Hướng dẫn sử dụng

Hóa đơn đầu tiên của bạn trong năm phút

Đi từ bản cài đặt Invoice Flow hoàn toàn mới đến một hóa đơn đã thanh toán: thiết lập doanh nghiệp, thêm khách hàng, tạo hóa đơn hai dòng và chia sẻ PDF.

Cập nhật: 2026-09-09

Bạn đã cài đặt Invoice Flow và có người đang nợ bạn tiền. Hướng dẫn này đưa bạn theo con đường ngắn nhất từ một ứng dụng trống rỗng đến một hóa đơn đã được thanh toán, chỉ chạm vào mỗi màn hình đúng mức bạn cần cho hôm nay. Mỗi bước đều dẫn đến một hướng dẫn dài hơn cho ngày bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, nên bạn có thể đọc lướt bây giờ và quay lại sau.

Phần hướng dẫn theo chân Maya Reyes, một nhiếp ảnh gia tự do ở Austin, Texas. Cô vừa hoàn thành buổi chụp thương hiệu nửa ngày cho Bluebonnet Bakery và muốn xuất hóa đơn cho Dana Ortiz, chủ tiệm, cho buổi chụp và ba mươi tấm ảnh đã chỉnh sửa, tổng cộng $690. Toàn bộ quy trình, từ lần mở ứng dụng đầu tiên đến huy hiệu Đã thanh toán màu xanh lá, gồm sáu màn hình.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Ở lần mở đầu tiên, ứng dụng hiển thị trang chào mừng với nút Bắt đầu (Get Started) và một nút ngôn ngữ ở góc trên bên phải. Chạm Bắt đầu sẽ đưa bạn đến biểu mẫu có tiêu đề Thiết lập doanh nghiệp của bạn (Set Up Your Business). Sau khi biểu mẫu đó được lưu, ứng dụng chuyển đến bảng điều khiển, và từ đó trở đi bốn tab nằm dọc phía dưới màn hình: Bảng điều khiển (Dashboard), Hóa đơn (Documents), Khách hàng (Clients) và Cài đặt (Settings). Mọi thao tác trong hướng dẫn này diễn ra ở hai tab giữa.

Tab Khách hàng chứa các thẻ khách hàng của bạn và một nút +. Tab Hóa đơn chứa các hóa đơn và báo giá của bạn, một nút Mới (New) hỏi bạn muốn tạo loại tài liệu nào, và, khi đã có hóa đơn, mỗi tài liệu là một dòng mở ra màn hình chi tiết của nó. Màn hình chi tiết là trung tâm của một hóa đơn đã hoàn tất: nó hiển thị huy hiệu trạng thái, khách hàng, các mục hóa đơn, thẻ Thanh toán (Payments), và một nút Xem trước PDF (Preview PDF) rộng hết chiều ngang ở dưới cùng, nơi có chức năng chia sẻ.

Cách thiết lập doanh nghiệp ở lần mở đầu tiên

Maya chỉ cần một cái tên để bắt đầu; mọi thứ khác trên biểu mẫu này đều có thể để sau.

1. Chạm Bắt đầu trên trang chào mừng. Nếu ứng dụng đang ở sai ngôn ngữ, hãy chạm nút ngôn ngữ ở góc trước và chọn ngôn ngữ của bạn.
2. Trên Thiết lập doanh nghiệp của bạn, nhập tên bạn vào Tên của bạn * (Your Name *). Đây là trường bắt buộc duy nhất trên toàn bộ biểu mẫu; tên thương mại được nhập vào Tên công ty (Company Name).
3. Cuộn xuống và chạm Thêm email (Add email), Thêm điện thoại (Add phone) và Thêm địa chỉ (Add address) để nhập các dòng liên hệ bạn muốn in trên hóa đơn. Địa chỉ chỉ xuất hiện trên PDF nếu bạn thêm ít nhất một địa chỉ ở đây.
4. Trong mục Tiền tệ được phép (Allowed currencies), chạm Thêm tiền tệ (Add currency) và chọn loại tiền bạn dùng để xuất hóa đơn; loại đầu tiên bạn thêm sẽ trở thành mặc định. Maya chọn USD.
5. Cuộn xuống dưới cùng và chạm Tiếp tục (Continue). Nếu bạn muốn điền phần này sau, hãy chạm Bỏ qua bây giờ (Skip for now); ứng dụng sẽ lưu một hồ sơ tên My Business mà bạn có thể chỉnh sửa trong Cài đặt.

Hai điều diễn ra âm thầm khi bạn chạm Tiếp tục: hồ sơ trở thành hồ sơ doanh nghiệp mặc định của bạn, và bản dùng thử bảy ngày với đầy đủ tính năng bắt đầu, nên bạn có thể lưu, chia sẻ và in mà không cần mua gì hôm nay. Biểu mẫu cũng cấp cho bạn hai chuỗi đánh số, INV cho hóa đơn và EST cho báo giá, đó là lý do hóa đơn đầu tiên được đánh số INV-0001 mà không cần thiết lập gì. Logo, mã số thuế, các mẫu điều khoản thanh toán và mặc định phí trễ hạn đều nằm trên chính biểu mẫu này; hướng dẫn về thiết lập hồ sơ doanh nghiệp trình bày từng trường một.

Cách thêm khách hàng đầu tiên

Bạn có thể tạo khách hàng ngay trong trình chỉnh sửa hóa đơn, nhưng làm trước sẽ giúp bước tạo hóa đơn ngắn gọn hơn.

1. Mở tab Khách hàng và chạm +, hoặc nút Thêm khách hàng (Add Client) trong danh sách trống.
2. Trên Khách hàng mới (New Client), nhập tên người đó vào Tên * (Name *). Cũng như biểu mẫu doanh nghiệp, đây là trường bắt buộc duy nhất.
3. Điền Công ty (Company), Email và Điện thoại (Phone). Email là địa chỉ mà màn hình gửi sẽ đề xuất về sau, còn tên công ty được in dưới tên trong khối Bill To.
4. Chạm ô Quốc gia (Country), nhập vài chữ cái đầu vào Tìm quốc gia... (Search country...) và chọn quốc gia. Quốc gia sẽ điều chỉnh gợi ý địa chỉ và, với nhiều quốc gia, mở khóa các chip thuế cài sẵn trong trình chỉnh sửa hóa đơn.
5. Nhập địa chỉ đường phố vào Địa chỉ (Address) và chạm Lưu (Save) ở góc trên bên phải.

Ảnh đại diện hình tròn ở trên cùng nhận ảnh chụp hoặc logo nếu bạn muốn, và mục Danh mục (Categories) ở phía dưới cho phép bạn gắn thẻ khách hàng khi bạn đã có nhiều hơn một vài người. Cả hai đều tùy chọn. Xem khách hàng, danh mục và nhóm khách hàng để biết đầy đủ về thẻ khách hàng, bao gồm cả điều khoản phí trễ hạn riêng cho từng khách.

Cách tạo hóa đơn với hai mục hàng

1. Mở tab Hóa đơn, chạm Mới (New) và chọn Hóa đơn (Invoice) trong bảng Chọn loại tài liệu (Choose document type). Trình chỉnh sửa mở ra với tiêu đề Hóa đơn mới (New Invoice) cùng hồ sơ của bạn, số INV-0001, ngày hôm nay, hạn thanh toán sau 30 ngày và loại tiền của bạn đã sẵn sàng.
2. Chạm thẻ Khách hàng và chọn khách hàng trong hộp thoại Chọn khách hàng (Select client). Nếu bạn đã bỏ qua phần trước, dòng cuối cùng, Thêm khách hàng mới (Add New Client), sẽ mở biểu mẫu khách hàng ngay từ đây.

3. Kiểm tra ô ngày Hạn (Due). Điều khoản của Maya là 14 ngày, nên cô chạm vào đó và chọn hai tuần kể từ hôm nay thay vì mặc định 30 ngày.
4. Trong mục Các mục hóa đơn (Line Items), chạm Tùy chỉnh (Custom). Một thẻ #1 xuất hiện. Nhập việc bạn đã làm vào Mục (Item), đặt Số lượng (Qty) và Giá (Price). Với buổi chụp, Maya ghi mô tả buổi chụp, số lượng 1, giá 450.
5. Chạm Tùy chỉnh lần nữa để thêm thẻ thứ hai và nhập các ảnh đã chỉnh sửa: số lượng 30, giá 8. Số tiền trên mỗi thẻ và thẻ tổng cộng bên dưới cập nhật ngay khi bạn gõ.
6. Nếu có thuế bán hàng, hãy nhập thuế suất vào trường % của từng thẻ, hoặc chạm một trong các chip thuế cài sẵn phía trên các mục để áp dụng một mức thuế cho tất cả các dòng cùng lúc. Để trống nếu không có thuế.
7. Cuộn xuống Điều khoản thanh toán (Payment Terms). Trường này được điền sẵn từ hồ sơ của bạn nếu bạn đã lưu điều khoản ở đó; nếu chưa, hãy nhập ngay bây giờ, ví dụ bạn mong được thanh toán bằng cách nào và trước khi nào.

Chip Sản phẩm / dịch vụ (Product / Service) mở thư viện sản phẩm đã lưu của bạn thay vì một thẻ trống, còn các chip Thời gian (Time) và Chi phí (Expenses) kéo vào số giờ đã theo dõi và các hóa đơn chi tiêu, tất cả đều trống trên bản cài đặt mới. Hướng dẫn về trình chỉnh sửa hóa đơn đi qua từng thẻ của biểu mẫu này, bao gồm giảm giá, ảnh đính kèm và những chi tiết hồ sơ nào sẽ được in.

Cách chọn mẫu và xem trước PDF

Mẫu quyết định PDF trông như thế nào; nội dung vẫn như nhau dù bạn chọn mẫu nào.

1. Vẫn ở trong trình chỉnh sửa, cuộn đến thẻ Chọn mẫu (Select Template). Phụ đề của nó hiển thị lựa chọn hiện tại, Clean — ocean trên bản cài đặt mới.
2. Chạm vào đó. Trong mục Thiết kế (Design), chạm một trong mười hai bố cục; Maya chọn Creative, mẫu có thanh bên nhấn màu. Trong mục Bảng màu (Color Palette), chạm một màu nếu bạn muốn khác với màu mặc định của mẫu. Chạm Lưu ở góc trên bên phải để quay lại.
3. Chạm nút Lưu rộng hết chiều ngang ở cuối trình chỉnh sửa (hoặc Lưu bản nháp (Save Draft) trên thanh trên cùng). Hóa đơn được lưu dưới dạng bản nháp và màn hình chi tiết của nó mở ra.
4. Trên màn hình chi tiết, chạm Xem trước PDF (Preview PDF). Trang được kết xuất đúng như khách hàng của bạn sẽ nhận được; chụm hai ngón để phóng to xem chi tiết.

Không có lựa chọn nào là sai ở đây, và bạn có thể đổi mẫu trên bản nháp bao nhiêu lần tùy thích. Mẫu Installment bị làm mờ vì nó được thiết kế cho lịch thanh toán chia nhỏ, điều mà hóa đơn này không có. Bảng màu, màu tùy chỉnh và phông chữ được giải thích trong mẫu PDF, bảng màu và phông chữ.

Cách chia sẻ hóa đơn và đánh dấu đã gửi

1. Trên màn hình xem trước, chạm menu ⋮ ở góc trên bên phải và chọn Chia sẻ & đánh dấu đã gửi (Share & Mark as Sent). Mục menu này chỉ tồn tại khi hóa đơn vẫn còn là bản nháp.
2. Chọn ứng dụng bạn muốn dùng để gửi từ bảng chia sẻ của Android: ứng dụng email, WhatsApp, Drive, bất cứ thứ gì nhận tệp PDF. Tiêu đề và một tin nhắn ngắn nêu tên hóa đơn và công ty của bạn đã được điền sẵn.
3. Quay lại Invoice Flow. Huy hiệu trạng thái giờ hiển thị Đã gửi (Sent) và một thanh thông báo xác nhận Hóa đơn đã được đánh dấu là đã gửi.

Nếu bạn muốn chia sẻ tệp mà không thay đổi trạng thái, hãy dùng biểu tượng chia sẻ trên thanh trên cùng; hóa đơn vẫn là bản nháp và bạn có thể đánh dấu đã gửi sau từ menu ⋮ trên màn hình chi tiết. Menu riêng của màn hình chi tiết cũng cung cấp Ứng dụng email (Email client), mở màn hình gửi trong ứng dụng với địa chỉ email bạn đã lưu trên thẻ khách hàng; xem gửi hóa đơn qua email để biết về mẫu thư và tệp đính kèm.

Cách ghi nhận thanh toán

Chín ngày sau, Dana thanh toán qua Zelle. Việc ghi nhận thanh toán vừa lưu lại sổ theo dõi vừa chuyển đổi trạng thái.

1. Mở tab Hóa đơn và chạm vào hóa đơn để mở màn hình chi tiết của nó.
2. Cuộn xuống thẻ Thanh toán (Payments) và chạm Ghi nhận (Record).
3. Trong hộp thoại Ghi nhận thanh toán (Record Payment), trường Số tiền (Amount) đã được điền sẵn số dư còn lại, ở đây là toàn bộ $690. Chỉ thay đổi nó khi thanh toán một phần.
4. Chọn Phương thức thanh toán (Payment Method), điều chỉnh ngày nếu tiền về sớm hơn, và nhập mã giao dịch vào Số tham chiếu (Reference Number) để sau này bạn có thể đối chiếu với sao kê ngân hàng.
5. Chạm Lưu thanh toán (Save Payment). Vì không còn gì phải trả, hóa đơn tự động chuyển sang Đã thanh toán (Paid) và thanh tiến trình chuyển sang màu xanh lá.

Nếu bạn không muốn giữ sổ theo dõi, menu ⋮ trên hóa đơn đã gửi có mục đơn giản Đánh dấu đã thanh toán (Mark as paid). Nó thay đổi huy hiệu và dừng nhắc nhở nhưng không ghi nhận số tiền nào, nên thẻ Thanh toán vẫn hiển thị toàn bộ số dư là còn lại. Về tiền đặt cọc, trả góp và điều chỉnh, hãy đọc thanh toán, thanh toán một phần và số tiền còn phải trả.

Quy tắc và chi tiết

• Tên doanh nghiệp là trường bắt buộc duy nhất trên biểu mẫu thiết lập, và tên khách hàng là trường bắt buộc duy nhất trên biểu mẫu khách hàng. Mọi thứ khác đều tùy chọn và có thể điền sau từ Cài đặt hoặc thẻ khách hàng.
• Hoàn tất biểu mẫu thiết lập sẽ khởi động bản dùng thử bảy ngày. Trong thời gian dùng thử và khi có gói đăng ký Pro, bạn có thể lưu hóa đơn, tạo khách hàng, và in hoặc chia sẻ PDF. Nếu không có cả hai, những thao tác đó sẽ mở màn hình đăng ký; việc xem và xem trước vẫn miễn phí.
• Một hóa đơn mới sẽ lấy hồ sơ mặc định, chuỗi hóa đơn mặc định của hồ sơ đó, loại tiền của chuỗi hoặc của hồ sơ, ngày phát hành là hôm nay và hạn thanh toán sau 30 ngày. Đổi ngày phát hành sang một ngày sau hạn thanh toán hiện tại sẽ đẩy hạn thanh toán tiến thêm 30 ngày nữa.
• Việc lưu luôn lưu hóa đơn dưới dạng bản nháp, dù bạn dùng Lưu bản nháp trên thanh trên cùng hay Lưu ở dưới cùng. Việc lưu bị chặn kèm thông báo nếu chưa chọn khách hàng (Vui lòng chọn khách hàng) hoặc chưa có mục hàng nào (Thêm ít nhất một mục hóa đơn), và mỗi dòng đều cần một mô tả.
• Số tiền của mỗi dòng là số lượng nhân giá, làm tròn đến hàng xu; thuế được áp theo từng dòng từ trường %; giảm giá, nếu bạn nhập, được trừ trước thuế. Dòng có số lượng không đọc được sẽ tính là 1, giá không đọc được sẽ tính là 0.
• Số hóa đơn đến từ chuỗi đánh số của hồ sơ và là duy nhất trong mỗi hồ sơ. Nếu bạn tự nhập số và nó trùng với số đã có, ứng dụng sẽ tăng bộ đếm và thử lại.
• Chia sẻ & đánh dấu đã gửi chia sẻ trước rồi mới đặt trạng thái, nên nếu bạn hủy bảng chia sẻ thì hóa đơn vẫn là bản nháp. Khi một hóa đơn đã được gửi, mở nó từ màn hình chi tiết sẽ hiển thị chế độ chỉ đọc; để thay đổi, hãy chuyển nó về bản nháp từ menu ⋮ hoặc nhân bản nó.
• Việc ghi nhận thanh toán chỉ đặt hóa đơn thành Đã thanh toán khi số dư còn lại giảm xuống một xu hoặc ít hơn, và chỉ với các khoản thanh toán bằng chính loại tiền của hóa đơn. Xóa khoản thanh toán đó sau này sẽ mở lại số dư và đưa trạng thái về Đã gửi.
• Hóa đơn ở trạng thái Đã gửi và đã quá hạn thanh toán sẽ tự động được hiển thị là Quá hạn (Overdue); không cần lên lịch gì cả.
• Mọi thứ hiển thị ở đây đều được lưu trên điện thoại. Hãy sao lưu dữ liệu từ Cài đặt trước khi bạn đổi thiết bị.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Thiết lập hồ sơ doanh nghiệp của bạn - logo, mã số thuế, chuỗi đánh số, mẫu điều khoản thanh toán và hồ sơ thứ hai.
• Trình chỉnh sửa hóa đơn - từng thẻ của biểu mẫu, từ thuế cài sẵn đến ảnh đính kèm.
• Thanh toán, thanh toán một phần và số tiền còn phải trả - tiền đặt cọc, trả góp và những gì khách hàng nhìn thấy.