Brukerveiledning

Kunder, kategorier og kundegrupper

Legg til kundekort, sorter kunder i kategorier og underkategorier, filtrer dem på ubetalte fakturaer eller kontrakter, og se alle dokumenter per kunde.

Oppdatert: 2026-09-09

En kunde i Invoice Flow er «Faktureres til»-siden av et dokument. Hver faktura, hvert overslag, hver kontrakt, utgift og registrerte time peker mot én kundeoppføring, så kvaliteten på den oppføringen avgjør hvor raskt du finner ting senere: adressen som skrives ut på PDF-en, e-postadressen sendeskjermen foreslår, og landet som mater nummereringsnøkkelordene dine kommer alle herfra. Med tjue eller tretti kunder vil du ha listen gruppert slik du selv tenker om arbeidet ditt, og du vil kunne svare på «hvem skylder meg fortsatt penger og har ingen oppdragsavtale» uten å åpne hver kunde én etter én.

Denne veiledningen følger Ledgerline Bookkeeping, et tomannsfirma i Manchester som fakturerer i pund. Priya har tolv kunder fordelt på tre kategorier, Retail, Trades og Professional services, med to underkategorier under (Online sellers under Retail, Construction under Trades), en Cheshire-regiongruppe for torsdagsrunden med kundebesøk, og en egendefinert Monthly retainer-gruppe for kundene som faktureres den første i hver måned.

Dette ser du på skjermen

Åpne fanen Kunder i bunnavigasjonen. Appfeltet har fire ikoner: et forstørrelsesglass som gjør tittelen om til et Søk i kunder…-felt, en trakt for det avanserte filteret (den får et rødt tallmerke når et filter er aktivt), et figurikon med verktøytipset Kundegrupper, og et eskeikon for Arkiv. Under appfeltet dukker det opp en vannrett stripe med brikker så snart du har minst én gruppe: Alle kunder først, deretter én brikke per gruppe i alfabetisk rekkefølge. Underkategorier vises i denne stripen under sitt eget korte navn, så Priyas stripe leser Alle kunder, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Hver kunde er én rad: en rund avatar med kundens logo eller to initialer, navnet i fet skrift, og en andre linje med firma og e-post skilt av et punktum. Radene er sortert etter navn. Trykk på en rad for å åpne kundens detaljskjerm; sveiper du en rad fra høyre mot venstre, avdekkes en oransje arkivstripe. +-knappen nederst til høyre oppretter en ny kunde. På et nettbrett eller i liggende format blir listen et rutenett i to kolonner med de samme radene.

Trykk på en brikke for å snevre listen inn til den gruppens medlemmer. Trykker du på en overordnet gruppe som Trades, inkluderes også alle i underkategoriene dens, så Hollins Joinery, som bare er merket Construction, dukker opp under Trades. Trykk på brikken igjen, eller på Alle kunder, for å fjerne den. Søket kjører først på navn og firma, deretter snevrer brikken inn resultatet.

Slik legger du til et kundekort

1. På Kunder trykker du på +. Redigeringsvisningen åpnes med tittelen Ny kunde og en Lagre-knapp i appfeltet.
2. Trykk på den runde avataren for å legge ved en logo eller et bilde. Et ark tilbyr Kamera og Galleri; begge er systemvelgere, så de vises ikke her. Bildet skaleres til maksimalt 512 ganger 512 piksler og lagres inne i kundeoppføringen. Når det er satt, dukker en rød Fjern bilde-lenke opp under det.
3. Skriv inn Navn *. Dette er det eneste påkrevde feltet og teksten som vises i listen, i velgere og på PDF-en.
4. Fyll ut Firma, E-post og Telefon etter behov. Firmaet vises under navnet i listen; e-postadressen er det sendeskjermen vil foreslå.
5. Trykk på Land og velg fra den søkbare listen Velg land. Flisen viser flagget og landsnavnet, og feltet Adresse under endrer eksempelteksten til det landets format.
6. Skriv Adresse på én eller to linjer nøyaktig slik du vil ha den trykt under Faktureres til.
7. Bruk Notater til alt internt. Notater vises på kundens Info-fane og aldri på et dokument.
8. Trykk Lagre. Redigeringsvisningen lukkes og den nye raden dukker opp i listen på sin alfabetiske plass.

Trykker du Tilbake med ulagrede endringer, spør en Ulagrede endringer-dialog om du vil Bli eller Forlat. Å forlate forkaster endringene.

Slik legger du kunder i kategorier

Kategorier og kundegrupper er det samme under to navn. Redigeringsvisningen kaller dem kategorier og viser dem som brikker; skjermen Kundegrupper administrerer den samme listen med beskrivelser, typer og en medlemsvelger. Grupper hører til forretningsprofilen din, ikke til kunden, så driver du med to profiler, har hver av dem sitt eget sett.

1. Åpne en kunde i redigeringsvisningen og rull til seksjonen Kategorier under Notater. Hver gruppe i den gjeldende profilen din er en brikke, de på øverste nivå først, hver etterfulgt av sine underkategorier skrevet som Overordnet › Underordnet.
2. Trykk på hver brikke som passer. En kunde kan ligge i så mange grupper du vil; Fairfield Roofing er i Monthly retainer, Trades og Trades › Construction samtidig.
3. For å legge til en gruppe som ikke finnes ennå, trykk på + Opprett kategori. I dialogen Opprett kategori skriver du inn Kategorinavn.
4. La Overordnet kategori (valgfritt) stå på Ingen (øverste nivå) for en ny kategori på øverste nivå, eller velg en eksisterende toppnivåkategori for å lage en underkategori. Nedtrekkslisten dukker først opp når det finnes minst én kategori på øverste nivå.
5. Trykk Lagre i dialogen. Kategorien lagres med én gang, og brikken dukker opp allerede valgt for denne kunden.
6. Trykk Lagre i appfeltet for å lagre kunden sammen med medlemskapene.

Under kategoriene rommer den samme redigeringsvisningen to pengeinnstillinger per kunde. Retningslinjer for purregebyr starter med Bruk profilstandard slått på; slå den av for å legge inn kundens egne Prosent av totalbeløpet, Frist (dager), Beregningsmodus (Engangsgebyr, Per dag, Per måned), Maks %-tak og Ettergi automatisk ved betaling. Rabatt ved tidlig betaling fungerer på samme måte, og undertekst til bryteren forteller deg hva profilstandarden er akkurat nå. Begge dekkes i detalj i veiledningen om purregebyrer.

Slik administrerer du grupper og medlemmene deres

Skjermen Kundegrupper er den andre siden av de samme dataene. Åpne den fra figurikonet i appfeltet på Kunder.

1. Trykk på Ny kundegruppe nederst til høyre. Gi den et Navn og eventuelt en Beskrivelse, som vises som radens andre linje.
2. Velg en type fra nedtrekkslisten merket Status: Kategori, Produkt/tjeneste, Morselskap, Region eller Egendefinert. Typen avgjør bare ikonet på raden (en etikett, en eske, en bygning, en globus eller et firkanttegn); den endrer ikke hvordan gruppen oppfører seg.
3. Hvis det finnes minst én gruppe på øverste nivå, lar en nedtrekksliste Overordnet kategori (valgfritt) deg legge den nye gruppen ett nivå ned. Trykk Lagre.
4. For å legge til eller fjerne medlemmer, trykk på gruppens rad. En dialog med gruppenavnet som tittel lister opp hver aktive kunde med en avkrysningsboks; huk av dem som hører til og trykk Lagre. Listen du lagrer, erstatter det tidligere medlemskapet i sin helhet.
5. For å gi en gruppe nytt navn, endre type, beskrivelse eller overordnet gruppe, trykk på blyanten på raden. Dialogen er den samme som for en ny gruppe.

Å huke av en kunde her eller velge en brikke i redigeringsvisningen hennes skriver det samme medlemskapet, og Kunder-fanen oppdateres umiddelbart.

Slik finner du kunder ut fra hva de har

Traktikonet åpner arket Filtrer kunder. I motsetning til gruppebrikkene, som handler om hvordan du har merket en kunde, handler dette arket om dataene som henger på kunden.

1. Trykk på trakten i appfeltet på Kunder. Arket glir opp til omtrent to tredeler av skjermen; dra i håndtaket for å gjøre det større.
2. Under Har tilknyttede data trykker du på hvilke som helst av Fakturaer, Tilbud, Ubetalte fakturaer, Kontrakter, Tidsregistreringer, Prosjekter og Utgifter. Velger du flere, må kunden ha alle sammen.
3. Under Egenskaper velger du et Land (bare land som brukes av minst én kunde tilbys) og, hvis du har mer enn én forretningsprofil, en Forretningsprofil for å vise kunder som har minst ett dokument under den.
4. Slå på Egendefinerte purregebyrinnstillinger for å beholde bare kunder med purregebyrregler som overstyrer profilen.
5. Utvid Flere filtre for bryterne Har e-post, Har telefon, Har adresse, Har logo / avatar og Har notater, som er nyttige for å finne ufullstendige kort.
6. Trykk Bruk. Traktikonet viser nå antall aktive betingelser. Åpne arket igjen og trykk Tilbakestill, deretter Bruk, for å nullstille alt.

«Ubetalte fakturaer» betyr et dokument av fakturatypen med en annen status enn Betalt eller Annullert, så kladder teller også med. Brikkene for tilknyttede data ser på alle dokumenter, også arkiverte, mens selve listen bare viser aktive kunder.

Dette viser kundens detaljskjerm

Trykk på en rad for å åpne kunden. En tonet topp viser avatar, navn og firma, og under den en rullbar rad med fem faner.

• Info viser E-post, Telefon, Adresse og Notater når de er fylt ut, og alltid datoen Lagt til.
• Dokumenter lister opp hvert ikke-arkiverte dokument for denne kunden, nyeste først: fakturaer, overslag og alle andre typer fra den samme tabellen. Hver rad viser nummeret, fakturadatoen, totalen i dokumentets valuta og et statusmerke (Kladd, Sendt, Betalt, Annullert). Trykk på en rad for å åpne dokumentet.
• Prosjekter lister opp kundens prosjekter med status og fakturert total, og har sin egen lille + for å starte et prosjekt som allerede er koblet til denne kunden.
• Kontrakter viser kontrakttitler, start- og sluttdatoene deres og et statusmerke.
• Aktivitet fletter utgifter (røde, med beløpet) og tidsregistreringer (blå, med varigheten i timer og minutter) sammen til én liste sortert etter dato.

Det finnes ingen summert saldo på denne skjermen. For å se hva en kunde skylder, les Sendt-radene her, eller bruk statusfiltrene på hoveddokumentfanen og den forfalte listen på oversikten. Blyanten i appfeltet åpner redigeringsvisningen; eskeikonet arkiverer kunden.

Regler og detaljer

• Påkrevde felt. Bare Navn * valideres («Navn er påkrevd»). Alle andre felt er valgfrie; et felt som står tomt lagres uten verdi, så Info-fanen skjuler det og «Har …»-filtrene behandler det som manglende.
• Hvor kundene bor. Kunder deles på tvers av alle forretningsprofiler. Kategorier og grupper hører til én profil: brikkene i redigeringsvisningen, stripen på listen og Kundegrupper-skjermen viser alle gruppene til profilen som er merket som standard. Sletter du en profil, slettes gruppene dens; kundene blir værende.
• Nivåer. Grupper kan nestes ett nivå dypt. Bare grupper på øverste nivå tilbys som overordnede, og en gruppe kan ikke bli sin egen overordnede. Hvis en overordnet gruppe noen gang fjernes, løftes underkategoriene opp til øverste nivå i stedet for å gå tapt.
• Ingen sletting av grupper. Kundegrupper-skjermen har ingen slettehandling; du kan gi en gruppe nytt navn, endre den overordnede eller tømme medlemskapet. Dialogen Opprett kategori overser Lagre så lenge navnet er tomt; gruppeeditoren på Kundegrupper-skjermen sjekker ikke, så en gruppe lagret uten navn dukker opp som en tom rad.
• Sortering og søk. Lister er alltid sortert etter navn. Søket treffer et fragment av navnet eller firmaet, ikke e-postadressen. Gruppebrikken og det avanserte filteret legges oppå søkeresultatet, i den rekkefølgen.
• Filterlogikk. Alle valgte betingelser må være oppfylt (OG). Bryteren Har utestående saldo leser en lagret saldokolonne som appen bare fyller ut under en import av sikkerhetskopi; for data lagt inn på telefonen forblir den null, så bruk heller brikken Ubetalte fakturaer. Nedtrekkslisten Valuta vises bare når en kunde har en foretrukket valuta, noe ingen skjerm setter i dag, så den ser du normalt ikke.
• Overstyringer per kunde. Når Bruk profilstandard er på, lagres kundens purregebyrkolonner tomme og forretningsprofilens regler gjelder. Når den er av, faller hvert felt du lar stå tomt likevel tilbake på profilen enkeltvis; minimumsbeløpet og valget Inkluder i PDF er kun på profilnivå. Rabatt ved tidlig betaling følger samme mønster.
• Hva fakturaredigeringen bruker. Fra kundekortet leser fakturaredigeringen navnet, firmaet, e-posten, adressen og landskoden (til nummereringsnøkkelordet {client_country}), pluss overstyringene for purregebyr og rabatt. Betalingsbetingelser forhåndsfylles fra profilen, ikke fra kunden.
• Arkiver, ikke slett. Å sveipe en rad eller trykke på eskeikonet på detaljskjermen spør Flytte til arkiv? og, ved Arkiver, skjuler kunden sammen med alle dokumentene deres. Begge deler kommer tilbake fra Arkiv-skjermen med Gjenopprett. Permanent sletting tilbys bare der, bak to bekreftelser, og fjerner kundens fakturaer, utgifter og tidsregistreringer i én operasjon.
• Hva som krever Pro. +-knappen på listen, Legg til kunde-knappen i tomtilstanden, blyanten på detaljskjermen, Ny kundegruppe-knappen og + på Prosjekter-fanen sjekker prøveperioden eller abonnementet ditt og åpner ellers betalingsveggen. Å vise, søke, filtrere, redigere en eksisterende gruppe, huke av medlemmer, arkivere og gjenopprette er alltid tilgjengelig.
• Systemvelgere. Avatarvelgeren bruker systemets kamera eller galleri. Bildet som velges skaleres til 512 piksler og lagres som det er; det finnes ikke noe beskjæringstrinn.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturaredigeringen
• Purregebyrer
• Prosjekter og milepæler