Hướng dẫn sử dụng

Khách hàng, danh mục và nhóm khách hàng

Thêm thẻ khách hàng, sắp xếp khách hàng vào danh mục và danh mục con, lọc theo hóa đơn chưa thanh toán hoặc hợp đồng, và xem mọi tài liệu theo từng khách hàng.

Cập nhật: 2026-09-09

Một khách hàng trong Invoice Flow là phía “Bill To” của một tài liệu. Mỗi hóa đơn, báo giá, hợp đồng, chi phí và giờ theo dõi đều trỏ tới một bản ghi khách hàng, vì vậy chất lượng của bản ghi đó quyết định bạn tìm mọi thứ sau này nhanh đến đâu: địa chỉ in trên PDF, email mà màn hình gửi đề xuất, và quốc gia cung cấp dữ liệu cho các token đánh số đều đến từ đây. Với hai, ba chục khách hàng, bạn muốn danh sách được nhóm theo đúng cách bạn nghĩ về công việc của mình, và bạn muốn trả lời câu hỏi “ai vẫn còn nợ tiền tôi và chưa có thư cam kết dịch vụ” mà không cần mở từng khách hàng một.

Hướng dẫn này theo chân Ledgerline Bookkeeping, một hãng kế toán hai người ở Manchester lập hóa đơn bằng bảng Anh. Priya có mười hai khách hàng chia thành ba danh mục, Retail, Trades và Professional services, với hai danh mục con bên dưới (Online sellers thuộc Retail, Construction thuộc Trades), một nhóm khu vực Cheshire cho vòng thăm khách hàng thứ Năm của cô, và một nhóm tùy chỉnh Monthly retainer cho các khách hàng được lập hóa đơn vào ngày đầu mỗi tháng.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Mở tab Khách hàng ở thanh điều hướng dưới cùng. Thanh ứng dụng mang bốn biểu tượng: kính lúp biến tiêu đề thành trường Tìm kiếm khách hàng…, phễu lọc cho bộ lọc nâng cao (nó mọc ra một huy hiệu số màu đỏ khi có bộ lọc đang hoạt động), một biểu tượng hình khối với chú thích Nhóm khách hàng, và một biểu tượng hộp cho Lưu trữ. Bên dưới thanh ứng dụng, ngay khi bạn có ít nhất một nhóm, một dải chip nằm ngang xuất hiện: Tất cả khách hàng đầu tiên, sau đó là một chip cho mỗi nhóm theo thứ tự bảng chữ cái. Danh mục con xuất hiện trong dải này dưới tên ngắn riêng, nên dải của Priya đọc là Tất cả khách hàng, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Mỗi khách hàng là một hàng: một ảnh đại diện tròn với logo của khách hàng hoặc hai chữ cái đầu, tên in đậm, và một dòng thứ hai với công ty và email nối bằng dấu chấm. Các hàng được sắp xếp theo tên. Chạm vào một hàng mở màn hình chi tiết khách hàng; vuốt một hàng từ phải sang trái để lộ ra dải màu cam lưu trữ. Nút + ở góc dưới bên phải tạo khách hàng mới. Trên máy tính bảng hoặc ở chế độ ngang, danh sách trở thành lưới hai cột của cùng các hàng.

Chạm vào một chip sẽ thu hẹp danh sách chỉ còn thành viên của nhóm đó. Chạm vào một nhóm cha như Trades cũng bao gồm mọi người trong các danh mục con của nó, nên Hollins Joinery, chỉ được gắn thẻ Construction, vẫn xuất hiện dưới Trades. Chạm lại chip đó, hoặc Tất cả khách hàng, để bỏ chọn. Tìm kiếm chạy trước trên tên và công ty, sau đó chip mới thu hẹp kết quả.

Cách thêm thẻ khách hàng

1. Trên Khách hàng, chạm +. Trình biên tập mở ra với tiêu đề Khách hàng mới và nút Lưu trên thanh ứng dụng.
2. Chạm vào ảnh đại diện tròn để đính kèm logo hoặc ảnh. Một bảng đề xuất Camera và Gallery; cả hai đều là trình chọn hệ thống nên không được minh họa ở đây. Ảnh được thu nhỏ tối đa 512 x 512 pixel và lưu bên trong bản ghi khách hàng. Sau khi đặt, một liên kết đỏ Xóa ảnh xuất hiện bên dưới.
3. Nhập Tên *. Đây là trường bắt buộc duy nhất và là văn bản xuất hiện trong danh sách, trong các trình chọn và trên PDF.
4. Điền Công ty, Email và Điện thoại nếu cần. Công ty hiển thị dưới tên trong danh sách; email là thứ màn hình gửi sẽ đề xuất.
5. Chạm Quốc gia và chọn từ danh sách có thể tìm kiếm Chọn quốc gia. Ô hiển thị cờ và tên quốc gia, và trường Địa chỉ bên dưới đổi văn bản ví dụ sang định dạng của quốc gia đó.
6. Viết Địa chỉ trên một hoặc hai dòng đúng như bạn muốn nó được in dưới Bill To.
7. Dùng Ghi chú cho bất cứ điều gì mang tính nội bộ. Ghi chú được hiển thị trên tab Thông tin của khách hàng và không bao giờ trên một tài liệu.
8. Chạm Lưu. Trình biên tập đóng lại và hàng mới xuất hiện trong danh sách ở vị trí bảng chữ cái của nó.

Nếu bạn chạm nút Quay lại khi có thay đổi chưa lưu, một hộp thoại Thay đổi chưa lưu hỏi liệu có nên Ở lại hay Rời đi. Rời đi sẽ hủy các thay đổi.

Cách xếp khách hàng vào các danh mục

Danh mục và nhóm khách hàng là cùng một thứ với hai tên gọi. Trình biên tập gọi chúng là danh mục và hiển thị dưới dạng chip; màn hình Nhóm khách hàng quản lý cùng danh sách đó với mô tả, loại và một trình chọn thành viên. Các nhóm thuộc về hồ sơ doanh nghiệp của bạn, không thuộc về khách hàng, nên nếu bạn điều hành hai hồ sơ thì mỗi hồ sơ có bộ nhóm riêng.

1. Mở một khách hàng trong trình biên tập và cuộn tới mục Danh mục dưới Ghi chú. Mỗi nhóm của hồ sơ hiện tại của bạn là một chip, các nhóm cấp cao nhất trước, mỗi cái theo sau là các danh mục con của nó viết dưới dạng Cha › Con.
2. Chạm vào từng chip phù hợp. Một khách hàng có thể nằm trong bao nhiêu nhóm tùy thích; Fairfield Roofing nằm trong Monthly retainer, Trades và Trades › Construction cùng một lúc.
3. Để thêm một nhóm chưa tồn tại, chạm + Create category. Trong hộp thoại Create category, nhập Category name.
4. Để nguyên Parent category (optional) ở None (top level) cho một danh mục cấp cao nhất mới, hoặc chọn một danh mục cấp cao nhất hiện có để tạo danh mục con. Menu thả xuống chỉ xuất hiện khi có ít nhất một danh mục cấp cao nhất tồn tại.
5. Chạm Lưu trong hộp thoại. Danh mục được lưu ngay lập tức, và chip của nó xuất hiện đã được chọn sẵn cho khách hàng này.
6. Chạm Lưu trên thanh ứng dụng để lưu khách hàng cùng với các thành viên nhóm của họ.

Bên dưới các danh mục, cùng trình biên tập giữ hai cài đặt tiền bạc theo từng khách hàng. Chính sách phí trễ hạn bắt đầu với Sử dụng mặc định của hồ sơ bật; tắt nó để nhập Phần trăm trên tổng, Số ngày ân hạn, Chế độ tính phí (Phí một lần, Theo ngày, Theo tháng), Mức trần % tối đa và Tự động miễn khi thanh toán riêng của khách hàng này. Chiết khấu thanh toán sớm hoạt động theo cách tương tự, và phụ đề công tắc của nó cho bạn biết mặc định hiện tại của hồ sơ là gì. Cả hai đều được nói kỹ trong hướng dẫn về phí trễ hạn.

Cách quản lý nhóm và thành viên của chúng

Màn hình Nhóm khách hàng là mặt còn lại của cùng dữ liệu này. Mở nó từ biểu tượng hình khối trên thanh ứng dụng Khách hàng.

1. Chạm Nhóm khách hàng mới ở góc dưới bên phải. Đặt cho nó một Name và, tùy chọn, một Description, sẽ được hiển thị là dòng thứ hai của hàng.
2. Chọn một loại từ menu thả xuống có nhãn Status: Category, Sản phẩm/dịch vụ, Công ty mẹ, Khu vực hoặc Tùy chỉnh. Loại này chỉ quyết định biểu tượng trên hàng (một nhãn, một hộp, một tòa nhà, một quả địa cầu hoặc dấu thăng); nó không thay đổi cách nhóm hoạt động.
3. Nếu có ít nhất một nhóm cấp cao nhất, một menu thả xuống Parent category (optional) cho phép bạn lồng nhóm mới xuống một cấp. Chạm Lưu.
4. Để thêm hoặc xóa thành viên, chạm vào hàng của nhóm. Một hộp thoại có tiêu đề là tên nhóm liệt kê mọi khách hàng đang hoạt động với một ô đánh dấu; tích vào những khách hàng thuộc về nhóm rồi chạm Lưu. Danh sách bạn lưu sẽ thay thế hoàn toàn thành viên trước đó.
5. Để đổi tên một nhóm, thay đổi loại, mô tả hoặc nhóm cha của nó, chạm vào biểu tượng bút chì trên hàng của nó. Hộp thoại giống hệt như khi tạo nhóm mới.

Tích vào một khách hàng ở đây hoặc chọn một chip trong trình biên tập của họ đều ghi cùng một thành viên nhóm, và tab Khách hàng cập nhật ngay lập tức.

Cách tìm khách hàng theo những gì họ có

Biểu tượng phễu lọc mở bảng Filter clients. Không giống các chip nhóm, vốn là về cách bạn gắn nhãn cho khách hàng, bảng này là về dữ liệu gắn liền với họ.

1. Chạm vào phễu lọc trên thanh ứng dụng Khách hàng. Bảng trượt lên chiếm khoảng hai phần ba màn hình; kéo tay cầm của nó để mở rộng.
2. Trong mục Has related data, chạm vào bất kỳ mục nào trong Hóa đơn, Báo giá, Unpaid invoices, Hợp đồng, Time entries, Dự án và Chi phí. Chọn nhiều mục có nghĩa là khách hàng phải có tất cả các mục đó.
3. Trong mục Attributes, chọn một Quốc gia (chỉ những quốc gia được ít nhất một khách hàng sử dụng mới được đề xuất) và, nếu bạn giữ nhiều hơn một hồ sơ doanh nghiệp, một Business profile để hiển thị khách hàng có ít nhất một tài liệu dưới hồ sơ đó.
4. Bật Custom late-fee settings để chỉ giữ lại các khách hàng có chính sách phí trễ hạn khác với hồ sơ.
5. Mở rộng Additional filters cho các công tắc Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar và Has notes, tiện dụng để phát hiện các thẻ chưa hoàn chỉnh.
6. Chạm Áp dụng. Biểu tượng phễu lọc giờ hiển thị số điều kiện đang hoạt động. Mở lại bảng và chạm Reset, rồi Áp dụng, để xóa mọi thứ.

“Unpaid invoices” nghĩa là một tài liệu loại hóa đơn có trạng thái khác Paid hoặc Cancelled, nên bản nháp cũng được tính. Các chip dữ liệu liên quan xem xét mọi tài liệu, kể cả những tài liệu đã lưu trữ, trong khi bản thân danh sách chỉ hiển thị các khách hàng đang hoạt động.

Màn hình chi tiết khách hàng hiển thị những gì

Chạm vào một hàng để mở khách hàng. Một tiêu đề có màu nền hiển thị ảnh đại diện, tên và công ty, và bên dưới là một hàng có thể cuộn gồm năm tab.

• Thông tin liệt kê Email, Điện thoại, Địa chỉ và Ghi chú khi chúng được điền, và luôn có ngày Added.
• Tài liệu liệt kê mọi tài liệu chưa lưu trữ của khách hàng này, mới nhất trước: hóa đơn, báo giá và mọi loại khác từ cùng bảng dữ liệu. Mỗi hàng hiển thị số, ngày phát hành, tổng tiền theo tiền tệ của tài liệu và một huy hiệu trạng thái (Draft, Sent, Paid, Cancelled). Chạm vào một hàng để mở tài liệu.
• Dự án liệt kê các dự án của khách hàng với trạng thái và tổng đã lập hóa đơn của chúng, và có nút + nhỏ riêng để bắt đầu một dự án đã liên kết sẵn với khách hàng này.
• Hợp đồng hiển thị tiêu đề hợp đồng, ngày bắt đầu và kết thúc của chúng và một huy hiệu trạng thái.
• Hoạt động hợp nhất chi phí (màu đỏ, kèm số tiền) và các mục thời gian (màu xanh, kèm thời lượng theo giờ và phút) thành một danh sách sắp xếp theo ngày.

Không có số dư tổng hợp trên màn hình này. Để xem khách hàng còn nợ bao nhiêu, hãy đọc các hàng Sent ở đây, hoặc dùng bộ lọc trạng thái trên tab Tài liệu chính và danh sách quá hạn trên bảng điều khiển. Biểu tượng bút chì trên thanh ứng dụng mở trình biên tập; biểu tượng hộp lưu trữ khách hàng.

Quy tắc và chi tiết

• Trường bắt buộc. Chỉ Tên * được kiểm tra (“Name is required”). Mọi trường khác đều tùy chọn; một trường để trống được lưu là không có giá trị, nên tab Thông tin ẩn nó đi và các bộ lọc “Has …” coi đó là thiếu.
• Khách hàng sống ở đâu. Khách hàng được chia sẻ trên tất cả các hồ sơ doanh nghiệp. Danh mục và nhóm thuộc về một hồ sơ: các chip trong trình biên tập, dải trên danh sách và màn hình Nhóm khách hàng đều hiển thị các nhóm của hồ sơ hiện đang được đánh dấu là mặc định. Xóa một hồ sơ sẽ xóa các nhóm của nó; khách hàng vẫn còn nguyên.
• Lồng ghép. Nhóm lồng nhau một cấp. Chỉ các nhóm cấp cao nhất được đề xuất làm nhóm cha, và một nhóm không thể là cha của chính nó. Nếu một nhóm cha bị xóa, các danh mục con của nó được nâng lên cấp cao nhất thay vì bị mất.
• Không có xóa cho nhóm. Màn hình Nhóm khách hàng không có thao tác xóa; bạn có thể đổi tên một nhóm, đổi nhóm cha hoặc làm rỗng thành viên của nó. Hộp thoại Create category bỏ qua Save khi tên còn trống; trình biên tập nhóm trên màn hình Nhóm khách hàng không kiểm tra điều này, nên một nhóm được lưu mà không có tên sẽ hiển thị như một hàng trống.
• Sắp xếp và tìm kiếm. Danh sách luôn được sắp xếp theo tên. Tìm kiếm khớp một phần của tên hoặc công ty, không phải email. Chip nhóm và bộ lọc nâng cao được áp dụng lên trên kết quả tìm kiếm, theo thứ tự đó.
• Ý nghĩa của bộ lọc. Mọi điều kiện được chọn đều phải đúng (VÀ). Công tắc Has outstanding balance đọc một cột số dư được lưu trữ mà ứng dụng chỉ điền trong quá trình nhập bản sao lưu; với dữ liệu được nhập trên điện thoại, cột này vẫn ở mức không, nên hãy ưu tiên chip Unpaid invoices. Menu thả xuống Currency chỉ xuất hiện khi một khách hàng có tiền tệ ưa thích, mà hiện chưa có màn hình nào đặt, nên bình thường bạn sẽ không thấy nó.
• Ghi đè theo từng khách hàng. Khi Sử dụng mặc định của hồ sơ bật, các cột phí trễ hạn của khách hàng được lưu trống và chính sách của hồ sơ doanh nghiệp được áp dụng. Khi tắt, mỗi trường bạn để trống vẫn quay về mặc định của hồ sơ riêng lẻ; số tiền tối thiểu và tùy chọn Bao gồm trong PDF chỉ có ở cấp hồ sơ. Chiết khấu thanh toán sớm hoạt động theo cùng mẫu.
• Trình biên tập hóa đơn dùng gì. Từ thẻ khách hàng, trình biên tập hóa đơn đọc tên, công ty, email, địa chỉ và mã quốc gia (cho token đánh số {client_country}), cùng các ghi đè phí trễ hạn và chiết khấu. Điều khoản thanh toán được điền sẵn từ hồ sơ, không phải từ khách hàng.
• Lưu trữ, không xóa. Vuốt một hàng hoặc chạm biểu tượng hộp trên màn hình chi tiết sẽ hỏi Chuyển vào lưu trữ? và, khi chọn Archive, ẩn khách hàng cùng tất cả tài liệu của họ. Cả hai đều có thể quay lại từ màn hình Lưu trữ bằng Khôi phục. Xóa vĩnh viễn chỉ được cung cấp ở đó, sau hai lần xác nhận, và xóa các hóa đơn, chi phí và mục thời gian của khách hàng cùng một lúc.
• Những gì cần Pro. Nút + trên danh sách, nút Thêm khách hàng ở trạng thái rỗng, biểu tượng bút chì trên màn hình chi tiết, nút Nhóm khách hàng mới và nút + trên tab Dự án đều kiểm tra bản dùng thử hoặc gói đăng ký của bạn và mở màn hình trả phí nếu không có. Xem, tìm kiếm, lọc, chỉnh sửa một nhóm hiện có, tích thành viên, lưu trữ và khôi phục luôn khả dụng.
• Trình chọn hệ thống. Trình chọn ảnh đại diện dùng camera hoặc thư viện ảnh hệ thống. Ảnh được chọn thu nhỏ về 512 pixel và lưu nguyên trạng; không có bước cắt ảnh.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Trình biên tập hóa đơn
• Phí trễ hạn
• Dự án và các mốc