Ръководство

Клиенти, категории и групи клиенти

Добавяйте клиентски картони, подреждайте клиенти в категории и подкатегории, филтрирайте ги по неплатени фактури или договори и вижте всеки документ по клиент.

Обновено: 2026-09-09

Клиентът в Invoice Flow е страната “Bill To” в даден документ. Всяка фактура, оферта, договор, разход и проследен час сочи към един клиентски запис, така че качеството на този запис определя колко бързо ще намирате нещата по-късно: адресът, който се отпечатва на PDF-а, имейлът, който екранът за изпращане предлага, и държавата, която захранва вашите токени за номерация, идват оттук. С дванадесет или тридесет клиента искате списъкът да е групиран по начина, по който мислите за работата си, и искате да можете да отговорите на “кой все още ми дължи пари и няма договор”, без да отваряте всеки клиент поотделно.

Това ръководство следва Ledgerline Bookkeeping, практика на двама души в Манчестър, която издава фактури в лири. Прия има дванадесет клиента, разделени в три категории – Retail, Trades и Professional services, с две подкатегории отдолу (Online sellers под Retail, Construction под Trades), група Cheshire region за четвъртъчните ѝ обиколки при клиенти, и персонализирана група Monthly retainer за клиентите, на които издава фактура на първо число всеки месец.

Какво виждате на екрана

Отворете раздела Клиенти (Clients) в долната навигация. Горната лента носи четири икони: лупа, която превръща заглавието в поле Search clients…, фуния за разширения филтър (тя показва червен номер-значка, когато има активен филтър), икона с форми с подсказка Client Groups, и икона с кутия за Архив (Archive). Под горната лента, веднага щом имате поне една група, се появява хоризонтална лента с чипове: първо All clients, после по един чип за всяка група в азбучен ред. Подкатегориите се показват в тази лента под собственото си кратко име, така че лентата на Прия гласи All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Всеки клиент е един ред: кръгъл аватар с логото на клиента или две инициали, името с получер шрифт и втори ред с фирмата и имейла, съединени с точка. Редовете са подредени по име. Докосването на ред отваря екрана с подробности за клиента; плъзгането на ред отдясно наляво разкрива оранжева лента за архивиране. Бутонът + долу вдясно създава нов клиент. На таблет или в пейзажна ориентация списъкът се превръща в двуколонна мрежа от същите редове.

Докосването на чип стеснява списъка до членовете на тази група. Докосването на родителски чип, например Trades, включва и всички от неговите подкатегории, така че Hollins Joinery, маркирана само с Construction, се показва и под Trades. Докоснете чипа отново, или All clients, за да изчистите избора. Търсенето работи първо по име и фирма, а после чипът стеснява резултата.

Как да добавите клиентски картон

1. В Клиенти (Clients) докоснете +. Редакторът се отваря със заглавие New Client и бутон Запази (Save) в горната лента.
2. Докоснете кръглия аватар, за да прикачите лого или снимка. Лист предлага Camera и Gallery; и двете са системни избирачи, затова не са показани тук. Снимката се мащабира до най-много 512 на 512 пиксела и се съхранява вътре в клиентския запис. След задаване, под нея се появява червена връзка Remove photo.
3. Въведете Name *. Това е единственото задължително поле и текстът, който се появява в списъка, в избирачите и на PDF-а.
4. Попълнете Company, Email и Phone по нужда. Фирмата се показва под името в списъка; имейлът е това, което екранът за изпращане ще предложи.
5. Докоснете Държава (Country) и изберете от списъка с търсене Select country. Плочката показва флага и името на държавата, а полето Address отдолу променя примерния си текст в съответствие с формата на тази държава.
6. Напишете Address на един или два реда точно както искате да се отпечата под Bill To.
7. Използвайте Бележки (Notes) за всичко вътрешно. Бележките се показват в раздела Info на клиента и никога на документ.
8. Докоснете Запази (Save). Редакторът се затваря и новият ред се появява в списъка на азбучната си позиция.

Ако докоснете назад с незапазени промени, диалог Unsaved Changes пита дали да Stay или Leave. Излизането отхвърля промените.

Как да разпределите клиенти в категории

Категориите и групите клиенти са едно и също нещо с две имена. Редакторът ги нарича категории и ги показва като чипове; екранът Client Groups управлява същия списък с описания, видове и избирач на членове. Групите принадлежат на бизнес профила ви, не на клиента, така че ако управлявате два профила, всеки има собствен набор.

1. Отворете клиент в редактора и превъртете до секция Categories под Notes. Всяка група от текущия ви профил е чип – първо тези от най-високо ниво, всяка следвана от подкатегориите си, изписани като Parent › Child.
2. Докоснете всеки чип, който важи. Клиент може да е в колкото искате групи; Fairfield Roofing е едновременно в Monthly retainer, Trades и Trades › Construction.
3. За да добавите група, която още не съществува, докоснете + Create category. В диалога Create category въведете Category name.
4. Оставете Parent category (optional) на None (top level) за нова категория от най-високо ниво, или изберете съществуваща категория от най-високо ниво, за да направите подкатегория. Падащото меню се появява само след като съществува поне една категория от най-високо ниво.
5. Докоснете Запази (Save) в диалога. Категорията се съхранява веднага и чипът ѝ се показва вече избран за този клиент.
6. Докоснете Запази (Save) в горната лента, за да съхраните клиента заедно с членствата му.

Под категориите, същият редактор съдържа две настройки на клиента, свързани с пари. Late-fee policy започва с включен Use profile default; изключете го, за да въведете собствените Percent of total, Grace days, Accrual mode (One-time charge, Per day, Per month), Max % cap и Auto-forgive on payment на този клиент. Early-payment discount работи по същия начин, а подзаглавието на превключвателя му показва каква е текущата настройка по подразбиране на профила. И двете са разгледани подробно в ръководството за закъснели такси.

Как да управлявате групи и техните членове

Екранът Client Groups е другата страна на същите данни. Отворете го от иконата с форми в горната лента на Clients.

1. Докоснете New Client Group долу вдясно. Дайте ѝ Name и, по избор, Description, което се показва като втори ред на реда.
2. Изберете вид от падащото меню с надпис Status: Category, Product/Service, Parent company, Region или Custom. Видът определя само иконата на реда (етикет, кутия, сграда, глобус или знак хеш); не променя поведението на групата.
3. Ако съществува поне една група от най-високо ниво, се появява падащо меню Parent category (optional), което позволява новата група да бъде вложена едно ниво по-надолу. Докоснете Запази (Save).
4. За да добавите или премахнете членове, докоснете реда на групата. Диалог, озаглавен с името на групата, изброява всеки активен клиент с квадратче за отметка; отметнете тези, които принадлежат, и докоснете Запази (Save). Списъкът, който запазвате, изцяло заменя предишното членство.
5. За да преименувате група, промените вида, описанието или родителя ѝ, докоснете молива на реда ѝ. Диалогът е същият като за нова група.

Отметването на клиент тук или избирането на чип в редактора му записва едно и също членство, а разделът Clients се обновява веднага.

Как да намирате клиенти по това, което имат

Иконата на фуния отваря листа Filter clients. За разлика от чиповете на групите, които са свързани с това как сте маркирали клиента, този лист е свързан с данните, прикачени към него.

1. Докоснете фунията в горната лента на Клиенти (Clients). Листът се плъзга нагоре до около две трети от екрана; изтеглете дръжката му, за да го уголемите.
2. Под Has related data докоснете който и да е от Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects и Expenses. Избирането на няколко означава, че клиентът трябва да ги има всичките.
3. Под Attributes изберете Country (предлагат се само държавите, използвани от поне един клиент) и, ако поддържате повече от един бизнес профил, Business profile, за да покажете клиентите, които имат поне един документ по него.
4. Включете Custom late-fee settings, за да задържите само клиентите, чиято политика за закъснели такси заменя тази на профила.
5. Разгънете Additional filters за превключвателите Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar и Has notes, които са удобни за откриване на непълни картони.
6. Докоснете Apply. Иконата на фунията вече показва броя на активните условия. Отворете листа отново и докоснете Reset, после Apply, за да изчистите всичко.

“Unpaid invoices” означава документ от типа фактура, чийто статус е различен от Paid или Cancelled, така че чернови също се броят. Чиповете за свързани данни разглеждат всички документи, включително архивираните, докато самият списък показва само активни клиенти.

Какво показва екранът с подробности за клиента

Докоснете ред, за да отворите клиента. Оцветена заглавна лента показва аватара, името и фирмата, а под нея – редица от пет раздела, през която можете да превъртате.

• Info изброява Email, Phone, Address и Notes, когато са попълнени, и винаги датата Added.
• Documents изброява всеки неархивиран документ за този клиент, най-новите отгоре: фактури, оферти и всеки друг тип от същата таблица. Всеки ред показва номера, датата на издаване, общата сума във валутата на документа и статусна значка (Draft, Sent, Paid, Cancelled). Докоснете ред, за да отворите документа.
• Projects изброява проектите на клиента с техния статус и фактурираната сума, и има собствен малък + за стартиране на проект, вече свързан с този клиент.
• Contracts показва заглавията на договорите, техните начални и крайни дати и статусна значка.
• Activity обединява разходи (в червено, със сумата) и записи на време (в синьо, с продължителност в часове и минути) в един списък, подреден по дата.

На този екран няма обобщено салдо. За да видите какво дължи клиент, прочетете редовете Sent тук, или използвайте статусните филтри в основния раздел Documents и списъка с просрочени фактури на таблото. Моливът в горната лента отваря редактора; иконата на кутия архивира клиента.

Правила и подробности

• Задължителни полета. Само Name * се валидира (“Name is required”). Всяко друго поле е незадължително; полето, оставено празно, се съхранява без стойност, така че разделът Info го скрива, а филтрите “Has …” го третират като липсващо.
• Къде живеят клиентите. Клиентите се споделят между всички бизнес профили. Категориите и групите принадлежат на един профил: чиповете в редактора, лентата в списъка и екранът Client Groups показват всички групите на профила, който в момента е маркиран като по подразбиране. Изтриването на профил изтрива и групите му; клиентите остават.
• Влагане. Групите се влагат на едно ниво дълбочина. Само групи от най-високо ниво се предлагат като родители, и група не може да бъде свой собствен родител. Ако родител бъде премахнат, неговите подкатегории се повишават до най-високо ниво, вместо да се загубят.
• Няма изтриване за групи. Екранът Client Groups няма действие за изтриване; можете да преименувате група, да промените родителя или да изпразните членството ѝ. Диалогът Create category игнорира Save, докато името е празно; редакторът на групи в екрана Client Groups не проверява това, така че група, запазена без име, се показва като празен ред.
• Подреждане и търсене. Списъците винаги са подредени по име. Търсенето съвпада с фрагмент от името или фирмата, не с имейла. Чипът на групата и разширеният филтър се прилагат върху резултата от търсенето, в този ред.
• Логика на филтъра. Всяко избрано условие трябва да е изпълнено (И). Превключвателят Has outstanding balance чете съхранена колона за салдо, която приложението попълва само при импорт от архив; за данни, въведени на телефона, тя остава нула, затова предпочитайте чипа Unpaid invoices. Падащото меню Currency се появява само когато клиент има предпочитана валута, което в момента не се задава от никой екран, така че обикновено няма да го виждате.
• Настройки за отделен клиент. Когато Use profile default е включено, колоните за закъснели такси на клиента се съхраняват празни и се прилага политиката на бизнес профила. Когато е изключено, всяко поле, което оставите празно, все пак се връща към профила поотделно; минималната сума и опцията Include in PDF са само на ниво профил. Отстъпката за ранно плащане следва същия модел.
• Какво използва редакторът на фактури. От клиентския картон редакторът на фактури чете името, фирмата, имейла, адреса и кода на държавата (за токена за номерация {client_country}), плюс заменянията за закъснели такси и отстъпка. Условията за плащане се предварително попълват от профила, не от клиента.
• Архивиране, а не изтриване. Плъзгането на ред или докосването на иконата на кутия на екрана с подробности пита Move to archive? и, при Archive, скрива клиента заедно с всичките му документи. И двете се връщат от екрана Archive чрез Restore. Постоянно изтриване се предлага само там, зад две потвърждения, и премахва фактурите, разходите и записите на време на клиента наведнъж.
• Какво изисква Pro. Бутонът + в списъка, бутонът Add Client в празното състояние, моливът на екрана с подробности, бутонът New Client Group и + в раздела Projects проверяват пробния ви период или абонамент и отварят екрана за плащане в противен случай. Преглеждането, търсенето, филтрирането, редактирането на съществуваща група, отметването на членове, архивирането и възстановяването са винаги достъпни.
• Системни избирачи. Избирачът на аватар използва системната камера или галерия. Избраното изображение се мащабира до 512 пиксела и се съхранява както е; няма стъпка за изрязване.

Съвети

Свързани ръководства

• Редакторът на фактури
• Закъснели такси
• Проекти и етапи