Посібник

Ваш перший рахунок за п'ять хвилин

Від щойно встановленого Invoice Flow до оплаченого рахунка: налаштуйте бізнес, додайте клієнта, створіть рахунок на дві позиції та поділіться PDF.

Оновлено: 2026-09-09

Ви встановили Invoice Flow, і хтось винен вам гроші. Цей посібник веде найкоротшим шляхом від порожнього застосунку до оплаченого рахунка, зачіпаючи кожен екран рівно настільки, наскільки це потрібно сьогодні. Кожен крок посилається на докладніший посібник на той день, коли захочеться більшого, — тож зараз можна лише пробігти очима, а повернутися пізніше.

Приклад іде за Maya Reyes, фотографкою-фрилансеркою з Остіна, штат Техас. Вона щойно завершила піводенну зйомку для бренду Bluebonnet Bakery і хоче виставити рахунок Dana Ortiz, власниці, за сесію та тридцять оброблених знімків — разом $690. Увесь шлях, від першого запуску до зеленого значка «Оплачено», — це шість екранів.

Що ви бачите на екрані

Під час першого запуску застосунок відкриває вітальну сторінку з кнопкою Почати (Get Started) і кнопкою мови у верхньому правому куті. Дотик до Почати відкриває форму з назвою Налаштуйте свій бізнес (Set Up Your Business). Щойно цю форму збережено, застосунок переходить на головну панель, і відтоді внизу екрана з’являються чотири вкладки: Головна (Dashboard), Документи (Documents), Клієнти (Clients) і Налаштування (Settings). Усе, що описано в цьому посібнику, відбувається на двох середніх вкладках.

На вкладці Клієнти розташовані картки ваших замовників і кнопка +. На вкладці Документи — ваші рахунки й кошториси, кнопка Новий (New), яка питає, який тип документа потрібен, і, щойно з’явиться перший рахунок, по рядку на кожен документ, що відкриває екран деталей. Екран деталей — це центр готового рахунка: там видно значок статусу, клієнта, позиції, картку Платежі (Payments) і кнопку Перегляд PDF (Preview PDF) на всю ширину внизу — саме звідти відбувається надсилання.

Самої вітальної сторінки нижче немає: її знімок неможливо відтворити поза телефоном, тож перше зображення починається з форми бізнесу, що йде за нею.

Як налаштувати свій бізнес під час першого запуску

Maya потрібно лише ім’я, щоб почати; усе інше в цій формі може зачекати.

Торкніться Почати на вітальній сторінці. Якщо застосунок відкрився не тією мовою, спершу торкніться кнопки мови в куті й виберіть свою.
У формі Налаштуйте свій бізнес введіть ім'я в полі Ваше імʼя * (Your Name *). Це єдине обов'язкове поле в усій формі; торгова назва вводиться в Назва компанії (Company Name).
Прокрутіть униз і торкніться Додати email (Add email), Додати телефон (Add phone) та Додати адресу (Add address), щоб ввести контактні рядки, які мають друкуватися на ваших рахунках. Адреса з'являється в PDF лише тоді, коли ви додали тут хоча б одну.
У розділі Дозволені валюти (Allowed currencies) торкніться Додати валюту (Add currency) і виберіть валюту, у якій виставляєте рахунки; перша додана стає валютою за замовчуванням. Maya обирає USD.
Прокрутіть до кінця й торкніться Продовжити (Continue). Якщо ви волієте заповнити це пізніше, торкніться Пропустити поки що (Skip for now); застосунок збереже профіль із назвою My Business, який можна відредагувати в Налаштуваннях.

Форма «Налаштуйте свій бізнес» у застосунку Invoice Flow під час першого запуску: порожні слоти квадратного та широкого логотипів, поле «Торкніться, щоб додати підпис», заповнене ім'я Maya Reyes і назва компанії Maya Reyes Photography, порожні розділи електронних адрес, телефонів і адрес — Форма першого запуску: обов'язкове лише ім'я; логотип, підпис і контактні рядки можна додати зараз або пізніше.

Коли ви торкаєтеся Продовжити, тихо стаються дві речі: профіль стає вашим бізнес-профілем за замовчуванням і починається семиденний пробний період із повним набором функцій, тож ви можете зберігати, надсилати та друкувати, нічого сьогодні не купуючи. Форма також дає вам дві серії нумерації, INV для рахунків і EST для кошторисів, — саме тому перший рахунок отримує номер INV-0001 без жодних налаштувань. Логотипи, податкові номери, заготовки умов оплати та значення пені за замовчуванням живуть у цій самій формі; посібник налаштування бізнес-профілю розбирає їх поле за полем.

Як додати першого клієнта

Клієнта можна створити прямо в редакторі рахунків, але якщо зробити це заздалегідь, крок зі створенням рахунка буде коротшим.

Відкрийте вкладку Клієнти і торкніться + або кнопки Додати клієнта (Add Client) у порожньому списку.
У формі Новий клієнт (New Client) введіть ім'я людини в поле Імʼя * (Name *). Як і у формі бізнесу, це єдине обов'язкове поле.
Заповніть Компанія (Company), Електронна пошта (Email) і Телефон (Phone). Саме цю пошту екран надсилання запропонує пізніше, а компанія друкується під іменем у блоці «Кому виставлено».
Торкніться плитки Країна (Country), введіть перші літери в Пошук країни... (Search country...) і виберіть країну. Країна змінює підказку для адреси, а для багатьох країн ще й відкриває чипи податкових заготовок у редакторі рахунків.
Введіть вулицю в поле Адреса (Address) і торкніться Зберегти (Save) у верхньому правому куті.

Заповнена форма «Новий клієнт» у застосунку Invoice Flow: Dana Ortiz, компанія Bluebonnet Bakery, пошта dana@bluebonnetbakery.com, телефон +1 (512) 555-0193, країна United States і адреса 1401 South Congress Ave, Austin, TX 78704, з кнопкою «Зберегти» у верхній панелі — Картка клієнтки Dana: ім'я обов'язкове, решта — те, що надрукується на рахунку.

Круглий аватар угорі приймає фото чи логотип, якщо він вам потрібен, а розділ Categories нижче дозволяє позначати клієнтів тегами, коли їх стане більше за кілька. І те, і те необов’язкове. Повну картку, разом із умовами пені для окремого клієнта, описано в посібнику клієнти, категорії та групи клієнтів.

Як створити рахунок із двома позиціями

Відкрийте вкладку Документи, торкніться Новий і виберіть Рахунок (Invoice) в аркуші Виберіть тип документа (Choose document type). Редактор відкриється як Новий рахунок (New Invoice) з вашим профілем, номером INV-0001, сьогоднішньою датою, терміном оплати через 30 днів і вже вибраною валютою.
Торкніться картки Клієнт (Client) і виберіть клієнта в діалозі Виберіть клієнта (Select client). Якщо ви пропустили попередній розділ, останній рядок, Додати нового клієнта (Add New Client), відкриє форму клієнта прямо звідси.

Редактор «Новий рахунок» у застосунку Invoice Flow з відкритим поверх форми діалогом «Виберіть клієнта», у якому є Dana Ortiz із Bluebonnet Bakery і рядок «Додати нового клієнта», а позаду видно картки бізнес-профілю та номера рахунка INV-0001 — Редактор уже знає профіль і наступний номер; клієнт — перше, що ви обираєте.

Перевірте поле дати Термін (Due). У Maya умови на 14 днів, тож вона торкається його й обирає дату за два тижні від сьогодні замість стандартних 30 днів.
У розділі Позиції (Line Items) торкніться Власне (Custom). З'явиться картка #1. Введіть, що ви зробили, у поле Позиція (Item), задайте К-сть (Qty) і Ціна (Price). Для зйомки Maya пише опис сесії, кількість 1, ціну 450.
Торкніться Власне ще раз для другої картки й введіть оброблені знімки: кількість 30, ціна 8. Сума на кожній картці та картка підсумків унизу оновлюються під час введення.
Якщо застосовується податок з продажу, введіть ставку в поле % кожної картки або торкніться одного з чипів податкових заготовок над позиціями, щоб застосувати ставку до всіх рядків одразу. Залиште порожнім, якщо податку немає.
Прокрутіть до Умови оплати (Payment Terms). Поле заповнюється з вашого профілю, якщо ви зберегли там умови; інакше введіть їх зараз — наприклад, як і до якої дати ви очікуєте оплату.

Двох власних рядків достатньо для першого рахунка; картка підсумків встигає за кожним натисканням клавіші.

Чип Товар / Послуга (Product / Service) відкриває збережену бібліотеку товарів замість порожньої картки, а чипи Час (Time) і Витрати (Expenses) підтягують облікові години та чеки — усе це порожнє на щойно встановленому застосунку. Посібник із редактора рахунків проходить кожну картку цієї форми, зокрема знижки, вкладені фото й вибір реквізитів профілю для друку.

Як вибрати шаблон і переглянути PDF

Шаблон визначає вигляд PDF; зміст однаковий, хоч би що ви обрали.

Не виходячи з редактора, прокрутіть до картки Виберіть шаблон (Select Template). Її підзаголовок показує поточний вибір — Clean — ocean на щойно встановленому застосунку.
Торкніться її. У розділі Дизайн (Design) торкніться одного з дванадцяти макетів; Maya обирає Creative, у якого є акцентна бічна смуга. У розділі Палітра кольорів (Color Palette) торкніться кольору, якщо хочете щось інше, ніж стандартний колір шаблона. Торкніться Зберегти у верхньому правому куті, щоб повернутися.
Торкніться кнопки Зберегти на всю ширину внизу редактора (або Зберегти чернетку (Save Draft) у верхній панелі). Рахунок збережеться як чернетка, і відкриється екран його деталей.
На екрані деталей торкніться Перегляд PDF. Сторінка відображається точно так, як її отримає клієнт; зведіть пальці, щоб роздивитися деталі.

Екран «Виберіть шаблон» у застосунку Invoice Flow із сіткою «Дизайн» із дванадцяти шаблонів — Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped та Installment, — де Creative позначено галочкою, і рядком «Палітра кольорів» із вибраною Sunset — Дванадцять вбудованих дизайнів і десять палітр; вибір зберігається в рахунку, тож кожен документ може відрізнятися.

Хибного вибору тут немає, і шаблон чернетки можна змінювати скільки завгодно разів. Шаблон Installment пригашений, бо створений для графіків розділених платежів, яких у цього рахунка немає. Палітри, власні кольори та шрифти пояснено в посібнику PDF-шаблони, палітри та шрифти.

Як поділитися рахунком і позначити його надісланим

На екрані попереднього перегляду торкніться меню ⋮ у верхньому правому куті й виберіть Поділитися та позначити як надісланий (Share & Mark as Sent). Цей пункт меню існує, лише поки рахунок є чернеткою.
Виберіть застосунок для надсилання в системному аркуші Android: поштовий клієнт, WhatsApp, Drive — будь-що, що приймає файл PDF. Тема та коротке повідомлення з номером рахунка й назвою вашої компанії заповнюються за вас.
Поверніться в Invoice Flow. Значок статусу тепер показує Надіслано (Sent), а спливаюче повідомлення підтверджує: Рахунок позначено як надісланий (Invoice marked as sent).

Перегляд PDF у застосунку Invoice Flow із заголовком Invoice INV-0001: шаблон Creative з помаранчевою бічною смугою, шапка Maya Reyes Photography, блок «Кому» з Dana Ortiz із Bluebonnet Bakery, дві позиції, разом 690.00 і блоки нотаток та умов оплати, з відкритим пунктом меню «Поділитися та позначити як надісланий» у верхній панелі — Один дотик надсилає PDF і переводить чернетку в «Надіслано»; значок принтера поруч надсилає ту саму сторінку на друк.

Якщо потрібно поділитися файлом, не змінюючи статусу, скористайтеся значком «Поділитися» у верхній панелі; рахунок залишиться чернеткою, а позначити його надісланим можна пізніше з меню ⋮ на екрані деталей. Власне меню екрана деталей також пропонує Надіслати клієнту (Email client), яке відкриває вбудований екран надсилання з адресою, збереженою в картці клієнта; шаблони та вкладення описано в посібнику надсилання рахунків електронною поштою.

Як записати платіж

Через дев’ять днів Dana платить через Zelle. Запис платежу і веде журнал, і змінює статус.

Відкрийте вкладку Документи й торкніться рахунка, щоб перейти на екран його деталей.
Прокрутіть до картки Платежі й торкніться Записати (Record).
У діалозі Записати платіж (Record Payment) поле Сума (Amount) уже заповнене залишком — тут це повні $690. Змінюйте його лише для часткової оплати.
Виберіть Спосіб оплати (Payment Method), скоригуйте дату, якщо гроші надійшли раніше, і введіть ідентифікатор транзакції в поле Номер посилання (Reference Number), щоб потім звірити його з банківською випискою.
Торкніться Зберегти платіж (Save Payment). Оскільки платити більше нічого, рахунок сам стає Оплачено (Paid), а смуга прогресу зеленіє.

Діалог «Записати платіж» у застосунку Invoice Flow для рахунка INV-0001: сума заздалегідь заповнена як USD 690.00, підказка «Залишок 690.00», спосіб оплати «Банківський переказ», рядок дати, номер посилання ZELLE-20260918-ORTIZ, порожнє поле нотаток і кнопки «Скасувати» та «Зберегти платіж» — Діалог пропонує залишок; номер посилання робить банківську звірку безболісною.

Екран деталей рахунка INV-0001 у застосунку Invoice Flow із зеленим значком «Оплачено», сумою 690.00, датою виставлення 9 вересня 2026 і терміном оплати 23 вересня 2026, карткою клієнтки Dana Ortiz із Bluebonnet Bakery, двома позиціями, карткою підсумків, карткою нотаток і кнопкою «Перегляд PDF» — Готово: значок показує «Оплачено», а плитка «Сплачено цього місяця» на головній підхоплює суму.

Якщо вести журнал вам не потрібно, у меню ⋮ надісланого рахунка є простий пункт Позначити як оплачено (Mark as paid). Він змінює значок і зупиняє нагадування, але не записує суму, тож картка «Платежі» й далі показуватиме весь баланс як залишок. Про завдатки, розстрочку та виправлення читайте в посібнику платежі, часткові платежі та сума до сплати.

Правила та подробиці

Назва бізнесу — єдине обов’язкове поле у формі налаштування, а ім’я клієнта — єдине обов’язкове поле у формі клієнта. Усе інше необов’язкове і його можна заповнити пізніше з Налаштувань або картки клієнта.
Завершення форми налаштування запускає семиденний пробний період. Під час пробного періоду та з підпискою Pro ви можете зберігати рахунки, створювати клієнтів, друкувати PDF і ділитися ними. Без того й іншого ці дії відкривають екран підписки; перегляд і попередній перегляд залишаються безкоштовними.
Новий рахунок бере профіль за замовчуванням, його стандартну серію рахунків, валюту серії або профілю, сьогоднішню дату виставлення й термін оплати через 30 днів. Якщо змінити дату виставлення на день після поточного терміну оплати, термін знову зсунеться на 30 днів уперед.
Збереження завжди зберігає рахунок як чернетку — і через Зберегти чернетку у верхній панелі, і через Зберегти внизу. Збереження блокується спливаючим повідомленням, якщо не вибрано клієнта (Виберіть клієнта) або немає позицій (Додайте принаймні одну позицію), і кожен рядок потребує опису.
Сума рядка — це кількість, помножена на ціну й округлена до копійок; податок застосовується до кожного рядка з поля %; знижка, якщо ви її введете, віднімається до податку. Рядок, кількість якого не вдається розпізнати, рахується як 1, а ціна, яку не вдається розпізнати, — як 0.
Номери рахунків беруться із серії нумерації профілю й унікальні в межах профілю. Якщо ви введете власний номер і він збіжиться з наявним, застосунок збільшить лічильник і спробує ще раз.
Поділитися та позначити як надісланий спершу надсилає, а потім змінює статус, тож скасований аркуш надсилання залишає рахунок чернеткою. Щойно рахунок надіслано, відкриття його з екрана деталей показує вигляд лише для читання; щоб змінити рахунок, поверніть його в чернетку через меню ⋮ або продублюйте.
Запис платежу переводить рахунок в «Оплачено», лише коли залишок падає до копійки або менше, і лише для платежів у власній валюті рахунка. Якщо потім видалити цей платіж, залишок відновиться, а статус повернеться до «Надіслано».
Рахунок зі статусом «Надіслано», у якого минув термін оплати, автоматично відображається як Прострочено (Overdue); нічого планувати не треба.
Усе показане тут зберігається на телефоні. Зробіть резервну копію даних у Налаштуваннях, перш ніж міняти пристрій.

Поради

Збережіть свої стандартні умови оплати в бізнес-профілі в розділі Умови оплати через З шаблону (From preset). Тоді кожен новий рахунок одразу приходитиме із заповненим текстом, а список із прапорцями внизу редактора дозволяє міняти умови для окремого документа.

Додайте до профілю широкий логотип і підпис, щойно з'явиться вільна хвилина. Більшість шаблонів друкують широкий логотип у шапці, а підписаний PDF менше схожий на чернетку для клієнта, який бачить вас уперше.

Якщо ви щоразу виставляєте рахунок за ті самі дві-три речі, створіть їх один раз у Налаштуваннях як товари. Тоді чип Товар / Послуга заповнить опис, одиницю та ціну одним дотиком, і рахунок буде готовий менш ніж за хвилину.

Використовуйте поле номера посилання в Записати платіж для ідентифікатора банківської чи застосункової транзакції. Коли клієнт у березні запитає, чи платив він у вересні, картка «Платежі» відповість без відкривання виписки.

Пов’язані посібники

Налаштування бізнес-профілю - логотипи, податкові номери, серії нумерації, заготовки умов оплати та другі профілі.
Редактор рахунків - кожна картка форми, від податкових заготовок до вкладених фото.
Платежі, часткові платежі та сума до сплати - завдатки, розстрочка і що бачить клієнт.