Käyttöopas

Ajanseuranta ja tuntilaskutus

Mittaa työsessiot reaaliajassa tai kirjaa ne käsin, aseta tuntihinta sessiokohtaisesti ja muuta laskuttamattomat tunnit laskuriveiksi.

Päivitetty: 2026-09-09

Jos myyt aikaasi, lasku on vain niin hyvä kuin sen takana oleva kirjanpito. Invoice Flow’n ajanseuranta pitää tuon kirjanpidon puhelimessa: jokainen työsessio tallennetaan asiakkaineen, projektinimineen, kuvauksineen, alku- ja loppuaikoineen ja tuntihintoineen. Kun on aika laskuttaa, valitset sessiot, sovellus kirjoittaa yhden laskurivin kutakin sessiota kohden niin että tunnit ovat määrä ja hinta on tuntihinta, ja sessiot merkitään laskutetuiksi niin ettei niitä voi koskaan valita uudelleen.

Tämä opas seuraa Inês Carvalhoa, freelance-kääntäjää Lissabonissa, joka laskuttaa euroissa. Hän veloittaa Editora Horizontelta 45 euroa tunnilta kaunokirjallisesta käännöksestä, lontoolaiselta Bramble & Co. Solicitorsilta 55 euroa tunnilta juridisesta työstä ja Vinhos do Tejolta 40 euroa tunnilta luettelo- ja verkkosivutekstistä. Osan sessioista hän mittaa reaaliajassa, osan kirjaa jälkikäteen, ja kerran kahdessa viikossa hän muuttaa avoimet tunnit laskuiksi.

Tarvitset seurantaa aina kun hintasi ilmaistaan tuntia kohden. Jos annat kiinteät hinnat työtä kohden, voit silti käyttää sitä yksityisenä lokina siitä mihin päivä meni, mutta mikään sovelluksessa ei pakota siihen.

Mitä näet ruudulla

Seuranta on koko näytön työkalu, ei välilehti. Avaa alapalkin Työkalut-välilehti, katso otsikon Tuottavuus alle ja napauta sinistä Ajanseuranta-korttia. Koontinäytöltä on myös oikopolku: pikatoimintomerkki nimeltä Ajastin ja, kun ajastin on käynnissä, Ajastin käynnissä -kortti, joka avaa seurannan napautettaessa.

Näkymässä on neljä osaa ylhäältä alas:

• Ajastinkortti. Kun mikään ei ole käynnissä, siinä lukee 00:00:00 ja siinä on kaksi painiketta, täytetty Aloita ja ääriviivattu Manuaalinen. Kun ajastimia on käynnissä, kutakin ajastinta kohden on yksi sävytetty kortti, ja niiden alla olevat painikkeet muuttuvat muotoon Lisää ajastin ja Manuaalinen.
• Yhteenvetonauha, jossa on kolme lukua kuluvalle päivälle: kokonaisaika kohdassa Tänään, raha kohdassa Ansaittu ja sessioiden määrä kohdassa Kirjaukset. Mukaan lasketaan vain päättyneet sessiot, jotka alkoivat tänään; yhä käynnissä oleva ajastin ei ole mukana.
• Suodatinrivi, jossa merkit Kaikki, Laskuttamaton ja Asiakkaittain. Asiakkaittain-valinta lisää merkkien oikealle puolelle asiakkaidesi pudotusvalikon.
• Sessiolista, ryhmiteltynä otsikoiden Tänään, Eilen, Tämä viikko ja sitä kauempana kalenteripäivän alle. Kussakin rivissä on vasemmalla pyöreä kuvake, projektin nimi lihavoituna (tai kuvaus, jos projektinimeä ei ole), sitten asiakas, kesto ja ansaittu raha, ja oikealla alkamisaika.

Sovelluspalkissa on Laskulle punaisella merkillä. Merkin luku kertoo, kuinka montaa päättynyttä sessiota ei ole vielä laskutettu, ja se on näkymän hyödyllisin yksittäinen luku, kun päätät onko laskupäivä.

Kunkin rivin pyöreä kuvake on laskutusmerkintä. Harmaa kello tarkoittaa, että sessio on yhä avoin ja näkyy laskuvalitsimissa. Vihreä valintamerkki tarkoittaa, että se on jo sijoitettu tallennetulle laskulle. Aikakirjauksella ei ole erillistä laskutettavuuskytkintä: jokainen päättynyt sessio on laskutettava kunnes se päätyy laskulle, ja ainoa tapa pitää yksityiset tunnit poissa valitsimista on jättää ne valitsematta tai poistaa ne.

Miten sessio mitataan reaaliajassa

Ajastimen käynnistäminen vie yhden paneelin. Täytä se kerran, niin seuranta muistaa asiakkaan, projektin, kuvauksen ja hinnan seuraavalle ajastimelle, jonka käynnistät saman käyntikerran aikana.

1. Avaa Työkalut ja sitten Ajanseuranta.
2. Napauta ajastinkortin Aloita-painiketta. Uusi ajastin -paneeli liukuu esiin.
3. Valitse Asiakas pudotusvalikosta tai jätä se arvoon Ei asiakasta laskuttamattomalle työlle.
4. Jos olet luonut tälle profiilille projekteja, näkyviin tulee myös Projektit-pudotusvalikko; valitse yksi linkittääksesi session, tai jätä Ei määritetty.
5. Kirjoita Projekti-nimi ja lyhyt Kuvaus. Yhdessä niistä muodostuu myöhemmin laskurivin teksti, joten kirjoita ne niin kuin haluaisit asiakkaan ne lukevan.
6. Syötä Tuntihinta lukuna, esimerkiksi 55.
7. Napauta paneelin alareunan Aloita-painiketta. Kello alkaa heti.

Käynnissä oleva kortti korvaa lepokortin. Siinä näkyy kulunut aika tunteina, minuutteina ja sekunteina, projektin nimi, asiakas ja elävä ansaittu-luku, joka nousee sekuntien kuluessa. Oikealla on kaksi pyöreää painiketta: tauko ja punainen pysäytys.

Napauta punaista pysäytyspainiketta kun olet valmis. Sovellus kirjoittaa loppuajan ja keston, ja sessio putoaa listaan otsikon Tänään alle. Voit ajaa useampaa ajastinta kerralla toiminnolla Lisää ajastin, mikä on kätevää kun asiakkaan puhelu keskeyttää käännöstyön: käynnistä toinen ajastin puhelulle, pysäytä se kun puhelu päättyy, ja ensimmäinen jatkaa käyntiään.

Miten sessio kirjataan käsin

Sessiot, jotka unohdit mitata, tai puhelimen ulkopuolella tehty työ, menevät sisään Manuaalinen-painikkeen kautta.

1. Napauta Manuaalinen ajastinkortissa (tai käynnissä olevien korttien alla). Lisää kirjaus -valintaikkuna avautuu.
2. Valitse Asiakas ja, jos näkyvissä, Projektit-linkitys.
3. Täytä Projektin nimi, Kuvaus ja Tuntihinta.
4. Napauta Päivämäärä valitaksesi päivän. Kalenteri sallii minkä tahansa päivän vuodesta 2020 huomiseen asti.
5. Napauta Aloitusaika ja Lopetusaika ja aseta molemmat kellovalitsimella. Kesto-rivi valitsimien alla laskee uudelleen sitä mukaa.
6. Napauta Tallenna.

Samaa valintaikkunaa käytetään muokkaamiseen. Napauta mitä tahansa listan riviä avataksesi sen näkymänä Muokkaa kirjausta tallennettuine arvoineen, muuta mitä tarvitset ja napauta Tallenna. Rivin pitkä painallus näyttää pienen valikon toiminnoilla Muokkaa, Monista ja Poista; rivin pyyhkäisy oikealta vasemmalle myös poistaa sen kirjauksen nimeävän vahvistuksen jälkeen.

Miten seuratut tunnit laskutetaan

Samaan lopputulokseen on kaksi ovea. Voit aloittaa seurannasta ja antaa sen avata uuden laskun, tai aloittaa laskumuokkaimesta ja vetää sessiot sisään. Kumman käytät, riippuu siitä missä seisot.

Seurannasta

1. Napauta sovelluspalkin Laskulle-kohtaa. Luo lasku -valintaikkuna listaa jokaisen päättyneen session, joka ei ole vielä laskulla, uusin ensin, asiakkaineen, kestoineen ja summineen.
2. Rastita laskutettavat sessiot. Alareunan painike laskee ne, esimerkiksi Luo lasku (2).
3. Napauta Luo lasku (2). Uusi lasku avautuu ja siinä on jo yksi rivi kutakin sessiota kohden.
4. Tarkista rivit, lisää ALV jos veloitat sitä, ja napauta sitten Tallenna luonnos.

Jos kaikki rastittamasi sessiot kuuluvat samalle asiakkaalle, kyseinen asiakas on esivalittuna uudella laskulla. Sekoita asiakkaita, ja lasku avautuu ilman asiakasta, joka sinun on sitten valittava käsin, joten kannattaa ensin suodattaa yhteen asiakkaaseen.

Laskumuokkaimesta

1. Luo uusi lasku ja valitse asiakas kohdassa Valitse asiakas.
2. Vieritä kohtaan Laskurivit ja napauta Aika-merkkiä Tuote / palvelu -merkin vieressä.
3. Rastita sessiot näkymässä Lisää aikakirjauksia ja napauta Lisää (2).
4. Jatka laskun loppuosalla ja tallenna.

Muokkaimen valitsin on tiukempi kuin seurannan: kun asiakas on valittu, se näyttää kyseisen asiakkaan avoimet sessiot sekä sessiot joilla ei ole asiakasta, eikä mitään muuta. Jos näytettävää ei ole, saat tyhjän valintaikkunan sijaan lyhyen viestin, kuten Ei kirjauksia tälle asiakkaalle (2 muille).

Kussakin luodussa rivissä on teksti “Projektin nimi — Kuvaus” (tai pelkkä Palvelut, jos molemmat olivat tyhjiä), kesto tunteina kahteen desimaaliin pyöristettynä kentässä Määrä, session hinta kentässä Hinta ja pieni Aika-merkintä kortissa. Verokanta jätetään nollaan, joten Inês napauttaa prosenttikenttää ja soveltaa 23 %:n ALV:tä portugalilaisten asiakkaiden riveillä. Voit muokata kuvausta, määrää ja hintaa vapaasti ennen tallennusta; linkki takaisin sessioon säilyy muokkausten yli.

Mitä sessioille tapahtuu

Laskutusmerkintä asetetaan sillä hetkellä kun lasku tallennetaan, ei kun rastitat session valitsimessa. Peruuta muokkain, niin jokainen valitsemasi sessio pysyy avoimena ja säilyttää harmaan kellonsa. Tallenna se, niin kukin linkitetty sessio merkitään laskutetuksi, saa vihreän valintamerkin seurannassa, katoaa molemmista valitsimista ja Laskulle-merkin laskusta ja muistaa millä laskulla se oli. Laskun tietonäkymä näyttää yhteyden toiselta puolelta: alaosan lähellä oleva Tuntimerkinnät-kortti listaa tuolla asiakirjalla laskutetut sessiot kestoineen, hintoineen ja summineen laskun valuutassa.

Säännöt ja yksityiskohdat

Pro-ominaisuudet. Ajastimen käynnistäminen, kirjauksen lisääminen tai muokkaaminen käsin, kirjauksen monistaminen ja Laskulle-toiminnon viimeinen vaihe vaativat kaikki Pron tai voimassa olevan kokeilujakson; niiden napauttaminen ilman käyttöoikeutta avaa maksumuurin. Listan katselu, suodattaminen, tauottaminen, käynnissä olevan ajastimen pysäyttäminen ja kirjausten poistaminen toimivat ilmaisversiossa.

Mikään ei ole pakollista. Ajastinpaneelissa ja kirjausikkunassa ei ole pakollisia kenttiä. Sessio, jolla ei ole projektinimeä eikä kuvausta, näkyy listassa tyhjällä otsikolla, ja tyhjä tai ei-numeerinen hinta tallennetaan nollana, jolloin rivi näyttää vain keston ja laskurivi saa hinnaksi 0.

Hinnat ovat sessiokohtaisia. Tuntihinta kopioidaan kuhunkin kirjaukseen kun luot sen. Mielen muuttaminen myöhemmin tarkoittaa kirjauksen tai laskurivin muokkaamista. Asiakkaalle tai projektille ei tallenneta hintaa. Seuranta kyllä muistaa viimeksi kirjoittamasi hinnan, kunnes poistut näkymästä.

Ajastimet selviävät uudelleenkäynnistyksistä. Käynnissä oleva ajastin on tietokantarivi, jolla on alkamisaika; kulunut aika lasketaan uudelleen kellosta, joten sovelluksen sulkeminen tai puhelimen uudelleenkäynnistys ei hukkaa sessiota. Käynnissä olevat ajastimet jätetään pois listasta, yhteenvetonauhasta ja molemmista laskuvalitsimista, kunnes pysäytät ne.

Manuaaliset kestot. Valintaikkuna laskee loppu miinus alku saman päivän sisällä. Jos loppuaika on aikaisempi kuin alkuaika, kesto tallennetaan nollana eikä sitä hylätä, joten tarkista yön yli menevät sessiot kahdesti; jaa ne kahdeksi kirjaukseksi, yksi päivää kohden.

Monista. Pitkän painalluksen Monista-toiminto kopioi asiakkaan, projektin, kuvauksen, hinnan ja keston uuteen kirjaukseen, joka alkaa nyt, joten se päätyy otsikon Tänään alle. Projektit-pudotusvalikon projektilinkitystä ei kopioida.

Poisto on pysyvä. Roskakoria ei ole. Laskutetun session poistaminen ei koske laskuun; rivi jää asiakirjalle, vain laskun tietonäkymän Tuntimerkinnät-kortti menettää rivin.

Ryhmittely ja suodattimet. Sessiot ryhmitellään alkamispäivänsä mukaan: Tänään, Eilen, Tämä viikko kaikelle alle seitsemän päivän ikäiselle ja sen jälkeen päivämäärä. Asiakkaittain ei tee mitään ennen kuin sinulla on ainakin yksi asiakas, ja se käyttää oletuksena aakkosjärjestyksessä ensimmäistä.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskumuokkain - laskurivit, verokannat, alennukset ja tallentaminen.
• Projektit ja välitavoitteet - projektit, jotka näkyvät ajastimen Projektit-pudotusvalikossa.
• Kulut ja kuitit - toinen laskutettavan kirjanpidon laji, jonka voi vetää laskulle.