Uživatelská příručka

Sledování času a fakturace po hodinách

Měřte pracovní bloky živě nebo je zapisujte ručně, nastavte hodinovou sazbu na blok a proměňte nevyfakturované hodiny v položky faktury bez dvojího účtování.

Aktualizováno: 2026-09-09

Pokud prodáváte svůj čas, faktura je tak dobrá jako záznam za ní. Sledování času v Invoice Flow tento záznam drží v telefonu: každý pracovní blok se ukládá s klientem, názvem projektu, popisem, časem zahájení a ukončení a hodinovou sazbou. Když přijde čas fakturovat, vyberete bloky, aplikace zapíše jednu položku faktury na blok s hodinami jako množstvím a sazbou jako cenou a bloky se označí jako vyfakturované, takže je už nikdy nelze vybrat znovu.

Tento návod sleduje Inês Carvalho, překladatelku na volné noze z Lisabonu, která fakturuje v eurech. Nakladatelství Editora Horizonte účtuje 45 EUR za hodinu za literární překlad, kanceláři Bramble & Co. Solicitors v Londýně 55 EUR za hodinu za právní práci a firmě Vinhos do Tejo 40 EUR za hodinu za katalogové a webové texty. Některé bloky měří živě, jiné zadává zpětně a jednou za čtrnáct dní promění otevřené hodiny ve faktury.

Sledování času potřebujete vždy, když je vaše cena vyjádřená za hodinu. Pokud dáváte pevné ceny za zakázku, můžete ho stále používat jako soukromý deník toho, kam se den poděl, ale nic v aplikaci vás k tomu nenutí.

Co uvidíte na obrazovce

Sledování času je celoobrazovkový nástroj, ne záložka. Otevřete ve spodní liště záložku Nástroje (Tools), podívejte se do sekce Produktivita a klepněte na modrou kartu Sledování času (Time Tracker). Z přehledu vede i zkratka: plaketka rychlé akce s popiskem Časovač (Timer) a, když časovač běží, karta Časovač běží (Timer Running), která po klepnutí otevře sledování času.

Obrazovka má čtyři části naskládané shora dolů:

Karta časovače. Když nic neběží, ukazuje 00:00:00 a dvě tlačítka, vyplněné Spustit (Start) a obrysové Ručně (Manual). Zatímco časovače běží, je tu jedna barevná karta na každý časovač a tlačítka pod nimi se změní na Přidat časovač (Add Timer) a Ručně.
Souhrnný pás se třemi čísly za aktuální den: celkový čas pod Dnes (Today), peníze pod Vyděláno (Earned) a počet bloků pod Záznamy (Entries). Počítají se jen dokončené bloky, které začaly dnes; časovač, který stále běží, ne.
Řádek filtrů s plaketkami Všechny (All), Nevyfakturované (Uninvoiced) a Podle klienta (By Client). Volba Podle klienta přidá napravo od plaketek rozbalovací nabídku vašich klientů.
Seznam bloků, seskupený pod Dnes, Včera (Yesterday), Tento týden (This week) a dál v minulosti pod kalendářní datum. Každý řádek ukazuje kulatou ikonu vlevo, tučně název projektu (nebo popis, pokud název projektu chybí), pak klienta, dobu trvání a vydělané peníze a vpravo čas zahájení.

V horní liště sedí K fakturaci (To Invoice) s červeným odznakem. Číslo v odznaku říká, kolik dokončených bloků ještě nebylo vyfakturováno, a je to na této obrazovce ten nejužitečnější údaj, když se rozhodujete, jestli je fakturační den.

Obrazovka Sledování času v aplikaci Invoice Flow s nečinnou kartou 00:00:00, tlačítky Spustit a Ručně, souhrnem Dnes 3h 50m a 2 záznamy, filtračními plaketkami Všechny, Nevyfakturované a Podle klienta a bloky seskupenými pod Dnes, Včera a Tento týden se zelenými zaškrtnutími u vyfakturovaných — Čtyři otevřené bloky ve dvou dnech, dva vyfakturované se zelenými zaškrtnutími a odznak 4 u K fakturaci.

Kulatá ikona na každém řádku je příznak vyfakturování. Šedé hodiny znamenají, že je blok stále otevřený a bude se objevovat ve výběrech pro faktury. Zelené zaškrtnutí znamená, že už byl umístěn na uloženou fakturu. Samostatný přepínač fakturovatelnosti na časovém záznamu není: každý dokončený blok je fakturovatelný, dokud nepřistane na faktuře, a jediný způsob, jak soukromé hodiny z výběrů udržet venku, je nevybírat je, nebo je smazat.

Sledování času zobrazuje výdělky s dolarovým znakem a pole sazby nesou pevnou předponu $ bez ohledu na měnu vašeho profilu. Čísla jsou správná: 2h 45m Inês po 45 se ukáže jako $123.75 a když se tyto hodiny dostanou na fakturu, ocení se v eurech. Berte symbol na této obrazovce jako dekoraci a sazbu zadávejte jako prosté číslo.

Jak měřit blok živě

Spuštění časovače zabere jeden panel. Vyplňte ho jednou a sledování času si zapamatuje klienta, projekt, popis a sazbu pro další časovač, který v téže návštěvě spustíte.

Otevřete Nástroje a pak Sledování času.
Klepněte na kartě časovače na Spustit. Vyjede panel Nový časovač (New Timer).
Vyberte z rozbalovací nabídky Klienta, nebo ji u nefakturovatelné práce nechte na Bez klienta (No client).
Pokud jste pro tento profil vytvořili projekty, objeví se také rozbalovací nabídka Projekty; vyberte jeden, chcete-li blok propojit, nebo nechte Neuvedeno.
Zadejte název do pole Projekt (Project) a krátký Popis (Description). Dohromady se z nich později stane text položky faktury, takže je pište tak, jak byste chtěli, aby je klient četl.
Zadejte Hodinovou sazbu (Hourly rate) jako číslo, například 55.
Klepněte na tlačítko Spustit dole na panelu. Hodiny se okamžitě rozeběhnou.

Spodní panel Nový časovač v aplikaci Invoice Flow s klientem Bramble & Co. Solicitors, projektem Bramble share purchase agreement, popisem Final proofread and terminology check, hodinovou sazbou 55 a tlačítkem Spustit — Panel se ptá na všechno, co bude položka faktury později potřebovat: kdo, co a za kolik.

Běžící karta nahradí nečinnou kartu. Ukazuje uplynulý čas v hodinách, minutách a sekundách, název projektu, klienta a živé číslo vyděláno, které s ubíhajícími sekundami roste. Vpravo sedí dvě kulatá tlačítka: pauza a červené zastavení.

Sledování času v aplikaci Invoice Flow s běžící kartou časovače 00:47:16 pro A Casa do Rio chapters 7-9, Editora Horizonte, $35.45 vyděláno, s tlačítky pauzy a zastavení a tlačítky Přidat časovač a Ručně pod nimi — Čtyřicet sedm minut překladatelského bloku; číslo vyděláno se aktualizuje každou sekundu.

Až budete hotovi, klepněte na červené tlačítko zastavení. Aplikace zapíše čas ukončení a dobu trvání a blok spadne do seznamu pod Dnes. Tlačítkem Přidat časovač můžete spustit víc časovačů najednou, což se hodí, když překlad přeruší hovor s klientem: spustíte druhý časovač na hovor, po hovoru ho zastavíte a první běží dál.

Pauza jen zmrazí číslice na obrazovce. Blok si drží svůj původní čas zahájení a když klepnete na zastavení, uložená doba trvání je celý rozsah od zahájení po zastavení včetně minut na pauze. Když sledování času opustíte a vrátíte se, pauza se zapomene a počítadlo to dožene. Na skutečnou přestávku časovač zastavte a potom spusťte nový, nebo čas ukončení opravte v editačním dialogu.

Jak zapsat blok ručně

Bloky, které jste zapomněli změřit, nebo práce udělaná mimo telefon, se zadávají tlačítkem Ručně.

Klepněte na kartě časovače (nebo pod běžícími kartami) na Ručně. Otevře se dialog Přidat záznam (Add Entry).
Vyberte Klienta a, pokud se zobrazuje, propojení Projekty.
Vyplňte Název projektu (Project name), Popis a Hodinovou sazbu.
Klepnutím na Datum (Date) vyberte den. Kalendář dovoluje libovolné datum od roku 2020 do zítřka.
Klepněte na Čas zahájení (Start time) a Čas ukončení (End time) a nastavte obojí ciferníkem. Řádek Doba trvání (Duration) pod výběry se průběžně přepočítává.
Klepněte na Uložit.

Dialog Přidat záznam v aplikaci Invoice Flow s klientem Editora Horizonte, názvem projektu A Casa do Rio chapters 7-9, popisem Editorial call with the publisher, hodinovou sazbou 45, datem Sep 9 2026, řádky Čas zahájení a Čas ukončení a dobou trvání 1h 00m, s tlačítky Zrušit a Uložit — Dialog se otevře s aktuálním časem jako začátkem a o hodinu později jako koncem; upravte obojí podle skutečného bloku.

Tentýž dialog slouží k úpravám. Klepnutím na kterýkoli řádek v seznamu ho otevřete jako Upravit záznam (Edit Entry) s uloženými hodnotami, změníte, co potřebujete, a klepnete na Uložit. Dlouhé podržení řádku ukáže malou nabídku s Upravit, Duplikovat (Duplicate) a Smazat; přejetí řádku zprava doleva ho také smaže, po potvrzení, které záznam pojmenuje.

Jak vyfakturovat naměřené hodiny

Ke stejnému výsledku vedou dvoje dveře. Můžete začít ve sledování času a nechat ho otevřít novou fakturu, nebo začít v editoru faktury a bloky do něj natáhnout. Co použijete, záleží na tom, kde právě stojíte.

Ze sledování času

Klepněte v horní liště na K fakturaci. Dialog Vytvořit fakturu (Create Invoice) vypíše každý dokončený blok, který ještě není na faktuře, od nejnovějších, s klientem, dobou trvání a částkou.
Zaškrtněte bloky k fakturaci. Tlačítko dole je počítá, například Vytvořit fakturu (2).
Klepněte na Vytvořit fakturu (2). Otevře se nová faktura s už připravenou jednou položkou na každý blok.
Zkontrolujte položky, přidejte DPH, pokud ji účtujete, a klepněte na Uložit koncept.

Dialog Vytvořit fakturu v aplikaci Invoice Flow nad Sledováním času se čtyřmi nevyfakturovanými bloky, se zaškrtnutými dvěma záznamy Bramble share purchase agreement a s tlačítkem Vytvořit fakturu (2) — Nabízejí se jen otevřené bloky; dva bloky Bramble jsou zaškrtnuté, ty pro Tejo a Horizonte zůstávají na později.

Pokud každý zaškrtnutý blok patří témuž klientovi, je tento klient na nové faktuře předvybraný. Když klienty smícháte, faktura se otevře bez klienta a toho pak musíte vybrat ručně, takže se vyplatí nejdřív si vyfiltrovat jednoho klienta.

Z editoru faktury

Vytvořte novou fakturu a vyberte klienta v Vyberte klienta.
Sjeďte k Položkám a klepněte na plaketku Čas (Time) vedle Produkt / služba.
V dialogu Přidat časové záznamy (Add Time Entries) zaškrtněte bloky a klepněte na Přidat (2).
Pokračujte se zbytkem faktury a uložte.

Editor faktury v aplikaci Invoice Flow s dialogem Přidat časové záznamy se dvěma bloky Bramble & Co. Solicitors, oběma zaškrtnutými, a s tlačítkem Přidat (2) — S vybraným klientem výběr bloky ostatních klientů skryje.

Editor faktury v aplikaci Invoice Flow se dvěma položkami označenými Čas, Bramble share purchase agreement s množstvím 2.25 při ceně 55.00 za €123.75 a množstvím 3.5 při 55.00 za €192.50, s mezisoučtem a celkem €316.25 — Z každého bloku se stane položka s hodinami jako množstvím a sazbou jako jednotkovou cenou.

Výběr v editoru je přísnější než ten ve sledování času: jakmile je vybraný klient, ukazuje otevřené bloky toho klienta plus bloky bez klienta a nic jiného. Když není co zobrazit, dostanete místo prázdného dialogu krátkou hlášku, například Žádné záznamy pro tohoto klienta (2 pro ostatní).

Každá vygenerovaná položka má text „Název projektu — Popis“ (nebo jen Služby (Services), pokud bylo obojí prázdné), dobu trvání v hodinách zaokrouhlenou na dvě desetinná místa jako Množ. (Qty), sazbu bloku jako Cenu (Price) a malou značku Čas na kartě. Daňová sazba zůstává na nule, takže Inês klepne na pole procent a u položek pro portugalské klienty uplatní 23% DPH. Popis, množství i cenu můžete před uložením libovolně upravovat; vazba zpět na blok úpravy přežije.

Co se stane s bloky

Příznak vyfakturování se nastaví ve chvíli uložení faktury, ne když blok ve výběru zaškrtnete. Když editor zrušíte, každý vybraný blok zůstane otevřený a ponechá si šedé hodiny. Když ji uložíte, každý propojený blok se označí jako vyfakturovaný, dostane ve sledování času zelené zaškrtnutí, zmizí z obou výběrů i z počtu na odznaku K fakturaci a zapamatuje si, na kterou fakturu šel. Obrazovka detailu faktury ukazuje spojení z druhé strany: karta Časové záznamy (Time Entries) blízko dolního okraje vypisuje bloky vyfakturované na tomto dokumentu s jejich dobou trvání, sazbou a částkou v měně faktury.

Detail faktury IC-2026-034 v aplikaci Invoice Flow s mezisoučtem €200.00, daní €46.00, celkem €246.00, platebními podmínkami, kartou Platby se zbývajícími €246.00 a kartou Časové záznamy se záznamy Wine export catalogue 3h 0m po €40.00/h za €120.00 a Website localisation 2h 0m po €40.00/h za €80.00 — Po uložení nese faktura vlastní seznam bloků, které fakturuje.

Pravidla a podrobnosti

Funkce Pro. Spuštění časovače, ruční přidání nebo úprava záznamu, duplikace záznamu a poslední krok akce K fakturaci vyžadují Pro nebo aktivní zkušební verzi; klepnutí na ně bez přístupu otevře obrazovku předplatného. Prohlížení seznamu, filtrování, pauza, zastavení běžícího časovače a mazání záznamů fungují i v bezplatné úrovni.

Nic není povinné. Panel časovače ani dialog záznamu nemají povinná pole. Blok bez názvu projektu i bez popisu ukáže v seznamu prázdný nadpis a prázdná či nečíselná sazba se uloží jako nula, v kterémžto případě řádek ukáže jen dobu trvání a položka faktury dostane cenu 0.

Sazby jsou na blok. Hodinová sazba se do každého záznamu zkopíruje při jeho vytvoření. Pozdější změna názoru znamená upravit záznam, nebo položku faktury. Na klientovi ani na projektu žádná sazba uložená není. Sledování času si poslední zadanou sazbu pamatuje, dokud obrazovku neopustíte.

Časovače přežijí restart. Běžící časovač je řádek v databázi s časem zahájení; uplynulý čas se přepočítává z hodin, takže zavření aplikace ani restart telefonu blok neztratí. Běžící časovače se do seznamu, souhrnného pásu ani do obou výběrů pro faktury nezapočítávají, dokud je nezastavíte.

Ruční doby trvání. Dialog počítá konec minus začátek téhož dne. Pokud je čas ukončení dřívější než čas zahájení, doba trvání se uloží jako 0, místo aby byla odmítnuta, takže bloky přes půlnoc si dvakrát zkontrolujte; rozdělte je na dva záznamy, jeden na den.

Duplikovat. Akce Duplikovat z dlouhého podržení zkopíruje klienta, projekt, popis, sazbu a dobu trvání do nového záznamu, který začíná teď, takže přistane pod Dnes. Propojení projektu z rozbalovací nabídky Projekty se nekopíruje.

Mazání je trvalé. Koš neexistuje. Smazání vyfakturovaného bloku se faktury nedotkne; položka na dokumentu zůstane, jen karta Časové záznamy v detailu faktury přijde o řádek.

Seskupení a filtry. Bloky se seskupují podle data zahájení: Dnes, Včera, Tento týden u všeho mladšího než sedm dní a pak datum. Podle klienta nedělá nic, dokud nemáte alespoň jednoho klienta, a výchozím je první v abecedě.

Kde	Co vypisuje	Pravidlo pro klienta
Sledování času, K fakturaci	Všechny dokončené nevyfakturované bloky	Klient je na nové faktuře předvybraný, jen když všechny zaškrtnuté bloky sdílejí jednoho klienta
Editor, plaketka Čas	Dokončené nevyfakturované bloky	Když je vybraný klient: bloky toho klienta a bloky bez klienta

Tipy

Pojmenovávejte projekt tak, jak ho chcete mít vytištěný. Položka faktury se staví z názvu projektu a popisu spojených pomlčkou, takže „Bramble share purchase agreement — Schedules and warranties, PT to EN“ se na PDF čte dobře, zatímco „zakázka 3 — různé“ ne. Položku můžete v editoru vždy přepsat, ale rychlejší je trefit to hned v panelu.

Než začnete fakturovat, filtrujte. Klepněte na Podle klienta, vyberte klienta a projděte si jednou seznam; pak otevřete K fakturaci a zaškrtněte jen řádky toho klienta. Dostanete na faktuře předvybraného klienta a vyhnete se dokumentu se smíchanými klienty, který se musí ručně rozdělovat.

Zaokrouhlujte v editoru, ne ve sledování času. Z bloku 1h 35m vznikne množství 1,58 hodiny. Pokud fakturujete po čtvrthodinách, změňte na položce množství na 1,75; blok si pro vaši vlastní evidenci ponechá skutečnou dobu trvání.

Na přerušení používejte druhý časovač místo pauzy. Pauza uloženou dobu trvání nezkracuje, takže pozastavený časovač přefakturuje. Zastavení a znovuspuštění, nebo měření přerušení zvlášť pod druhým klientem, drží každou minutu správně přiřazenou.

Související návody

Editor faktury - položky, daňové sazby, slevy a ukládání.
Projekty a milníky - projekty, které se objevují v rozbalovací nabídce Projekty u časovače.
Výdaje a účtenky - druhý druh fakturovatelného záznamu, který lze do faktury natáhnout.