Guida utente

Clienti, categorie e gruppi di clienti

Crea le schede cliente, ordina i clienti in categorie e sotto-categorie, filtrali per fatture non pagate o contratti e vedi tutti i documenti per cliente.

Aggiornato: 2026-09-09

Un cliente in Invoice Flow è il lato “Destinatario” di un documento. Ogni fattura, preventivo, contratto, spesa e ora registrata punta a una scheda cliente, quindi la qualità di quella scheda decide quanto in fretta ritroverai le cose in seguito: l’indirizzo stampato sul PDF, l’email proposta dalla schermata di invio e il paese che alimenta i segnaposto di numerazione vengono tutti da qui. Con venti o trenta clienti vuoi che l’elenco sia raggruppato come pensi al tuo lavoro, e vuoi rispondere a “chi mi deve ancora dei soldi e non ha una lettera di incarico” senza aprire ogni cliente uno per uno.

Questa guida segue Ledgerline Bookkeeping, uno studio di due persone a Manchester che fattura in sterline. Priya ha dodici clienti divisi in tre categorie, Retail, Trades e Professional services, con due sotto-categorie sotto di esse (Online sellers sotto Retail, Construction sotto Trades), un gruppo regionale Cheshire per il suo giro di visite del giovedì e un gruppo personalizzato Monthly retainer per i clienti fatturati il primo di ogni mese.

Che cosa vedi sullo schermo

Apri la scheda Clienti nella barra di navigazione in basso. La barra dell’app porta quattro icone: una lente che trasforma il titolo in un campo Cerca clienti…, un imbuto per il filtro avanzato (a cui si aggiunge un badge rosso con un numero quando un filtro è attivo), un’icona con delle forme e il suggerimento Gruppi di clienti e un’icona a scatola per l’Archivio. Sotto la barra dell’app, non appena hai almeno un gruppo, compare una striscia orizzontale di chip: prima Tutti i clienti, poi un chip per gruppo in ordine alfabetico. Le sotto-categorie compaiono in questa striscia con il loro nome breve, quindi la striscia di Priya riporta Tutti i clienti, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Ogni cliente è una riga: un avatar rotondo con il logo del cliente o due iniziali, il nome in grassetto e una seconda riga con azienda ed email unite da un punto. Le righe sono ordinate per nome. Toccando una riga si apre la schermata di dettaglio del cliente; scorrendo una riga da destra a sinistra compare una striscia arancione di archiviazione. Il pulsante + in basso a destra crea un nuovo cliente. Su un tablet o in orizzontale l’elenco diventa una griglia a due colonne con le stesse righe.

Toccando un chip l’elenco si restringe ai membri di quel gruppo. Toccando un genitore come Trades vengono inclusi anche tutti quelli delle sue sotto-categorie, quindi Hollins Joinery, etichettata solo come Construction, compare sotto Trades. Tocca di nuovo il chip, o Tutti i clienti, per azzerarlo. La ricerca agisce per prima su nome e azienda, poi il chip restringe il risultato.

Come aggiungere una scheda cliente

1. In Clienti, tocca +. L'editor si apre con il titolo Nuovo cliente e un pulsante Salva nella barra dell'app.
2. Tocca l'avatar rotondo per allegare un logo o una foto. Un foglio propone Fotocamera e Galleria; sono entrambi selettori di sistema, quindi non sono mostrati qui. L'immagine viene ridimensionata ad al massimo 512 per 512 pixel e memorizzata dentro la scheda cliente. Una volta impostata, sotto compare un link rosso Rimuovi foto.
3. Digita il Nome *. È l'unico campo obbligatorio ed è il testo che compare nell'elenco, nei selettori e sul PDF.
4. Compila Azienda, E-mail e Telefono secondo necessità. L'azienda compare sotto il nome nell'elenco; l'email è quella che la schermata di invio proporrà.
5. Tocca Paese e scegli dall'elenco ricercabile Seleziona paese. La voce mostra la bandiera e il nome del paese, e il campo Indirizzo sottostante cambia il testo di esempio nel formato di quel paese.
6. Scrivi l'Indirizzo su una o due righe esattamente come vuoi che sia stampato sotto il destinatario.
7. Usa Note per qualsiasi informazione interna. Le note sono mostrate nella scheda Info del cliente e mai su un documento.
8. Tocca Salva. L'editor si chiude e la nuova riga compare nell'elenco alla sua posizione alfabetica.

Se tocchi Indietro con modifiche non salvate, una finestra Modifiche non salvate chiede se vuoi Resta o Esci. Uscendo si scartano le modifiche.

Come inserire i clienti nelle categorie

Categorie e gruppi di clienti sono la stessa cosa con due nomi. L’editor le chiama categorie e le mostra come chip; la schermata Gruppi di clienti gestisce lo stesso elenco con descrizioni, tipi e un selettore di membri. I gruppi appartengono al tuo profilo aziendale, non al cliente, quindi se gestisci due profili ciascuno ha il proprio insieme.

1. Apri un cliente nell'editor e scorri fino alla sezione Categories sotto le note. Ogni gruppo del profilo corrente è un chip, prima quelli di primo livello, ciascuno seguito dalle sue sotto-categorie scritte come Genitore › Figlio.
2. Tocca ogni chip pertinente. Un cliente può stare in quanti gruppi vuoi; Fairfield Roofing è contemporaneamente in Monthly retainer, Trades e Trades › Construction.
3. Per aggiungere un gruppo che non esiste ancora, tocca + Create category. Nella finestra Create category, digita il Category name (nome della categoria).
4. Lascia Parent category (optional) su None (top level) per una nuova categoria di primo livello, oppure scegli una categoria di primo livello esistente per creare una sotto-categoria. Il menu a discesa compare solo quando esiste almeno una categoria di primo livello.
5. Tocca Salva nella finestra. La categoria viene memorizzata subito e il suo chip compare già selezionato per questo cliente.
6. Tocca Salva nella barra dell'app per salvare il cliente insieme alle sue appartenenze.

Sotto le categorie, lo stesso editor contiene due impostazioni economiche per singolo cliente. La Politica di mora parte con Usa impostazione predefinita del profilo attivo; disattivalo per inserire i valori propri di questo cliente: Percentuale del totale, Giorni di grazia, Modalità di maturazione (Addebito una tantum, Al giorno, Al mese), Tetto % massimo e Condona automaticamente al pagamento. Early-payment discount (sconto per pagamento anticipato) funziona allo stesso modo e il sottotitolo del suo interruttore ti dice qual è al momento il valore predefinito del profilo. Entrambi sono trattati in dettaglio nella guida sulle more.

Come gestire i gruppi e i loro membri

La schermata Gruppi di clienti è l’altra faccia degli stessi dati. Aprila dall’icona con le forme nella barra dell’app dei Clienti.

1. Tocca Nuovo gruppo di clienti in basso a destra. Dagli un Nome e, se vuoi, una Descrizione, che viene mostrata come seconda riga della riga del gruppo.
2. Scegli un tipo dal menu a discesa etichettato Stato: Categoria, Prodotto/Servizio, Società madre, Regione o Personalizzato. Il tipo decide solo l'icona sulla riga (un'etichetta, una scatola, un edificio, un globo o un cancelletto); non cambia il comportamento del gruppo.
3. Se esiste almeno un gruppo di primo livello, un menu Parent category (optional) ti permette di annidare il nuovo gruppo di un livello. Tocca Salva.
4. Per aggiungere o rimuovere membri, tocca la riga del gruppo. Una finestra intitolata con il nome del gruppo elenca tutti i clienti attivi con una casella di spunta; spunta quelli che ne fanno parte e tocca Salva. L'elenco che salvi sostituisce completamente l'appartenenza precedente.
5. Per rinominare un gruppo, cambiarne il tipo, la descrizione o il genitore, tocca la matita sulla sua riga. La finestra è la stessa di un nuovo gruppo.

Spuntare un cliente qui o selezionare un chip nel suo editor scrive la stessa appartenenza, e la scheda Clienti si aggiorna immediatamente.

Come trovare i clienti in base a ciò che hanno

L’icona a imbuto apre il foglio Filter clients (filtra clienti). A differenza dei chip dei gruppi, che riguardano il modo in cui hai etichettato un cliente, questo foglio riguarda i dati collegati a lui.

1. Tocca l'imbuto nella barra dell'app Clienti. Il foglio sale fino a circa due terzi dello schermo; trascina la sua maniglia per ingrandirlo.
2. Sotto Has related data (dati collegati), tocca una qualsiasi tra Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects ed Expenses. Selezionandone più di una, il cliente deve averle tutte.
3. Sotto Attributes (attributi), scegli un Country (vengono proposti solo i paesi usati da almeno un cliente) e, se tieni più di un profilo aziendale, un Business profile per mostrare i clienti che hanno almeno un documento sotto quel profilo.
4. Attiva Custom late-fee settings per tenere solo i clienti la cui politica di mora sovrascrive quella del profilo.
5. Espandi Additional filters per gli interruttori Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar e Has notes, comodi per individuare le schede incomplete.
6. Tocca Apply. L'icona a imbuto mostra ora il numero di condizioni attive. Riapri il foglio e tocca Reset, poi Apply, per azzerare tutto.

“Unpaid invoices” significa un documento di tipo fattura il cui stato è diverso da Pagata o Annullata, quindi contano anche le bozze. I chip dei dati collegati guardano tutti i documenti, compresi quelli archiviati, mentre l’elenco mostra solo i clienti attivi.

Che cosa mostra la schermata di dettaglio del cliente

Tocca una riga per aprire il cliente. Un’intestazione colorata mostra avatar, nome e azienda, e sotto una riga scorrevole di cinque schede.

• Info elenca E-mail, Telefono, Indirizzo e Note quando sono compilati, e sempre la data di Aggiunto.
• Documenti elenca ogni documento non archiviato di questo cliente, dal più recente: fatture, preventivi e qualsiasi altro tipo della stessa tabella. Ogni riga mostra il numero, la data di emissione, il totale nella valuta del documento e un badge di stato (Bozza, Inviata, Pagata, Annullata). Tocca una riga per aprire il documento.
• Progetti elenca i progetti del cliente con il loro stato e il totale fatturato, e ha un piccolo + proprio per avviare un progetto già collegato a questo cliente.
• Contratti mostra i titoli dei contratti, le loro date di inizio e fine e un badge di stato.
• Attività unisce spese (in rosso, con l’importo) e registrazioni di tempo (in blu, con la durata in ore e minuti) in un unico elenco ordinato per data.

In questa schermata non c’è un saldo totale. Per vedere quanto ti deve un cliente, leggi qui le righe Inviata, oppure usa i filtri di stato nella scheda Documenti principale e l’elenco degli scaduti sul pannello. La matita nella barra dell’app apre l’editor; l’icona a scatola archivia il cliente.

Regole e dettagli

• Campi obbligatori. Solo Nome * viene validato (“Il nome è obbligatorio”). Ogni altro campo è facoltativo; un campo lasciato vuoto viene memorizzato come assenza di valore, quindi la scheda Info lo nasconde e i filtri “Has …” lo considerano mancante.
• Dove vivono i clienti. I clienti sono condivisi tra tutti i profili aziendali. Categorie e gruppi appartengono a un solo profilo: i chip nell’editor, la striscia sull’elenco e la schermata Gruppi di clienti mostrano tutti i gruppi del profilo attualmente contrassegnato come predefinito. Eliminando un profilo si eliminano i suoi gruppi; i clienti restano.
• Annidamento. I gruppi si annidano di un solo livello. Come genitori vengono proposti solo i gruppi di primo livello e un gruppo non può diventare genitore di sé stesso. Se un genitore viene rimosso, le sue sotto-categorie vengono promosse al primo livello anziché andare perse.
• Nessuna eliminazione per i gruppi. La schermata Gruppi di clienti non ha un’azione di eliminazione; puoi rinominare un gruppo, cambiarne il genitore o svuotarne l’appartenenza. La finestra Create category ignora Salva finché il nome è vuoto; l’editor dei gruppi nella schermata Gruppi di clienti non controlla, quindi un gruppo salvato senza nome compare come riga vuota.
• Ordinamento e ricerca. Gli elenchi sono sempre ordinati per nome. La ricerca confronta un frammento del nome o dell’azienda, non l’email. Il chip del gruppo e il filtro avanzato vengono applicati sopra il risultato della ricerca, in quest’ordine.
• Semantica dei filtri. Ogni condizione selezionata deve essere soddisfatta (AND). L’interruttore Has outstanding balance legge una colonna di saldo memorizzato che l’app riempie solo durante l’importazione di un backup; per i dati inseriti sul telefono resta a zero, quindi preferisci il chip Unpaid invoices. Il menu Currency compare solo quando un cliente ha una valuta preferita, cosa che al momento nessuna schermata imposta, quindi di norma non lo vedrai.
• Sovrascritture per cliente. Quando Usa impostazione predefinita del profilo è attivo, le colonne di mora del cliente restano vuote e si applica la politica del profilo aziendale. Quando è disattivato, ogni campo che lasci vuoto ripiega comunque singolarmente sul profilo; l’importo minimo e l’opzione di inclusione nel PDF sono solo di profilo. Lo sconto per pagamento anticipato segue lo stesso schema.
• Che cosa usa l’editor fattura. Dalla scheda cliente l’editor fattura legge nome, azienda, email, indirizzo e codice paese (per il segnaposto di numerazione {client_country}), oltre alle sovrascritture di mora e sconto. I termini di pagamento sono precompilati dal profilo, non dal cliente.
• Archiviare, non eliminare. Scorrendo una riga o toccando l’icona a scatola nella schermata di dettaglio compare la domanda Spostare nell’archivio? e, con Archivio, il cliente viene nascosto insieme a tutti i suoi documenti. Entrambi tornano dalla schermata Archivio con Ripristina. L’eliminazione definitiva è offerta solo lì, dietro due conferme, e rimuove in un colpo solo fatture, spese e registrazioni di tempo del cliente.
• Che cosa richiede Pro. Il pulsante + sull’elenco, il pulsante Aggiungi cliente dello stato vuoto, la matita nella schermata di dettaglio, il pulsante Nuovo gruppo di clienti e il + nella scheda Progetti controllano la tua prova o il tuo abbonamento e altrimenti aprono il paywall. Consultare, cercare, filtrare, modificare un gruppo esistente, spuntare i membri, archiviare e ripristinare sono sempre disponibili.
• Selettori di sistema. Il selettore dell’avatar usa la fotocamera o la galleria di sistema. L’immagine scelta viene ridimensionata a 512 pixel e memorizzata così com’è; non c’è alcun passaggio di ritaglio.

Consigli

Guide correlate

• L’editor fattura
• More per ritardato pagamento
• Progetti e milestone