Gebruikershandleiding

De factuureditor: van leeg formulier tot afgeronde pdf

Bouw een complete factuur: kies klant en datums, voeg uren- en materiaalregels met btw toe, stel een korting in, voeg foto's toe en onderteken.

Bijgewerkt: 2026-09-09

De factuureditor is het scherm waar je de meeste tijd doorbrengt. Elke factuur en elke offerte in Invoice Flow wordt hier gemaakt en gewijzigd: wie wordt gefactureerd, wat er is geleverd, hoeveel het kost, welke btw geldt en wat de klant onderaan de pagina afgedrukt moet zien. Deze gids loopt de editor door van de bovenkant van het formulier tot de afgeronde pdf, met een voorbeeld uit de praktijk: Ashworth Electrical Services in Leeds factureert een huiseigenaar voor het vernieuwen van de keukenbedrading, met zestien uur arbeid, kabel, stopcontacten en een certificaat op één document.

Wat je op het scherm ziet

Open het tabblad Documenten, tik op de knop Nieuw en kies Factuur in het blad Kies documenttype. De editor opent met de titel Nieuwe factuur en een actie Concept opslaan in de bovenbalk. Een bestaand concept openen vanaf het detailscherm toont hetzelfde formulier met de titel Factuur bewerken.

Het formulier is één lange scrollende pagina. Van boven naar beneden vind je:

• Bedrijfsprofiel met het profiel dat als afzender verschijnt. Heb je meer dan één profiel, dan opent deze kaart een venster Profiel selecteren; met één profiel is hij alleen-lezen. Het kleine sluitpictogram (Verbergen op deze factuur) verbergt de kaart alleen terwijl je werkt; het profiel blijft gekoppeld.
• Factuurnummer, al gegenereerd uit je nummerreeks. Tik erop om je eigen nummer te typen.
• Klant, met Klant selecteren tot je iemand kiest.
• Projecten, met Niet opgegeven tenzij je het document aan een project koppelt.
• Twee datumvakken, Uitgegeven en Vervaldatum.
• Factuurvaluta, vooraf ingevuld vanuit de serie of het profiel.
• De sectie Factuurregels met toevoegchips, btw-voorinstellingschips (zodra een klant met een bekend land is geselecteerd) en één kaart per regel.
• Korting, Early-payment discount en de totalenkaart.
• Factuurtaal, Foto’s als bijlage, Handtekening, Betaalopties en Sjabloon selecteren.
• Notities, Betalingsvoorwaarden, daarna aanvinklijsten met profielgegevens om af te drukken, en ten slotte de paginabrede knop Opslaan (Wijzigingen opslaan bij bewerken).

Hoe je de kop instelt: klant, nummer, datums en valuta

1. Tik op de kaart Klant en kies de klant in het venster Klant selecteren. Is de klant nieuw, gebruik dan de rij Nieuwe klant toevoegen onderaan hetzelfde venster; het klantformulier opent en je komt daarna terug bij de factuur.
2. Controleer de kaart Factuurnummer. Het nummer komt uit de nummerreeks van je profiel (bij Ashworth ASH-2026-0118). Heb je een ander nummer nodig, tik dan op de kaart, typ de nieuwe waarde in het venster Factuurnummer en druk op Opslaan. Er verschijnt dan een resetpictogram (Resetten naar auto) zodat je terug kunt naar automatische nummering.
3. Tik op Uitgegeven om de factuurdatum te wijzigen en op Vervaldatum om de betaaltermijn in te stellen. Beide openen een kalenderkiezer.
4. Tik alleen op Factuurvaluta als de factuur in een andere valuta dan je profielstandaard moet staan. De regelprijzen die je daarna typt zijn in die valuta.
5. Tik eventueel op Projecten en kies een project, zodat de factuur meetelt in de totalen van dat project.

Heeft je profiel meer dan één nummerreeks van dezelfde soort, dan verschijnt er boven het nummer een extra kaart Factuurseries waarmee je kiest uit welke reeks je put. De reeks kan niet meer worden gewijzigd zodra het document bestaat; je zou dan een nieuw document maken.

Hoe je arbeid en materialen als factuurregels toevoegt

Elke regel heeft een omschrijving (Item), een aantal (Aantal), een stuksprijs (Prijs) en een btw-tarief (%). Er zijn vier manieren om een regel te maken, één per chip onder de kop Factuurregels:

1. Tik op Product / Dienst. Het venster Vanuit opgeslagen toevoegen toont elk opgeslagen item met de prijs in de factuurvaluta en de eenheid (Stuk, Uur, Dag, Project of Service).
2. Tik op Labour - qualified electrician. Er verschijnt een nieuwe kaart onderaan de lijst, kort gemarkeerd, en de pagina scrolt ernaartoe.
3. Wijzig Aantal van 1 in de gewerkte uren, bijvoorbeeld 16. Het bedrag in de kaartkop wordt meteen bijgewerkt.
4. Herhaal dit voor materialen: kabelhaspels, stopcontacten, de fornuisschakelaar, RCBO's. Voor artikelen die je nooit hebt opgeslagen tik je op Aangepast en typ je de omschrijving en prijs rechtstreeks, zoals Ashworth doet bij "Waste removal and making good".
5. Bestaat een opgeslagen product nog niet, gebruik dan de laatste rij van het venster, Nieuw item maken, om het in de bibliotheek op te slaan en in één stap toe te voegen.

Elke kaart heeft links een sleephandvat, zodat je regels kunt herschikken door het handvat ingedrukt te houden; de volgorde die je ziet is de volgorde die op de pdf wordt afgedrukt. Het rode sluitpictogram verwijdert een regel. De badge naast het regelnummer (Product, Service, Tijd, Uitgave of Project) wordt afgeleid uit de eenheid en de koppelingen van de regel; die stel je niet zelf in, en hij verandert wanneer je hetzelfde item vanuit een andere bron toevoegt. De eenheid zelf is niet bewerkbaar op de kaart: die komt uit het opgeslagen product (of is “stuk” bij aangepaste regels en “uur” bij tijdregistraties).

Hoe je btw-tarieven en een korting instelt

1. Zodra een klant met een vastgelegd land is geselecteerd, verschijnt er boven de toevoegchips een rij Btw-voorinstellingen (GB):. Tik op een voorinstelling zoals VAT 20% om dat tarief in één keer in elke regel te schrijven; een korte melding bevestigt "20% toegepast op alle items".
2. Wil je op slechts één regel een ander tarief, typ het dan in het veld % van die kaart, of tik op het kleine helppictogram ernaast om het blad Btw-tarievenoverzicht te openen, kies een categorie en druk op Toepassen bij het voorgestelde tarief.
3. Scroll naar de kaart Korting, typ de waarde en kies % voor een percentage of de valutaschakelaar voor een vast bedrag. Ashworth geeft vaste klanten 5%.
4. Lees de totalenkaart: Subtotaal, de korting als negatieve regel, Btw en het vetgedrukte Totaal worden herberekend terwijl je typt.

Het hamerpictogram naast de voorinstellingen opent een lijst met juridische formuleringen voor dat land (voor het VK de verleggingszin) en voegt de gekozen regel toe aan het veld Notities.

Hoe je foto’s toevoegt, ondertekent en kiest wat er wordt afgedrukt

De onderste helft van het formulier bepaalt wat de klant rond de regeltabel ziet.

1. Tik in Foto's als bijlage op Foto toevoegen (0/8) en kies Camera of Galerij. Ashworth voegt de bon van de groothandel en het installatiecertificaat toe. Miniaturen verschijnen vier per rij; het rode kruis op een miniatuur vraagt Foto verwijderen? voordat hij wordt verwijderd.
2. Tik op Handtekening. Het blad Handtekening selecteren toont je opgeslagen handtekeningen en biedt Nieuwe tekenen, dat een tekenveld opent. De gekozen handtekening verschijnt als klein voorbeeld op de kaart en wordt op de pdf afgedrukt als bevoegde handtekening.
3. Tik op Sjabloon selecteren om het pdf-ontwerp en het kleurenpalet te wijzigen (Ashworth gebruikt Contractor met het antracietpalet).
4. Typ een boodschap voor de klant in Notities, bijvoorbeeld de omvang van de klus en de testdatum.
5. Vul Betalingsvoorwaarden met de hand in, of tik op de lijstknop (Vanuit opgeslagen) ernaast om te kiezen uit Opgeslagen in dit profiel of Ingebouwde voorinstellingen.
6. Vink de vakjes onder Belasting-ID's op deze factuur, Adressen op deze factuur en Opgeslagen betaalvoorwaarden op deze factuur aan of uit om te bepalen welke profielgegevens op dit specifieke document worden afgedrukt.
7. Druk op Opslaan (of Wijzigingen opslaan). De editor sluit en het document verschijnt als concept in de lijst.

Zodra je hebt opgeslagen, open je het document en gebruik je het voorbeeld om de gegenereerde pdf te zien. De koptekst, de regeltabel, de kortings- en btw-regels, de notities, de handtekening en de bijgevoegde foto’s komen allemaal uit wat je in de editor hebt ingevoerd.

Regels en details

Opslaan vereist een klant en minstens één regel. Op Opslaan drukken zonder klant toont “Selecteer een klant”; zonder regels toont het “Voeg ten minste één regel toe”. Het veld Item van elke regel moet zijn ingevuld, anders wordt het gemarkeerd als Vereist. Bestaat er helemaal geen bedrijfsprofiel, dan stopt het opslaan met “Profiel instellen”.

Opslaan vereist een actieve proefperiode of een Pro-abonnement. De editor controleert de toegang opnieuw bij het opslaan; is geen van beide actief, dan kom je op het betaalscherm terecht in plaats van dat er wordt opgeslagen. Al het overige in de editor werkt zonder, maar er wordt niets bewaard tot je kunt opslaan.

Een opgeslagen factuur is altijd een concept. Wat je ook bewerkt, het document wordt teruggeschreven met de status concept en met de tijdstempels voor verzonden en betaald gewist. Verzonden of betaalde documenten openen daarom in een alleen-lezen weergave (Alleen-lezen modus met de hint “Deze factuur is verzonden. Dupliceer hem om wijzigingen aan te brengen.”), en die zou je dupliceren om een gecorrigeerde kopie te maken.

Standaarden voor een nieuw document: het standaard bedrijfsprofiel en de standaardreeks daarvan; valuta uit de reeks, anders de eerste toegestane valuta, anders de profielvaluta; factuurdatum vandaag; vervaldatum 30 dagen later; betalingsvoorwaarden gekopieerd uit het profiel; het eerste belasting-ID aangevinkt en alle adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en links aangevinkt; de standaard opgeslagen betaalvoorwaarde aangevinkt; het sjabloon Clean met het palet Ocean tenzij je dat wijzigt.

Datums: de kalender loopt van 2020 tot 2100. Verschuif je de factuurdatum voorbij de huidige vervaldatum, dan springt de vervaldatum naar factuurdatum plus 30 dagen.

Nummering: nummers zijn uniek binnen een profiel. Bestaat het gegenereerde nummer al (bijvoorbeeld na een herstel), dan verhoogt de editor de reeks en probeert opnieuw, tot tien keer. De reeksteller loopt pas door na een geslaagde opslag, dus een formulier afbreken verbrandt geen nummer. Een handmatig getypt nummer blijft staan tot je op Resetten naar auto tikt.

Rekenwerk: elk regelbedrag is aantal maal prijs, afgerond op twee decimalen; de btw van de regel is bedrag maal tarief. Een kortingspercentage wordt naar een bedrag omgezet en een korting groter dan het subtotaal wordt op het subtotaal afgetopt. De btw wordt daarna geschaald met de verhouding tussen het verlaagde subtotaal en het volledige subtotaal, zodat er btw wordt gerekend over wat de klant daadwerkelijk betaalt. Kan een aantal niet worden gelezen, dan wordt het 1, en een prijs 0.

Btw-voorinstellingschips passen het tarief toe op elke bestaande regel, niet op regels die je daarna toevoegt; voeg dus eerst regels toe en tik daarna op de chip, of stel het tarief per regel in.

Tijdregistraties en uitgaven die via de chips Tijd en Uitgaven zijn toegevoegd, worden als gefactureerd gemarkeerd zodra een nieuwe factuur voor het eerst wordt opgeslagen, en verdwijnen bij latere facturen uit de kiezers. Deze markering gebeurt alleen bij het aanmaken, niet bij het bewerken van een bestaande factuur. Lopende timers en al gefactureerde registraties verschijnen nooit.

Foto’s: maximaal acht per document. Ze worden geschaald naar 1200 pixels op de lange zijde en naar de eigen opslag van de app gekopieerd, dus het origineel uit de galerij verwijderen raakt de factuur niet.

Korting bij vroegtijdige betaling: deze schakelaar (alleen bij facturen) verandert het totaal niet. Hij drukt een aanbod af zoals “betaal binnen 7 dagen en trek 2% af”, op basis van de standaard van het profiel of de klant of de handmatige waarden die je invoert nadat je hem hebt aangezet.

Aangepaste velden: de editor heeft geen apart formulier voor aangepaste velden. Extra referenties zoals een inkoopordernummer of een opdrachtreferentie horen in Notities of in een aangepaste regel met prijs nul.

Het formulier verlaten: teruggaan met niet-opgeslagen wijzigingen toont een venster Niet-opgeslagen wijzigingen met Blijven en Vertrekken. De controle reageert op getypte notities, voorwaarden, de korting, de klant, de reeks, de valuta en toegevoegde regels; alleen een datum, aantal, prijs, sjabloon of handtekening wijzigen doet dat niet, dus sla bewust op.

Tips

Verwante gidsen

• Klanten, categorieën en groepen voor het opzetten van de klanten die je factureert en hun land, dat de btw-voorinstellingschips aanstuurt.
• Producten en voorraad voor de bibliotheek achter het venster Vanuit opgeslagen toevoegen.
• Pdf-voorbeeld, delen en de pdf-editor voor wat er na het opslaan gebeurt: voorbeeld bekijken, delen en de pdf bijwerken.