Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Hướng dẫn sử dụng

Trình chỉnh sửa hóa đơn: từ biểu mẫu trống đến PDF hoàn chỉnh

Tạo một hóa đơn hoàn chỉnh trong Invoice Flow: chọn khách hàng và ngày tháng, thêm dòng nhân công và vật liệu kèm thuế, đặt chiết khấu, đính kèm ảnh và ký tên.

Cập nhật: 2026-09-09

Trình chỉnh sửa hóa đơn là màn hình bạn sẽ dành nhiều thời gian nhất. Mọi hóa đơn và mọi báo giá trong Invoice Flow đều được tạo và thay đổi ở đây: ai đang được lập hóa đơn, những gì đã được giao, chi phí bao nhiêu, thuế nào áp dụng, và khách hàng sẽ thấy gì được in ở cuối trang. Hướng dẫn này đi qua trình chỉnh sửa từ đầu biểu mẫu đến PDF hoàn chỉnh, dùng một ví dụ thực tế: Ashworth Electrical Services ở Leeds lập hóa đơn cho một chủ nhà về việc đấu lại dây điện bếp, với mười sáu giờ nhân công, dây cáp, ổ cắm và một chứng chỉ, tất cả trên cùng một tài liệu.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Mở tab Tài liệu (Documents), chạm nút Mới (New) và chọn Hóa đơn (Invoice) từ bảng Chọn loại tài liệu (Choose document type). Trình chỉnh sửa mở ra với tiêu đề Hóa đơn mới (New Invoice) và hành động Lưu bản nháp (Save Draft) ở thanh trên cùng. Mở một bản nháp hiện có từ màn hình chi tiết của nó sẽ hiển thị cùng biểu mẫu với tiêu đề Chỉnh sửa hóa đơn (Edit Invoice).

Biểu mẫu là một trang cuộn dài. Từ trên xuống dưới bạn sẽ thấy:

Màn hình Hóa đơn mới trong ứng dụng Invoice Flow với hồ sơ doanh nghiệp Ashworth Electrical Services, số hóa đơn ASH-2026-0118, bộ chọn khách hàng trống, ngày phát hành và ngày hạn, thẻ tiền tệ GBP và mục Hạng mục trống
Một hóa đơn mới đã mang sẵn hồ sơ, số tiếp theo, ngày hôm nay, ngày hạn cách 30 ngày và tiền tệ của hồ sơ.

Cách thiết lập phần đầu: khách hàng, số, ngày tháng và tiền tệ

  1. Chạm thẻ Khách hàng (Client) và chọn khách hàng từ hộp thoại Chọn khách hàng (Select client). Nếu là người mới, dùng dòng Thêm khách hàng mới (Add New Client) ở cuối cùng hộp thoại; biểu mẫu khách hàng mở ra và bạn quay lại hóa đơn sau đó.
  2. Kiểm tra thẻ Số hóa đơn (Invoice Number). Số này được tạo từ loạt đánh số của hồ sơ bạn (với Ashworth là ASH-2026-0118). Nếu bạn cần số khác, chạm vào thẻ, gõ giá trị mới trong hộp thoại Số hóa đơn và nhấn Lưu. Một biểu tượng đặt lại (Đặt lại tự động) sẽ xuất hiện để bạn quay về đánh số tự động.
  3. Chạm Ngày phát hành (Issued) để đổi ngày phát hành và Hạn (Due) để đặt hạn thanh toán. Cả hai đều mở bộ chọn lịch.
  4. Chạm Tiền tệ hóa đơn (Invoice Currency) chỉ khi hóa đơn nên dùng tiền tệ khác với mặc định của hồ sơ. Giá dòng bạn nhập sau đó sẽ theo tiền tệ đó.
  5. Tùy chọn chạm Dự án (Projects) và chọn một dự án để hóa đơn được tính vào tổng của dự án đó.

Nếu hồ sơ của bạn có nhiều hơn một loạt đánh số cùng loại, một thẻ Loạt hóa đơn (Invoice Series) bổ sung sẽ xuất hiện phía trên số để bạn chọn loạt nào sẽ dùng. Loạt không thể thay đổi sau khi tài liệu đã tồn tại; bạn sẽ cần tạo một tài liệu mới thay vì đổi loạt.

Cách thêm nhân công và vật liệu dưới dạng dòng hạng mục

Mỗi dòng có một mô tả (Mục - Item), một số lượng (SL - Qty), một đơn giá (Giá - Price) và một mức thuế (%). Có bốn cách tạo một dòng, mỗi cách tương ứng với một chip dưới tiêu đề Hạng mục:

ChipChức năng
Sản phẩm / Dịch vụ (Product / Service)Mở Thêm từ đã lưu (Add from Saved) với thư viện sản phẩm và mức giá của bạn. Chọn một dòng sẽ sao chép tên, đơn vị, giá và mức thuế mặc định của dòng đó.
Thời gian (Time)Mở Thêm mục thời gian (Add Time Entries) với các mục thời gian đã dừng, chưa được lập hóa đơn cho khách hàng đã chọn. Mỗi mục được đánh dấu chọn trở thành một dòng với số giờ làm số lượng và mức giá theo giờ của mục đó làm đơn giá.
Chi phí (Expenses)Mở Thêm chi phí (Add Expenses) với các chi phí có thể tính phí, chưa được lập hóa đơn cho khách hàng. Mỗi mục trở thành một dòng với số lượng 1 và số tiền chi phí làm đơn giá.
Tùy chỉnh (Custom)Thêm một thẻ trống để bạn tự điền.
  1. Chạm Sản phẩm / Dịch vụ. Hộp thoại Thêm từ đã lưu liệt kê mỗi mục đã lưu với giá theo tiền tệ hóa đơn và đơn vị của nó (Piece, Hour, Day, Project hoặc Service).
  2. Chạm Labour - qualified electrician. Một thẻ mới xuất hiện ở cuối danh sách, được tô sáng trong chốc lát, và trang cuộn tới đó.
  3. Đổi SL (Qty) từ 1 thành số giờ đã làm, ví dụ 16. Số tiền ở tiêu đề thẻ cập nhật ngay lập tức.
  4. Lặp lại cho vật liệu: cuộn cáp, ổ cắm, công tắc bếp, RCBO. Với các mục bạn chưa từng lưu, chạm Tùy chỉnh và gõ trực tiếp mô tả và giá, như Ashworth làm với "Waste removal and making good".
  5. Nếu một sản phẩm đã lưu chưa tồn tại, dùng dòng cuối cùng của hộp thoại, Tạo mục mới (Create New Item), để lưu vào thư viện và thêm vào trong một bước.
Hộp thoại Thêm từ đã lưu trong ứng dụng Invoice Flow liệt kê các mức giá và vật liệu đã lưu của một thợ điện như Labour - qualified electrician với giá 42 bảng mỗi giờ và Double socket, brushed steel với giá 14.20 bảng mỗi chiếc
Hộp thoại thư viện hiển thị mỗi mục đã lưu với giá và đơn vị để bạn thêm chỉ với một chạm.
Mục Hạng mục trong ứng dụng Invoice Flow với các chip Mẫu thuế (GB) cho VAT 20%, VAT 5% và VAT 0%, bốn chip thêm và các thẻ hạng mục cho nhân công 16 giờ và một cuộn cáp, mỗi thẻ có các trường Mục, SL, Giá và %
Các dòng nhân công mang huy hiệu Time vì đơn vị của chúng là giờ; các dòng vật liệu từ thư viện hiển thị Product.

Mỗi thẻ có tay cầm kéo bên trái, vì vậy bạn có thể sắp xếp lại các dòng bằng cách nhấn giữ tay cầm; thứ tự bạn thấy là thứ tự được in trên PDF. Biểu tượng đóng màu đỏ xóa một dòng. Huy hiệu bên cạnh số dòng (Product, Service, Time, Expense hoặc Project) được xác định từ đơn vị và các liên kết của dòng đó; đây không phải là thứ bạn tự đặt bằng tay, và nó thay đổi nếu bạn thêm cùng một mục từ nguồn khác. Bản thân đơn vị không thể chỉnh sửa trên thẻ: nó đến từ sản phẩm đã lưu (hoặc là “item” cho dòng tùy chỉnh, “hour” cho mục thời gian).

Cách đặt mức thuế và chiết khấu

  1. Sau khi chọn khách hàng có quốc gia trên hồ sơ, một dòng Mẫu thuế (GB): xuất hiện phía trên các chip thêm. Chạm một mẫu như VAT 20% để ghi mức thuế đó vào tất cả các dòng cùng lúc; một thông báo ngắn xác nhận "Applied 20% to all items".
  2. Để đặt mức thuế khác cho một dòng duy nhất, gõ vào trường % của thẻ đó, hoặc chạm biểu tượng trợ giúp nhỏ bên cạnh để mở bảng Tham khảo thuế suất (Tax Rate Reference), chọn một danh mục và nhấn Áp dụng (Apply) trên mức thuế được gợi ý.
  3. Cuộn xuống thẻ Chiết khấu (Discount), gõ giá trị và chọn % cho tỷ lệ phần trăm hoặc nút chuyển tiền tệ cho số tiền cố định. Ashworth cho khách hàng thân thiết 5%.
  4. Đọc thẻ tổng cộng: Tổng phụ (Subtotal), chiết khấu hiển thị dưới dạng dòng âm, Thuế (Tax) và Tổng cộng (Total) in đậm sẽ tự tính lại khi bạn gõ.
Bảng Tham khảo thuế suất trong ứng dụng Invoice Flow hiển thị cảnh báo chỉ mang tính tham khảo, Vương quốc Anh với GBP, một mức VAT gợi ý 20.0% với nút Áp dụng và các chip danh mục sản phẩm
Bảng tham khảo chọn sẵn quốc gia của khách hàng và gợi ý mức thuế theo danh mục sản phẩm; áp dụng cho dòng chỉ với một chạm.
Trình chỉnh sửa hóa đơn trong ứng dụng Invoice Flow hiển thị dòng hạng mục cuối cùng, thẻ Chiết khấu đặt ở 5.0 phần trăm, công tắc Chiết khấu thanh toán sớm ở trạng thái tắt và thẻ tổng cộng với tổng phụ 1,597.50, chiết khấu -79.88, thuế 303.52 và tổng cộng 1,821.14 bảng
Chiết khấu được trừ trước thuế, vì vậy dòng thuế được tính trên cơ sở đã giảm.

Biểu tượng búa bên cạnh các mẫu mở danh sách văn bản pháp lý cho quốc gia đó (với Vương quốc Anh, câu về reverse-charge) và thêm mục bạn chọn vào trường Ghi chú (Notes).

Cách đính kèm ảnh, ký tên và chọn nội dung sẽ in

Nửa dưới của biểu mẫu kiểm soát những gì khách hàng thấy xung quanh bảng các dòng hạng mục.

  1. Trong mục Tệp đính kèm ảnh (Photo Attachments), chạm Thêm ảnh (0/8) (Add Photo) và chọn Máy ảnh (Camera) hoặc Thư viện (Gallery). Ashworth đính kèm hóa đơn nhà cung cấp và chứng chỉ lắp đặt. Ảnh thu nhỏ hiển thị bốn trên mỗi hàng; dấu X đỏ trên ảnh thu nhỏ hỏi Xóa ảnh? (Delete photo?) trước khi xóa.
  2. Chạm Chữ ký (Signature). Bảng Chọn chữ ký (Select Signature) liệt kê các chữ ký đã lưu của bạn và cung cấp Vẽ mới (Draw new), mở bảng vẽ. Chữ ký được chọn hiển thị dưới dạng bản xem trước nhỏ trên thẻ và được in trên PDF như chữ ký được ủy quyền.
  3. Chạm Chọn mẫu (Select Template) để đổi thiết kế PDF và bảng màu (Ashworth dùng Contractor với bảng màu than).
  4. Gõ bất kỳ thông điệp nào cho khách hàng trong Ghi chú (Notes), ví dụ phạm vi công việc và ngày kiểm tra.
  5. Điền Điều khoản thanh toán (Payment Terms) bằng tay, hoặc chạm nút danh sách (Từ đã lưu - From saved) bên cạnh để chọn từ Đã lưu trên hồ sơ này hoặc Mẫu có sẵn.
  6. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các hộp kiểm dưới Mã số thuế trên hóa đơn này, Địa chỉ trên hóa đơn này và Điều khoản thanh toán đã lưu trên hóa đơn này để kiểm soát chi tiết hồ sơ nào sẽ được in trên tài liệu cụ thể này.
  7. Nhấn Lưu (hoặc Lưu thay đổi). Trình chỉnh sửa đóng lại và tài liệu xuất hiện trong danh sách dưới dạng bản nháp.
Trình chỉnh sửa hóa đơn trong ứng dụng Invoice Flow hiển thị thẻ Tệp đính kèm ảnh với hai ảnh thu nhỏ hóa đơn và Thêm ảnh (2/8), thẻ Chữ ký với bản xem trước và tên T. Ashworth, các thẻ Tùy chọn thanh toán và Chọn mẫu, và các trường Ghi chú và Điều khoản thanh toán
Các tệp đính kèm và chữ ký nằm giữa tổng cộng và ghi chú; thẻ mẫu hiển thị thiết kế và bảng màu hiện tại.
Cuối trình chỉnh sửa hóa đơn trong ứng dụng Invoice Flow với các hộp mã số thuế VAT và CRN chưa được chọn, một địa chỉ Office đã được chọn, một điều khoản thanh toán đã lưu Bank transfer được chọn và nút Lưu thay đổi
Chỉ những chi tiết hồ sơ đã được đánh dấu mới được in; Điều khoản thanh toán dạng văn bản tự do ở trên luôn được bao gồm.

Sau khi đã lưu, mở tài liệu và dùng bản xem trước để thấy PDF được tạo ra. Phần đầu, bảng các dòng, các dòng chiết khấu và thuế, ghi chú, chữ ký và ảnh đính kèm đều đến từ những gì bạn đã nhập trong trình chỉnh sửa.

PDF hóa đơn ASH-2026-0117 được tạo bởi ứng dụng Invoice Flow trên mẫu Contractor: phần đầu Ashworth Electrical Services Ltd, khối bill-to cho Daniel và Sarah Whitfield, mười dòng nhân công và vật liệu với thuế 20%, tổng phụ 1,597.50, chiết khấu -79.88, thuế 303.52 và tổng cộng 1,821.14 bảng, theo sau là ghi chú
Trang một của hóa đơn hoàn chỉnh; chữ ký và hai ảnh đính kèm được in trên trang hai.

Quy tắc và chi tiết

Lưu yêu cầu một khách hàng và ít nhất một dòng. Nhấn Lưu mà không có khách hàng sẽ hiện “Please select a client”; không có dòng nào sẽ hiện “Add at least one line item”. Trường Mục (Item) của mỗi dòng phải được điền, nếu không sẽ bị đánh dấu là Bắt buộc (Required). Nếu không có hồ sơ doanh nghiệp nào tồn tại, việc lưu sẽ dừng lại với “Set up profile”.

Lưu cần bản dùng thử đang hoạt động hoặc gói đăng ký Pro. Trình chỉnh sửa kiểm tra lại quyền truy cập khi lưu; nếu không có gói nào đang hoạt động, bạn sẽ được chuyển đến tường phí thay vì lưu. Mọi thứ khác trong trình chỉnh sửa hoạt động mà không cần điều đó, nhưng không có gì được lưu trữ cho đến khi bạn có thể lưu.

Một hóa đơn đã lưu luôn là bản nháp. Dù bạn chỉnh sửa gì, tài liệu được ghi lại với trạng thái nháp và các dấu thời gian gửi và thanh toán bị xóa. Do đó các tài liệu đã gửi hoặc đã thanh toán mở ra ở chế độ chỉ xem (Chế độ chỉ xem với gợi ý “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.”), và bạn sẽ cần nhân bản chúng để tạo một bản sao đã sửa.

Giá trị mặc định cho tài liệu mới: hồ sơ doanh nghiệp mặc định và loạt mặc định của nó; tiền tệ từ loạt, nếu không thì tiền tệ được phép đầu tiên, nếu không thì tiền tệ của hồ sơ; ngày phát hành là hôm nay; ngày hạn sau 30 ngày; điều khoản thanh toán sao chép từ hồ sơ; mã số thuế đầu tiên được chọn và tất cả địa chỉ, số điện thoại, email và liên kết được chọn; điều khoản thanh toán đã lưu mặc định được chọn; mẫu Clean với bảng màu Ocean trừ khi bạn thay đổi.

Ngày tháng: lịch bao phủ từ 2020 đến 2100. Nếu bạn di chuyển ngày phát hành qua ngày hạn hiện tại, ngày hạn sẽ nhảy đến ngày phát hành cộng 30 ngày.

Đánh số: các số là duy nhất trong một hồ sơ. Nếu số được tạo đã tồn tại (ví dụ sau khi khôi phục), trình chỉnh sửa sẽ tăng loạt và thử lại, tối đa mười lần. Bộ đếm loạt chỉ tăng sau khi lưu thành công, vì vậy bỏ dở biểu mẫu không làm mất một số. Số được gõ thủ công sẽ được giữ nguyên cho đến khi bạn chạm Đặt lại tự động (Reset to auto).

Số học: mỗi số tiền dòng là số lượng nhân giá được làm tròn đến hai chữ số thập phân; thuế dòng là số tiền nhân mức thuế. Chiết khấu phần trăm được chuyển thành số tiền và chiết khấu lớn hơn tổng phụ được giới hạn ở mức tổng phụ. Thuế sau đó được điều chỉnh theo tỷ lệ giữa tổng phụ đã giảm và tổng phụ đầy đủ, vì vậy thuế được tính trên số tiền khách hàng thực sự trả. Nếu số lượng không thể phân tích, nó sẽ mặc định là 1, giá mặc định là 0.

Chip mẫu thuế áp dụng mức thuế cho mọi dòng hiện có, không áp dụng cho các dòng bạn thêm sau đó; thêm dòng trước, sau đó chạm chip, hoặc đặt mức thuế theo từng dòng.

Mục thời gian và chi phí được thêm qua các chip Thời gian và Chi phí được đánh dấu là đã lập hóa đơn khi một hóa đơn mới được lưu lần đầu, và biến mất khỏi các bộ chọn trên hóa đơn sau này. Việc đánh dấu này chỉ xảy ra khi tạo mới, không xảy ra khi chỉnh sửa hóa đơn hiện có. Bộ đếm giờ đang chạy và các mục đã lập hóa đơn không bao giờ xuất hiện.

Ảnh: tối đa tám ảnh mỗi tài liệu. Chúng được thu nhỏ về 1200 pixel ở cạnh dài và sao chép vào bộ nhớ riêng của ứng dụng, vì vậy xóa ảnh gốc khỏi thư viện không ảnh hưởng đến hóa đơn.

Chiết khấu thanh toán sớm: công tắc này (chỉ dành cho hóa đơn) không thay đổi tổng cộng. Nó in ra một đề nghị như “pay within 7 days and deduct 2%”, sử dụng mặc định của hồ sơ hoặc khách hàng hoặc các giá trị thủ công bạn nhập sau khi bật nó lên.

Trường tùy chỉnh: trình chỉnh sửa không có biểu mẫu trường tùy chỉnh riêng biệt. Các tham chiếu bổ sung như số đơn đặt hàng hoặc mã công việc nên được đưa vào Ghi chú hoặc vào một dòng tùy chỉnh với giá bằng không.

Rời khỏi biểu mẫu: quay lại khi có thay đổi chưa lưu sẽ hiện hộp thoại Thay đổi chưa lưu với Ở lại và Rời đi. Kiểm tra này phản ứng với ghi chú đã gõ, điều khoản, chiết khấu, khách hàng, loạt, tiền tệ và các dòng đã thêm; chỉ thay đổi ngày, số lượng, giá, mẫu hoặc chữ ký sẽ không kích hoạt nó, vì vậy hãy lưu một cách có chủ đích.

Chỉnh sửa một tài liệu lưu giữ lịch sử: lần đầu tiên bạn chỉnh sửa, phiên bản gốc được lưu dưới dạng bản chụp nhanh, và mỗi lần lưu sau đó ghi lại trường nào đã thay đổi. Lưu mà không có bất kỳ thay đổi nào sẽ không ghi lại gì.

Mẹo

Lưu mức giá nhân công và vật liệu thông dụng dưới dạng sản phẩm với đơn vị và mức thuế chính xác. Thêm một dòng chỉ mất hai lần chạm và mức VAT đã đúng sẵn; bạn chỉ cần điều chỉnh số lượng.
Đặt đơn vị "hour" cho công việc theo giờ trong thư viện sản phẩm. Dòng đó hiển thị huy hiệu Time và số lượng trên PDF đọc tự nhiên như số giờ, mà không cần bạn dùng đến bộ theo dõi thời gian.
Chạm vào số tiền trên tiêu đề thẻ dòng để mở bộ chọn tiền tệ mà không cần cuộn lại lên đầu biểu mẫu. Điều này hữu ích khi bạn nhận ra giữa chừng rằng công việc nên được lập hóa đơn bằng một tiền tệ khác.
Nếu một hóa đơn nhà cung cấp hoặc chứng chỉ đi kèm với hóa đơn, hãy đính kèm nó dưới dạng ảnh thay vì mô tả trong ghi chú. Nó sẽ được in trên trang riêng sau chữ ký và ở lại với tài liệu trong các bản sao lưu.

Hướng dẫn liên quan