Kullanım kılavuzu

Fatura düzenleyici: boş formdan hazır PDF'e

Invoice Flow'da eksiksiz bir fatura oluşturun: müşteriyi ve tarihleri seçin, vergili satırlar ekleyin, indirim tanımlayın, fotoğraf ekleyip imzalayın.

Güncellendi: 2026-09-09

Fatura düzenleyici, zamanınızın çoğunu geçireceğiniz ekrandır. Invoice Flow’daki her fatura ve her teklif burada oluşturulur ve değiştirilir: kime fatura kesildiği, neyin teslim edildiği, maliyetinin ne olduğu, hangi verginin uygulandığı ve müşterinin sayfanın altında basılı olarak ne görmesi gerektiği. Bu rehber, düzenleyiciyi formun tepesinden hazır PDF’e kadar gerçek bir örnekle anlatıyor: Leeds’teki Ashworth Electrical Services, bir ev sahibine mutfak elektrik tesisatının yenilenmesi için fatura kesiyor; on altı saatlik işçilik, kablo, prizler ve bir sertifika tek bir belgede.

Ekranda ne görüyorsunuz

Belgeler (Documents) sekmesini açın, Yeni (New) düğmesine dokunun ve Belge türünü seçin (Choose document type) sayfasından Fatura (Invoice) seçeneğini işaretleyin. Düzenleyici Yeni Fatura (New Invoice) başlığıyla ve üst çubukta bir Taslak Kaydet (Save Draft) işlemiyle açılır. Mevcut bir taslağı ayrıntı ekranından açtığınızda aynı form Faturayı Düzenle (Edit Invoice) başlığıyla görünür.

Form, uzun ve tek parça kaydırılan bir sayfadır. Yukarıdan aşağıya şunları bulursunuz:

• Gönderen olarak görünecek profili taşıyan İşletme Profili (Business Profile). Birden fazla profil işletiyorsanız bu kart bir Profil seç (Select profile) iletişim kutusu açar; tek profille salt okunurdur. Küçük kapatma simgesi (Bu faturadan gizle (Hide from this invoice)) yalnızca siz çalışırken kartı gizler; profil ekli kalır.
• Numaralandırma serinizden çoktan üretilmiş olan Fatura Numarası (Invoice Number). Kendi numaranızı yazmak için üzerine dokunun.
• Birini seçene kadar Müşteri seç (Select client) gösteren Müşteri (Client).
• Belgeyi bir projeye bağlamadıkça Belirtilmedi (Not specified) gösteren Projeler (Projects).
• İki tarih kutusu: Düzenlendi (Issued) ve Vade (Due).
• Seriden veya profilden önceden doldurulan Fatura Para Birimi (Invoice Currency).
• Ekleme çipleri, (ülkesi bilinen bir müşteri seçildiğinde) vergi hazır ayar çipleri ve satır başına bir kart içeren Fatura Kalemleri (Line Items) bölümü.
• İndirim (Discount), Early-payment discount (erken ödeme indirimi) ve toplamlar kartı.
• Fatura Dili (Invoice Language), Fotoğraf Ekleri (Photo Attachments), İmza (Signature), Ödeme Seçenekleri (Payment Options) ve Şablon Seç (Select Template).
• Notlar (Notes), Ödeme Koşulları (Payment Terms), ardından basılacak profil bilgilerinin onay kutusu listeleri ve en sonda tam genişlikte Kaydet (Save) düğmesi (düzenlerken Değişiklikleri Kaydet (Save Changes)).

Başlık nasıl kurulur: müşteri, numara, tarihler ve para birimi

1. Müşteri kartına dokunun ve müşteriyi Müşteri seç iletişim kutusundan seçin. Kişi yeniyse aynı iletişim kutusunun altındaki Yeni Müşteri Ekle (Add New Client) satırını kullanın; müşteri formu açılır ve sonrasında faturaya geri dönersiniz.
2. Fatura Numarası kartını kontrol edin. Numara, profilinizin numaralandırma serisinden üretilir (Ashworth için ASH-2026-0118). Farklı bir numaraya ihtiyacınız varsa karta dokunun, yeni değeri Fatura Numarası iletişim kutusuna yazın ve Kaydet düğmesine basın. Ardından otomatik numaralandırmaya dönebilmeniz için bir sıfırlama simgesi (Otomatiğe sıfırla (Reset to auto)) belirir.
3. Düzenlenme tarihini değiştirmek için Düzenlendi, ödeme son tarihini belirlemek için Vade alanına dokunun. Her ikisi de bir takvim seçici açar.
4. Fatura Para Birimi kartına yalnızca fatura profil varsayılanınızdan farklı bir para biriminde olacaksa dokunun. Sonrasında yazdığınız satır fiyatları o para birimindedir.
5. İsteğe bağlı olarak Projeler alanına dokunup bir proje seçin; böylece fatura o projenin toplamlarına sayılır.

Profilinizde aynı türden birden fazla numaralandırma serisi varsa, hangi seriden çekileceğini seçebilmeniz için numaranın üzerinde ek bir Fatura serileri (Invoice Series) kartı belirir. Belge oluştuktan sonra seri değiştirilemez; bunun yerine yeni bir belge oluşturursunuz.

İşçilik ve malzemeler satır kalemi olarak nasıl eklenir

Her satırın bir açıklaması (Öğe (Item)), bir miktarı (Adet (Qty)), bir birim fiyatı (Fiyat (Price)) ve bir vergi oranı (%) vardır. Satır oluşturmanın dört yolu vardır; her biri Fatura Kalemleri başlığının altındaki bir çipe karşılık gelir:

1. Ürün / Hizmet çipine dokunun. Kaydedilenlerden ekle iletişim kutusu, kayıtlı her kalemi fatura para birimindeki fiyatı ve birimiyle (Adet, Saat, Gün, Proje veya Hizmet) listeler.
2. Labour - qualified electrician satırına dokunun. Listenin altında kısa süre vurgulanan yeni bir kart belirir ve sayfa oraya kayar.
3. Adet değerini 1'den çalışılan saate, örneğin 16'ya çıkarın. Kart başlığındaki tutar anında güncellenir.
4. Malzemeler için tekrarlayın: kablo makaraları, prizler, ocak anahtarı, RCBO'lar. Hiç kaydetmediğiniz kalemler için Özel çipine dokunun ve açıklamayla fiyatı doğrudan yazın; Ashworth "Waste removal and making good" için böyle yapıyor.
5. Kayıtlı bir ürün henüz yoksa, iletişim kutusunun son satırı olan Yeni öğe oluştur (Create New Item) ile onu tek adımda kütüphaneye kaydedip faturaya ekleyin.

Her kartın solunda bir sürükleme tutamacı vardır; tutamacı basılı tutarak satırları yeniden sıralayabilirsiniz. Gördüğünüz sıra, PDF’te basılan sıradır. Kırmızı kapatma simgesi bir satırı kaldırır. Satır numarasının yanındaki rozet (Ürün (Product), Hizmet (Service), Zaman (Time), Gider (Expense) veya Proje (Project)) satırın biriminden ve bağlantılarından hesaplanır; elle belirlediğiniz bir şey değildir ve aynı kalemi farklı bir kaynaktan eklerseniz değişir. Birimin kendisi kart üzerinde düzenlenemez: kayıtlı üründen gelir (özel satırlarda “adet”, zaman kayıtlarında “saat” olur).

Vergi oranları ve indirim nasıl ayarlanır

1. Dosyasında ülkesi bulunan bir müşteri seçildiğinde, ekleme çiplerinin üzerinde bir Tax presets (GB): satırı belirir. O oranı tek seferde her satıra yazmak için VAT 20% gibi bir hazır ayara dokunun; kısa bir mesaj "Applied 20% to all items" diyerek onaylar.
2. Yalnızca bir satırda farklı bir oran belirlemek için değeri o kartın % alanına yazın ya da yanındaki küçük yardım simgesine dokunarak Vergi Oranı Referansı (Tax Rate Reference) sayfasını açın, bir kategori seçin ve önerilen orandaki Uygula (Apply) düğmesine basın.
3. İndirim kartına kaydırın, değeri yazın ve yüzde için %, sabit tutar için para birimi düğmesini seçin. Ashworth, düzenli müşterilerine %5 veriyor.
4. Toplamlar kartını okuyun: Ara Toplam (Subtotal), negatif satır olarak gösterilen indirim, KDV (Tax) ve kalın yazılmış Toplam (Total) siz yazdıkça yeniden hesaplanır.

Hazır ayarların yanındaki tokmak simgesi, o ülke için yasal ifadelerin listesini açar (Birleşik Krallık için ters ibraz cümlesi) ve seçtiğinizi Notlar alanına ekler.

Fotoğraf ekleme, imzalama ve neyin basılacağını seçme

Formun alt yarısı, müşterinin satır tablosunun çevresinde gördüğü her şeyi denetler.

1. Fotoğraf Ekleri bölümünde Fotoğraf Ekle (0/8) öğesine dokunun ve Kamera (Camera) ya da Galeri (Gallery) seçin. Ashworth toptancı fişini ve tesisat sertifikasını ekliyor. Küçük resimler satır başına dört tane görünür; bir küçük resmin üzerindeki kırmızı çarpı, kaldırmadan önce Fotoğraf silinsin mi? (Delete photo?) diye sorar.
2. İmza kartına dokunun. İmza Seç (Select Signature) sayfası kayıtlı imzalarınızı listeler ve bir çizim yüzeyi açan Yeni çiz (Draw new) seçeneğini sunar. Seçilen imza kartta küçük bir önizleme olarak görünür ve PDF'te yetkili imza olarak basılır.
3. PDF tasarımını ve renk paletini değiştirmek için Şablon Seç öğesine dokunun (Ashworth, kömür grisi paletiyle Contractor şablonunu kullanıyor).
4. Müşteriye iletmek istediğiniz mesajı Notlar alanına yazın, örneğin işin kapsamını ve test tarihini.
5. Ödeme Koşulları alanını elle doldurun ya da yanındaki liste düğmesine (Kaydedilenlerden (From saved)) dokunarak Bu profilde kaydedildi (Saved on this profile) veya Yerleşik hazır ayarlar (Built-in presets) arasından seçin.
6. Bu belgede hangi profil bilgilerinin basılacağını denetlemek için Bu faturadaki vergi numaraları (Tax IDs on this invoice), Bu faturadaki adresler (Addresses on this invoice) ve Bu faturadaki kaydedilmiş ödeme koşulları (Saved payment terms on this invoice) altındaki kutuları işaretleyin veya işaretini kaldırın.
7. Kaydet (veya Değişiklikleri Kaydet) düğmesine basın. Düzenleyici kapanır ve belge listede taslak olarak görünür.

Kaydettikten sonra belgeyi açın ve oluşturulan PDF’i görmek için önizlemeyi kullanın. Başlık, satır tablosu, indirim ve vergi satırları, notlar, imza ve ekli fotoğrafların tamamı düzenleyiciye girdiklerinizden gelir.

Kurallar ve ayrıntılar

Kaydetmek için bir müşteri ve en az bir satır gerekir. Müşteri seçmeden Kaydet düğmesine basmak “Lütfen bir müşteri seçin” mesajını gösterir; satır yoksa “En az bir kalem ekleyin” görünür. Her satırın Öğe alanı doldurulmalıdır, aksi hâlde Zorunlu (Required) olarak işaretlenir. Hiç işletme profili yoksa kaydetme “Profili kur” (Set up profile) uyarısıyla durur.

Kaydetmek için etkin bir deneme süresi veya Pro aboneliği gerekir. Düzenleyici kaydederken erişimi yeniden denetler; ikisi de etkin değilse kaydetmek yerine ödeme duvarına yönlendirilirsiniz. Düzenleyicideki diğer her şey bunlar olmadan çalışır, ancak kaydedebilene kadar hiçbir şey saklanmaz.

Kaydedilen bir fatura her zaman taslaktır. Ne düzenlerseniz düzenleyin, belge taslak durumuyla ve gönderilme ile ödenme zaman damgaları temizlenmiş olarak geri yazılır. Bu nedenle gönderilmiş veya ödenmiş belgeler salt okunur bir görünümde açılır (Yalnızca görüntüleme modu (View-only mode), “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.” ipucuyla) ve düzeltilmiş bir kopya için onları çoğaltmanız gerekir.

Yeni bir belgenin varsayılanları: varsayılan işletme profili ve onun varsayılan serisi; para birimi seriden, yoksa izin verilen ilk para biriminden, o da yoksa profil para biriminden; düzenlenme tarihi bugün; vade tarihi 30 gün sonrası; ödeme koşulları profilden kopyalanır; ilk vergi numarası ve tüm adresler, telefon numaraları, e-postalar ve bağlantılar işaretli; varsayılan kayıtlı ödeme koşulu işaretli; siz değiştirmedikçe Ocean paletiyle Clean şablonu.

Tarihler: takvim 2020 ile 2100 arasını kapsar. Düzenlenme tarihini mevcut vade tarihinin ötesine taşırsanız, vade tarihi düzenlenme tarihi artı 30 güne atlar.

Numaralandırma: numaralar bir profil içinde benzersizdir. Üretilen numara zaten varsa (örneğin bir geri yüklemenin ardından), düzenleyici seriyi artırıp en fazla on kez yeniden dener. Seri sayacı yalnızca başarılı bir kaydın ardından ilerler; dolayısıyla bir formu yarıda bırakmak numara yakmaz. Elle yazılan bir numara, siz Otomatiğe sıfırla düğmesine dokunana kadar korunur.

Aritmetik: her satır tutarı, iki ondalığa yuvarlanmış miktar çarpı fiyattır; satır vergisi tutar çarpı orandır. Yüzdelik bir indirim tutara çevrilir ve ara toplamdan büyük bir indirim ara toplamda sınırlanır. Ardından vergi, indirimli ara toplamın tam ara toplama oranıyla ölçeklenir; böylece vergi müşterinin gerçekte ödediği tutar üzerinden alınır. Bir miktar çözümlenemezse 1’e, bir fiyat çözümlenemezse 0’a geri döner.

Vergi hazır ayar çipleri oranı yalnızca mevcut her satıra uygular, sonradan eklediğiniz satırlara değil; önce satırları ekleyin, sonra çipe dokunun ya da oranı satır bazında belirleyin.

Zaman kayıtları ve giderler, Zaman ve Giderler çipleriyle eklendiğinde, yeni bir fatura ilk kez kaydedildiğinde faturalanmış olarak işaretlenir ve sonraki faturalardaki seçicilerde görünmez. Bu işaretleme yalnızca oluşturma sırasında olur, mevcut bir faturayı düzenlerken olmaz. Çalışan kronometreler ve zaten faturalanmış kayıtlar hiçbir zaman görünmez.

Fotoğraflar: belge başına en fazla sekiz tane. Uzun kenarları 1200 piksele küçültülür ve uygulamanın kendi depolamasına kopyalanır; bu nedenle orijinali galeriden silmek faturayı etkilemez.

Erken ödeme indirimi: bu anahtar (yalnızca faturalarda) toplamı değiştirmez. Profil veya müşteri varsayılanını ya da anahtarı açtıktan sonra girdiğiniz manuel değerleri kullanarak “7 gün içinde öderseniz %2 düşün” gibi bir teklif basar.

Özel alanlar: düzenleyicide ayrı bir özel alanlar formu yoktur. Satın alma siparişi numarası veya iş referansı gibi ek bilgiler Notlar alanına ya da fiyatı sıfır olan özel bir satıra girer.

Formdan çıkmak: kaydedilmemiş değişikliklerle geri gitmek, Kaydedilmemiş değişiklikler (Unsaved Changes) iletişim kutusunu Kal (Stay) ve Çık (Leave) seçenekleriyle gösterir. Denetim; yazılan notlara, koşullara, indirime, müşteriye, seriye, para birimine ve eklenen satırlara tepki verir; yalnızca bir tarihi, miktarı, fiyatı, şablonu veya imzayı değiştirmek onu tetiklemez, bu yüzden bilinçli olarak kaydedin.

İpuçları

İlgili rehberler

• Fatura kestiğiniz müşterileri ve vergi hazır ayar çiplerini belirleyen ülke bilgilerini kurmak için Müşteriler, kategoriler ve gruplar.
• Kaydedilenlerden ekle iletişim kutusunun arkasındaki kütüphane için Ürünler ve stok.
• Kaydettikten sonra ne olduğu, yani önizleme, paylaşma ve PDF üzerinde rötuş için PDF önizleme, paylaşım ve PDF düzenleyici.