ユーザーガイド

顧客、カテゴリ、顧客グループ

顧客カードを追加し、顧客をカテゴリとサブカテゴリに分類し、未払い請求書や契約書で絞り込み、顧客ごとにすべての書類を確認する方法。

更新日: 2026-09-09

Invoice Flowにおける顧客とは、書類の「Bill To（請求先）」側のことです。すべての請求書、見積もり、契約書、経費、稼働時間の記録は1件の顧客レコードを指しているため、その記録の品質が後でどれだけ早く物事を見つけられるかを左右します。PDFに印刷される住所、送信画面が提案するメール、採番トークンに使われる国、これらはすべてここから来ます。20件、30件の顧客がいれば、自分の仕事の考え方に沿ってリストをグループ化したいはずですし、「まだ支払いをしておらず、契約書もない顧客は誰か」を、1件ずつ開かずに答えたいはずです。

このガイドでは、マンチェスターで英ポンド建てで請求している2人組の会計事務所Ledgerline Bookkeepingの例を追います。Priyaは12件の顧客をRetail、Trades、Professional servicesという3つのカテゴリに分け、その下に2つのサブカテゴリ（Retailの下にOnline sellers、Tradesの下にConstruction）を設けています。木曜の訪問ルート用にCheshireという地域グループ、毎月1日に請求する顧客のためにMonthly retainerというカスタムグループもあります。

画面に表示されるもの

ボトムナビゲーションの顧客タブを開きます。アプリバーには4つのアイコンがあります。タイトルを顧客を検索…フィールドに変える虫眼鏡、詳細フィルター用の漏斗（フィルターが有効な場合は赤い数字バッジが付きます）、ツールチップが顧客グループの図形アイコン、アーカイブ用のボックスアイコンです。アプリバーの下には、グループが1つでもあると水平方向のチップの帯が表示されます。最初にすべての顧客、続いて各グループのチップがアルファベット順に並びます。サブカテゴリはこの帯の中に短い名前で表示されるため、Priyaの帯はAll clients、Cheshire、Construction、Monthly retainer、Online、Professional services、Retail、Tradesと並びます。

各顧客は1行で表示されます。顧客のロゴまたはイニシャル2文字を持つ丸いアバター、太字の名前、会社名とメールをドットでつないだ2行目です。行は名前順にソートされます。行をタップすると顧客の詳細画面が開き、行を右から左にスワイプするとオレンジ色のアーカイブ帯が表示されます。右下の**+**ボタンで新規顧客を作成します。タブレットまたは横向きでは、リストは同じ行の2列グリッドになります。

チップをタップすると、そのグループのメンバーだけにリストが絞り込まれます。Tradesのような親カテゴリをタップすると、そのサブカテゴリのメンバーも含まれるため、Constructionだけにタグ付けされたHollins Joineryも Trades の下に表示されます。チップをもう一度タップするかすべての顧客をタップすると解除されます。検索はまず名前と会社名に対して実行され、その後チップで結果が絞り込まれます。

顧客カードを追加する方法

1. 顧客タブで+をタップします。タイトルが新規顧客で、アプリバーに保存ボタンがあるエディターが開きます。
2. 丸いアバターをタップしてロゴや写真を添付します。シートにはカメラとギャラリーが表示されます。どちらもシステムのピッカーのため、ここでは説明しません。写真は最大512×512ピクセルに縮小され、顧客レコード内に保存されます。設定後は、その下に赤い写真を削除のリンクが表示されます。
3. 名前 *を入力します。これは唯一の必須フィールドで、リスト、ピッカー、PDFに表示されるテキストです。
4. 必要に応じて会社、メール、電話番号を入力します。会社はリストの名前の下に表示され、メールは送信画面が提案する宛先になります。
5. 国をタップし、検索可能な国を選択リストから選びます。タイルには国旗と国名が表示され、その下の住所フィールドの例文がその国の形式に変わります。
6. Bill Toの下に印刷したいとおりに住所を1〜2行で書きます。
7. 内部用の内容にはメモを使います。メモは顧客の情報タブに表示されるだけで、書類には決して印刷されません。
8. 保存をタップします。エディターが閉じ、新しい行がアルファベット順の位置にリストに表示されます。

未保存の編集がある状態で戻るをタップすると、未保存の変更ダイアログがとどまるか離れるかを尋ねます。離れると編集内容は破棄されます。

顧客をカテゴリに分類する方法

カテゴリと顧客グループは、2つの名前を持つ同じものです。エディターではカテゴリと呼びチップとして表示され、顧客グループ画面では説明、種類、メンバー選択とともに同じリストを管理します。グループは顧客ではなくビジネスプロフィールに属するため、2つのプロフィールを運用している場合はそれぞれ独自のグループのセットを持ちます。

1. 顧客をエディターで開き、メモの下にあるカテゴリセクションまでスクロールします。現在のプロフィールのすべてのグループがチップとして表示され、トップレベルのものが先に並び、それぞれに続けてサブカテゴリが親 › 子の形式で表示されます。
2. 該当するチップをすべてタップします。1件の顧客は好きなだけ多くのグループに所属できます。Fairfield RoofingはMonthly retainer、Trades、Trades › Constructionに同時に所属しています。
3. まだ存在しないグループを追加するには、+ カテゴリを作成をタップします。カテゴリを作成ダイアログでカテゴリ名を入力します。
4. 新しいトップレベルカテゴリの場合は親カテゴリ（任意）をなし（トップレベル）のままにし、サブカテゴリにする場合は既存のトップレベルカテゴリを選びます。このドロップダウンは、トップレベルカテゴリが少なくとも1つ存在するときにのみ表示されます。
5. ダイアログで保存をタップします。カテゴリはすぐに保存され、そのチップはこの顧客に対してすでに選択された状態で表示されます。
6. アプリバーの保存をタップして、顧客とそのメンバーシップを一緒に保存します。

カテゴリの下には、同じエディターに顧客ごとの金額設定が2つあります。延滞料ポリシーはプロフィールのデフォルトを使用がオンの状態から始まります。オフにすると、この顧客独自のPercent of total、Grace days、Accrual mode（One-time charge、Per day、Per month）、Max % cap、Auto-forgive on paymentを入力できます。早期支払割引も同じ仕組みで、そのスイッチのサブタイトルには現在のプロフィールのデフォルト値が表示されます。両方とも延滞料のガイドで詳しく説明しています。

グループとそのメンバーを管理する方法

顧客グループ画面は同じデータのもう一つの側面です。顧客タブの図形アイコンから開きます。

1. 右下の新規顧客グループをタップします。名前を、任意で行の2行目に表示される説明を入力します。
2. Statusとラベル付けされたドロップダウンから種類を選びます：Category、Product/Service、Parent company、Region、Custom。この種類は行のアイコン（ラベル、箱、建物、地球儀、ハッシュ記号）を決めるだけで、グループの挙動そのものは変わりません。
3. トップレベルグループが少なくとも1つあれば、新しいグループを1段下にネストできる親カテゴリ（任意）ドロップダウンが表示されます。保存をタップします。
4. メンバーを追加・削除するには、グループの行をタップします。グループ名がタイトルになったダイアログにはアクティブな顧客すべてがチェックボックス付きで一覧表示されます。所属するものにチェックを入れて保存をタップします。保存したリストは以前のメンバーシップを完全に置き換えます。
5. グループの名前、種類、説明、親を変更するには、行の鉛筆アイコンをタップします。ダイアログは新規グループのときと同じです。

ここで顧客にチェックを入れても、エディターでチップを選択しても、同じメンバーシップが書き込まれ、顧客タブは即座に更新されます。

保有しているデータで顧客を絞り込む方法

漏斗アイコンは顧客をフィルターシートを開きます。顧客にどうラベル付けしたかを扱うグループチップとは異なり、このシートは顧客に紐付いたデータを扱います。

1. 顧客アプリバーの漏斗をタップします。シートは画面の約3分の2までスライドして表示されます。ハンドルをドラッグして拡大できます。
2. 関連データがあるの下で、請求書、見積書、未払いの請求書、契約書、稼働時間、プロジェクト、経費のいずれかをタップします。複数選択すると、顧客がそのすべてを持っている必要があります。
3. 属性の下で国を選び（少なくとも1件の顧客が使用している国のみが表示されます）、複数のビジネスプロフィールを運用している場合は、そのプロフィールに紐付く書類を少なくとも1件持つ顧客を表示するビジネスプロフィールを選びます。
4. プロフィールのポリシーを上書きしている顧客だけを残すにはカスタム延滞料設定をオンにします。
5. 追加のフィルターを展開すると、メールあり、電話番号あり、住所あり、ロゴ/アバターあり、メモありのスイッチが表示され、情報が不完全なカードを見つけるのに便利です。
6. 適用をタップします。漏斗アイコンには有効な条件の数が表示されます。すべてクリアするにはシートを再度開いてリセットをタップし、その後適用をタップします。

「未払いの請求書」とは、ステータスが支払済みでもキャンセル済みでもない請求書タイプの書類を意味し、下書きもカウントされます。関連データのチップはアーカイブ済みのものを含むすべての書類を見ますが、リスト自体はアクティブな顧客のみを表示します。

顧客詳細画面に表示されるもの

行をタップすると顧客が開きます。色付きのヘッダーにアバター、名前、会社名が表示され、その下に5つのタブが横スクロールで並びます。

• 情報はメール、電話番号、住所、メモが入力されていればそれを表示し、常に追加日を表示します。
• 書類はこの顧客のすべてのアーカイブされていない書類を新しい順に一覧表示します：請求書、見積書、同じテーブルにある他のタイプ。各行には番号、発行日、その書類の通貨での合計、ステータスバッジ（下書き、送信済み、支払済み、取消済み）が表示されます。行をタップすると書類が開きます。
• プロジェクトはこの顧客のプロジェクトをステータスと請求済み合計とともに一覧表示し、この顧客にリンクされたプロジェクトをすぐに開始できる独自の小さな**+**があります。
• 契約書は契約書のタイトル、開始日と終了日、ステータスバッジを表示します。
• アクティビティは経費（赤色、金額付き）と稼働記録（青色、時間と分の長さ付き）を1つの日付順のリストにまとめます。

この画面に合計残高の表示はありません。顧客が何を負っているかを知るには、ここで送信済みの行を読むか、書類タブのメインのステータスフィルターとダッシュボードの期限超過リストを使ってください。アプリバーの鉛筆をタップするとエディターが開き、ボックスアイコンで顧客をアーカイブします。

ルールと詳細

• 必須フィールド。 バリデーションされるのは名前 *のみ（「名前は必須です」）。その他のすべてのフィールドは任意で、空欄のフィールドは値なしとして保存されます。そのため情報タブでは非表示になり、「〜あり」フィルターは欠落しているものとして扱います。
• 顧客の所在。 顧客はすべてのビジネスプロフィール間で共有されます。カテゴリとグループは1つのプロフィールに属します。エディターのチップ、リストの帯、顧客グループ画面はすべて、現在デフォルトとしてマークされているプロフィールのグループを表示します。プロフィールを削除するとそのグループは削除されますが、顧客はそのまま残ります。
• ネスト。 グループは1階層までネストできます。親として提供されるのはトップレベルのグループのみで、あるグループが自分自身の親になることはできません。親が削除された場合、そのサブカテゴリは失われるのではなくトップレベルに昇格します。
• グループの削除機能はない。 顧客グループ画面には削除アクションがありません。グループの名前変更、親の変更、メンバーシップを空にすることはできます。カテゴリを作成ダイアログは名前が空の間は保存を無視しますが、顧客グループ画面のグループエディターはチェックしないため、名前なしで保存されたグループは空の行として表示されます。
• ソートと検索。 リストは常に名前順にソートされます。検索は名前または会社の一部を照合し、メールは対象外です。グループのチップと詳細フィルターはこの順で検索結果の上にさらに適用されます。
• フィルターの意味。 選択されたすべての条件が成立している必要があります（AND）。Has outstanding balanceスイッチは、バックアップのインポート時にのみアプリが埋める保存済みの残高列を参照します。端末上で入力されたデータではゼロのままになるため、代わりに未払いの請求書チップを使うことをお勧めします。Currencyドロップダウンは、顧客に優先通貨がある場合にのみ表示されますが、現在それを設定する画面はないため、通常は表示されません。
• 顧客ごとの上書き。 プロフィールのデフォルトを使用がオンのとき、顧客の延滞料関連の列は空で保存され、ビジネスプロフィールのポリシーが適用されます。オフのとき、空欄にしたフィールドは個別にプロフィールにフォールバックします。最小金額とPDFに含めるオプションはプロフィールのみの設定です。早期支払割引も同じパターンに従います。
• 請求書エディターが使用するもの。 顧客カードから、請求書エディターは名前、会社、メール、住所、国コード（{client_country}採番トークン用）に加え、延滞料と割引の上書きを読み取ります。支払条件はプロフィールから事前入力され、顧客からは取得されません。
• アーカイブであり削除ではない。 行をスワイプするか、詳細画面のボックスアイコンをタップするとアーカイブに移動しますか？と尋ねられ、アーカイブを選ぶとその顧客とすべての書類が非表示になります。どちらもアーカイブ画面から復元で戻せます。完全な削除はそこでのみ提供され、2段階の確認の後にその顧客の請求書、経費、稼働記録をまとめて削除します。
• Proが必要なもの。 リストの**+ボタン、空の状態の顧客を追加ボタン、詳細画面の鉛筆、新規顧客グループボタン、プロジェクトタブの+**は、トライアルまたはサブスクリプションを確認し、なければ有料化画面を開きます。閲覧、検索、フィルター、既存グループの編集、メンバーへのチェック、アーカイブと復元は常に利用できます。
• ネイティブのピッカー。 アバターピッカーはシステムのカメラまたはギャラリーを使用します。選んだ画像は512ピクセルに縮小されそのまま保存され、切り抜きのステップはありません。

ヒント

関連ガイド

• 請求書エディター
• 延滞料
• プロジェクトとマイルストーン