Brugervejledning

Tidsregistrering og timefakturering

Tag tid på arbejdet live eller registrer det manuelt, sæt en timepris pr. session, og gør ufakturerede timer til fakturalinjer uden at fakturere noget to gange.

Opdateret: 2026-09-09

Sælger du din tid, er fakturaen kun så god som den registrering, der ligger bag. Invoice Flows tidsregistrering holder den registrering på telefonen: hver arbejdssession gemmes med sin kunde, et projektnavn, en beskrivelse, et start- og sluttidspunkt og en timepris. Når det er tid at fakturere, vælger du sessionerne, appen skriver én fakturalinje pr. session med timerne som antal og prisen som enhedspris, og sessionerne markeres som fakturerede, så de aldrig kan vælges igen.

Denne guide følger Inês Carvalho, freelanceoversætter i Lissabon, som fakturerer i euro. Hun tager 45 EUR i timen af Editora Horizonte for litterær oversættelse, 55 EUR i timen af Bramble & Co. Solicitors i London for juridisk arbejde og 40 EUR i timen af Vinhos do Tejo for katalog- og webtekster. Nogle sessioner tager hun tid på live, andre indtaster hun bagefter, og hver fjortende dag gør hun de åbne timer til fakturaer.

Du har brug for tidsregistreringen, når din pris er udtrykt pr. time. Giver du faste priser pr. opgave, kan du stadig bruge den som en privat log over, hvor dagen blev af, men intet i appen tvinger dig til det.

Sådan ser skærmen ud

Tidsregistreringen er et fuldskærmsværktøj, ikke en fane. Åbn fanen Værktøjer i bundbjælken, kig under Produktivitet, og tryk på det blå kort Tidsregistrering. Fra oversigten findes der også en genvej: hurtighandlingen Timer og, når en timer kører, et kort med Timer kører, der åbner tidsregistreringen, når du trykker på det.

Skærmen har fire dele oppefra og ned:

• Timerkortet. Kører der intet, viser det 00:00:00 og to knapper, en udfyldt Start og en med kant, Manuel. Mens der kører timere, er der ét tonet kort pr. timer, og knapperne nedenunder skifter til Tilføj timer og Manuel.
• En oversigtsstribe med tre tal for den aktuelle dag: samlet tid under I dag, penge under Optjent og antal sessioner under Registreringer. Kun færdige sessioner, der begyndte i dag, tælles med; en timer, der stadig kører, gør ikke.
• En filterrække med knapperne Alle, Ikke faktureret og Efter kunde. Vælger du Efter kunde, kommer der en rullemenu med dine kunder til højre for knapperne.
• Sessionslisten, grupperet under I dag, I går, Denne uge og, længere tilbage, kalenderdatoen. Hver række viser et rundt ikon til venstre, projektnavnet med fed (eller beskrivelsen, hvis der ikke er et projektnavn), derefter kunden, varigheden og de tjente penge samt starttidspunktet til højre.

I appbjælken ligger Til fakturering med et rødt mærke. Tallet i mærket er antallet af færdige sessioner, der endnu ikke er faktureret, og det er det mest nyttige tal på skærmen, når du skal beslutte, om det er fakturadag.

Det runde ikon i hver række er faktureringsmarkeringen. Et gråt ur betyder, at sessionen stadig er åben og vil dukke op i fakturavælgerne. Et grønt flueben betyder, at den allerede er lagt på en gemt faktura. Der er ingen særskilt kontakt for fakturerbarhed på en tidsregistrering: hver færdig session er fakturerbar, indtil den lander på en faktura, og den eneste måde at holde private timer ude af vælgerne er at lade være med at vælge dem eller at slette dem.

Sådan tager du tid på en session live

At starte en timer kræver ét panel. Udfyld det én gang, og tidsregistreringen husker kunde, projekt, beskrivelse og timepris til den næste timer, du starter i samme omgang.

1. Åbn Værktøjer og derefter Tidsregistrering.
2. Tryk på Start på timerkortet. Panelet Ny timer (New Timer) glider op.
3. Vælg Kunde i rullemenuen, eller lad den stå på Ingen kunde (No client) ved arbejde, der ikke kan faktureres.
4. Har du oprettet projekter for denne profil, vises også en rullemenu med Projekter; vælg et for at knytte sessionen, eller lad Ikke angivet stå.
5. Skriv et Projekt-navn og en kort Beskrivelse. Tilsammen bliver de til fakturalinjens tekst senere, så skriv dem, som du gerne vil have kunden til at læse dem.
6. Indtast Timepris (Hourly rate) som et tal, for eksempel 55.
7. Tryk på knappen Start nederst i panelet. Uret går i gang med det samme.

Det kørende kort erstatter det inaktive kort. Det viser den forløbne tid i timer, minutter og sekunder, projektnavnet, kunden og et levende optjent-beløb, der stiger, mens sekunderne går. To runde knapper sidder til højre: pause og et rødt stop.

Tryk på den røde stopknap, når du er færdig. Appen skriver sluttidspunktet og varigheden, og sessionen falder ned i listen under I dag. Du kan køre mere end én timer ad gangen med Tilføj timer, hvilket er praktisk, når et kundeopkald afbryder en oversættelsesopgave: start en anden timer til opkaldet, stop den, når opkaldet slutter, og den første kører videre.

Sådan registrerer du en session manuelt

Sessioner, du glemte at tage tid på, eller arbejde udført væk fra telefonen, kommer ind via knappen Manuel.

1. Tryk på Manuel på timerkortet (eller under de kørende kort). Dialogen Tilføj registrering (Add Entry) åbnes.
2. Vælg Kunde og, hvis den vises, tilknytningen under Projekter.
3. Udfyld Projektnavn, Beskrivelse og Timepris.
4. Tryk på Dato for at vælge dagen. Kalenderen tillader enhver dato fra 2020 til og med i morgen.
5. Tryk på Starttidspunkt og Sluttidspunkt, og sæt begge med urvælgeren. Linjen Varighed under vælgerne genberegnes undervejs.
6. Tryk på Gem.

Den samme dialog bruges til redigering. Tryk på en vilkårlig række på listen for at åbne den som Rediger registrering med de gemte værdier, ret det, du har brug for, og tryk på Gem. Et langt tryk på en række viser en lille menu med Rediger, Duplikér og Slet; en strygning fra højre mod venstre på en række sletter den også efter en bekræftelse, der nævner registreringen.

Sådan fakturerer du registrerede timer

Der er to døre til det samme resultat. Du kan starte fra tidsregistreringen og lade den åbne en ny faktura, eller starte fra fakturaeditoren og hente sessionerne ind. Hvad du bruger, afhænger af, hvor du står.

Fra tidsregistreringen

1. Tryk på Til fakturering (To Invoice) i appbjælken. Dialogen Opret faktura (Create Invoice) viser hver færdig session, der endnu ikke er på en faktura, nyeste først, med kunde, varighed og beløb.
2. Sæt flueben ved de sessioner, der skal faktureres. Knappen i bunden tæller dem, for eksempel Opret faktura (2).
3. Tryk på Opret faktura (2). En ny faktura åbnes med én linje pr. session allerede på plads.
4. Tjek linjerne, tilføj moms, hvis du opkræver det, og tryk så på Gem kladde.

Hører alle de sessioner, du har afkrydset, til den samme kunde, forudvælges den kunde på den nye faktura. Blander du kunder, åbnes fakturaen uden kunde, som du så selv skal vælge, så det kan betale sig at filtrere på én kunde først.

Fra fakturaeditoren

1. Opret en ny faktura, og vælg kunden under Vælg kunde.
2. Rul til Varelinjer, og tryk på knappen Tid ved siden af Produkt / Ydelse.
3. Sæt flueben ved sessionerne i Tilføj tidsregistreringer (Add Time Entries), og tryk på Tilføj (2).
4. Fortsæt med resten af fakturaen, og gem.

Editorens vælger er strengere end tidsregistreringens: når en kunde er valgt, viser den den kundes åbne sessioner plus sessioner uden kunde og intet andet. Er der intet at vise, får du en kort besked i stedet for en tom dialog, som No entries for this client (2 for others).

Hver dannet linje har teksten “Projektnavn — Beskrivelse” (eller blot Ydelser, hvis begge var tomme), varigheden i timer afrundet til to decimaler som Antal, sessionens timepris som Pris og et lille Tid-mærke på kortet. Momssatsen står på nul, så Inês trykker på procentfeltet og lægger 23 % moms på linjer til portugisiske kunder. Du kan frit rette beskrivelse, antal og pris, før du gemmer; forbindelsen tilbage til sessionen overlever rettelserne.

Hvad der sker med sessionerne

Faktureringsmarkeringen sættes i det øjeblik, fakturaen gemmes, ikke når du sætter flueben ved en session i en vælger. Afbryder du editoren, forbliver hver session, du valgte, åben og beholder sit grå ur. Gemmer du, markeres hver tilknyttet session som faktureret, får et grønt flueben i tidsregistreringen, forsvinder fra begge vælgere og fra tællingen på Til fakturering og husker, hvilken faktura den kom på. Fakturaens detaljeskærm viser forbindelsen fra den anden side: et kort med Tidsregistreringer nederst viser de sessioner, der er faktureret på det dokument, med varighed, timepris og beløb i fakturaens valuta.

Regler og detaljer

Pro-funktioner. At starte en timer, tilføje eller redigere en registrering manuelt, duplikere en registrering og det sidste trin i Til fakturering kræver alle Pro eller en aktiv prøveperiode; trykker du på dem uden adgang, åbnes betalingsskærmen. At se listen, filtrere, sætte på pause, stoppe en kørende timer og slette registreringer virker på gratisniveauet.

Intet er obligatorisk. Timerpanelet og registreringsdialogen har ingen påkrævede felter. En session uden hverken projektnavn eller beskrivelse viser en tom titel på listen, og en tom eller ikke-numerisk timepris gemmes som nul, hvorefter rækken kun viser varigheden, og fakturalinjen får prisen 0.

Timepriser er pr. session. Timeprisen kopieres ind i hver registrering, når du opretter den. Skifter du mening senere, skal du redigere registreringen eller fakturalinjen. Der gemmes ingen timepris på kunden eller projektet. Tidsregistreringen husker dog den senest indtastede timepris, indtil du forlader skærmen.

Timere overlever genstart. En kørende timer er en databaserække med et starttidspunkt; den forløbne tid genberegnes ud fra uret, så hverken at lukke appen eller genstarte telefonen mister sessionen. Kørende timere udelades fra listen, oversigtsstriben og begge fakturavælgere, indtil du stopper dem.

Manuelle varigheder. Dialogen beregner slut minus start på den samme dato. Er sluttidspunktet tidligere end starttidspunktet, gemmes varigheden som 0 frem for at blive afvist, så tjek natsessioner en ekstra gang; del dem op i to registreringer, én pr. dag.

Duplikér. Handlingen Duplikér ved langt tryk kopierer kunde, projekt, beskrivelse, timepris og varighed over i en ny registrering, der starter nu, så den lander under I dag. Projekttilknytningen fra rullemenuen Projekter kopieres ikke.

Sletning er permanent. Der er ingen papirkurv. At slette en faktureret session rører ikke fakturaen; linjen bliver på dokumentet, det er kun kortet Tidsregistreringer på fakturadetaljerne, der mister rækken.

Gruppering og filtre. Sessioner grupperes efter deres startdato: I dag, I går, Denne uge for alt under syv dage gammelt og derefter datoen. Efter kunde gør ingenting, før du har mindst én kunde, og vælger som standard den første alfabetisk.

Tips

Relaterede guider

• Fakturaeditor - varelinjer, momssatser, rabatter og gemning.
• Projekter og milepæle - de projekter, der vises i timerens rullemenu Projekter.
• Udgifter og kvitteringer - den anden slags fakturerbar registrering, der kan hentes ind på en faktura.