрілочку й відкриває вибір Виберіть профіль (Select profile); документ тоді бере логотип, дані шапки, валюту, серію нумерації та умови оплати з обраного профілю. Щойно рахунок збережено, його профіль уже не можна змінити з редактора.

Як продублювати профіль замість того, щоб набирати все заново

Дублювання — найшвидший спосіб налаштувати другу торгову назву, яка ділить більшість даних із першою.

1. На екрані Профілі компанії торкніться + і виберіть Дублювати існуючий профіль (Duplicate existing profile).
2. У діалозі Виберіть профіль для дублювання (Select a profile to duplicate) торкніться профілю-джерела.
3. Редактор Новий профіль відкривається вже заповненим імʼям, компанією, логотипами, електронними адресами, телефонами, адресами, податковими номерами, посиланнями, валютами, серіями та умовами оплати джерела. Підпис навмисно залишається порожнім, бо підпис привʼязаний до одного профілю.
4. Змініть те, що відрізняється: зазвичай імʼя, компанію, префікс рахунків і, можливо, адресу. Перейменуйте серію та скиньте Почати рахунок з, якщо копія не має продовжувати нумерацію оригіналу.
5. Торкніться Зберегти зміни. Копія зберігається окремим рядком; профіль-джерело залишається недоторканим.

Що бачить клієнт

Усе описане вище потрапляє в шапку документа. У шаблоні Professional широкий логотип і назва компанії розташовані в темній смузі, блок Від (FROM) перелічує підписану адресу з рядком країни, підписані електронні адреси й телефони, рядки вебсайту та Instagram і номер платника ПДВ, а збережений підпис зʼявляється над написом Authorized Signature унизу. Інші шаблони компонують ті самі дані інакше, але джерело завжди одне: профіль плюс ті рядки, які ви обрали для конкретного рахунка.

Правила й деталі

• Обовʼязкові поля. Перевіряється лише Ваше імʼя *; якщо залишити його порожнім, зʼявиться «Імʼя обовʼязкове». Решта може бути порожньою. Під час першого запуску Пропустити поки що зберігає профіль із назвою «My Business», щоб застосунок відкрився, і ви зможете перейменувати його пізніше.
• Кнопка збереження. Під час редагування Зберегти зміни неактивна, доки ви щось не зміните. Дубльований профіль стартує з активною кнопкою, бо копію ще не записано. Під час першого запуску Продовжити активна завжди.
• Вихід без збереження. Якщо натиснути «Назад» із незбереженими правками, діалог Незбережені зміни (Unsaved Changes) запропонує Залишитися (Stay) або Вийти (Leave); вихід відкидає правки.
• Профіль за замовчуванням. Профіль, створений під час першого налаштування, стає стандартним. Пізніші профілі підвищуються до стандартних, лише коли жодного стандартного ще немає, тож додавання другого профілю ніколи не понижує тихцем ваш робочий. Щоб перемкнути, скористайтеся Зробити за замовчуванням у списку.
• Видалення. Не можна видалити єдиний профіль і не можна видалити поточний стандартний; застосунок покаже «Не можна видалити єдиний профіль» або «Не можна видалити профіль за замовчуванням. Спершу зробіть інший профіль за замовчуванням.» Видалення будь-якого іншого профілю запитує підтвердження й прибирає разом із ним його електронні адреси, телефони, адреси, посилання, податкові номери, умови оплати, серії та групи клієнтів. Уже виставлені рахунки зберігають власну копію даних шапки.
• Стандартна валюта. Коли список Дозволені валюти не порожній, валюта з зірочкою (перша в списку) зберігається і як стандартна, і як базова. З порожнім списком лишається раніше збережена валюта, а в новісінькому профілі — USD.
• Нумерація. Порожня назва серії зберігається як «Default», а порожній шаблон повертається до {prefix}-{SEQ:0000}. Перша серія рахунків і перша серія кошторисів також дублюються в класичні поля префікса та лічильника, які читають старіші частини застосунку.
• Підпис. Видалення підпису запитує двічі, і саме видалення застосовується лише під час збереження. Поле підпису показує підпис, привʼязаний з екрана «Підписи», коли профіль не має власного.
• Умови оплати. Умова з порожньою міткою зберігається як «Default». Текст умови з зірочкою — це те, що нові рахунки друкують під підсумком.
• Пеня і знижка за дострокову оплату. Це значення за замовчуванням для всього профілю; для окремих клієнтів можна перевизначити відсоток пені, пільгові дні, режим, обмеження та автопрощення. Мінімальна сума і Включати в PDF налаштовуються лише на рівні профілю. Кількість днів дострокової знижки за замовчуванням — 7.
• Що потребує Pro. Відкриття редактора профілю з «Налаштувань», дотик до профілю в списку та кнопка + обмежені пробним періодом чи підпискою й інакше відкривають екран оплати. Перегляд списку, Зробити за замовчуванням і Видалити доступні завжди.
• Екрани, яких тут не видно. Слоти логотипів відкривають системний вибір фото, а поле підпису — планшет для малювання; обидва є системними екранами й описані в посібниках про логотипи та підписи.

Поради

Схожі посібники

• Квадратний і широкий логотипи
• Налаштування, навігація та Pro
• Валюти, курси обміну та податки