Uživatelská příručka

Editor faktur: od prázdného formuláře k hotovému PDF

Sestavte v Invoice Flow kompletní fakturu: vyberte klienta a data, přidejte položky práce a materiálu s daní, nastavte slevu, připojte fotky a podepište.

Aktualizováno: 2026-09-09

Editor faktur je obrazovka, ve které strávíte nejvíce času. Každá faktura i každá nabídka se v Invoice Flow vytváří a upravuje právě zde: komu se fakturuje, co bylo dodáno, kolik to stojí, jaká daň se uplatní a co má zákazník vidět vytištěné v dolní části stránky. Tento návod prochází editor odshora formuláře až po hotové PDF na reálném příkladu: firma Ashworth Electrical Services v Leedsu fakturuje majiteli domu kompletní rekonstrukci elektroinstalace v kuchyni – šestnáct hodin práce, kabel, zásuvky i revizní zprávu, vše na jednom dokumentu.

Co uvidíte na obrazovce

Otevřete kartu Dokumenty, klepněte na tlačítko Nový a v panelu Vyberte typ dokumentu zvolte Faktura. Editor se otevře s názvem Nová faktura a s akcí Uložit koncept v horní liště. Otevřete-li existující koncept z jeho detailu, zobrazí se stejný formulář s názvem Upravit fakturu.

Formulář je jedna dlouhá rolovací stránka. Odshora dolů na ní najdete:

Firemní profil s profilem, který se objeví jako odesílatel. Pokud používáte více profilů, tato karta otevírá dialog Vybrat profil; při jediném profilu je pouze pro čtení. Malá ikona křížku (Skrýt z této faktury) skryje kartu jen po dobu práce; profil zůstane připojený.
Číslo faktury, už vygenerované z vaší číselné řady. Klepnutím zadáte vlastní číslo.
Klient, kde je uvedeno Vyberte klienta, dokud někoho nezvolíte.
Projekty s hodnotou Neuvedeno, pokud dokument nepropojíte s projektem.
Dvě pole s daty, Vystaveno a splatnost.
Měna faktury, předvyplněná z řady nebo z profilu.
Sekce Položky s čipy pro přidávání, s čipy daňových předvoleb (jakmile je vybrán klient se známou zemí) a s jednou kartou na každou položku.
Sleva, Early-payment discount (sleva za dřívější platbu) a karta se součty.
Jazyk faktury, Foto přílohy, Podpis, Možnosti platby a Vyberte šablonu.
Poznámky, Platební podmínky, dále zaškrtávací seznamy údajů profilu, které se mají tisknout, a nakonec tlačítko Uložit přes celou šířku (Uložit změny při úpravách).

Nová faktura už nese profil, další číslo v řadě, dnešní datum, splatnost za 30 dní a měnu profilu.

Jak nastavit hlavičku: klient, číslo, data a měna

Klepněte na kartu Klient a vyberte zákazníka v dialogu Vyberte klienta. Pokud je zákazník nový, použijte řádek Přidat nového klienta na konci téhož dialogu; otevře se formulář klienta a poté se vrátíte k faktuře.
Zkontrolujte kartu Číslo faktury. Číslo se generuje z číselné řady vašeho profilu (u Ashworthu ASH-2026-0118). Potřebujete-li jiné číslo, klepněte na kartu, zadejte novou hodnotu v dialogu Číslo faktury a stiskněte Uložit. Objeví se ikona obnovení (Reset na auto), kterou se vrátíte k automatickému číslování.
Klepnutím na Vystaveno změníte datum vystavení a klepnutím na splatnost nastavíte lhůtu splatnosti. Obojí otevře kalendář.
Na Měna faktury klepněte jen tehdy, má-li být faktura v jiné měně, než je výchozí měna profilu. Ceny položek, které pak zadáte, jsou v této měně.
Volitelně klepněte na Projekty a vyberte projekt, aby se faktura započítala do jeho součtů.

Pokud má váš profil více číselných řad stejného typu, objeví se nad číslem karta Číselné řady, kde vyberete, ze které řady se má čerpat. Řadu už nelze u existujícího dokumentu změnit; museli byste vytvořit nový dokument.

Jak přidat práci a materiál jako položky

Každá položka má popis (položka), množství (Množ.), jednotkovou cenu (Cena) a daňovou sazbu (%). Položku lze vytvořit čtyřmi způsoby, pro každý je jeden čip pod záhlavím Položky:

Čip	Co dělá
Produkt / služba	Otevře Přidat z uložených s vaší knihovnou produktů a sazeb. Výběrem řádku se zkopíruje jeho název, jednotka, cena a výchozí daňová sazba.
Čas	Otevře Přidat časové záznamy se zastavenými, dosud nevyfakturovanými záznamy času pro vybraného klienta. Z každého zaškrtnutého záznamu vznikne položka s hodinami jako množstvím a s hodinovou sazbou záznamu jako cenou.
Výdaje	Otevře Přidat výdaje s fakturovatelnými, dosud nevyfakturovanými výdaji klienta. Z každého vznikne položka s množstvím 1 a částkou výdaje jako cenou.
Vlastní	Přidá prázdnou kartu, kterou vyplníte ručně.

Klepněte na Produkt / služba. Dialog Přidat z uložených vypíše každou uloženou položku s cenou v měně faktury a s její jednotkou (kus, hodina, den, projekt nebo služba).
Klepněte na Labour - qualified electrician. Na konci seznamu se objeví nová karta, krátce zvýrazněná, a stránka se k ní posune.
Změňte Množ. z 1 na počet odpracovaných hodin, například 16. Částka v záhlaví karty se okamžitě aktualizuje.
Totéž zopakujte pro materiál: bubny kabelu, zásuvky, vypínač pro sporák, proudové chrániče. Pro položky, které nemáte uložené, klepněte na Vlastní a zadejte popis a cenu přímo, jak to Ashworth dělá u položky „Waste removal and making good“.
Pokud uložený produkt zatím neexistuje, použijte poslední řádek dialogu, Vytvořit novou položku, kterým jej uložíte do knihovny a rovnou přidáte na fakturu.

Dialog Přidat z uložených v aplikaci Invoice Flow se seznamem uložených sazeb a materiálu elektrikáře, například Labour - qualified electrician za 42 liber za hodinu a Double socket, brushed steel za 14,20 libry za kus — Dialog knihovny ukazuje u každé uložené položky cenu a jednotku, takže ji přidáte jediným klepnutím.

Sekce Položky v aplikaci Invoice Flow s čipy Tax presets (GB) pro DPH 20 %, 5 % a 0 %, se čtyřmi čipy pro přidávání a s kartami položek pro 16 hodin práce a buben kabelu, každá s poli položka, Množ., Cena a % — Položky práce nesou odznak Čas, protože jejich jednotkou jsou hodiny; materiál z knihovny má odznak Produkt.

Každá karta má vlevo úchyt pro přetažení, takže pořadí položek změníte podržením úchytu; pořadí, které vidíte, je pořadí vytištěné v PDF. Červená ikona křížku položku odebere. Odznak vedle čísla položky (Produkt, Služba, Čas, Výdaj nebo Projekt) se odvozuje z jednotky a z vazeb položky; nenastavuje se ručně a mění se, pokud tutéž položku přidáte z jiného zdroje. Samotnou jednotku na kartě upravit nelze: pochází z uloženého produktu (u vlastních položek je to „položka“, u záznamů času „hodina“).

Jak nastavit daňové sazby a slevu

Jakmile vyberete klienta, který má vyplněnou zemi, objeví se nad čipy pro přidávání řádek Tax presets (GB):. Klepnutím na předvolbu jako VAT 20% zapíšete tuto sazbu naráz do všech položek; krátká zpráva potvrdí „Applied 20% to all items“.
Chcete-li jinou sazbu jen u jedné položky, zapište ji do pole % na její kartě, nebo klepněte na malou ikonu nápovědy vedle něj, otevřete panel Přehled daňových sazeb, vyberte kategorii a u navržené sazby stiskněte Použít.
Přejděte na kartu Sleva, zadejte hodnotu a zvolte % pro procenta, nebo přepínač měny pro pevnou částku. Ashworth dává stálým zákazníkům 5 %.
Přečtěte si kartu součtů: Mezisoučet, sleva zobrazená jako záporný řádek, DPH a tučné Celkem se přepočítávají už během psaní.

Spodní panel Přehled daňových sazeb v aplikaci Invoice Flow s upozorněním, že jde jen o orientační údaje, se Spojeným královstvím a měnou GBP, s doporučenou sazbou DPH 20,0 % a tlačítkem Použít a s čipy kategorií produktů — Přehled předvybere zemi klienta a navrhne sazbu podle kategorie produktu; na položku ji použijete jedním klepnutím.

Editor faktur v aplikaci Invoice Flow s poslední položkou, kartou Sleva nastavenou na 5,0 procenta, vypnutým přepínačem slevy za dřívější platbu a kartou součtů s mezisoučtem 1 597,50, slevou -79,88, daní 303,52 a celkovou částkou 1 821,14 libry — Sleva se odečítá před daní, takže daňový řádek se počítá ze snížené základny.

Ikona kladívka vedle předvoleb otevírá seznam právních formulací pro danou zemi (pro Spojené království větu o přenesené daňové povinnosti) a vybranou formulaci připojí do pole Poznámky.

Jak připojit fotky, podepsat a zvolit, co se vytiskne

Spodní polovina formuláře řídí to, co zákazník uvidí kolem tabulky položek.

V sekci Foto přílohy klepněte na Přidat fotografii (0/8) a zvolte Fotoaparát nebo Galerie. Ashworth připojuje účtenku od velkoobchodu a revizní zprávu. Náhledy se řadí po čtyřech na řádek; červený křížek na náhledu se před odebráním zeptá Smazat fotku?.
Klepněte na Podpis. Panel Vyberte podpis vypíše vaše uložené podpisy a nabídne Nakreslit nový, což otevře kreslicí plochu. Vybraný podpis se zobrazí jako malý náhled na kartě a v PDF se vytiskne jako oprávněný podpis.
Klepnutím na Vyberte šablonu změníte design a barevnou paletu PDF (Ashworth používá šablonu Contractor s antracitovou paletou).
Do pole Poznámky napište jakoukoli zprávu pro zákazníka, například rozsah zakázky a datum revize.
Vyplňte Platební podmínky ručně, nebo klepněte na tlačítko seznamu vedle nich (Z uložených) a vyberte z nabídky Uloženo v tomto profilu nebo Vestavěné šablony.
Zaškrtnutím či odškrtnutím políček pod Daňová ID na této faktuře, Adresy na této faktuře a Uložené platební podmínky na této faktuře určíte, které údaje profilu se na tomto konkrétním dokumentu vytisknou.
Stiskněte Uložit (nebo Uložit změny). Editor se zavře a dokument se objeví v seznamu jako koncept.

Editor faktur v aplikaci Invoice Flow s kartou Foto přílohy se dvěma náhledy účtenek a tlačítkem Přidat fotografii (2/8), kartou Podpis s náhledem a jménem T. Ashworth, kartami Možnosti platby a Vyberte šablonu a poli Poznámky a Platební podmínky — Přílohy a podpis jsou mezi součty a poznámkami; karta šablony ukazuje aktuální design a paletu.

Spodní část editoru faktur v aplikaci Invoice Flow s nezaškrtnutými poli daňových ID pro DPH a IČ, zaškrtnutou adresou kanceláře, zaškrtnutou uloženou platební podmínkou Bankovní převod a tlačítkem Uložit změny — Vytisknou se pouze zaškrtnuté údaje profilu; volný text v Platebních podmínkách výše je vždy součástí dokumentu.

Po uložení dokument otevřete a v náhledu si prohlédněte vygenerované PDF. Hlavička, tabulka položek, řádky slevy a daně, poznámky, podpis i připojené fotografie pocházejí z toho, co jste zadali v editoru.

Vygenerované PDF faktury ASH-2026-0117 v aplikaci Invoice Flow v šabloně Contractor: hlavička Ashworth Electrical Services Ltd, blok odběratele Daniel a Sarah Whitfield, deset položek práce a materiálu s 20% daní, mezisoučet 1 597,50, sleva -79,88, daň 303,52 a celkem 1 821,14 libry, následované poznámkami — První strana hotové faktury; podpis a dvě připojené fotografie se tisknou na druhé straně.

Pravidla a podrobnosti

Uložení vyžaduje klienta a alespoň jednu položku. Stisknete-li Uložit bez klienta, zobrazí se „Vyberte prosím klienta“; bez položek „Přidejte alespoň jednu položku“. Pole položka musí být u každé položky vyplněné, jinak je označeno jako Povinné. Pokud neexistuje vůbec žádný firemní profil, uložení se zastaví hlášením „Nastavit profil“.

Uložení vyžaduje aktivní zkušební období nebo předplatné Pro. Editor při uložení znovu ověřuje přístup; není-li ani jedno aktivní, místo uložení se dostanete na platební stránku. Vše ostatní v editoru funguje i bez toho, ale dokud nemůžete uložit, nic se neukládá.

Uložená faktura je vždy koncept. Ať upravíte cokoli, dokument se zapíše zpět se stavem koncept a s vymazanými časovými značkami odeslání a zaplacení. Odeslané nebo zaplacené dokumenty se proto otevírají jen pro čtení (Režim pouze pro čtení s nápovědou „Tato faktura byla odeslána. Pro úpravy ji duplikujte.“) a opravenou kopii z nich vytvoříte duplikováním.

Výchozí hodnoty nového dokumentu: výchozí firemní profil a jeho výchozí řada; měna z řady, jinak první povolená měna, jinak měna profilu; datum vystavení dnes; splatnost o 30 dní později; platební podmínky zkopírované z profilu; první daňové ID zaškrtnuté a všechny adresy, telefony, e-maily a odkazy zaškrtnuté; výchozí uložená platební podmínka zaškrtnutá; šablona Clean s paletou Ocean, dokud ji nezměníte.

Data: kalendář pokrývá roky 2020 až 2100. Posunete-li datum vystavení za stávající datum splatnosti, splatnost skočí na datum vystavení plus 30 dní.

Číslování: čísla jsou jedinečná v rámci profilu. Pokud vygenerované číslo už existuje (například po obnovení ze zálohy), editor posune řadu a zkusí to znovu, až desetkrát. Čítač řady se posouvá až po úspěšném uložení, takže opuštěním formuláře žádné číslo nepropadne. Ručně zadané číslo zůstává zachováno, dokud neklepnete na Reset na auto.

Výpočty: částka položky je množství krát cena zaokrouhlené na dvě desetinná místa; daň položky je částka krát sazba. Procentní sleva se převede na částku a sleva vyšší než mezisoučet se omezí na mezisoučet. Daň se pak přeškáluje poměrem mezi sníženým a plným mezisoučtem, takže daň se počítá z toho, co zákazník skutečně platí. Nelze-li množství načíst, použije se 1, u ceny 0.

Čipy daňových předvoleb nastaví sazbu všem existujícím položkám, nikoli položkám přidaným později; nejprve tedy přidejte položky a pak klepněte na čip, nebo nastavte sazbu u každé položky zvlášť.

Záznamy času a výdaje přidané čipy Čas a Výdaje se označí jako vyfakturované při prvním uložení nové faktury a z výběrových dialogů dalších faktur zmizí. K označení dochází pouze při vytvoření, nikoli při úpravě existující faktury. Běžící stopky a už vyfakturované záznamy se nikdy nezobrazí.

Fotografie: až osm na dokument. Zmenší se na 1200 pixelů na delší straně a zkopírují do vlastního úložiště aplikace, takže smazání originálu z galerie fakturu neovlivní.

Sleva za dřívější platbu: tento přepínač (jen u faktur) nemění celkovou částku. Vytiskne nabídku typu „zaplaťte do 7 dnů a odečtěte si 2 %“ podle výchozích hodnot profilu či klienta nebo podle hodnot, které po zapnutí zadáte ručně.

Vlastní pole: editor nemá samostatný formulář vlastních polí. Doplňkové údaje, jako je číslo objednávky nebo označení zakázky, patří do Poznámek nebo do vlastní položky s nulovou cenou.

Opuštění formuláře: návrat zpět s neuloženými změnami zobrazí dialog Neuložené změny s volbami Zůstat a Odejít. Kontrola reaguje na napsané poznámky, podmínky, slevu, klienta, řadu, měnu a přidané položky; změna pouze data, množství, ceny, šablony nebo podpisu ji nespustí, proto ukládejte vědomě.

Úpravy dokumentu se zaznamenávají do historie: při první úpravě se uloží původní verze jako snímek a každé další uložení zapíše, která pole se změnila. Uložení bez jakékoli změny nezaznamená nic.

Tipy

Uložte si své hodinové sazby a běžný materiál jako produkty se správnou jednotkou a daňovou sazbou. Přidání položky pak trvá dvě klepnutí a DPH je rovnou správně; upravujete jen množství.

Hodinové práci nastavte v knihovně produktů jednotku „hodina“. Položka pak nese odznak Čas a množství v PDF se přirozeně čte jako hodiny, aniž byste museli používat sledování času.

Klepnutím na částku v záhlaví karty položky otevřete výběr měny, aniž byste se museli vracet na začátek formuláře. Hodí se to, když si v polovině uvědomíte, že zakázku je třeba fakturovat v jiné měně.

Pokud k faktuře patří účtenka od dodavatele nebo revizní zpráva, připojte ji jako fotografii, místo abyste ji popisovali v poznámkách. Vytiskne se na vlastní straně za podpisem a zůstává u dokumentu i v zálohách.

Související návody

Klienti, kategorie a skupiny – nastavení zákazníků, kterým fakturujete, a jejich země, která řídí čipy daňových předvoleb.
Produkty a sklad – knihovna, ze které čerpá dialog Přidat z uložených.
Náhled PDF, sdílení a editor PDF – co následuje po uložení: náhled, sdílení a doladění PDF.