यूज़र गाइड
टाइम ट्रैकर और घंटे के हिसाब से बिलिंग
काम के सत्रों को लाइव समय दें या उन्हें हाथ से लॉग करें, प्रति सत्र एक प्रति-घंटा दर सेट करें, और बिना बिल किए घंटों को दोबारा बिल किए बिना चालान लाइनों में बदलें।
यदि आप अपना समय बेचते हैं, तो चालान उतना ही अच्छा है जितना उसके पीछे का रिकॉर्ड। Invoice Flow का टाइम ट्रैकर उस रिकॉर्ड को फ़ोन पर रखता है: हर काम का सत्र अपने क्लाइंट, एक प्रोजेक्ट नाम, एक विवरण, एक शुरू और समाप्ति समय और एक प्रति-घंटा दर के साथ संग्रहीत होता है। जब बिल करने का समय आता है, आप सत्र चुनते हैं, ऐप घंटों को मात्रा के रूप में और दर को क़ीमत के रूप में लेकर प्रति सत्र एक चालान लाइन लिखता है, और सत्रों को बिल किया गया चिह्नित कर दिया जाता है ताकि वे फिर कभी न चुने जा सकें।
यह गाइड Inês Carvalho का अनुसरण करता है, जो Lisbon में एक फ़्रीलांस अनुवादक है और यूरो में बिल करती है। वह Editora Horizonte से साहित्यिक अनुवाद के लिए EUR 45 प्रति घंटा, London की Bramble & Co. Solicitors से क़ानूनी काम के लिए EUR 55 प्रति घंटा, और Vinhos do Tejo से कैटलॉग और वेबसाइट कॉपी के लिए EUR 40 प्रति घंटा लेती है। कुछ सत्र वह लाइव समय देती है, कुछ बाद में दर्ज करती है, और हर पखवाड़े में एक बार खुले घंटों को चालान में बदल देती है।
आपको ट्रैकर की ज़रूरत तब पड़ती है जब आपकी क़ीमत प्रति घंटे के हिसाब से व्यक्त की जाती है। यदि आप प्रति नौकरी तय क़ीमतें देते हैं, तो भी आप इसे इस बात का एक निजी लॉग के रूप में उपयोग कर सकते हैं कि दिन कहाँ गया, लेकिन ऐप में कुछ भी आपको इसके लिए मजबूर नहीं करता।
स्क्रीन पर आपको क्या दिखता है
ट्रैकर एक पूरी-स्क्रीन टूल है, कोई टैब नहीं। नीचे की बार में Tools टैब खोलें, Productivity के तहत देखें और नीले Time Tracker (टाइम ट्रैकर) कार्ड पर टैप करें। डैशबोर्ड से भी एक शॉर्टकट है: Timer (टाइमर) लेबल वाला क्विक-एक्शन चिप, और, जब एक टाइमर चल रहा हो, एक Timer Running कार्ड जो टैप करने पर ट्रैकर खोलता है।
स्क्रीन में ऊपर से नीचे चार भाग हैं:
- टाइमर कार्ड। जब कुछ नहीं चल रहा होता तो यह 00:00:00 और दो बटन दिखाता है, एक भरा हुआ Start (प्रारंभ) और एक रूपरेखा वाला Manual (मैनुअल)। जब टाइमर चल रहे हों तो प्रति टाइमर एक रंगा हुआ कार्ड होता है, और उनके नीचे के बटन Add Timer (टाइमर जोड़ें) और Manual में बदल जाते हैं।
- मौजूदा दिन के लिए तीन आँकड़ों वाली एक सारांश पट्टी: Today (आज) के तहत कुल समय, Earned (अर्जित) के तहत पैसा, और Entries (प्रविष्टियाँ) के तहत सत्रों की संख्या। केवल आज शुरू हुए पूर्ण सत्र गिने जाते हैं; अभी भी चल रहा टाइमर नहीं गिना जाता।
- चिप्स All (सभी), Uninvoiced (बिना इनवॉइस) और By Client (क्लाइंट के अनुसार) वाली एक फ़िल्टर पंक्ति। By Client चुनने से चिप्स के दाईं ओर आपके क्लाइंट का एक ड्रॉपडाउन जुड़ जाता है।
- सत्र सूची, Today, Yesterday (कल), This week (इस हफ़्ते) और, उससे पीछे, कैलेंडर तारीख़ के तहत समूहीकृत। हर पंक्ति बाईं ओर एक गोल आइकन दिखाती है, बोल्ड में प्रोजेक्ट नाम (या यदि कोई प्रोजेक्ट नाम नहीं है तो विवरण), फिर क्लाइंट, अवधि और अर्जित पैसा, और दाईं ओर शुरुआत का समय।
ऐप बार में एक लाल बैज के साथ To Invoice (इनवॉइस में) बैठता है। बैज पर संख्या यह है कि कितने पूर्ण सत्रों का अभी तक बिल नहीं बना है, और जब आप तय कर रहे हों कि क्या यह चालान दिवस है तो यह स्क्रीन पर सबसे उपयोगी अकेला आँकड़ा है।
हर पंक्ति पर गोल आइकन बिल किए गए होने का फ़्लैग है। एक धूसर घड़ी का मतलब है कि सत्र अभी भी खुला है और चालान पिकर में दिखाई देगा। एक हरा टिक का मतलब है कि यह पहले ही किसी सहेजे गए चालान पर रखा जा चुका है। किसी समय प्रविष्टि पर कोई अलग बिल करने योग्य स्विच नहीं है: हर पूरा हुआ सत्र चालान पर पहुँचने तक बिल करने योग्य है, और निजी घंटों को पिकर से बाहर रखने का एकमात्र तरीक़ा सत्र चुनते समय उन्हें छोड़ देना है, या उन्हें हटा देना।
लाइव किसी सत्र का समय कैसे लें
एक टाइमर शुरू करने में एक शीट लगती है। इसे एक बार भरें और ट्रैकर उसी विज़िट में अगले टाइमर के लिए क्लाइंट, प्रोजेक्ट, विवरण और दर याद रखता है।
- Tools, फिर Time Tracker खोलें।
- टाइमर कार्ड पर Start पर टैप करें। New Timer (नया टाइमर) शीट ऊपर सरकती है।
- ड्रॉपडाउन से Client चुनें, या बिना बिल वाले काम के लिए इसे No client (कोई क्लाइंट नहीं) पर छोड़ दें।
- यदि आपने इस प्रोफ़ाइल के लिए प्रोजेक्ट बनाए हैं, तो एक Projects (प्रोजेक्ट) ड्रॉपडाउन भी दिखता है; सत्र को लिंक करने के लिए एक चुनें, या Not specified (निर्दिष्ट नहीं) पर छोड़ दें।
- एक Project नाम और एक छोटा Description (विवरण) टाइप करें। साथ में वे बाद में चालान लाइन टेक्स्ट बन जाते हैं, इसलिए इन्हें वैसे लिखें जैसे आप चाहते हों कि क्लाइंट पढ़े।
- Hourly rate (प्रति घंटा दर) एक संख्या के रूप में दर्ज करें, उदाहरण के लिए 55।
- शीट के नीचे Start बटन पर टैप करें। घड़ी तुरंत शुरू हो जाती है।
चल रहा कार्ड निष्क्रिय कार्ड की जगह ले लेता है। यह घंटों, मिनटों और सेकंडों में बीता हुआ समय, प्रोजेक्ट नाम, क्लाइंट और एक लाइव earned (अर्जित) आँकड़ा दिखाता है जो सेकंड बीतने के साथ बढ़ता है। दाईं ओर दो गोल बटन बैठते हैं: पॉज़ और एक लाल स्टॉप।
जब आप पूरा कर लें तो लाल स्टॉप बटन पर टैप करें। ऐप समाप्ति समय और अवधि लिखता है, और सत्र Today के तहत सूची में उतर जाता है। आप Add Timer के साथ एक साथ एक से ज़्यादा टाइमर चला सकते हैं, जो तब उपयोगी है जब एक क्लाइंट कॉल किसी अनुवाद काम को बाधित करती है: कॉल के लिए दूसरा टाइमर शुरू करें, कॉल समाप्त होने पर उसे रोकें, और पहला चलता रहता है।
हाथ से किसी सत्र को कैसे लॉग करें
जिन सत्रों का समय आप देना भूल गए, या फ़ोन से दूर किया गया काम, Manual बटन के ज़रिए दर्ज होते हैं।
- टाइमर कार्ड पर (या चल रहे कार्ड के नीचे) Manual पर टैप करें। Add Entry (प्रविष्टि जोड़ें) डायलॉग खुलता है।
- Client चुनें और, यदि दिखे, Projects लिंक।
- Project name (प्रोजेक्ट का नाम), Description और Hourly rate भरें।
- दिन चुनने के लिए Date (तिथि) पर टैप करें। कैलेंडर 2020 से लेकर कल तक की कोई भी तारीख़ अनुमति देता है।
- Start time (प्रारंभ समय) और End time (समाप्ति समय) पर टैप करें और क्लॉक पिकर से दोनों सेट करें। पिकर के नीचे Duration (अवधि) पंक्ति चलते-चलते फिर से गणना होती है।
- Save पर टैप करें।
संपादन के लिए भी वही डायलॉग उपयोग किया जाता है। इसे संग्रहीत मानों के साथ Edit Entry (प्रविष्टि संपादित करें) के रूप में खोलने के लिए सूची में किसी भी पंक्ति पर टैप करें, जो चाहिए वह बदलें और Save पर टैप करें। किसी पंक्ति पर लंबे समय तक दबाने से Edit (संपादित करें), Duplicate (डुप्लिकेट) और Delete (हटाएँ) वाला एक छोटा मेनू दिखता है; किसी पंक्ति पर दाएँ से बाएँ स्वाइप भी, प्रविष्टि का नाम बताने वाली एक पुष्टि के बाद, उसे हटा देता है।
समय-अनुरेखित घंटों को कैसे बिल करें
एक ही परिणाम के लिए दो दरवाज़े हैं। आप ट्रैकर से शुरू कर सकते हैं और उसे एक नया चालान खोलने दे सकते हैं, या चालान एडिटर से शुरू करके सत्र खींच सकते हैं। आप किसे उपयोग करते हैं यह इस पर निर्भर करता है कि आप कहाँ खड़े हैं।
ट्रैकर से
- ऐप बार में To Invoice पर टैप करें। Create Invoice (इनवॉइस बनाएँ) डायलॉग हर पूर्ण सत्र सूचीबद्ध करता है जो अभी तक किसी चालान पर नहीं है, नए-से-पुराने क्रम में, क्लाइंट, अवधि और राशि के साथ।
- बिल करने के लिए सत्रों पर टिक करें। नीचे का बटन उन्हें गिनता है, उदाहरण के लिए Create Invoice (2)।
- Create Invoice (2) पर टैप करें। एक नया चालान पहले से लगी प्रति सत्र एक लाइन के साथ खुलता है।
- लाइनें जाँचें, यदि आप VAT लेते हैं तो जोड़ें, फिर Save Draft पर टैप करें।
यदि आपने टिक किया हर सत्र एक ही क्लाइंट का है, तो वह क्लाइंट नए चालान पर पहले से चुना जाता है। क्लाइंट मिलाएँ और चालान बिना किसी क्लाइंट के खुलता है, जिसे आपको फिर हाथ से चुनना होगा, इसलिए पहले एक क्लाइंट से फ़िल्टर करना उचित है।
चालान एडिटर से
- एक नया चालान बनाएँ और Select client (क्लाइंट चुनें) के तहत क्लाइंट चुनें।
- Line Items (लाइन आइटम) तक स्क्रॉल करें और Product / Service (उत्पाद / सेवा) के बगल में Time (समय) चिप पर टैप करें।
- Add Time Entries (समय प्रविष्टियाँ जोड़ें) में, सत्रों पर टिक करें और Add (2) पर टैप करें।
- बाक़ी चालान के साथ जारी रखें और सहेजें।
एडिटर का पिकर ट्रैकर की तुलना में सख़्त है: एक बार क्लाइंट चुने जाने के बाद यह उसी क्लाइंट के खुले सत्र और बिना क्लाइंट वाले सत्र दिखाता है, और कुछ नहीं। यदि दिखाने के लिए कुछ नहीं है तो आपको ख़ाली डायलॉग की बजाय एक छोटा संदेश मिलता है, जैसे No entries for this client (2 for others)।
हर उत्पन्न लाइन में टेक्स्ट “Project name — Description” (या यदि दोनों ख़ाली हों तो सिर्फ़ Services) होता है, दो दशमलव तक गोल की गई अवधि घंटों में Qty (मात्रा) के रूप में, सत्र की दर Price (क़ीमत) के रूप में, और कार्ड पर एक छोटा Time टैग होता है। कर दर शून्य पर छोड़ दी जाती है, इसलिए Inês पुर्तगाली क्लाइंट की लाइनों पर प्रतिशत फ़ील्ड पर टैप करके 23% VAT लगाती है। आप सहेजने से पहले विवरण, मात्रा और क़ीमत को स्वतंत्र रूप से संपादित कर सकते हैं; सत्र से जुड़ा लिंक संपादनों से बचा रहता है।
सत्रों के साथ क्या होता है
बिल किए गए फ़्लैग को उस पल सेट किया जाता है जब चालान सहेजा जाता है, तब नहीं जब आप पिकर में किसी सत्र पर टिक करते हैं। एडिटर रद्द करें और आपके चुने हर सत्र खुला रहता है और अपनी धूसर घड़ी रखता है। इसे सहेजें, और हर जुड़ा हुआ सत्र बिल किया गया चिह्नित हो जाता है, ट्रैकर में एक हरा टिक पाता है, दोनों पिकर से और To Invoice बैज गिनती से ग़ायब हो जाता है, और याद रखता है कि वह किस चालान पर गया। चालान विवरण स्क्रीन दूसरी तरफ़ से यह जुड़ाव दिखाती है: नीचे के पास एक Time Entries कार्ड उस दस्तावेज़ पर बिल किए गए सत्रों को उनकी अवधि, दर और चालान मुद्रा में राशि के साथ सूचीबद्ध करता है।
नियम और विवरण
Pro फ़ीचर। एक टाइमर शुरू करना, हाथ से एक प्रविष्टि जोड़ना या संपादित करना, एक प्रविष्टि डुप्लिकेट करना और To Invoice का अंतिम क़दम, इन सबके लिए Pro या सक्रिय ट्रायल चाहिए; बिना एक्सेस के इन पर टैप करने से पेवॉल खुलता है। सूची देखना, फ़िल्टर करना, चल रहे टाइमर को पॉज़ करना, रोकना और प्रविष्टियाँ हटाना फ़्री टियर पर काम करते हैं।
कुछ भी अनिवार्य नहीं है। टाइमर शीट और प्रविष्टि डायलॉग में कोई आवश्यक फ़ील्ड नहीं हैं। न प्रोजेक्ट नाम और न विवरण वाला सत्र सूची में एक ख़ाली शीर्षक दिखाता है, और एक ख़ाली या ग़ैर-संख्यात्मक दर शून्य के रूप में संग्रहीत होती है, जिस स्थिति में पंक्ति केवल अवधि दिखाती है और चालान लाइन को 0 की क़ीमत मिलती है।
दरें प्रति सत्र हैं। जब आप एक प्रविष्टि बनाते हैं तो प्रति-घंटा दर उसमें कॉपी हो जाती है। बाद में अपना मन बदलने का मतलब है प्रविष्टि, या चालान लाइन को संपादित करना। क्लाइंट या प्रोजेक्ट पर कोई दर संग्रहीत नहीं है। ट्रैकर स्क्रीन छोड़ने तक आपकी टाइप की गई आख़िरी दर याद रखता है।
टाइमर रीस्टार्ट से बचते हैं। एक चल रहा टाइमर एक शुरुआती समय वाली डेटाबेस पंक्ति है; बीता हुआ आँकड़ा घड़ी से फिर से गणना होता है, इसलिए ऐप बंद करना या फ़ोन रीबूट करना सत्र नहीं खोता। जब तक आप उन्हें रोकते नहीं, चल रहे टाइमर सूची, सारांश पट्टी और दोनों चालान पिकर से बाहर रहते हैं।
मैनुअल अवधि। डायलॉग उसी तारीख़ पर समाप्ति घटा शुरुआत की गणना करता है। यदि समाप्ति समय शुरुआत के समय से पहले है, तो अवधि को अस्वीकार करने के बजाय 0 के रूप में संग्रहीत किया जाता है, इसलिए रात भर के सत्रों की दोबारा जाँच करें; उन्हें दो प्रविष्टियों में विभाजित करें, प्रति दिन एक।
डुप्लिकेट। लंबे समय तक दबाने वाली Duplicate क्रिया क्लाइंट, प्रोजेक्ट, विवरण, दर और अवधि को एक नई प्रविष्टि में कॉपी करती है जो अभी शुरू होती है, इसलिए यह Today के तहत उतरती है। Projects ड्रॉपडाउन से प्रोजेक्ट लिंक कॉपी नहीं होता।
हटाना स्थायी है। कोई बिन नहीं है। बिल किए गए सत्र को हटाने से चालान पर कोई असर नहीं पड़ता; लाइन दस्तावेज़ पर बनी रहती है, केवल चालान विवरण पर Time Entries कार्ड पंक्ति खो देता है।
समूहीकरण और फ़िल्टर। सत्र उनकी शुरुआती तारीख़ के अनुसार समूहीकृत हैं: Today, Yesterday, सात दिनों से कम पुरानी किसी भी चीज़ के लिए This week, फिर तारीख़। By Client तब तक कुछ नहीं करता जब तक आपके पास कम से कम एक क्लाइंट न हो और डिफ़ॉल्ट रूप से वर्णानुक्रम में पहले पर जाता है।
| कहाँ | यह क्या सूचीबद्ध करता है | क्लाइंट नियम |
|---|---|---|
| ट्रैकर, To Invoice | सभी पूर्ण, बिना-बिल सत्र | नए चालान पर क्लाइंट तभी पहले से चुना जाता है जब सभी टिक किए गए सत्र एक क्लाइंट साझा करते हों |
| एडिटर, Time चिप | पूर्ण, बिना-बिल सत्र | यदि एक क्लाइंट चुना गया है: उस क्लाइंट के सत्र और बिना क्लाइंट वाले सत्र |
सुझाव
संबंधित गाइड
- चालान एडिटर - लाइन आइटम, कर दरें, छूट और सहेजना।
- प्रोजेक्ट और माइलस्टोन - वे प्रोजेक्ट जो टाइमर के Projects ड्रॉपडाउन में दिखते हैं।
- खर्च और रसीदें - बिल करने योग्य रिकॉर्ड का दूसरा प्रकार जिसे किसी चालान में खींचा जा सकता है।