Panduan pengguna

Klien, kategori, dan grup klien

Tambahkan kartu klien, kelompokkan klien ke dalam kategori dan sub-kategori, saring berdasarkan faktur belum lunas atau kontrak, dan lihat setiap dokumen per klien.

Diperbarui: 2026-09-09

Klien di Invoice Flow adalah pihak “Bill To” pada sebuah dokumen. Setiap faktur, estimasi, kontrak, pengeluaran, dan jam yang dilacak menunjuk ke satu catatan klien, sehingga kualitas catatan itu menentukan seberapa cepat Anda dapat menemukan sesuatu nanti: alamat yang tercetak di PDF, email yang diusulkan layar kirim, dan negara yang memberi masukan pada token penomoran Anda semuanya berasal dari sini. Dengan dua puluh atau tiga puluh klien, Anda ingin daftarnya dikelompokkan sesuai cara Anda memikirkan pekerjaan Anda, dan Anda ingin menjawab “siapa yang masih berutang kepada saya dan tidak punya surat perjanjian” tanpa membuka setiap klien satu per satu.

Panduan ini mengikuti Ledgerline Bookkeeping, praktik beranggota dua orang di Manchester yang menagih dalam pound. Priya memiliki dua belas klien yang terbagi dalam tiga kategori, Retail, Trades, dan Professional services, dengan dua sub-kategori di bawahnya (Online sellers di bawah Retail, Construction di bawah Trades), sebuah grup wilayah Cheshire untuk putaran kunjungan Kamisnya, dan grup kustom Monthly retainer untuk klien yang ditagih pada tanggal satu setiap bulan.

Yang Anda lihat di layar

Buka tab Klien (Clients) di navigasi bawah. Bilah aplikasi membawa empat ikon: kaca pembesar yang mengubah judul menjadi kolom Search clients…, corong untuk filter lanjutan (yang menampilkan lencana angka merah saat filter aktif), ikon bentuk dengan tooltip Grup Klien (Client Groups), dan ikon kotak untuk Arsip (Archive). Di bawah bilah aplikasi, segera setelah Anda memiliki setidaknya satu grup, muncul deretan chip horizontal: Semua klien (All clients) lebih dulu, lalu satu chip per grup dalam urutan abjad. Sub-kategori muncul di deretan ini dengan nama singkatnya sendiri, sehingga deretan Priya berbunyi All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Setiap klien adalah satu baris: avatar bulat dengan logo klien atau dua inisial, nama dengan huruf tebal, dan baris kedua dengan perusahaan dan email digabung oleh titik. Baris diurutkan menurut nama. Mengetuk sebuah baris membuka layar detail klien; menggeser baris dari kanan ke kiri menampilkan strip arsip berwarna oranye. Tombol + di kanan bawah membuat klien baru. Pada tablet atau dalam orientasi landscape, daftar menjadi grid dua kolom dari baris yang sama.

Mengetuk sebuah chip mempersempit daftar ke anggota grup tersebut. Mengetuk induk seperti Trades juga menyertakan semua orang di sub-kategorinya, sehingga Hollins Joinery, yang hanya diberi tag Construction, muncul di bawah Trades. Ketuk chip lagi, atau Semua klien, untuk membersihkannya. Pencarian berjalan lebih dulu pada nama dan perusahaan, kemudian chip mempersempit hasilnya.

Cara menambahkan kartu klien

1. Pada Clients, ketuk +. Editor terbuka dengan judul Klien baru (New Client) dan tombol Simpan di bilah aplikasi.
2. Ketuk avatar bulat untuk melampirkan logo atau foto. Sebuah lembar menawarkan Camera dan Gallery; keduanya adalah pemilih sistem, jadi tidak ditampilkan di sini. Gambar diskalakan ke maksimal 512 kali 512 piksel dan disimpan di dalam catatan klien. Setelah diatur, tautan merah Remove photo muncul di bawahnya.
3. Ketik Name *. Ini satu-satunya bidang wajib dan teks yang muncul di daftar, di pemilih, dan pada PDF.
4. Isi Perusahaan, Email, dan Telepon sesuai kebutuhan. Perusahaan tampil di bawah nama di daftar; email adalah yang akan diusulkan layar kirim.
5. Ketuk Negara dan pilih dari daftar Pilih negara yang dapat dicari. Ubin menampilkan bendera dan nama negara, dan bidang Address di bawahnya mengubah teks contohnya ke format negara tersebut.
6. Tulis Address dalam satu atau dua baris persis seperti yang Anda inginkan tercetak di bawah Bill To.
7. Gunakan Catatan untuk hal internal apa pun. Catatan ditampilkan pada tab Info klien dan tidak pernah pada dokumen.
8. Ketuk Simpan. Editor tertutup dan baris baru muncul di daftar pada posisi abjadnya.

Jika Anda mengetuk Back dengan perubahan belum tersimpan, dialog Perubahan Belum Disimpan (Unsaved Changes) menanyakan apakah akan Tetap di sini (Stay) atau Keluar (Leave). Keluar akan membuang perubahan.

Cara mengelompokkan klien ke dalam kategori

Kategori dan grup klien adalah hal yang sama dengan dua nama. Editor menyebutnya kategori dan menampilkannya sebagai chip; layar Grup Klien mengelola daftar yang sama dengan deskripsi, jenis, dan pemilih anggota. Grup dimiliki oleh profil bisnis Anda, bukan oleh klien, jadi jika Anda menjalankan dua profil, masing-masing punya kumpulannya sendiri.

1. Buka klien di editor dan gulir ke bagian Categories di bawah Notes. Setiap grup dari profil Anda saat ini adalah sebuah chip, yang tingkat atas lebih dulu, masing-masing diikuti sub-kategorinya yang ditulis sebagai Parent › Child.
2. Ketuk setiap chip yang berlaku. Seorang klien bisa berada di sebanyak mungkin grup yang Anda mau; Fairfield Roofing berada di Monthly retainer, Trades, dan Trades › Construction sekaligus.
3. Untuk menambah grup yang belum ada, ketuk + Create category. Pada dialog Create category, ketik Category name.
4. Biarkan Parent category (optional) pada None (top level) untuk kategori tingkat atas baru, atau pilih kategori tingkat atas yang sudah ada untuk membuat sub-kategori. Dropdown ini hanya muncul begitu setidaknya satu kategori tingkat atas ada.
5. Ketuk Simpan pada dialog. Kategori langsung disimpan, dan chip-nya muncul sudah terpilih untuk klien ini.
6. Ketuk Simpan di bilah aplikasi untuk menyimpan klien beserta keanggotaannya.

Di bawah kategori, editor yang sama memiliki dua pengaturan uang per klien. Late-fee policy dimulai dengan Use profile default dalam keadaan aktif; matikan untuk memasukkan Percent of total, Grace days, Accrual mode (One-time charge, Per day, Per month), Max % cap, dan Auto-forgive on payment milik klien ini sendiri. Early-payment discount bekerja dengan cara yang sama, dan subjudul sakelarnya memberi tahu Anda apa standar profil saat ini. Keduanya dibahas secara rinci di panduan denda keterlambatan.

Cara mengelola grup dan anggotanya

Layar Grup Klien adalah sisi lain dari data yang sama. Buka dari ikon bentuk pada bilah aplikasi Clients.

1. Ketuk Grup Klien Baru (New Client Group) di kanan bawah. Beri Name dan, opsional, Description, yang ditampilkan sebagai baris kedua baris tersebut.
2. Pilih jenis dari dropdown berlabel Status: Category, Product/Service, Parent company, Region, atau Custom. Jenis ini hanya menentukan ikon pada baris (label, kotak, gedung, bola dunia, atau tanda pagar); ini tidak mengubah cara kerja grup.
3. Jika setidaknya satu grup tingkat atas ada, dropdown Parent category (optional) memungkinkan Anda menyarangkan grup baru satu tingkat ke bawah. Ketuk Simpan.
4. Untuk menambah atau menghapus anggota, ketuk baris grup tersebut. Sebuah dialog berjudul nama grup mencantumkan setiap klien aktif dengan kotak centang; centang yang termasuk dan ketuk Simpan. Daftar yang Anda simpan menggantikan keanggotaan sebelumnya sepenuhnya.
5. Untuk mengganti nama grup, mengubah jenis, deskripsi, atau induknya, ketuk ikon pensil pada barisnya. Dialognya sama seperti untuk grup baru.

Mencentang klien di sini atau memilih chip pada editornya menulis keanggotaan yang sama, dan tab Clients diperbarui langsung.

Cara menemukan klien berdasarkan yang mereka miliki

Ikon corong membuka lembar Filter clients. Berbeda dengan chip grup, yang berkaitan dengan bagaimana Anda melabeli klien, lembar ini berkaitan dengan data yang terlampir padanya.

1. Ketuk corong pada bilah aplikasi Clients. Lembar naik hingga sekitar dua pertiga layar; seret gagangnya untuk memperbesarnya.
2. Di bawah Has related data, ketuk salah satu dari Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects, dan Expenses. Memilih beberapa berarti klien harus memiliki semuanya.
3. Di bawah Attributes, pilih Country (hanya negara yang digunakan oleh setidaknya satu klien yang ditawarkan) dan, jika Anda menyimpan lebih dari satu profil bisnis, sebuah Business Profile untuk menampilkan klien yang memiliki setidaknya satu dokumen di bawahnya.
4. Nyalakan Custom late-fee settings untuk hanya menyimpan klien yang kebijakan denda keterlambatannya menggantikan profil.
5. Buka Additional filters untuk sakelar Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar, dan Has notes, yang berguna untuk menemukan kartu yang belum lengkap.
6. Ketuk Terapkan. Ikon corong sekarang menampilkan jumlah kondisi aktif. Buka kembali lembar dan ketuk Reset, lalu Terapkan, untuk menghapus semuanya.

“Unpaid invoices” berarti dokumen bertipe faktur yang statusnya bukan Paid atau Cancelled, sehingga draf juga terhitung. Chip data terkait melihat semua dokumen, termasuk yang diarsipkan, sementara daftarnya sendiri hanya menampilkan klien aktif.

Yang ditampilkan layar detail klien

Ketuk sebuah baris untuk membuka klien. Header berwarna menampilkan avatar, nama, dan perusahaan, dan di bawahnya deretan lima tab yang dapat digulir.

• Info mencantumkan Email, Phone, Address, dan Notes saat terisi, dan selalu tanggal Added.
• Documents mencantumkan setiap dokumen yang belum diarsipkan untuk klien ini, terbaru dulu: faktur, estimasi, dan tipe lain apa pun dari tabel yang sama. Setiap baris menampilkan nomor, tanggal terbit, total dalam mata uang dokumen, dan lencana status (Draft, Sent, Paid, Cancelled). Ketuk baris untuk membuka dokumen.
• Projects mencantumkan proyek klien dengan status dan total tertagihnya, dan memiliki tombol + kecilnya sendiri untuk memulai proyek yang sudah terhubung ke klien ini.
• Contracts menampilkan judul kontrak, tanggal mulai dan berakhirnya, serta lencana status.
• Activity menggabungkan pengeluaran (merah, dengan jumlahnya) dan entri waktu (biru, dengan durasi dalam jam dan menit) menjadi satu daftar yang diurutkan berdasarkan tanggal.

Tidak ada saldo terjumlah di layar ini. Untuk melihat berapa yang terutang seorang klien, baca baris Sent di sini, atau gunakan filter status pada tab Documents utama dan daftar terlambat di dasbor. Ikon pensil pada bilah aplikasi membuka editor; ikon kotak mengarsipkan klien.

Aturan dan detail

• Bidang wajib. Hanya Name * yang divalidasi (“Name is required”). Setiap bidang lain opsional; bidang yang dikosongkan disimpan tanpa nilai, sehingga tab Info menyembunyikannya dan filter “Has …” memperlakukannya sebagai hilang.
• Tempat klien berada. Klien dibagikan di semua profil bisnis. Kategori dan grup dimiliki oleh satu profil: chip di editor, deretan pada daftar, dan layar Client Groups semuanya menampilkan grup dari profil yang saat ini ditandai sebagai default. Menghapus sebuah profil menghapus grup-grupnya; klien tetap ada.
• Penyaranan. Grup bersarang satu tingkat dalam. Hanya grup tingkat atas yang ditawarkan sebagai induk, dan sebuah grup tidak dapat dijadikan induknya sendiri. Jika induk pernah dihapus, sub-kategorinya dinaikkan ke tingkat atas alih-alih hilang.
• Tidak ada hapus untuk grup. Layar Client Groups tidak memiliki tindakan hapus; Anda dapat mengganti nama grup, mengubah induknya, atau mengosongkan keanggotaannya. Dialog Create category mengabaikan Save selama nama masih kosong; editor grup pada layar Client Groups tidak memeriksa, sehingga grup yang disimpan tanpa nama muncul sebagai baris kosong.
• Pengurutan dan pencarian. Daftar selalu diurutkan menurut nama. Pencarian mencocokkan sebagian dari nama atau perusahaan, bukan email. Chip grup dan filter lanjutan diterapkan di atas hasil pencarian, dalam urutan tersebut.
• Semantika filter. Setiap kondisi terpilih harus terpenuhi (AND). Sakelar Has outstanding balance membaca kolom saldo tersimpan yang hanya diisi aplikasi selama impor cadangan; untuk data yang dimasukkan di HP, nilainya tetap nol, jadi lebih baik gunakan chip Unpaid invoices. Dropdown Currency hanya muncul saat klien memiliki mata uang pilihan, yang tidak diatur oleh layar mana pun saat ini, sehingga Anda biasanya tidak akan melihatnya.
• Penggantian per klien. Saat Use profile default aktif, kolom denda keterlambatan klien disimpan kosong dan kebijakan profil bisnis berlaku. Saat dimatikan, setiap bidang yang Anda kosongkan tetap kembali ke profil satu per satu; jumlah minimum dan opsi Include in PDF hanya milik profil. Diskon pembayaran awal mengikuti pola yang sama.
• Yang digunakan editor faktur. Dari kartu klien, editor faktur membaca nama, perusahaan, email, alamat, dan kode negara (untuk token penomoran {client_country}), plus penggantian denda keterlambatan dan diskon. Syarat pembayaran diisi lebih dulu dari profil, bukan dari klien.
• Arsip, bukan hapus. Menggeser baris atau mengetuk ikon kotak pada layar detail menanyakan Move to archive? dan, pada Archive, menyembunyikan klien beserta semua dokumennya. Keduanya bisa dikembalikan dari layar Arsip dengan Restore. Penghapusan permanen hanya ditawarkan di sana, di balik dua konfirmasi, dan menghapus faktur, pengeluaran, dan entri waktu klien sekaligus.
• Yang membutuhkan Pro. Tombol + pada daftar, tombol Add Client pada tampilan kosong, ikon pensil pada layar detail, tombol Grup Klien Baru, dan + pada tab Projects memeriksa masa uji coba atau langganan Anda dan membuka paywall jika tidak. Melihat, mencari, menyaring, menyunting grup yang sudah ada, mencentang anggota, mengarsipkan, dan memulihkan selalu tersedia.
• Pemilih native. Pemilih avatar menggunakan kamera atau galeri sistem. Gambar yang dipilih diskalakan ke 512 piksel dan disimpan apa adanya; tidak ada langkah pemotongan.

Tips

Panduan terkait

• Editor faktur
• Denda keterlambatan
• Proyek dan tonggak