사용자 가이드

고객, 카테고리, 고객 그룹

고객 카드를 추가하고, 고객을 카테고리와 하위 카테고리로 분류하고, 미결제 인보이스나 계약서 기준으로 필터링하고, 고객별 모든 문서를 확인하세요.

업데이트: 2026-09-09

Invoice Flow에서 고객은 문서의 “청구 대상(Bill To)” 쪽을 의미합니다. 모든 인보이스, 견적서, 계약서, 지출, 추적 시간은 하나의 고객 레코드를 가리키므로, 이 레코드의 품질이 나중에 얼마나 빨리 정보를 찾을 수 있는지를 결정합니다. PDF에 인쇄되는 주소, 발송 화면이 제안하는 이메일, 번호 매기기 토큰에 반영되는 국가 정보가 모두 여기서 나옵니다. 고객이 20~30명 정도 되면 업무 방식에 맞게 목록을 그룹화하고 싶고, 고객 하나하나를 열어보지 않고도 “누가 아직 돈을 안 냈고 계약서도 없는지”에 답할 수 있어야 합니다.

이 가이드는 파운드화로 청구하는 맨체스터의 2인 회계 사무소 Ledgerline Bookkeeping을 따라갑니다. Priya는 열두 명의 고객을 Retail(소매), Trades(기술직), Professional services(전문 서비스) 세 카테고리로 나누고, 그 아래에 두 개의 하위 카테고리(Retail 아래 Online sellers, Trades 아래 Construction)를 두었으며, 목요일 방문 순회를 위한 Cheshire 지역 그룹과 매월 1일에 청구하는 고객들을 위한 커스텀 Monthly retainer 그룹을 만들었습니다.

화면에 보이는 것

하단 내비게이션에서 고객(Clients) 탭을 엽니다. 앱바에는 네 개의 아이콘이 있습니다. 제목을 고객 검색… (Search clients…) 필드로 바꾸는 돋보기, 고급 필터용 깔때기(필터가 활성화되면 빨간 숫자 배지가 생깁니다), 툴팁이 고객 그룹 (Client Groups)인 도형 아이콘, 그리고 보관함(Archive) 아이콘입니다. 앱바 아래, 그룹이 하나라도 있으면 칩이 가로로 나열된 띠가 나타납니다. 맨 앞에 **모든 고객(All clients)**이 있고, 이어서 각 그룹이 알파벳순으로 하나씩 표시됩니다. 하위 카테고리는 이 띠에서 자신의 짧은 이름으로 표시되므로, Priya의 띠는 All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades 순으로 나타납니다.

각 고객은 한 개의 행으로 표시됩니다. 고객의 로고나 이니셜 두 글자가 들어간 둥근 아바타, 굵게 표시된 이름, 그리고 회사명과 이메일을 점으로 이어 붙인 둘째 줄입니다. 행은 이름순으로 정렬됩니다. 행을 탭하면 고객 상세 화면이 열리고, 행을 오른쪽에서 왼쪽으로 스와이프하면 주황색 보관함 스트립이 나타납니다. 오른쪽 아래의 + 버튼으로 새 고객을 만듭니다. 태블릿이나 가로 모드에서는 목록이 같은 행들로 이루어진 2단 그리드가 됩니다.

칩을 탭하면 목록이 해당 그룹의 구성원으로 좁혀집니다. Trades처럼 상위 항목을 탭하면 그 하위 카테고리에 속한 모든 사람도 포함되므로, Construction으로만 태그된 Hollins Joinery도 Trades 아래에 표시됩니다. 칩을 다시 탭하거나 **모든 고객(All clients)**을 탭하면 선택이 해제됩니다. 검색은 먼저 이름과 회사명을 대상으로 실행되고, 그 다음 칩이 결과를 좁힙니다.

고객 카드를 추가하는 방법

1. 고객(Clients) 탭에서 +를 탭합니다. 편집기가 새 고객 (New Client)이라는 제목과 함께 열리고 앱바에 저장 (Save) 버튼이 있습니다.
2. 둥근 아바타를 탭해 로고나 사진을 첨부합니다. 시트에는 카메라 (Camera)와 갤러리 (Gallery)가 표시되며, 둘 다 시스템 기본 선택기이므로 여기서는 따로 다루지 않습니다. 사진은 최대 512×512픽셀로 축소되어 고객 레코드 안에 저장됩니다. 설정하고 나면 그 아래에 빨간색 사진 삭제 (Remove photo) 링크가 나타납니다.
3. 이름 * (Name *)을 입력합니다. 이것이 유일한 필수 항목이며, 목록과 선택기, PDF에 표시되는 텍스트입니다.
4. 필요에 따라 회사 (Company), 이메일 (Email), 전화번호 (Phone)를 채웁니다. 회사명은 목록에서 이름 아래에 표시되고, 이메일은 발송 화면이 제안할 주소입니다.
5. 국가 (Country)를 탭하고 검색 가능한 국가 선택 (Select country) 목록에서 고릅니다. 타일에는 국기와 국가명이 표시되며, 아래 주소 (Address) 필드의 예시 텍스트가 해당 국가의 형식으로 바뀝니다.
6. Bill To 아래에 인쇄될 형태 그대로 주소 (Address)를 한 줄 또는 두 줄로 작성합니다.
7. 내부적으로 참고할 내용은 메모 (Notes)에 씁니다. 메모는 고객의 정보(Info) 탭에만 표시되며 문서에는 절대 나타나지 않습니다.
8. 저장 (Save)을 탭합니다. 편집기가 닫히고 새 행이 목록에서 알파벳순 위치에 나타납니다.

저장하지 않은 상태에서 뒤로가기를 탭하면 저장되지 않은 변경 사항(Unsaved Changes) 대화상자가 나타나 남기 (Stay) 또는 나가기 (Leave)를 선택하라고 묻습니다. 나가기를 선택하면 변경 사항이 사라집니다.

고객을 카테고리에 배정하는 방법

카테고리와 고객 그룹은 이름만 다른 같은 개념입니다. 편집기에서는 이를 카테고리라고 부르며 칩으로 보여주고, 고객 그룹(Client Groups) 화면은 설명, 종류, 구성원 선택기와 함께 같은 목록을 관리합니다. 그룹은 고객이 아니라 사업 프로필에 소속되므로, 프로필을 두 개 운영한다면 각각 자기만의 그룹 세트를 가집니다.

1. 편집기에서 고객을 열고 메모 아래의 카테고리 (Categories) 섹션으로 스크롤합니다. 현재 프로필의 모든 그룹이 칩으로 표시되며, 최상위 그룹이 먼저 나오고 각 그룹 뒤에 상위 › 하위 (Parent › Child) 형식으로 하위 카테고리가 이어집니다.
2. 해당하는 칩을 각각 탭합니다. 고객은 원하는 만큼 많은 그룹에 속할 수 있습니다. Fairfield Roofing은 동시에 Monthly retainer, Trades, Trades › Construction에 속해 있습니다.
3. 아직 없는 그룹을 추가하려면 + 카테고리 만들기 (Create category)를 탭합니다. 카테고리 만들기 (Create category) 대화상자에서 카테고리 이름 (Category name)을 입력합니다.
4. 새 최상위 카테고리를 만들려면 상위 카테고리(선택 사항) (Parent category (optional))를 없음(최상위) (None (top level))로 두고, 하위 카테고리로 만들려면 기존 최상위 카테고리 중 하나를 선택합니다. 이 드롭다운은 최상위 카테고리가 하나 이상 있을 때만 나타납니다.
5. 대화상자에서 저장 (Save)을 탭합니다. 카테고리는 즉시 저장되며, 해당 칩은 이미 이 고객에 대해 선택된 상태로 표시됩니다.
6. 앱바의 저장 (Save)을 탭해 고객 정보를 소속 그룹과 함께 저장합니다.

카테고리 아래, 같은 편집기 안에 고객별 금액 설정 두 가지가 더 있습니다. **연체료 정책(Late-fee policy)**은 기본적으로 **프로필 기본값 사용(Use profile default)**이 켜진 상태로 시작합니다. 이를 끄면 이 고객만의 총액 비율(Percent of total), 유예 일수(Grace days), 부과 방식(Accrual mode)(일회성 부과, 일별, 월별), 최대 % 상한(Max % cap), **결제 시 자동 면제(Auto-forgive on payment)**를 입력할 수 있습니다. **조기 결제 할인(Early-payment discount)**도 같은 방식으로 작동하며, 스위치의 부제목에서 현재 프로필 기본값이 무엇인지 알려줍니다. 두 항목 모두 연체료 가이드에서 자세히 다룹니다.

그룹과 그 구성원을 관리하는 방법

고객 그룹(Client Groups) 화면은 같은 데이터를 다른 방식으로 보여주는 화면입니다. 고객 탭 앱바의 도형 아이콘에서 엽니다.

1. 오른쪽 아래의 새 고객 그룹 (New Client Group)을 탭합니다. 이름 (Name)을 입력하고, 필요하면 행의 둘째 줄로 표시될 설명 (Description)도 입력합니다.
2. 상태 (Status)라는 이름의 드롭다운에서 종류를 선택합니다. 카테고리 (Category), 상품/서비스 (Product/Service), 모회사 (Parent company), 지역 (Region), 사용자 지정 (Custom) 중 하나입니다. 종류는 행에 표시되는 아이콘(라벨, 상자, 건물, 지구본, 해시 기호)만 결정하며, 그룹의 동작 방식에는 영향을 주지 않습니다.
3. 최상위 그룹이 하나라도 있으면 상위 카테고리(선택 사항) (Parent category (optional)) 드롭다운으로 새 그룹을 한 단계 아래로 중첩시킬 수 있습니다. 저장 (Save)을 탭합니다.
4. 구성원을 추가하거나 제거하려면 해당 그룹의 행을 탭합니다. 그룹 이름이 제목으로 붙은 대화상자에 활성 고객 전원이 체크박스와 함께 나열됩니다. 소속시킬 대상에 체크하고 저장 (Save)을 탭합니다. 저장하는 목록이 기존 구성원을 완전히 대체합니다.
5. 그룹의 이름, 종류, 설명, 상위 그룹을 바꾸려면 행의 연필 아이콘을 탭합니다. 대화상자는 새 그룹을 만들 때와 동일합니다.

여기서 고객을 체크하는 것과 편집기에서 칩을 선택하는 것은 동일한 소속 정보를 기록하며, 고객 탭은 즉시 갱신됩니다.

보유 데이터로 고객을 찾는 방법

깔때기 아이콘을 탭하면 고객 필터(Filter clients) 시트가 열립니다. 고객에게 붙인 라벨을 다루는 그룹 칩과 달리, 이 시트는 고객에게 연결된 데이터를 다룹니다.

1. 고객(Clients) 앱바의 깔때기를 탭합니다. 시트가 화면의 약 3분의 2 높이까지 올라옵니다. 손잡이를 끌면 더 크게 펼칠 수 있습니다.
2. 보유 데이터 (Has related data) 아래에서 인보이스 (Invoices), 견적서 (Estimates), 미결제 인보이스 (Unpaid invoices), 계약서 (Contracts), 작업 시간 (Time entries), 프로젝트 (Projects), 지출 (Expenses) 중 원하는 항목을 탭합니다. 여러 개를 선택하면 고객이 그 모두를 보유하고 있어야 합니다.
3. 속성 (Attributes) 아래에서 국가 (Country)를 선택하고(고객이 한 명 이상 사용 중인 국가만 표시됩니다), 여러 사업 프로필을 유지한다면 해당 프로필 아래 문서를 하나 이상 가진 고객을 표시하는 사업 프로필 (Business profile)도 선택할 수 있습니다.
4. 맞춤 연체료 설정 (Custom late-fee settings)을 켜면 연체료 정책이 프로필을 재정의한 고객만 남습니다.
5. 추가 필터 (Additional filters)를 펼치면 이메일 있음 (Has email), 전화번호 있음 (Has phone), 주소 있음 (Has address), 로고/아바타 있음 (Has logo / avatar), 메모 있음 (Has notes) 스위치가 나오는데, 불완전한 카드를 찾아낼 때 유용합니다.
6. 적용 (Apply)을 탭합니다. 이제 깔때기 아이콘에 활성 조건의 개수가 표시됩니다. 시트를 다시 열어 초기화 (Reset)를 탭한 뒤 적용 (Apply)을 탭하면 모두 지워집니다.

“미결제 인보이스”란 상태가 Paid나 Cancelled가 아닌 인보이스형 문서를 의미하므로 초안도 포함됩니다. 관련 데이터 칩은 보관된 문서를 포함한 모든 문서를 살펴보지만, 목록 자체는 활성 고객만 보여줍니다.

고객 상세 화면에 표시되는 내용

행을 탭하면 고객이 열립니다. 색을 입힌 헤더에 아바타, 이름, 회사명이 표시되고 그 아래에 다섯 개의 탭이 가로로 스크롤됩니다.

• **정보(Info)**는 이메일, 전화번호, 주소, 메모가 입력되어 있으면 이를 나열하고, 추가됨(Added) 날짜는 항상 표시합니다.
• **문서(Documents)**는 이 고객의 보관되지 않은 모든 문서를 최신순으로 나열합니다. 인보이스, 견적서, 그리고 같은 테이블에 속한 다른 모든 종류의 문서입니다. 각 행에는 번호, 발행일, 문서 통화 기준 합계, 상태 배지(Draft, Sent, Paid, Cancelled)가 표시됩니다. 행을 탭하면 해당 문서가 열립니다.
• **프로젝트(Projects)**는 이 고객의 프로젝트를 상태 및 청구 합계와 함께 나열하며, 이미 이 고객과 연결된 프로젝트를 시작할 수 있는 자체 작은 + 버튼이 있습니다.
• **계약서(Contracts)**는 계약서 제목과 시작일·종료일, 상태 배지를 보여줍니다.
• **활동(Activity)**은 지출(빨간색, 금액 표시)과 작업 시간 항목(파란색, 시간·분 단위의 지속 시간 표시)을 날짜순으로 합쳐서 하나의 목록으로 보여줍니다.

이 화면에는 합산 잔액이 표시되지 않습니다. 고객이 얼마를 미납했는지 확인하려면 여기서 Sent 상태의 행을 읽거나, 메인 문서(Documents) 탭의 상태 필터와 대시보드의 연체 목록을 이용하세요. 앱바의 연필은 편집기를 열고, 상자 아이콘은 고객을 보관합니다.

규칙과 세부 사항

• 필수 항목. 이름 * (Name *)만 검증됩니다(“이름은 필수 항목입니다”). 나머지 항목은 모두 선택 사항이며, 비워두면 값이 없는 것으로 저장되므로 정보 탭에서 해당 항목이 숨겨지고 ”…있음” 필터는 이를 없는 것으로 취급합니다.
• 고객이 존재하는 위치. 고객은 모든 사업 프로필에서 공유됩니다. 카테고리와 그룹은 하나의 프로필에 소속됩니다. 편집기의 칩, 목록 위쪽의 띠, 고객 그룹 화면 모두 현재 기본으로 설정된 프로필의 그룹만 보여줍니다. 프로필을 삭제하면 그 그룹도 삭제되지만 고객은 남습니다.
• 중첩. 그룹은 한 단계까지만 중첩됩니다. 최상위 그룹만 상위 항목으로 선택할 수 있고, 그룹을 자기 자신의 상위로 만들 수는 없습니다. 상위 그룹이 삭제되면 그 하위 카테고리는 사라지지 않고 최상위로 승격됩니다.
• 그룹 삭제 불가. 고객 그룹 화면에는 삭제 기능이 없습니다. 그룹의 이름을 바꾸거나, 상위 그룹을 바꾸거나, 구성원을 비울 수 있을 뿐입니다. 카테고리 만들기(Create category) 대화상자는 이름이 비어 있으면 저장을 무시하지만, 고객 그룹 화면의 그룹 편집기는 이를 확인하지 않으므로 이름 없이 저장된 그룹은 빈 행으로 나타납니다.
• 정렬과 검색. 목록은 항상 이름순으로 정렬됩니다. 검색은 이메일이 아니라 이름이나 회사명의 일부와 일치합니다. 그룹 칩과 고급 필터는 이 순서대로 검색 결과 위에 추가로 적용됩니다.
• 필터 의미. 선택한 모든 조건을 만족해야 합니다(AND). 미결제 잔액 있음(Has outstanding balance) 스위치는 백업 가져오기 중에만 채워지는 저장된 잔액 열을 읽으므로, 휴대폰에서 직접 입력한 데이터는 항상 0으로 남습니다. 따라서 미결제 인보이스(Unpaid invoices) 칩을 사용하는 편이 낫습니다. 통화(Currency) 드롭다운은 고객에게 선호 통화가 설정되어 있을 때만 나타나는데, 이를 설정하는 화면이 현재 없으므로 보통은 보이지 않습니다.
• 고객별 재정의. **프로필 기본값 사용(Use profile default)**이 켜져 있으면 고객의 연체료 열은 비어 있는 상태로 저장되고 사업 프로필의 정책이 적용됩니다. 이를 끄면 비워둔 항목마다 개별적으로 프로필 값으로 대체되며, 최소 금액과 PDF에 포함 옵션은 프로필에서만 설정할 수 있습니다. 조기 결제 할인도 같은 방식입니다.
• 인보이스 편집기가 사용하는 정보. 인보이스 편집기는 고객 카드에서 이름, 회사명, 이메일, 주소, 국가 코드({client_country} 번호 매기기 토큰용)와 연체료·할인 재정의를 읽어옵니다. 결제 조건은 고객이 아니라 프로필에서 미리 채워집니다.
• 보관이지 삭제가 아님. 행을 스와이프하거나 상세 화면의 상자 아이콘을 탭하면 **아카이브로 이동할까요?(Move to archive?)**라고 묻고, **보관함(Archive)**을 선택하면 고객이 관련된 모든 문서와 함께 숨겨집니다. 둘 다 보관함(Archive) 화면에서 **복원(Restore)**으로 되돌릴 수 있습니다. 영구 삭제는 그 화면에서만, 두 번의 확인을 거쳐 제공되며 고객의 인보이스, 지출, 작업 시간 항목을 한 번에 모두 제거합니다.
• Pro가 필요한 기능. 목록의 + 버튼, 빈 상태의 고객 추가(Add Client) 버튼, 상세 화면의 연필, 새 고객 그룹(New Client Group) 버튼, 프로젝트 탭의 **+**는 체험판이나 구독 여부를 확인하고 그렇지 않으면 결제 안내(paywall)를 엽니다. 보기, 검색, 필터링, 기존 그룹 편집, 구성원 체크, 보관과 복원은 언제나 사용할 수 있습니다.
• 시스템 선택기. 아바타 선택기는 시스템 카메라나 갤러리를 사용합니다. 선택한 이미지는 512픽셀로 축소되어 그대로 저장되며 자르기 단계는 없습니다.

팁

관련 가이드

• 인보이스 편집기
• 연체료
• 프로젝트와 마일스톤