دليل المستخدم

العملاء والفئات ومجموعات العملاء

أضف بطاقات العملاء، ورتّب العملاء ضمن فئات وفئات فرعية، وصفِّهم حسب الفواتير غير المدفوعة أو العقود، واطّلع على كل مستند لكل عميل.

آخر تحديث: 2026-09-09

العميل في Invoice Flow هو جانب “Bill To” من المستند. تشير كل فاتورة وعرض سعر وعقد ومصروف وساعة متتبَّعة إلى سجل عميل واحد، لذا فإن جودة ذلك السجل تحدد سرعة العثور على الأشياء لاحقًا: العنوان الذي يُطبع على ملف PDF، والبريد الإلكتروني الذي تقترحه شاشة الإرسال، والدولة التي تغذي رموز الترقيم لديك، كلها تأتي من هنا. مع اثني عشر إلى ثلاثين عميلًا تريد أن تُجمَّع القائمة بالطريقة التي تفكر بها في عملك، وتريد الإجابة على سؤال “من الذي ما زال يدين لي بمال وليس لديه خطاب تكليف” دون فتح كل عميل واحدًا تلو الآخر.

يتبع هذا الدليل Ledgerline Bookkeeping، وهي شركة من شخصين في مانشستر تصدر فواتير بالجنيه الإسترليني. لدى بريا اثنا عشر عميلًا مقسّمين إلى ثلاث فئات، البيع بالتجزئة، الحرف والمهن، والخدمات المهنية، مع فئتين فرعيتين تحتهما (البائعون عبر الإنترنت تحت البيع بالتجزئة، البناء تحت الحرف والمهن)، ومجموعة منطقة تشيشير لجولتها الأسبوعية يوم الخميس، ومجموعة مخصصة للاشتراك الشهري للعملاء الذين تُصدَر لهم الفواتير في أول كل شهر.

ما تراه على الشاشة

افتح تبويب Clients في شريط التنقل السفلي. يحمل شريط التطبيق أربع أيقونات: عدسة مكبّرة تحوّل العنوان إلى حقل Search clients…، قمع للمرشح المتقدم (يظهر عليه شارة رقم حمراء عند تفعيل مرشح)، أيقونة أشكال بتلميح Client Groups، وأيقونة صندوق لـArchive. أسفل شريط التطبيق، بمجرد أن يكون لديك مجموعة واحدة على الأقل، يظهر شريط أفقي من الرقائق: All clients أولًا، ثم رقاقة لكل مجموعة بترتيب أبجدي. تظهر الفئات الفرعية في هذا الشريط تحت اسمها القصير الخاص، لذا يقرأ شريط بريا All clients، Cheshire، Construction، Monthly retainer، Online، Professional services، Retail، Trades.

كل عميل هو صف واحد: صورة رمزية دائرية بشعار العميل أو بحرفين أوليين، الاسم بخط عريض، وسطر ثانٍ بالشركة والبريد الإلكتروني مفصولين بنقطة. تُرتَّب الصفوف حسب الاسم. الضغط على صف يفتح شاشة تفاصيل العميل؛ سحب صف من اليمين إلى اليسار يكشف شريط أرشفة برتقاليًا. زر + في أسفل اليمين ينشئ عميلًا جديدًا. على جهاز لوحي أو في الوضع الأفقي تتحول القائمة إلى شبكة من عمودين لنفس الصفوف.

الضغط على رقاقة يضيّق القائمة إلى أعضاء تلك المجموعة. الضغط على مجموعة أصل مثل Trades يضم أيضًا كل من في فئاتها الفرعية، لذا يظهر Hollins Joinery، الموسوم فقط بـConstruction، تحت Trades. اضغط الرقاقة مجددًا، أو All clients، لمسح التحديد. يعمل البحث أولًا على الاسم والشركة، ثم تضيّق الرقاقة النتيجة.

كيفية إضافة بطاقة عميل

1. على شاشة Clients، اضغط +. يفتح المحرر بعنوان New Client وزر Save في شريط التطبيق.
2. اضغط على الصورة الرمزية الدائرية لإرفاق شعار أو صورة. تعرض ورقة خيارَي Camera وGallery؛ كلاهما منتقيا نظام، لذا لا يُعرضان هنا. تُقلَّص الصورة إلى 512 بكسل بحد أقصى في 512 بكسل وتُخزَّن داخل سجل العميل. بمجرد ضبطها، يظهر رابط Remove photo أحمر تحتها.
3. اكتب Name *. هذا هو الحقل الإلزامي الوحيد والنص الذي يظهر في القائمة، وفي المنتقيات، وعلى ملف PDF.
4. املأ Company وEmail وPhone حسب الحاجة. تظهر الشركة تحت الاسم في القائمة؛ والبريد الإلكتروني هو ما ستقترحه شاشة الإرسال.
5. اضغط Country واختر من قائمة Select country القابلة للبحث. تعرض البلاطة العلم واسم الدولة، ويغيّر حقل Address أدناه نصه التوضيحي إلى تنسيق تلك الدولة.
6. اكتب Address في سطر أو سطرين تمامًا كما تريده مطبوعًا تحت Bill To.
7. استخدم Notes لأي شيء داخلي. تظهر الملاحظات في تبويب Info الخاص بالعميل ولا تظهر أبدًا في مستند.
8. اضغط Save. يُغلق المحرر ويظهر الصف الجديد في القائمة بموضعه الأبجدي.

إذا ضغطت رجوع مع وجود تعديلات غير محفوظة، يسألك مربع حوار Unsaved Changes إن كنت تريد Stay أو Leave. المغادرة تتجاهل التعديلات.

كيفية وضع العملاء في فئات

الفئات ومجموعات العملاء هما نفس الشيء باسمين مختلفين. يسميها المحرر فئات (Categories) ويعرضها كرقائق؛ تدير شاشة Client Groups نفس القائمة بأوصاف وأنواع ومنتقي أعضاء. تنتمي المجموعات إلى ملف عملك، لا إلى العميل، لذا إذا كنت تدير ملفين فلكل منهما مجموعته الخاصة.

1. افتح عميلًا في المحرر ومرر إلى قسم Categories تحت Notes. كل مجموعة من ملفك الحالي هي رقاقة، المجموعات ذات المستوى الأعلى أولًا، تليها كل واحدة بفئاتها الفرعية مكتوبة كـParent › Child.
2. اضغط كل رقاقة تنطبق. يمكن أن يكون العميل في أي عدد من المجموعات؛ Fairfield Roofing في Monthly retainer وTrades وTrades › Construction في آن واحد.
3. لإضافة مجموعة غير موجودة بعد، اضغط + Create category. في مربع حوار Create category، اكتب Category name.
4. اترك Parent category (optional) على None (top level) لفئة جديدة من المستوى الأعلى، أو اختر فئة موجودة من المستوى الأعلى لجعلها فئة فرعية. تظهر القائمة المنسدلة فقط عندما توجد فئة واحدة على الأقل من المستوى الأعلى.
5. اضغط Save في مربع الحوار. تُخزَّن الفئة فورًا، وتظهر رقاقتها محددة بالفعل لهذا العميل.
6. اضغط Save في شريط التطبيق لتخزين العميل مع عضوياته.

أسفل الفئات، يحمل نفس المحرر إعدادين ماليين لكل عميل. Late-fee policy (سياسة رسوم التأخير) تبدأ بتشغيل Use profile default؛ أوقفه لإدخال Percent of total الخاصة بهذا العميل، وGrace days، وAccrual mode (شحن لمرة واحدة، لكل يوم، لكل شهر)، وMax % cap وAuto-forgive on payment. يعمل Early-payment discount بنفس الطريقة، ويخبرك عنوانه الفرعي بافتراضي الملف الحالي. كلاهما مشروح بالتفصيل في دليل رسوم التأخير.

كيفية إدارة المجموعات وأعضائها

شاشة Client Groups هي الوجه الآخر لنفس البيانات. افتحها من أيقونة الأشكال في شريط تطبيق Clients.

1. اضغط New Client Group في أسفل اليمين. أعطها Name واختياريًا Description، التي تظهر كالسطر الثاني للصف.
2. اختر نوعًا من القائمة المنسدلة المسمّاة Status: Category أو Product/Service أو Parent company أو Region أو Custom. يحدد النوع فقط الأيقونة في الصف (تسمية، صندوق، مبنى، كرة أرضية أو علامة هاشتاغ)؛ لا يغيّر كيفية تصرف المجموعة.
3. إذا وُجدت مجموعة واحدة على الأقل من المستوى الأعلى، تتيح لك قائمة منسدلة Parent category (optional) تضمين المجموعة الجديدة مستوى واحدًا للأسفل. اضغط Save.
4. لإضافة أعضاء أو إزالتهم، اضغط صف المجموعة. يسرد مربع حوار بعنوان اسم المجموعة كل عميل نشط بمربع اختيار؛ ضع علامة على من ينتمون واضغط Save. القائمة التي تحفظها تحل محل العضوية السابقة بالكامل.
5. لإعادة تسمية مجموعة، أو تغيير نوعها أو وصفها أو أصلها، اضغط القلم في صفها. مربع الحوار هو نفسه الخاص بمجموعة جديدة.

وضع علامة على عميل هنا أو اختيار رقاقة في محرره يكتب نفس العضوية، ويتحدث تبويب Clients فورًا.

كيفية إيجاد العملاء بحسب ما لديهم

تفتح أيقونة القمع ورقة Filter clients. على عكس رقائق المجموعات، التي تتعلق بكيفية وسمك للعميل، تتعلق هذه الورقة بالبيانات المرتبطة به.

1. اضغط القمع في شريط تطبيق Clients. تنزلق الورقة لأعلى إلى حوالي ثلثي الشاشة؛ اسحب مقبضها لتكبيرها.
2. ضمن Has related data، اضغط أيًا من Invoices وEstimates وUnpaid invoices وContracts وTime entries وProjects وExpenses. اختيار عدة عناصر يعني أن على العميل أن يمتلكها جميعًا.
3. ضمن Attributes، اختر Country (تُعرض فقط الدول التي يستخدمها عميل واحد على الأقل) وإذا كنت تحتفظ بأكثر من ملف عمل واحد، Business profile لعرض العملاء الذين لديهم مستند واحد على الأقل تحته.
4. فعّل Custom late-fee settings للاحتفاظ فقط بالعملاء الذين تتجاوز سياسة رسوم تأخيرهم افتراضي الملف.
5. وسّع Additional filters لمفاتيح Has email وHas phone وHas address وHas logo / avatar وHas notes، وهي مفيدة لاكتشاف البطاقات غير المكتملة.
6. اضغط Apply. تعرض أيقونة القمع الآن عدد الشروط النشطة. أعد فتح الورقة واضغط Reset ثم Apply لمسح كل شيء.

“Unpaid invoices” (فواتير غير مدفوعة) تعني مستندًا من نوع فاتورة حالته أي شيء غير مدفوعة أو ملغاة، لذا تُحتسب المسودات أيضًا. تنظر رقائق البيانات المرتبطة إلى كل المستندات، بما فيها المؤرشفة، بينما تعرض القائمة نفسها فقط العملاء النشطين.

ما تعرضه شاشة تفاصيل العميل

اضغط على صف لفتح العميل. يعرض رأس ملوّن الصورة الرمزية والاسم والشركة، وتحته صف قابل للتمرير من خمسة تبويبات.

• Info يسرد البريد الإلكتروني والهاتف والعنوان والملاحظات عند تعبئتها، ودائمًا تاريخ Added.
• Documents يسرد كل مستند غير مؤرشَف لهذا العميل، الأحدث أولًا: الفواتير وعروض الأسعار وأي نوع آخر من نفس الجدول. يعرض كل صف الرقم وتاريخ الإصدار والإجمالي بعملة المستند وشارة حالة (Draft، Sent، Paid، Cancelled). اضغط صفًا لفتح المستند.
• Projects يسرد مشاريع العميل بحالتها وإجماليها المفوتَر، وله زر + صغير خاص به لبدء مشروع مرتبط بهذا العميل بالفعل.
• Contracts يعرض عناوين العقود وتواريخ بدايتها ونهايتها وشارة حالة.
• Activity يدمج المصروفات (حمراء، بالمبلغ) وإدخالات الوقت (زرقاء، بالمدة بالساعات والدقائق) في قائمة واحدة مرتبة حسب التاريخ.

لا يوجد رصيد إجمالي مجمّع في هذه الشاشة. لمعرفة ما يدين به العميل، اقرأ صفوف Sent هنا، أو استخدم مرشحات الحالة في تبويب Documents الرئيسي وقائمة المتأخرات في لوحة التحكم. القلم في شريط التطبيق يفتح المحرر؛ أيقونة الصندوق تؤرشف العميل.

القواعد والتفاصيل

• الحقول الإلزامية. فقط Name * خاضع للتحقق (“Name is required”). كل حقل آخر اختياري؛ الحقل المتروك فارغًا يُخزَّن بلا قيمة، لذا يخفيه تبويب Info وتعامله مرشحات “Has …” على أنه مفقود.
• أين يعيش العملاء. يُشارَك العملاء عبر كل ملفات العمل. تنتمي الفئات والمجموعات إلى ملف واحد: الرقائق في المحرر، والشريط في القائمة، وشاشة Client Groups تعرض جميعها مجموعات الملف المحدد حاليًا كافتراضي. حذف ملف يحذف مجموعاته؛ يبقى العملاء.
• التداخل. تتداخل المجموعات بمستوى واحد فقط. تُعرَض فقط المجموعات من المستوى الأعلى كأصول، ولا يمكن جعل مجموعة أصلًا لنفسها. إذا أُزيل أصل ما، تُرقَّى فئاته الفرعية إلى المستوى الأعلى بدلًا من ضياعها.
• لا حذف للمجموعات. لا تحتوي شاشة Client Groups على إجراء حذف؛ يمكنك إعادة تسمية مجموعة، أو تغيير أصلها، أو إفراغ عضويتها. يتجاهل مربع حوار Create category زر الحفظ بينما الاسم فارغ؛ محرر المجموعة في شاشة Client Groups لا يتحقق من ذلك، لذا تظهر مجموعة محفوظة بدون اسم كصف فارغ.
• الترتيب والبحث. تُرتَّب القوائم دائمًا حسب الاسم. يطابق البحث جزءًا من الاسم أو الشركة، لا البريد الإلكتروني. تُطبَّق رقاقة المجموعة والمرشح المتقدم فوق نتيجة البحث، بهذا الترتيب.
• دلالات المرشح. يجب أن يتحقق كل شرط محدد (AND). يقرأ مفتاح Has outstanding balance عمود رصيد مخزَّن يملؤه التطبيق فقط أثناء استيراد نسخة احتياطية؛ بالنسبة للبيانات المدخلة على الهاتف يبقى صفرًا، لذا فضّل رقاقة Unpaid invoices. تظهر القائمة المنسدلة Currency فقط عندما يكون للعميل عملة مفضّلة، وهو ما لا تضبطه أي شاشة حاليًا، لذا لن تراها عادة.
• التجاوزات لكل عميل. عندما يكون Use profile default مفعّلًا، تُخزَّن أعمدة رسوم التأخير الخاصة بالعميل فارغة وتُطبَّق سياسة ملف العمل. عندما يكون مطفأً، يعود كل حقل تتركه فارغًا إلى الملف بشكل فردي؛ الحد الأدنى للمبلغ وخيار Include in PDF خاصان بالملف فقط. يتبع خصم الدفع المبكر نفس النمط.
• ما يستخدمه محرر الفاتورة. من بطاقة العميل، يقرأ محرر الفاتورة الاسم والشركة والبريد الإلكتروني والعنوان ورمز الدولة (لرمز الترقيم {client_country})، بالإضافة إلى تجاوزات رسوم التأخير والخصم. تُملأ شروط الدفع مسبقًا من الملف، لا من العميل.
• أرشفة، لا حذف. سحب صف أو الضغط على أيقونة الصندوق في شاشة التفاصيل يسأل Move to archive? وعند Archive، يُخفي العميل مع كل مستنداته. يعود كلاهما من شاشة Archive عبر Restore. الحذف الدائم يُعرض هناك فقط، خلف تأكيدين، ويزيل فواتير العميل ومصروفاته وإدخالات وقته دفعة واحدة.
• ما يحتاج Pro. زر + في القائمة، وزر Add Client في حالة القائمة الفارغة، والقلم في شاشة التفاصيل، وزر New Client Group، وزر + في تبويب Projects تتحقق كلها من فترتك التجريبية أو اشتراكك وتفتح جدار الدفع خلاف ذلك. العرض والبحث والتصفية وتعديل مجموعة موجودة ووضع علامة على الأعضاء والأرشفة والاستعادة متاحة دائمًا.
• منتقيات النظام. يستخدم منتقي الصورة الرمزية كاميرا النظام أو معرض الصور. تُقلَّص الصورة المختارة إلى 512 بكسل وتُخزَّن كما هي؛ لا توجد خطوة قص.

نصائح

أدلة ذات صلة

• محرر الفواتير
• رسوم التأخير
• المشاريع والمراحل