Brukerveiledning

Tidsregistrering og timebasert fakturering

Ta tiden på arbeidsøkter live eller før dem inn manuelt, sett timepris per økt, og gjør ufakturerte timer om til fakturalinjer uten dobbeltfakturering.

Oppdatert: 2026-09-09

Selger du tiden din, er fakturaen bare like god som dokumentasjonen bak den. Tidsregistreringen i Invoice Flow holder på den dokumentasjonen på telefonen: hver arbeidsøkt lagres med kunde, prosjektnavn, beskrivelse, start- og sluttidspunkt og en timepris. Når det er tid for å fakturere, plukker du ut øktene, appen skriver én fakturalinje per økt med timene som antall og timeprisen som pris, og øktene merkes som fakturert slik at de aldri kan velges igjen.

Denne veiledningen følger Inês Carvalho, en frilansoversetter i Lisboa som fakturerer i euro. Hun tar EUR 45 i timen fra Editora Horizonte for litterær oversettelse, EUR 55 i timen fra Bramble & Co. Solicitors i London for juridisk arbeid, og EUR 40 i timen fra Vinhos do Tejo for katalog- og nettsidetekst. Noen økter tar hun tiden på live, noen fører hun inn i etterkant, og annenhver uke gjør hun de åpne timene om til fakturaer.

Du trenger tidsregistreringen når prisen din er uttrykt per time. Hvis du gir fastpris per jobb, kan du fortsatt bruke den som en privat logg over hvor dagen ble av, men ingenting i appen tvinger deg til det.

Dette ser du på skjermen

Tidsregistreringen er et fullskjermsverktøy, ikke en fane. Åpne fanen Verktøy i bunnlinjen, se under Produktivitet og trykk på det blå kortet Tidsregistrering. Fra oversikten finnes det også en snarvei: hurtighandlingsbrikken Tidtaker (Timer), og, når en tidtaker går, et Tidtaker pågår-kort som åpner tidsregistreringen når du trykker på det.

Skjermen har fire deler stablet fra topp til bunn:

• Tidtakerkortet. Når ingenting går, viser det 00:00:00 og to knapper, en fylt Start og en omrisset Manuell. Mens tidtakere går, er det ett tonet kort per tidtaker, og knappene under dem endres til Legg til tidtaker og Manuell.
• En oppsummeringsstripe med tre tall for gjeldende dag: samlet tid under I dag, penger under Opptjent og antall økter under Oppføringer. Bare avsluttede økter som startet i dag telles med; en tidtaker som fortsatt går, gjør det ikke.
• En filterrad med brikkene Alle, Ufakturert og Etter kunde. Velger du Etter kunde, kommer det en nedtrekksliste med kundene dine til høyre for brikkene.
• Øktlisten, gruppert under I dag, I går, Denne uken og, lenger tilbake, kalenderdatoen. Hver rad viser et rundt ikon til venstre, prosjektnavnet i fet skrift (eller beskrivelsen hvis det ikke finnes noe prosjektnavn), deretter kunden, varigheten og pengene som er tjent, og starttidspunktet til høyre.

I topplinjen sitter Til fakturering med et rødt merke. Tallet i merket er hvor mange avsluttede økter som ennå ikke er fakturert, og det er det enkelt mest nyttige tallet på skjermen når du vurderer om det er fakturadag.

Det runde ikonet på hver rad er fakturert-flagget. En grå klokke betyr at økten fortsatt er åpen og vil dukke opp i fakturavelgerne. En grønn hake betyr at den allerede er lagt på en lagret faktura. Det finnes ingen egen fakturerbar-bryter på en timeregistrering: hver avsluttet økt er fakturerbar til den havner på en faktura, og den eneste måten å holde private timer ute av velgerne på, er å la være å velge dem, eller å slette dem.

Slik tar du tiden på en økt live

Å starte en tidtaker tar ett ark. Fyll det ut én gang, så husker tidsregistreringen kunden, prosjektet, beskrivelsen og timeprisen til neste tidtaker du starter i samme besøk.

1. Åpne Verktøy, deretter Tidsregistrering.
2. Trykk på Start på tidtakerkortet. Arket Ny tidtaker glir opp.
3. Velg Kunde fra nedtrekkslisten, eller la den stå på Ingen kunde for arbeid som ikke skal faktureres.
4. Har du opprettet prosjekter for denne profilen, dukker det også opp en Prosjekter-nedtrekksliste; velg ett for å knytte økten til det, eller la Ikke angitt stå.
5. Skriv inn et Prosjekt-navn og en kort Beskrivelse. Sammen blir de teksten på fakturalinjen senere, så skriv dem slik du vil at kunden skal lese dem.
6. Skriv inn Timepris som et tall, for eksempel 55.
7. Trykk på Start-knappen nederst i arket. Klokken begynner å gå med en gang.

Det aktive kortet erstatter det inaktive. Det viser medgått tid i timer, minutter og sekunder, prosjektnavnet, kunden og et løpende opptjent-tall som klatrer etter hvert som sekundene går. To runde knapper sitter til høyre: pause og en rød stopp.

Trykk på den røde stoppknappen når du er ferdig. Appen skriver sluttidspunktet og varigheten, og økten faller ned i listen under I dag. Du kan ha mer enn én tidtaker i gang samtidig med Legg til tidtaker, noe som er nyttig når en kundesamtale avbryter en oversettelsesjobb: start en ny tidtaker for samtalen, stopp den når samtalen er over, og den første fortsetter å gå.

Slik fører du inn en økt manuelt

Økter du glemte å ta tiden på, eller arbeid gjort borte fra telefonen, går inn via Manuell-knappen.

1. Trykk på Manuell på tidtakerkortet (eller under de aktive kortene). Dialogen Legg til oppføring åpnes.
2. Velg Kunde og, hvis den vises, koblingen Prosjekter.
3. Fyll ut Prosjektnavn, Beskrivelse og Timepris.
4. Trykk på Dato for å velge dagen. Kalenderen tillater alle datoer fra 2020 og fram til i morgen.
5. Trykk på Starttid og Sluttid og still begge med klokkevelgeren. Linjen Varighet under velgerne regnes ut på nytt underveis.
6. Trykk på Lagre.

Den samme dialogen brukes til redigering. Trykk på en rad i listen for å åpne den som Rediger oppføring med de lagrede verdiene, endre det du trenger og trykk på Lagre. Et langt trykk på en rad viser en liten meny med Rediger, Dupliser og Slett; et sveip fra høyre mot venstre på en rad sletter den også, etter en bekreftelse som navngir oppføringen.

Slik fakturerer du registrerte timer

Det er to dører inn til samme resultat. Du kan starte i tidsregistreringen og la den åpne en ny faktura, eller starte i fakturaredigeringen og hente øktene inn. Hva du bruker, avhenger av hvor du står.

Fra tidsregistreringen

1. Trykk på Til fakturering i topplinjen. Dialogen Opprett faktura lister opp hver avsluttede økt som ennå ikke er på en faktura, nyeste først, med kunde, varighet og beløp.
2. Huk av øktene som skal faktureres. Knappen nederst teller dem, for eksempel Opprett faktura (2).
3. Trykk på Opprett faktura (2). En ny faktura åpnes med én linje per økt allerede på plass.
4. Kontroller linjene, legg til mva. hvis du beregner det, og trykk så på Lagre kladd.

Hvis hver økt du huket av hører til samme kunde, er den kunden forhåndsvalgt på den nye fakturaen. Blander du kunder, åpnes fakturaen uten kunde, som du da må velge for hånd, så det lønner seg å filtrere på én kunde først.

Fra fakturaredigeringen

1. Opprett en ny faktura og velg kunden under Velg kunde.
2. Rull til Fakturalinjer og trykk på Tid-brikken ved siden av Produkt / Tjeneste.
3. I Legg til timeregistreringer huker du av øktene og trykker på Legg til (2).
4. Fortsett med resten av fakturaen og lagre.

Velgeren i redigeringen er strengere enn den i tidsregistreringen: når en kunde er valgt, viser den den kundens åpne økter pluss økter uten kunde, og ingenting annet. Er det ingenting å vise, får du en kort melding i stedet for en tom dialog, for eksempel No entries for this client (2 for others).

Hver genererte linje har teksten «Prosjektnavn — Beskrivelse» (eller bare Tjenester hvis begge var tomme), varigheten i timer avrundet til to desimaler som Ant., øktens timepris som Pris, og en liten Tid-merkelapp på kortet. Avgiftssatsen står på null, så Inês trykker på prosentfeltet og legger på 23 % mva. på linjer for portugisiske kunder. Du kan redigere beskrivelsen, antallet og prisen fritt før du lagrer; koblingen tilbake til økten overlever endringene.

Hva som skjer med øktene

Fakturert-flagget settes i det øyeblikket fakturaen lagres, ikke når du huker av en økt i en velger. Avbryter du redigeringen, forblir hver økt du valgte åpen og beholder den grå klokken sin. Lagrer du, merkes hver tilknyttet økt som fakturert, får en grønn hake i tidsregistreringen, forsvinner fra begge velgerne og fra tellingen på Til fakturering-merket, og husker hvilken faktura den havnet på. Fakturaens detaljskjerm viser koblingen fra den andre siden: et Tidsregistreringer-kort nær bunnen lister opp øktene som faktureres på det dokumentet, med varighet, timepris og beløp i fakturaens valuta.

Regler og detaljer

Pro-funksjoner. Å starte en tidtaker, legge til eller redigere en oppføring manuelt, duplisere en oppføring og det siste trinnet i Til fakturering krever alle Pro eller en aktiv prøveperiode; trykker du på dem uten tilgang, åpnes betalingsveggen. Å se på listen, filtrere, pause, stoppe en tidtaker som går og slette oppføringer virker på gratisnivået.

Ingenting er obligatorisk. Tidtakerarket og oppføringsdialogen har ingen obligatoriske felt. En økt uten verken prosjektnavn eller beskrivelse viser en tom tittel i listen, og en tom eller ikke-numerisk timepris lagres som null, og da viser raden bare varighet og fakturalinjen får prisen 0.

Timepriser er per økt. Timeprisen kopieres inn i hver oppføring når du oppretter den. Ombestemmer du deg senere, må du redigere oppføringen eller fakturalinjen. Det lagres ingen timepris på kunden eller prosjektet. Tidsregistreringen husker likevel den siste timeprisen du skrev, til du forlater skjermen.

Tidtakere overlever omstart. En tidtaker som går, er en databaserad med et starttidspunkt; den medgåtte tiden regnes ut på nytt fra klokken, så å lukke appen eller starte telefonen på nytt mister ikke økten. Tidtakere som går er utelatt fra listen, oppsummeringsstripen og begge fakturavelgerne til du stopper dem.

Manuelle varigheter. Dialogen regner ut slutt minus start på samme dato. Er sluttidspunktet tidligere enn starttidspunktet, lagres varigheten som 0 i stedet for å bli avvist, så dobbeltsjekk økter som går over midnatt; del dem i to oppføringer, én per dag.

Dupliser. Handlingen Dupliser ved langt trykk kopierer kunde, prosjekt, beskrivelse, timepris og varighet inn i en ny oppføring som starter nå, så den havner under I dag. Prosjektkoblingen fra Prosjekter-nedtrekkslisten kopieres ikke.

Sletting er permanent. Det finnes ingen papirkurv. Å slette en fakturert økt rører ikke fakturaen; linjen blir stående på dokumentet, det er bare Tidsregistreringer-kortet på fakturadetaljene som mister raden.

Gruppering og filtre. Økter grupperes etter startdatoen sin: I dag, I går, Denne uken for alt som er mindre enn sju dager gammelt, deretter datoen. Etter kunde gjør ingenting før du har minst én kunde, og som standard velges den første alfabetisk.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturaredigering - fakturalinjer, avgiftssatser, rabatter og lagring.
• Prosjekter og milepæler - prosjektene som dukker opp i tidtakerens Prosjekter-nedtrekksliste.
• Utgifter og kvitteringer - den andre typen fakturerbar registrering som kan hentes inn i en faktura.