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プロジェクトとマイルストーン

1件の案件の見積書と請求書をプロジェクトとしてまとめ、作業を予算と期日付きのマイルストーンに分割し、請求済み・入金済み・未請求の状況を確認します。

更新日: 2026-09-09

長期の案件が1枚の請求書で済むことはめったにありません。バスルームの改修は見積書から始まり、解体、タイル施工、設備、仕上げの各工程が承認されるたびに段階的に請求されます。これらのドキュメントをまとめる仕組みがないと、ドキュメント一覧をスクロールして頭の中で数字を足し合わせることになります。Invoice Flowのプロジェクト機能はこれを解決します。プロジェクトとは、1件の案件のためのフォルダで、クライアントに紐づき、関連する見積書・請求書のリスト、マイルストーンのチェックリスト、そして見積・請求・入金の合計を計算するMoneyタブを持っています。

このガイドでは、デンバーのRedstone Renovationsの例を追います。同社はHartley邸のマスターバスルーム改修を4つのマイルストーンで請求しています。解体・粗仕上げ($3,800)、タイル・防水($5,200)、設備・配管仕上げ($4,100)、塗装・ガラス・仕上げ点検($2,400)です。案件全体の見積額は$15,500でした。

プロジェクトは任意の機能です。仕事の大半が訪問1回につき1枚の請求書で完結するなら、この機能は無視して構いません。1件のクライアント案件で数週間から数か月にわたって複数のドキュメントが発生するときに活用してください。

画面での見え方

プロジェクトはクライアントの下にあります。クライアントタブを開き、クライアントをタップすると、クライアント詳細画面の上部に5つのタブ、情報、ドキュメント、プロジェクト、契約書、アクティビティが並びます。プロジェクトタブには、そのクライアントに紐づくすべてのプロジェクトが、フォルダアイコン、プロジェクト名、小文字表記のステータス、右側にこれまでの請求合計とともに一覧表示されます。右下の小さな丸い**+ボタンで、このクライアントに既に紐づいた新しいプロジェクトを作成できます。プロジェクトが1件もない場合は、単にこのクライアントのプロジェクトはありません**と表示されます。

ボトムナビゲーション、ツール画面、設定のいずれにも「プロジェクト」の項目はありません。クライアントのプロジェクトタブと、インボイスエディタ内のプロジェクトタイルが、この機能に出会う2箇所なので、プロジェクトが見つからないときはクライアントから辿ってください。

プロジェクトをタップすると、その作業スペースが開きます。タイトルバーにはプロジェクト名と3つのアイコンが表示されます。鉛筆(プロジェクトを編集)、金額の合計を再計算する円形の矢印、ごみ箱(プロジェクトを削除)です。タイトルの下には4つのタブがあります。

プロジェクトを作成する方法

紐づけを自動化するため、クライアントから始めます。

1. クライアントタブを開き、クライアント(ここではMegan and Tom Hartley)をタップします。
2. プロジェクトタブをタップし、右下の丸い+ボタンをタップします。
3. 新規プロジェクト(New Project)フォームでプロジェクト名(Project name)を入力します。これが唯一の必須項目で、空欄のまま保存しようとすると赤い必須ヒントが表示されます。
4. クライアント(Client)のドロップダウンを確認します。ここに来た元のクライアントが既に設定されていますが、切り替えたり、社内プロジェクトの場合は指定なし(Not specified)を選んだりできます。
5. ステータス(Status)は有効(Active)のままにするか、保留中(On hold)、完了(Completed)、取消済み(Cancelled)から選びます。
6. 必要であれば作業範囲の短い説明(Description)を追加し、右上の保存をタップします。

このフォームはあえてここで終わります。予算、色、通貨、日付といった項目はありません。プロジェクトの金額面は紐づけたドキュメントから計算され、スケジュール面はマイルストーンで表され、いずれも保存後に移動するプロジェクト詳細画面にあります。

マイルストーンを追加する方法

マイルストーンは案件の工程です。それぞれ名前、見積金額、ステータス、任意の期日を持ちます。これは計画と進捗管理のためのツールであり、アプリがマイルストーンから請求書を生成することはなく、マイルストーン側もどの請求書がそれを支払ったかを知りません。各工程の請求書は次のセクションの手順で自分で作成し、プロジェクトに紐づける必要があります。

1. クライアントのプロジェクトタブから、プロジェクトをタップして作業スペースを開きます。
2. マイルストーンタブをタップし、下部のマイルストーンを追加(Add milestone)ボタンをタップします。
3. マイルストーン名(Milestone name)を入力します。例:Paint, glass and punch list。
4. 見積額(Estimated)欄に、その工程の予算を通貨記号なしの数値で入力します(例:2400)。
5. ドロップダウンからステータスを選びます:未着手(Not started)、進行中(In progress)、完了(Done)、スキップ(Skipped)。新しい工程は通常未着手のままにします。
6. 期日(Due Date)の行をタップし、カレンダーで日付を選んでOKで確定します。右側の×で日付を再びクリアできます。
7. 保存をタップします。シートが閉じ、マイルストーンが一覧に表示されます。

すべての工程についてこれを繰り返します。一覧は作成順に並ぶので、実際に作業を予定する順にマイルストーンを追加してください。作業が進んだら、行の3点メニューから状態を進めます。開始したら進行中、クライアントが工程の完了を承認したら完了、リセットしたいときは未着手に戻せます。同じメニューにはプロジェクトを編集(ラベルにかかわらず、実際にはその行のマイルストーン編集シートを開きます)とマイルストーンを削除もあります。

マイルストーンを請求する方法

工程を請求するとは、通常の請求書を作成してプロジェクトに紐づけることです。この紐づけは、クライアントタイルのすぐ下にあるインボイスエディタ内のプロジェクトタイルから行います。

1. いつも通り請求書を作成します。ドキュメントタブから、ダッシュボードから、あるいは前の工程の請求書を複製して作成できます。Milestone 4: paint, glass and punch listのような明細行を合意金額で追加します。
2. クライアントの下にあるプロジェクトタイルまでスクロールします。何かを選ぶまでは指定なしと表示されています。
3. タイルをタップします。シートに指定なしに続けて、このクライアントに限らずビジネスプロフィール内のすべてのプロジェクトが一覧表示されるので、名前をよく確認してください。
4. Hartley master bathroom remodelをタップします。シートが閉じ、タイルにプロジェクト名が表示されます。
5. 請求書を仕上げて下書き保存(Save Draft、または送信)をタップします。保存することで紐づけが記録され、プロジェクトの合計が更新されます。

同じタイルは見積書にも表示されるので、元の見積もりも忘れずに紐づけましょう。紐づけると、プロジェクトのドキュメントタブにその見積書と各工程の請求書が1つのリストにまとまって表示され、Moneyタブが案件の見積額を把握できるようになります。

進捗の読み方

財務状況を見るには、プロジェクトのMoneyタブを開きます。この数字は入力するものではなく、紐づけたドキュメントから自動計算されます。

キャンセル済み、辞退、期限切れのステータスのドキュメントは無視されるため、断られた最初の見積もりが見積額の行を水増しすることはありません。

Hartleyの案件では、見積額$15,500、3件の工程請求書で請求済み$13,100、入金済み$9,000となり、設備の請求書に対して$4,100が保留中、最後のマイルストーン分$2,400がまだ請求されていないことが分かります。これをマイルストーンタブと組み合わせれば、ドキュメントを1件も開かずに案件のスケジュールと資金状況の両方を把握できます。

1. プロジェクトを開き、Moneyをタップします。
2. 数字が古いと感じたら、タイトルバーの円形矢印アイコンをタップします。アプリが紐づいたすべてのドキュメントを再読み込みして合計を書き直し、下部に短いMoneyの確認メッセージが表示されます。
3. マイルストーンに切り替え、完了した工程を3点メニューから完了にします。

ルールと詳細

• プロフィールは1つ、クライアントも1つ。 プロジェクトは、作成時に有効だったビジネスプロフィールに属し、クライアントには最大1件までしか紐づけられません。クライアントを削除してもプロジェクトは残りますが、クライアントとの紐づけは消えます。プロフィールを削除すると、そのプロジェクトも削除されます。
• 検証されるのは名前だけ。 クライアント、ステータス、説明は任意です。ステータスの既定値は有効です。
• ステータス一覧。 プロジェクト:有効、保留中、完了、取消済み。マイルストーン:未着手、進行中、完了、スキップ。3点メニューからマイルストーンのステータスを変更すると開始・完了の日時が記録されますが、編集シート内で変更するとステータスそのものだけが保存されます。スキップはシートのドロップダウンでは選べますが、行のメニューにはありません。
• マイルストーンの金額はあくまで見積もり。 マイルストーンの見積額は、プロジェクトのMoneyタブには加算されず、どの請求書もどのマイルストーンにも紐づいていません。実際の金額はプロジェクトレベルのMoneyタブを、範囲とスケジュールにはマイルストーンを使ってください。
• 合計はキャッシュされる。 Moneyの数字とプロジェクト行に表示される金額はプロジェクトに保存されており、それに紐づくドキュメントを保存するたびに更新されます。請求書詳細画面からの入金記録やステータス変更ではこの数字は更新されません。プロジェクトの円形矢印アイコンをタップして再計算してください。
• 通貨表示。 プロジェクトの合計はプロジェクトに通貨が保存されていない限り米ドルで表示されます。現時点でプロジェクト用の通貨選択機能はないため、別の通貨で請求している場合は、Moneyタブの数字は単なる数値として扱ってください。
• マイルストーン名が空欄の場合。 マイルストーンシートで名前が空欄のまま保存をタップしても何も起こりません。シートはメッセージなしで開いたままになります。
• プロジェクトの削除。 ごみ箱アイコンをタップすると「“名前”を削除しますか?紐づいたドキュメントは残りますが、グループ化は解除されます」という確認メッセージが表示されます。見積書と請求書自体には影響せず、プロジェクトとの紐づけだけが解除されます。マイルストーンはプロジェクトと一緒に削除されます。
• Pro限定の操作。 プロジェクトの作成(+ボタンとエディタの保存)、およびマイルストーンを追加ボタンからのマイルストーンの追加・編集には、有効なトライアルまたはサブスクリプションが必要です。プロジェクトの閲覧、メモの保存、合計の再計算、削除は無料です。
• クライアントポータルや自動請求はない。 プロジェクトはクライアントに何かを送信することはなく、スケジュールに沿って請求書を自動生成することもできません。工程ごとの請求を定期的に行いたい場合は、定期請求書のガイドを参照してください。

ヒント

関連ガイド

• インボイスエディタ — プロジェクトタイルがあるエディタ全体の解説。
• 見積書と変換 — 承認された見積もりを最初の工程の請求書に変換する方法。
• 支払いと未払残高 — 工程ごとの入金を記録し、プロジェクトのPaidの数字を正しく保つ方法。