Οδηγός χρήσης

Ο επεξεργαστής τιμολογίου: από την κενή φόρμα στο έτοιμο PDF

Φτιάξτε ένα πλήρες τιμολόγιο στο Invoice Flow: επιλέξτε πελάτη και ημερομηνίες, προσθέστε γραμμές εργασίας και υλικών με φόρο, ορίστε έκπτωση, επισυνάψτε φωτογραφίες και υπογράψτε.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Ο επεξεργαστής τιμολογίου είναι η οθόνη στην οποία θα περνάτε τον περισσότερο χρόνο σας. Κάθε τιμολόγιο και κάθε προσφορά στο Invoice Flow δημιουργείται και αλλάζει εδώ: σε ποιον χρεώνεται, τι παραδόθηκε, πόσο κοστίζει, ποιος φόρος ισχύει και τι πρέπει να δει τυπωμένο ο πελάτης στο κάτω μέρος της σελίδας. Ο οδηγός αυτός διατρέχει τον επεξεργαστή από την κορυφή της φόρμας μέχρι το έτοιμο PDF, με ένα πραγματικό παράδειγμα: η Ashworth Electrical Services στο Leeds τιμολογεί έναν ιδιοκτήτη σπιτιού για την επανακαλωδίωση κουζίνας, με δεκαέξι ώρες εργασίας, καλώδιο, πρίζες και ένα πιστοποιητικό, όλα σε ένα έγγραφο.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Ανοίξτε την καρτέλα Τιμολόγια (Documents), πατήστε το κουμπί Νέο (New) και επιλέξτε Τιμολόγιο (Invoice) από το φύλλο Επιλέξτε τύπο εγγράφου. Ο επεξεργαστής ανοίγει με τον τίτλο Νέο τιμολόγιο και μια ενέργεια Αποθήκευση πρόχειρου στην πάνω γραμμή. Αν ανοίξετε υπάρχον πρόχειρο από την οθόνη λεπτομερειών του, εμφανίζεται η ίδια φόρμα με τίτλο Επεξεργασία τιμολογίου.

Η φόρμα είναι μία μακριά σελίδα με κύλιση. Από πάνω προς τα κάτω θα βρείτε:

• Επιχειρηματικό προφίλ (Business Profile) με το προφίλ που θα εμφανιστεί ως αποστολέας. Αν διατηρείτε περισσότερα από ένα προφίλ, αυτή η κάρτα ανοίγει το παράθυρο Επιλέξτε προφίλ· με ένα μόνο προφίλ είναι μόνο για ανάγνωση. Το μικρό εικονίδιο κλεισίματος (Απόκρυψη από αυτό το τιμολόγιο) απλώς κρύβει την κάρτα όσο εργάζεστε· το προφίλ παραμένει συνδεδεμένο.
• Αριθμός τιμολογίου, ήδη παραγμένος από τη σειρά αρίθμησής σας. Πατήστε τον για να πληκτρολογήσετε δικό σας αριθμό.
• Πελάτης που δείχνει Επιλέξτε πελάτη μέχρι να διαλέξετε κάποιον.
• Έργα που δείχνει Δεν καθορίστηκε εκτός αν συνδέσετε το έγγραφο με ένα έργο.
• Δύο πλαίσια ημερομηνιών, Εκδόθηκε και Λήξη.
• Νόμισμα τιμολογίου, προσυμπληρωμένο από τη σειρά ή το προφίλ.
• Η ενότητα Στοιχεία τιμολογίου (Line Items) με τσιπάκια προσθήκης, τσιπάκια προκαθορισμένων φόρων (μόλις επιλεγεί πελάτης με γνωστή χώρα) και μία κάρτα ανά γραμμή.
• Έκπτωση, Έκπτωση πρόωρης πληρωμής και την κάρτα συνόλων.
• Γλώσσα τιμολογίου, Συνημμένες φωτογραφίες, Υπογραφή, Επιλογές πληρωμής και Επιλέξτε πρότυπο.
• Σημειώσεις, Όροι πληρωμής, μετά λίστες με πλαίσια επιλογής για τα στοιχεία προφίλ που θα τυπωθούν, και τέλος το κουμπί Αποθήκευση σε πλήρες πλάτος (Αποθήκευση αλλαγών κατά την επεξεργασία).

Πώς να ρυθμίσετε την κεφαλίδα: πελάτης, αριθμός, ημερομηνίες και νόμισμα

1. Πατήστε την κάρτα Πελάτης και επιλέξτε τον πελάτη από το παράθυρο Επιλέξτε πελάτη. Αν το πρόσωπο είναι νέο, χρησιμοποιήστε τη γραμμή Προσθήκη νέου πελάτη στο κάτω μέρος του ίδιου παραθύρου· ανοίγει η φόρμα πελάτη και μετά επιστρέφετε στο τιμολόγιο.
2. Ελέγξτε την κάρτα Αριθμός τιμολογίου. Ο αριθμός παράγεται από τη σειρά αρίθμησης του προφίλ σας (για την Ashworth, ASH-2026-0118). Αν χρειάζεστε άλλον αριθμό, πατήστε την κάρτα, πληκτρολογήστε τη νέα τιμή στο παράθυρο Αριθμός τιμολογίου και πατήστε Αποθήκευση. Εμφανίζεται τότε ένα εικονίδιο επαναφοράς (Επαναφορά σε αυτόματη) ώστε να επιστρέψετε στην αυτόματη αρίθμηση.
3. Πατήστε Εκδόθηκε για να αλλάξετε την ημερομηνία έκδοσης και Λήξη για να ορίσετε την προθεσμία πληρωμής. Και τα δύο ανοίγουν ημερολόγιο.
4. Πατήστε Νόμισμα τιμολογίου μόνο αν το τιμολόγιο πρέπει να είναι σε νόμισμα διαφορετικό από την προεπιλογή του προφίλ σας. Οι τιμές γραμμών που πληκτρολογείτε στη συνέχεια είναι σε εκείνο το νόμισμα.
5. Προαιρετικά πατήστε Έργα και επιλέξτε ένα έργο ώστε το τιμολόγιο να προσμετρηθεί στα σύνολα του έργου.

Αν το προφίλ σας έχει περισσότερες από μία σειρές αρίθμησης του ίδιου είδους, εμφανίζεται μια επιπλέον κάρτα Σειρές τιμολόγησης πάνω από τον αριθμό, ώστε να επιλέξετε από ποια σειρά θα αντληθεί. Η σειρά δεν μπορεί να αλλάξει αφού δημιουργηθεί το έγγραφο· θα δημιουργούσατε νέο έγγραφο στη θέση του.

Πώς να προσθέσετε εργασία και υλικά ως γραμμές

Κάθε γραμμή έχει περιγραφή (Στοιχείο), ποσότητα (Ποσότητα), τιμή μονάδας (Τιμή) και φορολογικό συντελεστή (%). Υπάρχουν τέσσερις τρόποι δημιουργίας γραμμής, ένας ανά τσιπάκι κάτω από την επικεφαλίδα Στοιχεία τιμολογίου:

1. Πατήστε Προϊόν / υπηρεσία. Το παράθυρο Προσθήκη από αποθηκευμένα εμφανίζει κάθε αποθηκευμένο στοιχείο με την τιμή του στο νόμισμα του τιμολογίου και τη μονάδα του (Τεμ., Ώρα, Ημέρα, Έργο ή Υπηρεσία).
2. Πατήστε Labour - qualified electrician. Μια νέα κάρτα εμφανίζεται στο τέλος της λίστας, φωτίζεται για λίγο και η σελίδα κυλά προς αυτήν.
3. Αλλάξτε την Ποσότητα από 1 στις ώρες εργασίας, για παράδειγμα 16. Το ποσό στην κεφαλίδα της κάρτας ενημερώνεται αμέσως.
4. Επαναλάβετε για τα υλικά: καρούλια καλωδίου, πρίζες, ο διακόπτης κουζίνας, τα RCBO. Για είδη που δεν έχετε αποθηκεύσει ποτέ, πατήστε Προσαρμοσμένο και πληκτρολογήστε απευθείας περιγραφή και τιμή, όπως κάνει η Ashworth για το «Waste removal and making good».
5. Αν δεν υπάρχει ακόμη αποθηκευμένο προϊόν, χρησιμοποιήστε την τελευταία γραμμή του παραθύρου, Δημιουργία νέου στοιχείου, για να το αποθηκεύσετε στη βιβλιοθήκη και να το προσθέσετε με μία κίνηση.

Κάθε κάρτα έχει λαβή μετακίνησης στα αριστερά, ώστε να αλλάζετε τη σειρά των γραμμών κρατώντας πατημένη τη λαβή· η σειρά που βλέπετε είναι η σειρά που τυπώνεται στο PDF. Το κόκκινο εικονίδιο κλεισίματος αφαιρεί μια γραμμή. Το σήμα δίπλα στον αριθμό γραμμής (Προϊόν, Υπηρεσία, Χρόνος, Έξοδο ή Έργο) προκύπτει από τη μονάδα και τους συνδέσμους της γραμμής· δεν το ορίζετε εσείς και αλλάζει αν προσθέσετε το ίδιο στοιχείο από άλλη πηγή. Η ίδια η μονάδα δεν επεξεργάζεται στην κάρτα: προέρχεται από το αποθηκευμένο προϊόν (ή είναι «τεμάχιο» για προσαρμοσμένες γραμμές και «ώρα» για καταχωρίσεις χρόνου).

Πώς να ορίσετε φορολογικούς συντελεστές και έκπτωση

1. Μόλις επιλεγεί πελάτης με καταχωρημένη χώρα, εμφανίζεται μια σειρά Tax presets (GB): πάνω από τα τσιπάκια προσθήκης. Πατήστε ένα προκαθορισμένο όπως VAT 20% για να γραφτεί αυτός ο συντελεστής σε όλες τις γραμμές ταυτόχρονα· ένα σύντομο μήνυμα επιβεβαιώνει «Applied 20% to all items».
2. Για να ορίσετε διαφορετικό συντελεστή σε μία μόνο γραμμή, πληκτρολογήστε τον στο πεδίο % εκείνης της κάρτας ή πατήστε το μικρό εικονίδιο βοήθειας δίπλα του για να ανοίξετε το φύλλο Αναφορά φορολογικών συντελεστών, επιλέξτε κατηγορία και πατήστε Εφαρμογή στον προτεινόμενο συντελεστή.
3. Κυλήστε ως την κάρτα Έκπτωση, πληκτρολογήστε την τιμή και επιλέξτε % για ποσοστό ή τον διακόπτη νομίσματος για σταθερό ποσό. Η Ashworth δίνει 5% στους επαναλαμβανόμενους πελάτες.
4. Διαβάστε την κάρτα συνόλων: το Υποσύνολο, η έκπτωση ως αρνητική γραμμή, ο ΦΠΑ και το έντονο Σύνολο υπολογίζονται ξανά καθώς πληκτρολογείτε.

Το εικονίδιο του σφυριού δίπλα στα προκαθορισμένα ανοίγει μια λίστα με νομικές διατυπώσεις για τη συγκεκριμένη χώρα (για το Ηνωμένο Βασίλειο, τη φράση της αντίστροφης χρέωσης) και προσθέτει αυτήν που επιλέγετε στο πεδίο Σημειώσεις.

Πώς να επισυνάψετε φωτογραφίες, να υπογράψετε και να επιλέξετε τι τυπώνεται

Το κάτω μισό της φόρμας ελέγχει τι βλέπει ο πελάτης γύρω από τον πίνακα των γραμμών.

1. Στις Συνημμένες φωτογραφίες, πατήστε Add Photo (0/8) και επιλέξτε Κάμερα ή Συλλογή. Η Ashworth επισυνάπτει την απόδειξη του χονδρέμπορου και το πιστοποιητικό εγκατάστασης. Οι μικρογραφίες εμφανίζονται τέσσερις ανά σειρά· ο κόκκινος σταυρός σε μια μικρογραφία ρωτά Διαγραφή φωτογραφίας; πριν την αφαιρέσει.
2. Πατήστε Υπογραφή. Το φύλλο Επιλογή υπογραφής εμφανίζει τις αποθηκευμένες υπογραφές σας και προσφέρει Σχεδίαση νέας, που ανοίγει έναν χώρο σχεδίασης. Η επιλεγμένη υπογραφή εμφανίζεται ως μικρή προεπισκόπηση στην κάρτα και τυπώνεται στο PDF ως εξουσιοδοτημένη υπογραφή.
3. Πατήστε Επιλέξτε πρότυπο για να αλλάξετε τον σχεδιασμό και την παλέτα χρωμάτων του PDF (η Ashworth χρησιμοποιεί το Contractor με την παλέτα charcoal).
4. Γράψτε τυχόν μήνυμα προς τον πελάτη στις Σημειώσεις, για παράδειγμα το αντικείμενο της εργασίας και την ημερομηνία ελέγχου.
5. Συμπληρώστε τους Όρους πληρωμής με το χέρι ή πατήστε το κουμπί λίστας (Από αποθηκευμένα) δίπλα του για να επιλέξετε από Αποθηκευμένο σε αυτό το προφίλ ή Ενσωματωμένα προκαθορισμένα.
6. Επιλέξτε ή αποεπιλέξτε τα πλαίσια κάτω από τα Tax IDs on this invoice, Addresses on this invoice και Saved payment terms on this invoice για να ελέγξετε ποια στοιχεία προφίλ τυπώνονται στο συγκεκριμένο έγγραφο.
7. Πατήστε Αποθήκευση (ή Αποθήκευση αλλαγών). Ο επεξεργαστής κλείνει και το έγγραφο εμφανίζεται στη λίστα ως πρόχειρο.

Μόλις αποθηκευτεί, ανοίξτε το έγγραφο και χρησιμοποιήστε την προεπισκόπηση για να δείτε το παραγόμενο PDF. Η κεφαλίδα, ο πίνακας των γραμμών, οι γραμμές έκπτωσης και φόρου, οι σημειώσεις, η υπογραφή και οι συνημμένες φωτογραφίες προέρχονται όλα από όσα καταχωρίσατε στον επεξεργαστή.

Κανόνες και λεπτομέρειες

Η αποθήκευση απαιτεί πελάτη και τουλάχιστον μία γραμμή. Πατώντας Αποθήκευση χωρίς πελάτη εμφανίζεται «Παρακαλώ επιλέξτε πελάτη»· χωρίς γραμμές εμφανίζεται «Προσθέστε τουλάχιστον ένα στοιχείο». Το πεδίο Στοιχείο κάθε γραμμής πρέπει να συμπληρωθεί, αλλιώς σημειώνεται ως Υποχρεωτικό. Αν δεν υπάρχει καθόλου επιχειρηματικό προφίλ, η αποθήκευση σταματά με το μήνυμα Ρύθμιση προφίλ.

Η αποθήκευση απαιτεί ενεργή δοκιμαστική περίοδο ή συνδρομή Pro. Ο επεξεργαστής ελέγχει ξανά την πρόσβαση κατά την αποθήκευση· αν καμία από τις δύο δεν είναι ενεργή, οδηγείστε στη σελίδα αγοράς αντί να αποθηκευτεί. Όλα τα υπόλοιπα στον επεξεργαστή λειτουργούν χωρίς αυτήν, αλλά τίποτα δεν αποθηκεύεται μέχρι να μπορείτε να αποθηκεύσετε.

Ένα αποθηκευμένο τιμολόγιο είναι πάντα πρόχειρο. Ό,τι κι αν επεξεργαστείτε, το έγγραφο γράφεται ξανά με κατάσταση πρόχειρο και με μηδενισμένες τις χρονοσημάνσεις αποστολής και πληρωμής. Τα απεσταλμένα ή πληρωμένα έγγραφα ανοίγουν επομένως σε προβολή μόνο για ανάγνωση (Λειτουργία μόνο προβολής με την υπόδειξη «This invoice was sent. To make changes, duplicate it.») και θα τα διπλασιάζατε για να φτιάξετε διορθωμένο αντίγραφο.

Προεπιλογές νέου εγγράφου: το προεπιλεγμένο επιχειρηματικό προφίλ και η προεπιλεγμένη σειρά του· νόμισμα από τη σειρά, αλλιώς το πρώτο επιτρεπόμενο νόμισμα, αλλιώς το νόμισμα του προφίλ· ημερομηνία έκδοσης η σημερινή· ημερομηνία λήξης 30 ημέρες αργότερα· όροι πληρωμής αντιγραμμένοι από το προφίλ· ο πρώτος φορολογικός αριθμός επιλεγμένος και όλες οι διευθύνσεις, τα τηλέφωνα, τα e-mail και οι σύνδεσμοι επιλεγμένα· ο προεπιλεγμένος αποθηκευμένος όρος πληρωμής επιλεγμένος· το πρότυπο Clean με την παλέτα Ocean, εκτός αν το αλλάξετε.

Ημερομηνίες: το ημερολόγιο καλύπτει από το 2020 έως το 2100. Αν μετακινήσετε την ημερομηνία έκδοσης πέρα από την τρέχουσα ημερομηνία λήξης, η ημερομηνία λήξης μεταπηδά στην ημερομηνία έκδοσης συν 30 ημέρες.

Αρίθμηση: οι αριθμοί είναι μοναδικοί εντός ενός προφίλ. Αν ο παραγόμενος αριθμός υπάρχει ήδη (για παράδειγμα μετά από επαναφορά), ο επεξεργαστής αυξάνει τη σειρά και ξαναπροσπαθεί, έως δέκα φορές. Ο μετρητής της σειράς προχωρά μόνο μετά από επιτυχή αποθήκευση, οπότε η εγκατάλειψη μιας φόρμας δεν «καίει» αριθμό. Ένας αριθμός που πληκτρολογήσατε χειροκίνητα διατηρείται μέχρι να πατήσετε Επαναφορά σε αυτόματη.

Υπολογισμοί: το ποσό κάθε γραμμής είναι ποσότητα επί τιμή, στρογγυλοποιημένο σε δύο δεκαδικά· ο φόρος της γραμμής είναι ποσό επί συντελεστή. Μια ποσοστιαία έκπτωση μετατρέπεται σε ποσό και έκπτωση μεγαλύτερη από το υποσύνολο περιορίζεται στο υποσύνολο. Ο φόρος στη συνέχεια κλιμακώνεται με τον λόγο του εκπτωτικού υποσυνόλου προς το πλήρες υποσύνολο, ώστε ο φόρος να χρεώνεται σε αυτό που πραγματικά πληρώνει ο πελάτης. Αν μια ποσότητα δεν μπορεί να αναγνωστεί, λαμβάνεται ως 1, και μια τιμή ως 0.

Τα τσιπάκια προκαθορισμένων φόρων εφαρμόζουν τον συντελεστή σε κάθε υπάρχουσα γραμμή, όχι σε γραμμές που προσθέτετε αργότερα· προσθέστε πρώτα τις γραμμές και μετά πατήστε το τσιπάκι, ή ορίστε τον συντελεστή ανά γραμμή.

Οι καταχωρίσεις χρόνου και τα έξοδα που προστίθενται μέσω των τσιπακιών Χρόνος και Έξοδα σημειώνονται ως τιμολογημένα όταν ένα νέο τιμολόγιο αποθηκευτεί για πρώτη φορά και εξαφανίζονται από τους επιλογείς στα επόμενα τιμολόγια. Αυτή η σήμανση γίνεται μόνο κατά τη δημιουργία, όχι κατά την επεξεργασία υπάρχοντος τιμολογίου. Χρονόμετρα που τρέχουν και ήδη τιμολογημένες καταχωρίσεις δεν εμφανίζονται ποτέ.

Φωτογραφίες: έως οκτώ ανά έγγραφο. Αλλάζουν μέγεθος στα 1200 pixel στη μεγάλη πλευρά και αντιγράφονται στον αποθηκευτικό χώρο της ίδιας της εφαρμογής, οπότε η διαγραφή του πρωτοτύπου από τη συλλογή δεν επηρεάζει το τιμολόγιο.

Έκπτωση πρόωρης πληρωμής: αυτός ο διακόπτης (μόνο για τιμολόγια) δεν αλλάζει το σύνολο. Τυπώνει μια προσφορά όπως «πληρώστε εντός 7 ημερών και αφαιρέστε 2%», χρησιμοποιώντας την προεπιλογή του προφίλ ή του πελάτη ή τις χειροκίνητες τιμές που εισάγετε αφού τον ενεργοποιήσετε.

Προσαρμοσμένα πεδία: ο επεξεργαστής δεν έχει ξεχωριστή φόρμα προσαρμοσμένων πεδίων. Πρόσθετες αναφορές, όπως αριθμός παραγγελίας ή κωδικός έργου, μπαίνουν στις Σημειώσεις ή σε προσαρμοσμένη γραμμή με μηδενική τιμή.

Έξοδος από τη φόρμα: η επιστροφή με μη αποθηκευμένες αλλαγές εμφανίζει το παράθυρο Μη αποθηκευμένες αλλαγές με Παραμονή και Αποχώρηση. Ο έλεγχος αντιδρά σε πληκτρολογημένες σημειώσεις, όρους, έκπτωση, πελάτη, σειρά, νόμισμα και προστιθέμενες γραμμές· η αλλαγή μόνο ημερομηνίας, ποσότητας, τιμής, προτύπου ή υπογραφής δεν τον ενεργοποιεί, γι’ αυτό αποθηκεύετε συνειδητά.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Πελάτες, κατηγορίες και ομάδες για τη ρύθμιση των πελατών που τιμολογείτε και της χώρας τους, που καθορίζει τα τσιπάκια προκαθορισμένων φόρων.
• Προϊόντα και απόθεμα για τη βιβλιοθήκη πίσω από το παράθυρο Προσθήκη από αποθηκευμένα.
• Προεπισκόπηση PDF, κοινοποίηση και επεξεργαστής PDF για ό,τι συμβαίνει μετά την αποθήκευση: προεπισκόπηση, κοινοποίηση και βελτίωση του PDF.