Käyttöopas

Projektit ja välitavoitteet

Kokoa yhden työn tarjous ja laskut projektin alle, jaa työ välitavoitteisiin ja näe mikä on laskutettu, maksettu ja vielä laskuttamatta.

Päivitetty: 2026-09-09

Pitkä työ mahtuu harvoin yhdelle laskulle. Kylpyhuoneremontti alkaa tarjouksesta ja laskutetaan sitten vaiheittain sitä mukaa kun purku, laatoitus, kalusteet ja viimeistely hyväksytään. Ilman jotain, joka pitää nämä asiakirjat yhdessä, päädyt vierittämään Asiakirjat-listaa ja laskemaan lukuja päässäsi. Invoice Flow’n projektit ratkaisevat tämän: projekti on kansio yhtä toimeksiantoa varten, kytkettynä asiakkaaseen, ja siinä on oma listansa liitetyistä tarjouksista ja laskuista, välitavoitteiden tarkistuslista sekä Raha-välilehti, joka laskee yhteen mitä on arvioitu, laskutettu ja maksettu.

Tämä opas seuraa denveriläistä Redstone Renovationsia, joka laskuttaa Hartleyn päämakuuhuoneen kylpyhuoneremontin neljässä välitavoitteessa: purku ja runkotyöt (3 800 $), laatoitus ja vedeneristys (5 200 $), kalusteet ja putkitöiden viimeistely (4 100 $) sekä maalaus, lasit ja loppulista (2 400 $). Koko työ arvioitiin 15 500 dollariin.

Projektit ovat valinnaisia. Jos suurin osa työstäsi on yksi lasku käyntiä kohden, voit sivuuttaa tämän ominaisuuden kokonaan. Tartu siihen, kun yksi asiakastoimeksianto tuottaa useita asiakirjoja viikkojen tai kuukausien aikana.

Mitä näet ruudulla

Projektit sijaitsevat asiakkaan alla. Avaa Asiakkaat-välilehti, napauta asiakasta, ja asiakkaan tietonäkymän yläreunassa on viisi välilehteä: Tiedot (Info), Asiakirjat (Documents), Projektit (Projects), Sopimukset (Contracts) ja Tapahtumat (Activity). Projektit-välilehti listaa jokaisen kyseiseen asiakkaaseen liitetyn projektin: kansiokuvake, projektin nimi, sen tila pienin kirjaimin sekä oikealla tähän mennessä laskutettu kokonaissumma. Oikean alakulman pieni pyöreä +-painike aloittaa uuden projektin, joka on jo liitetty tähän asiakkaaseen. Kun projekteja ei ole, välilehdessä lukee yksinkertaisesti Ei projekteja tälle asiakkaalle.

Alanavigaatiossa, Työkalut-näkymässä tai Asetuksissa ei ole Projektit-kohtaa. Asiakkaan Projektit-välilehti ja laskumuokkaimen Projektit-ruutu ovat ne kaksi paikkaa, joissa kohtaat ominaisuuden, joten jos et löydä projektejasi, mene asiakkaan kautta.

Projektin napauttaminen avaa sen työtilan. Otsikkopalkissa on projektin nimi ja kolme kuvaketta: kynä (Muokkaa projektia), ympyränuoli joka laskee rahasummat uudelleen ja roskakori (Poista projekti). Otsikon alla on neljä välilehteä:

Miten projekti luodaan

Aloita asiakkaasta, niin kytkentä tehdään puolestasi.

1. Avaa Asiakkaat-välilehti ja napauta asiakasta, tässä Megan and Tom Hartley.
2. Napauta Projektit-välilehteä ja sitten oikean alakulman pyöreää +-painiketta.
3. Kirjoita Uusi projekti -lomakkeeseen Projektin nimi. Tämä on ainoa pakollinen kenttä; tyhjäksi jättäminen näyttää punaisen Pakollinen-vihjeen, kun yrität tallentaa.
4. Tarkista Asiakas-pudotusvalikko. Se on jo asetettu asiakkaaseen, jolta tulit; voit vaihtaa sen tai valita Ei määritetty sisäistä projektia varten.
5. Jätä Tila-kenttään Aktiivinen tai valitse Pidossa, Valmis tai Peruutettu.
6. Lisää halutessasi lyhyt Kuvaus laajuudesta ja napauta sitten Tallenna oikeassa yläkulmassa.

Lomake pysähtyy tarkoituksella tähän. Täytettäviä budjetti-, väri-, valuutta- tai päivämääräkenttiä ei ole. Projektin rahapuoli lasketaan siihen liittämistäsi asiakirjoista, ja aikataulupuoli ilmaistaan välitavoitteina; molemmat sijaitsevat projektin tietonäkymässä, johon päädyt tallennuksen jälkeen.

Miten välitavoitteita lisätään

Välitavoitteet ovat työn vaiheita. Kussakin on nimi, arvioitu summa, tila ja valinnainen eräpäivä. Ne ovat suunnittelu- ja edistymistyökalu: sovellus ei luo laskua välitavoitteesta, eikä välitavoite tiedä mikä lasku sen maksoi. Luot jokaisen vaihelaskun edelleen itse ja liität sen projektiin, kuten seuraavassa osiossa kerrotaan.

1. Napauta asiakkaan Projektit-välilehdellä projektia avataksesi sen työtilan.
2. Napauta Välitavoitteet-välilehteä ja sitten alareunan Lisää välitavoite -painiketta.
3. Kirjoita Välitavoitteen nimi, esimerkiksi Paint, glass and punch list.
4. Syötä vaiheen budjetti kenttään Arvioitu paljaana lukuna (2400, ilman valuuttasymbolia).
5. Valitse tila pudotusvalikosta: Ei aloitettu, Käynnissä, Valmis tai Ohitettu. Uudet vaiheet jäävät yleensä tilaan Ei aloitettu.
6. Napauta Eräpäivä-riviä, valitse päivä kalenterista ja vahvista painikkeella OK. Oikean reunan × tyhjentää päivämäärän taas.
7. Napauta Tallenna. Paneeli sulkeutuu ja välitavoite ilmestyy listaan.

Toista jokaiselle vaiheelle. Lista on luontijärjestyksessä, joten lisää välitavoitteet siinä järjestyksessä kuin aiot tehdä työn. Työn edetessä käytä välitavoiterivin kolmen pisteen valikkoa siirtääksesi sitä eteenpäin: Käynnissä kun aloitat, Valmis kun asiakas on hyväksynyt vaiheen, Ei aloitettu nollataksesi sen. Samassa valikossa ovat Muokkaa projektia (joka nimestään huolimatta avaa kyseisen rivin välitavoitemuokkaimen) ja Poista virstanpylväs.

Miten välitavoite laskutetaan

Vaiheen laskuttaminen tarkoittaa tavallisen laskun luomista ja sen osoittamista projektiin. Kytkentä tehdään laskumuokkaimessa Projektit-ruudun kautta, joka on suoraan Asiakas-ruudun alla.

1. Luo lasku tavalliseen tapaan: Asiakirjat-välilehdeltä, koontinäytöltä tai monistamalla edellinen vaihelasku. Lisää rivi kuten Milestone 4: paint, glass and punch list sovitulla summalla.
2. Vieritä asiakkaan alla olevaan Projektit-ruutuun. Siinä lukee Ei määritetty, kunnes valitset jotain.
3. Napauta ruutua. Paneeli listaa Ei määritetty ja sen jälkeen jokaisen yritysprofiilisi projektin, ei vain tämän asiakkaan projekteja, joten lue nimet.
4. Napauta Hartley master bathroom remodel. Paneeli sulkeutuu ja ruudussa näkyy nyt projektin nimi.
5. Viimeistele lasku ja napauta Tallenna luonnos (tai lähetä se). Tallentaminen kirjoittaa kytkennän ja päivittää projektin summat.

Sama ruutu näkyy tarjouksilla, joten liitä myös alkuperäinen tarjous. Kun se on liitetty, projektin Asiakirjat-välilehti näyttää tarjouksen ja jokaisen vaihelaskun yhdessä listassa, ja Raha-välilehti tietää työn arvioidun arvon.

Miten edistymistä luetaan

Avaa projektin Raha-välilehti nähdäksesi taloudellisen kuvan. Luvut lasketaan liitetyistä asiakirjoista, et kirjoita niitä itse:

Asiakirjat, joiden tila on peruutettu, hylätty tai vanhentunut, jätetään huomiotta, joten hylätty ensimmäinen tarjous ei paisuta Arvioitu-riviä.

Hartleyn työssä tämä lukeutuu näin: 15 500 $ arvioitu, 13 100 $ laskutettu kolmella vaihelaskulla, 9 000 $ vastaanotettu, joten 4 100 $ odottaa kalustelaskulla ja 2 400 $ (viimeinen välitavoite) on vielä laskuttamatta. Yhdistä tämä Välitavoitteet-välilehteen, niin sinulla on sekä työn aikataulu että kassatilanne avaamatta yhtäkään asiakirjaa.

1. Avaa projekti ja napauta Raha.
2. Jos jokin luku näyttää vanhentuneelta, napauta otsikkopalkin ympyränuolikuvaketta. Sovellus lukee jokaisen liitetyn asiakirjan uudelleen ja kirjoittaa summat uusiksi; alareunaan ilmestyy lyhyt Raha-vahvistus.
3. Vaihda välilehteen Välitavoitteet ja merkitse valmistunut vaihe tilaan Valmis sen kolmen pisteen valikosta.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Yksi profiili, yksi asiakas. Projekti kuuluu siihen yritysprofiiliin, joka oli aktiivinen kun loit sen, ja enintään yhteen asiakkaaseen. Asiakkaan poistaminen säilyttää projektin mutta tyhjentää sen asiakaskytkennän; profiilin poistaminen poistaa sen projektit.
• Vain nimi tarkistetaan. Asiakas, tila ja kuvaus ovat valinnaisia. Tilan oletus on Aktiivinen.
• Tilat. Projektit: Aktiivinen, Pidossa, Valmis, Peruutettu. Välitavoitteet: Ei aloitettu, Käynnissä, Valmis, Ohitettu. Välitavoitteen tilan muuttaminen kolmen pisteen valikosta kirjaa aloitus- ja valmistumisajankohdat; sen muuttaminen muokkauspaneelissa tallentaa vain tilan itsensä. Tila Ohitettu on käytettävissä paneelin pudotusvalikossa mutta ei rivivalikossa.
• Välitavoitteiden summat ovat vain arviosi. Välitavoitteen Arvioitu-luku ei lisäänny projektin Raha-välilehteen eikä yhtäkään laskua ole sidottu tiettyyn välitavoitteeseen. Käytä projektitason Raha-välilehteä oikealle rahalle ja välitavoitteita laajuudelle ja aikataululle.
• Summat ovat välimuistissa. Raha-luvut ja projektiriveillä näkyvä summa tallennetaan projektiin ja päivitetään joka kerta kun tallennat siihen liitetyn asiakirjan. Maksun kirjaaminen tai tilan muuttaminen laskun tietonäkymässä ei päivitä niitä; napauta projektin ympyränuolikuvaketta laskeaksesi uudelleen.
• Valuutan näyttö. Projektien summat näytetään Yhdysvaltain dollareissa, ellei projektille ole tallennettu valuuttaa; sovellus ei tällä hetkellä tarjoa projekteille valuuttavalitsinta, joten jos laskutat toisessa valuutassa, käsittele Raha-välilehden lukuja paljaina numeroina.
• Tyhjä välitavoitteen nimi. Tallenna-painikkeen napauttaminen välitavoitepaneelissa tyhjällä nimellä ei tee mitään; paneeli jää auki ilman viestiä.
• Poista projekti. Roskakorikuvake pyytää vahvistusta viestillä “Poistetaanko “nimi”? Liitetyt asiakirjat säilyvät mutta niitä ei enää ryhmitellä.” Tarjouksiin ja laskuihin ei kosketa; vain niiden projektikytkentä poistetaan. Välitavoitteet poistetaan projektin mukana.
• Vain Pro -toiminnot. Projektin luominen (+-painike ja muokkaimen Tallenna) sekä välitavoitteen lisääminen tai muokkaaminen Lisää välitavoite -painikkeella vaativat voimassa olevan kokeilujakson tai tilauksen. Projektien katselu, muistiinpanojen tallentaminen, summien uudelleenlaskenta ja poistaminen ovat maksuttomia.
• Ei asiakasportaalia, ei automaattilaskutusta. Projekti ei lähetä asiakkaalle mitään eikä voi luoda laskuja aikataulun mukaan. Jos haluat toistuvia vaihelaskuja, katso toistuvien laskujen opas.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskumuokkain täydeksi läpikäynniksi muokkaimesta, jossa Projektit-ruutu sijaitsee.
• Tarjoukset ja muuntaminen hyväksytyn tarjouksen muuttamiseksi ensimmäiseksi vaihelaskuksi.
• Maksut ja avoin summa vaihemaksujen kirjaamiseksi, jotta projektin Maksettu-luku on oikein.