Benutzerhandbuch

Ihre erste Rechnung in fünf Minuten

Von der frischen Installation von Invoice Flow zur bezahlten Rechnung: Geschäftsprofil anlegen, Kunden erfassen, Rechnung mit zwei Positionen erstellen und PDF teilen.

Aktualisiert: 2026-09-09

Sie haben Invoice Flow installiert, und jemand schuldet Ihnen Geld. Diese Anleitung führt Sie auf dem kürzesten Weg von einer leeren App zu einer bezahlten Rechnung und berührt jeden Bildschirm nur so weit, wie Sie ihn heute brauchen. Jeder Schritt verweist auf eine ausführlichere Anleitung für den Tag, an dem Sie mehr wollen. Sie können also jetzt überfliegen und später zurückkommen.

Der Rundgang folgt Maya Reyes, einer freiberuflichen Fotografin in Austin, Texas. Sie hat gerade ein halbtägiges Marken-Shooting für Bluebonnet Bakery abgeschlossen und möchte der Inhaberin Dana Ortiz die Session und dreißig bearbeitete Bilder in Rechnung stellen, insgesamt $690. Der gesamte Ablauf vom ersten Start bis zum grünen Bezahlt-Badge umfasst sechs Bildschirme.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Beim ersten Start öffnet die App eine Willkommensseite mit der Schaltfläche Loslegen (Get Started) und einer Sprachschaltfläche oben rechts. Ein Tipp auf Loslegen führt zu einem Formular mit dem Titel Geschäftsprofil einrichten (Set Up Your Business). Sobald dieses Formular gespeichert ist, landet die App auf dem Dashboard, und von da an liegen vier Tabs am unteren Bildschirmrand: Dashboard, Dokumente (Documents), Kunden (Clients) und Einstellungen (Settings). Alles in dieser Anleitung passiert auf den beiden mittleren Tabs.

Der Tab Kunden enthält Ihre Kundenkarten und eine +-Schaltfläche. Der Tab Dokumente enthält Ihre Rechnungen und Angebote, eine Schaltfläche Neu (New), die nach dem gewünschten Dokumenttyp fragt, und, sobald eine Rechnung existiert, eine Zeile pro Dokument, die dessen Detailansicht öffnet. Die Detailansicht ist die Schaltzentrale für eine fertige Rechnung: Sie zeigt das Status-Badge, den Kunden, die Positionen, eine Karte Zahlungen (Payments) und ganz unten eine Schaltfläche PDF-Vorschau (Preview PDF) über die volle Breite, hinter der sich das Teilen verbirgt.

So richten Sie Ihr Geschäft beim ersten Start ein

Maya braucht zum Loslegen nur einen Namen; alles andere auf diesem Formular kann warten.

1. Tippen Sie auf der Willkommensseite auf Loslegen. Wenn die App in der falschen Sprache angezeigt wird, tippen Sie zuerst auf die Sprachschaltfläche in der Ecke und wählen Sie Ihre Sprache.
2. Geben Sie unter Geschäftsprofil einrichten Ihren Namen in Ihr Name * (Your Name *) ein. Das ist das einzige Pflichtfeld des gesamten Formulars; der Handelsname gehört in Firmenname (Company Name).
3. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf E-Mail hinzufügen (Add email), Telefon hinzufügen (Add phone) und Adresse hinzufügen (Add address), um die Kontaktzeilen einzugeben, die auf Ihren Rechnungen gedruckt werden sollen. Eine Adresse erscheint nur dann auf dem PDF, wenn Sie hier mindestens eine hinzufügen.
4. Tippen Sie unter Erlaubte Währungen (Allowed currencies) auf Währung hinzufügen (Add currency) und wählen Sie die Währung, in der Sie abrechnen; die erste hinzugefügte Währung wird zum Standard. Maya wählt USD.
5. Scrollen Sie ganz nach unten und tippen Sie auf Weiter (Continue). Wenn Sie das lieber später ausfüllen möchten, tippen Sie auf Vorerst überspringen (Skip for now); die App speichert dann ein Profil namens My Business, das Sie unter Einstellungen bearbeiten können.

Zwei Dinge passieren im Hintergrund, wenn Sie auf Weiter tippen: Das Profil wird Ihr Standard-Geschäftsprofil, und eine siebentägige Testphase des vollen Funktionsumfangs beginnt, sodass Sie speichern, teilen und drucken können, ohne heute etwas zu kaufen. Das Formular legt außerdem zwei Nummernkreise an, INV für Rechnungen und EST für Angebote, weshalb die erste Rechnung ohne jede Einrichtung die Nummer INV-0001 erhält. Logos, Steuer-IDs, Zahlungsbedingungs-Vorlagen und Verzugsgebühren-Standards befinden sich alle auf demselben Formular; die Anleitung zum Einrichten des Geschäftsprofils behandelt sie Feld für Feld.

So legen Sie Ihren ersten Kunden an

Sie können einen Kunden auch aus dem Rechnungseditor heraus anlegen, aber wenn Sie es vorher tun, bleibt der Rechnungsschritt kurz.

1. Öffnen Sie den Tab Kunden und tippen Sie auf + oder auf die Schaltfläche Kunde hinzufügen (Add Client) in der leeren Liste.
2. Geben Sie unter Neuer Kunde (New Client) den Namen der Person in Name * ein. Wie beim Geschäftsformular ist das das einzige Pflichtfeld.
3. Füllen Sie Unternehmen (Company), E-Mail (Email) und Telefon (Phone) aus. Die E-Mail ist das, was der Sendebildschirm später vorschlägt, und das Unternehmen wird im Block Bill To unter dem Namen gedruckt.
4. Tippen Sie auf die Kachel Land (Country), geben Sie die ersten Buchstaben in Land suchen... (Search country...) ein und wählen Sie das Land. Das Land passt den Adresshinweis an und schaltet für viele Länder Steuervorlagen-Chips im Rechnungseditor frei.
5. Geben Sie die Straßenadresse in Adresse (Address) ein und tippen Sie oben rechts auf Speichern (Save).

Der runde Avatar oben nimmt auf Wunsch ein Foto oder Logo auf, und der Abschnitt Categories (Kategorien) weiter unten lässt Sie Kunden markieren, sobald Sie mehr als eine Handvoll haben. Beides ist optional. Siehe Kunden, Kategorien und Kundengruppen für die vollständige Karte einschließlich kundenspezifischer Verzugsgebühren.

So erstellen Sie die Rechnung mit zwei Positionen

1. Öffnen Sie den Tab Dokumente, tippen Sie auf Neu und wählen Sie im Blatt Dokumenttyp wählen (Choose document type) den Eintrag Rechnung (Invoice). Der Editor öffnet sich als Neue Rechnung (New Invoice) mit Ihrem Profil, der Nummer INV-0001, dem heutigen Datum, einem Fälligkeitsdatum in 30 Tagen und Ihrer Währung bereits eingetragen.
2. Tippen Sie auf die Karte Kunde (Client) und wählen Sie den Kunden im Dialog Kunde auswählen (Select client). Wenn Sie den vorherigen Abschnitt übersprungen haben, öffnet die letzte Zeile, Neuen Kunden hinzufügen (Add New Client), das Kundenformular von hier aus.

3. Prüfen Sie das Datumsfeld Fällig (Due). Mayas Zahlungsziel beträgt 14 Tage, also tippt sie darauf und wählt zwei Wochen ab heute statt der voreingestellten 30 Tage.
4. Tippen Sie im Abschnitt Positionen (Line Items) auf Benutzerdefiniert (Custom). Eine Karte #1 erscheint. Geben Sie in Artikel (Item) ein, was Sie geleistet haben, und setzen Sie Menge (Qty) und Preis (Price). Für das Shooting schreibt Maya die Beschreibung der Session, Menge 1, Preis 450.
5. Tippen Sie erneut auf Benutzerdefiniert für die zweite Karte und tragen Sie die bearbeiteten Bilder ein: Menge 30, Preis 8. Der Betrag auf jeder Karte und die Summenkarte darunter aktualisieren sich beim Tippen.
6. Falls Umsatzsteuer anfällt, geben Sie den Satz in das Feld % jeder Karte ein, oder tippen Sie auf einen der Steuervorlagen-Chips über den Positionen, um einen Satz auf alle Zeilen gleichzeitig anzuwenden. Lassen Sie es leer, wenn keine Steuer anfällt.
7. Scrollen Sie hinunter zu Zahlungsbedingungen (Payment Terms). Sie sind aus Ihrem Profil vorausgefüllt, wenn Sie dort Bedingungen gespeichert haben; andernfalls geben Sie sie jetzt ein, zum Beispiel wie und bis wann Sie die Zahlung erwarten.

Der Chip Produkt / Dienstleistung (Product / Service) öffnet statt einer leeren Karte Ihre gespeicherte Produktbibliothek, und die Chips Zeit (Time) und Ausgaben (Expenses) holen erfasste Stunden und Belege herein, die bei einer frischen Installation alle leer sind. Die Anleitung zum Rechnungseditor geht jede Karte dieses Formulars durch, einschließlich Rabatten, Fotoanhängen und der Frage, welche Profildetails gedruckt werden sollen.

So wählen Sie eine Vorlage und sehen sich das PDF an

Die Vorlage bestimmt, wie das PDF aussieht; der Inhalt ist derselbe, egal welche Sie wählen.

1. Scrollen Sie im Editor zur Karte Vorlage auswählen (Select Template). Ihr Untertitel zeigt die aktuelle Auswahl, bei einer Neuinstallation Clean — ocean.
2. Tippen Sie darauf. Tippen Sie unter Design auf eines der zwölf Layouts; Maya wählt Creative, das eine farbige Seitenleiste hat. Tippen Sie unter Farbpalette (Color Palette) auf eine Farbe, wenn Sie etwas anderes als den Standard der Vorlage möchten. Tippen Sie oben rechts auf Speichern, um zurückzukehren.
3. Tippen Sie auf die Schaltfläche Speichern über die volle Breite am Ende des Editors (oder auf Entwurf speichern (Save Draft) in der oberen Leiste). Die Rechnung wird als Entwurf gespeichert und ihre Detailansicht öffnet sich.
4. Tippen Sie in der Detailansicht auf PDF-Vorschau. Die Seite wird genau so gerendert, wie Ihr Kunde sie erhält; ziehen Sie mit zwei Fingern auf, um Details zu vergrößern.

Hier gibt es keine falsche Wahl, und Sie können die Vorlage eines Entwurfs so oft ändern, wie Sie möchten. Die Vorlage Installment ist abgeblendet, weil sie für Ratenzahlungspläne gebaut ist, die diese Rechnung nicht hat. Paletten, eigene Farben und Schriftarten werden in PDF-Vorlagen, Paletten und Schriftarten erklärt.

So teilen Sie die Rechnung und markieren sie als versendet

1. Tippen Sie auf dem Vorschaubildschirm auf das Menü ⋮ oben rechts und wählen Sie Teilen & als versendet markieren (Share & Mark as Sent). Dieser Menüpunkt existiert nur, solange die Rechnung noch ein Entwurf ist.
2. Wählen Sie im Android-Teilen-Blatt die App, mit der Sie senden möchten: Ihr E-Mail-Programm, WhatsApp, Drive, alles, was eine PDF-Datei annimmt. Betreff und eine kurze Nachricht mit Rechnungsnummer und Firmennamen werden für Sie ausgefüllt.
3. Kehren Sie zu Invoice Flow zurück. Das Status-Badge zeigt jetzt Versendet (Sent), und eine Snackbar bestätigt Rechnung als versendet markiert (Invoice marked as sent).

Wenn Sie die Datei teilen möchten, ohne den Status zu ändern, verwenden Sie stattdessen das Teilen-Symbol in der oberen Leiste; die Rechnung bleibt ein Entwurf, und Sie können sie später über das Menü ⋮ in der Detailansicht als versendet markieren. Das Menü der Detailansicht bietet außerdem An Kunden senden (Email client), das den In-App-Sendebildschirm mit der auf der Kundenkarte gespeicherten E-Mail-Adresse öffnet; siehe Rechnungen per E-Mail senden für Vorlagen und Anhänge.

So erfassen Sie die Zahlung

Neun Tage später zahlt Dana per Zelle. Die Zahlung zu erfassen führt sowohl ein Zahlungsjournal als auch den Statuswechsel herbei.

1. Öffnen Sie den Tab Dokumente und tippen Sie auf die Rechnung, um ihre Detailansicht zu öffnen.
2. Scrollen Sie hinunter zur Karte Zahlungen und tippen Sie auf Erfassen (Record).
3. Im Dialog Zahlung erfassen (Record Payment) ist der Betrag (Amount) bereits mit dem Restsaldo gefüllt, hier den vollen $690. Ändern Sie ihn nur bei einer Teilzahlung.
4. Wählen Sie die Zahlungsmethode (Payment Method), passen Sie das Datum an, falls das Geld früher eingegangen ist, und tragen Sie die Transaktions-ID in Referenznummer (Reference Number) ein, damit Sie sie später Ihrem Kontoauszug zuordnen können.
5. Tippen Sie auf Zahlung speichern (Save Payment). Da nichts mehr offen ist, wird die Rechnung von selbst Bezahlt (Paid), und der Fortschrittsbalken wird grün.

Wenn Sie lieber kein Zahlungsjournal führen möchten, hat das Menü ⋮ einer versendeten Rechnung einen einfachen Eintrag Als bezahlt markieren (Mark as paid). Er ändert das Badge und stoppt Erinnerungen, erfasst aber keinen Betrag, sodass die Karte Zahlungen weiterhin den vollen Saldo als offen anzeigt. Für Anzahlungen, Raten und Korrekturen lesen Sie Zahlungen, Teilzahlungen und offener Betrag.

Regeln und Details

• Der Geschäftsname ist das einzige Pflichtfeld des Einrichtungsformulars, und der Kundenname ist das einzige Pflichtfeld des Kundenformulars. Alles andere ist optional und kann später unter Einstellungen oder auf der Kundenkarte ausgefüllt werden.
• Das Abschließen des Einrichtungsformulars startet eine siebentägige Testphase. Während der Testphase und mit einem Pro-Abonnement können Sie Rechnungen speichern, Kunden anlegen und PDFs drucken oder teilen. Ohne beides öffnen diese Aktionen den Abonnementbildschirm; Ansehen und Vorschau bleiben kostenlos.
• Eine neue Rechnung übernimmt das Standardprofil, dessen Standard-Rechnungsnummernkreis, die Währung des Nummernkreises oder des Profils, das heutige Ausstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum 30 Tage später. Wird das Ausstellungsdatum auf einen Tag nach dem aktuellen Fälligkeitsdatum geändert, verschiebt sich das Fälligkeitsdatum erneut um 30 Tage nach vorn.
• Speichern legt die Rechnung immer als Entwurf ab, egal ob Sie Entwurf speichern in der oberen Leiste oder Speichern unten verwenden. Das Speichern wird mit einer Snackbar blockiert, wenn kein Kunde ausgewählt ist (Bitte wählen Sie einen Kunden aus) oder keine Positionen vorhanden sind (Fügen Sie mindestens eine Position hinzu), und jede Zeile braucht eine Beschreibung.
• Zeilenbeträge sind Menge mal Preis, auf Cent gerundet; die Steuer wird pro Zeile aus dem Feld % angewendet; ein Rabatt, falls Sie einen eingeben, wird vor der Steuer abgezogen. Eine Zeile, deren Menge nicht gelesen werden kann, zählt als 1, ein nicht lesbarer Preis zählt als 0.
• Rechnungsnummern stammen aus dem Nummernkreis des Profils und sind pro Profil eindeutig. Wenn Sie eine eigene Nummer eingeben und sie mit einer vorhandenen kollidiert, erhöht die App den Zähler und versucht es erneut.
• Teilen & als versendet markieren teilt zuerst und setzt dann den Status, sodass ein abgebrochenes Teilen-Blatt die Rechnung als Entwurf belässt. Sobald eine Rechnung versendet ist, zeigt das Öffnen aus der Detailansicht eine schreibgeschützte Ansicht; um sie zu ändern, setzen Sie sie über das Menü ⋮ auf Entwurf zurück oder duplizieren Sie sie.
• Das Erfassen einer Zahlung setzt die Rechnung nur dann auf Bezahlt, wenn der Restsaldo auf einen Cent oder weniger fällt, und nur bei Zahlungen in der Währung der Rechnung. Wird diese Zahlung später gelöscht, öffnet sich der Saldo wieder und der Status springt zurück auf Versendet.
• Eine Rechnung, die versendet und über das Fälligkeitsdatum hinaus ist, wird automatisch als Überfällig (Overdue) angezeigt; nichts muss geplant werden.
• Alles, was hier gezeigt wird, ist auf dem Telefon gespeichert. Sichern Sie die Daten unter Einstellungen, bevor Sie das Gerät wechseln.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Geschäftsprofil einrichten - Logos, Steuer-IDs, Nummernkreise, Zahlungsbedingungs-Vorlagen und zweite Profile.
• Der Rechnungseditor - jede Karte des Formulars, von Steuervorlagen bis zu Fotoanhängen.
• Zahlungen, Teilzahlungen und offener Betrag - Anzahlungen, Raten und was der Kunde sieht.