Käyttöopas

Laskueditori: tyhjästä lomakkeesta valmiiseen PDF-tiedostoon

Rakenna täydellinen lasku Invoice Flow'ssa: valitse asiakas ja päivämäärät, lisää työ- ja materiaalirivit veroineen, aseta alennus, liitä kuvat ja allekirjoita.

Päivitetty: 2026-09-09

Laskueditori on näyttö, jolla vietät suurimman osan ajastasi. Jokainen lasku ja jokainen tarjous Invoice Flow’ssa luodaan ja muutetaan täällä: kuka laskutetaan, mitä toimitettiin, paljonko se maksaa, mikä vero pätee ja mitä asiakkaan pitäisi nähdä sivun alalaidassa painettuna. Tämä opas käy editorin läpi lomakkeen ylälaidasta valmiiseen PDF-tiedostoon todellisen esimerkin avulla: leedsiläinen Ashworth Electrical Services laskuttaa omakotiasujaa keittiön sähköjen uusimisesta, ja samalla asiakirjalla on kuusitoista työtuntia, kaapelia, pistorasioita ja todistus.

Mitä näet näytöllä

Avaa Asiakirjat-välilehti (Documents), napauta Uusi-painiketta (New) ja valitse Lasku (Invoice) arkista Valitse asiakirjan tyyppi. Editori avautuu otsikolla Uusi lasku (New Invoice) ja yläpalkissa on toiminto Tallenna luonnos (Save Draft). Olemassa olevan luonnoksen avaaminen sen tietonäytöltä näyttää saman lomakkeen otsikolla Muokkaa laskua (Edit Invoice).

Lomake on yksi pitkä vierivä sivu. Ylhäältä alas löydät:

Yritysprofiili (Business Profile) ja profiilin, joka näkyy lähettäjänä. Jos sinulla on useampi profiili, tämä kortti avaa Valitse profiili -valintaikkunan; yhdellä profiililla se on vain luettava. Pieni sulkukuvake (Piilota tältä laskulta) piilottaa kortin vain työskentelyn ajaksi; profiili pysyy liitettynä.
Laskun numero (Invoice Number), joka on jo luotu numerointisarjastasi. Napauta sitä kirjoittaaksesi oman numeron.
Asiakas (Client), jossa lukee Valitse asiakas, kunnes valitset jonkun.
Projektit (Projects), jossa lukee Ei määritetty, ellet linkitä asiakirjaa projektiin.
Kaksi päivämääräruutua, Päivätty (Issued) ja Eräpäivä (Due).
Laskun valuutta (Invoice Currency), esitäytettynä sarjasta tai profiilista.
Laskurivit-osio (Line Items) lisäyspalloineen, veroesiasetuspalloineen (kun asiakas, jonka maa tunnetaan, on valittu) ja yhdellä kortilla riviä kohden.
Alennus (Discount), Early-payment discount ja summakortti.
Laskun kieli (Invoice Language), Valokuvaliitteet (Photo Attachments), Allekirjoitus (Signature), Maksuvaihtoehdot (Payment Options) ja Valitse malli (Select Template).
Muistiinpanot (Notes), Maksuehdot (Payment Terms), sitten valintaruutuluettelot tulostettavista profiilitiedoista ja lopuksi koko leveyden Tallenna-painike (Tallenna muutokset muokattaessa).

Tuore lasku kantaa jo profiilin, seuraavan numeron, tämän päivän päiväyksen, 30 päivän päähän asetetun eräpäivän ja profiilin valuutan.

Näin määrität otsikkotiedot: asiakas, numero, päivämäärät ja valuutta

Napauta korttia Asiakas ja valitse asiakas Valitse asiakas -valintaikkunasta. Jos henkilö on uusi, käytä saman valintaikkunan alalaidassa olevaa riviä Lisää uusi asiakas (Add New Client); asiakaslomake avautuu ja palaat sen jälkeen laskuun.
Tarkista kortti Laskun numero. Numero muodostetaan profiilisi numerointisarjasta (Ashworthilla ASH-2026-0118). Jos tarvitset toisen numeron, napauta korttia, kirjoita uusi arvo Laskun numero -valintaikkunaan ja paina Tallenna. Tällöin ilmestyy nollauskuvake (Palauta autom.), jolla palaat automaattiseen numerointiin.
Napauta Päivätty muuttaaksesi laskun päiväystä ja Eräpäivä asettaaksesi maksun määräpäivän. Molemmat avaavat kalenterivalitsimen.
Napauta Laskun valuutta vain, jos laskun pitäisi olla muussa kuin profiilisi oletusvaluutassa. Sen jälkeen kirjoittamasi rivihinnat ovat siinä valuutassa.
Napauta halutessasi Projektit ja valitse projekti, jotta lasku lasketaan kyseisen projektin summiin.

Jos profiilillasi on useampi kuin yksi samanlajinen numerointisarja, numeron yläpuolelle ilmestyy ylimääräinen Laskusarjat-kortti, josta voit valita, mistä sarjasta numero otetaan. Sarjaa ei voi vaihtaa sen jälkeen kun asiakirja on olemassa; sen sijaan loisit uuden.

Näin lisäät työn ja materiaalit laskuriveiksi

Jokaisella rivillä on kuvaus (Kohde), määrä (Määrä), yksikköhinta (Hinta) ja verokanta (%). Rivin voi luoda neljällä tavalla, yksi kutakin Laskurivit-otsikon alla olevaa palloa kohden:

Pallo	Mitä se tekee
Tuote / palvelu	Avaa Lisää tallennetuista tuote- ja hinnastokirjastollasi. Rivin valitseminen kopioi sen nimen, yksikön, hinnan ja oletusverokannan.
Aika	Avaa Lisää aikakirjauksia, jossa on valitun asiakkaan pysäytetyt, vielä laskuttamattomat aikakirjaukset. Jokaisesta rastitusta kirjauksesta tulee rivi, jossa määränä ovat tunnit ja hintana kirjauksen tuntihinta.
Kulut	Avaa Lisää kuluja, jossa on asiakkaan laskutettavat, vielä laskuttamattomat kulut. Jokaisesta tulee rivi, jossa määrä on 1 ja hinta kulun summa.
Mukautettu	Lisää tyhjän kortin, jonka täytät käsin.

Napauta Tuote / palvelu. Lisää tallennetuista -valintaikkuna luettelee jokaisen tallennetun kohteen hintoineen laskun valuutassa ja yksikköineen (kpl, tunti, päivä, projekti tai palvelu).
Napauta Labour - qualified electrician. Luettelon alalaitaan ilmestyy uusi kortti hetkeksi korostettuna, ja sivu vierii siihen.
Muuta Määrä arvosta 1 tehtyihin tunteihin, esimerkiksi 16. Kortin otsikon summa päivittyy heti.
Toista sama materiaaleille: kaapelikelat, pistorasiat, liesikytkin, vikavirtasuojat. Kohteille, joita et ole koskaan tallentanut, napauta Mukautettu ja kirjoita kuvaus ja hinta suoraan, kuten Ashworth tekee kohdalle "Waste removal and making good".
Jos tallennettua tuotetta ei vielä ole, käytä valintaikkunan viimeistä riviä Luo uusi kohde (Create New Item) tallentaaksesi sen kirjastoon ja lisätäksesi sen yhdellä kertaa.

Invoice Flow -sovelluksen Lisää tallennetuista -valintaikkuna, jossa luetellaan sähköasentajan tallennetut hinnat ja materiaalit, kuten Labour - qualified electrician 42 puntaa tunnilta ja Double socket, brushed steel 14,20 puntaa kappaleelta — Kirjastovalintaikkuna näyttää jokaisen tallennetun kohteen hintoineen ja yksikköineen, joten voit lisätä sen yhdellä napautuksella.

Invoice Flow -sovelluksen Laskurivit-osio, jossa on veroesiasetuspallot (GB) arvoille VAT 20 %, VAT 5 % ja VAT 0 %, neljä lisäyspalloa sekä laskurivikortit 16 tunnin työlle ja kaapelikelalle, kussakin kentät Kohde, Määrä, Hinta ja % — Työriveillä on Aika-merkintä, koska niiden yksikkö on tunteja; kirjaston materiaaliriveillä lukee Tuote.

Jokaisella kortilla on vasemmalla raahauskahva, joten voit järjestää rivit uudelleen painamalla kahvaa pitkään; näkemäsi järjestys on se, joka tulostuu PDF-tiedostoon. Punainen sulkukuvake poistaa rivin. Rivinumeron vieressä oleva merkintä (Tuote, Palvelu, Aika, Kulu tai Projekti) päätellään rivin yksiköstä ja linkeistä; sitä ei aseteta käsin, ja se muuttuu, jos lisäät saman kohteen eri lähteestä. Yksikköä itseään ei voi muokata kortilla: se tulee tallennetusta tuotteesta (tai on “kpl” mukautetuilla riveillä ja “tunti” aikakirjauksilla).

Näin asetat verokannat ja alennuksen

Kun asiakas, jolla on maa tiedossa, on valittu, lisäyspallojen yläpuolelle ilmestyy rivi Tax presets (GB):. Napauta esiasetusta, kuten VAT 20%, kirjoittaaksesi kyseisen kannan kaikille riveille kerralla; lyhyt viesti vahvistaa "Applied 20% to all items".
Asettaaksesi eri kannan vain yhdelle riville kirjoita se kyseisen kortin %-kenttään, tai napauta sen vieressä olevaa pientä ohjekuvaketta avataksesi arkin Verokantojen viitteet (Tax Rate Reference), valitse luokka ja paina Käytä ehdotetun kannan kohdalla.
Vieritä korttiin Alennus, kirjoita arvo ja valitse % prosenttiosuudelle tai valuuttakytkin kiinteälle summalle. Ashworth antaa kanta-asiakkaille 5 %.
Lue summakortti: Välisumma, negatiivisena rivinä näkyvä alennus, ALV ja lihavoitu Yhteensä laskeutuvat uudelleen sitä mukaa kun kirjoitat.

Invoice Flow -sovelluksen Verokantojen viitteet -alaosan arkki, jossa näkyy vain viitteellisyyttä koskeva varoitus, Yhdistynyt kuningaskunta ja GBP, ehdotettu ALV-kanta 20,0 % Käytä-painikkeella sekä tuoteluokkapalloja — Viitearkki esivalitsee asiakkaan maan ja ehdottaa kannan tuoteluokittain; ota se riville käyttöön yhdellä napautuksella.

Invoice Flow -sovelluksen laskueditori, jossa näkyy viimeinen laskurivi, Alennus-kortti arvossa 5,0 prosenttia, Early-payment discount -kytkin pois päältä ja summakortti välisummalla 1 597,50, alennuksella -79,88, verolla 303,52 ja loppusummalla 1 821,14 puntaa — Alennus vähennetään ennen veroa, joten verorivi lasketaan alennetusta perusteesta.

Esiasetusten vieressä oleva nuijakuvake avaa luettelon kyseisen maan lakisääteisistä sanamuodoista (Yhdistyneelle kuningaskunnalle käännetyn verovelvollisuuden lause) ja lisää valitsemasi tekstin Muistiinpanot-kenttään.

Näin liität kuvia, allekirjoitat ja valitset, mitä tulostuu

Lomakkeen alaosa ohjaa sitä, mitä asiakas näkee laskurivitaulukon ympärillä.

Napauta kohdassa Valokuvaliitteet painiketta Lisää valokuva (0/8) ja valitse Kamera tai Galleria. Ashworth liittää tukkuliikkeen kuitin ja asennustodistuksen. Pikkukuvat näkyvät neljä rivillä; pikkukuvan punainen risti kysyy Poistetaanko kuva? ennen poistoa.
Napauta Allekirjoitus. Arkki Valitse allekirjoitus (Select Signature) luettelee tallennetut allekirjoituksesi ja tarjoaa vaihtoehdon Piirrä uusi (Draw new), joka avaa piirtoalustan. Valittu allekirjoitus näkyy pienenä esikatseluna kortilla ja tulostuu PDF-tiedostoon valtuutettuna allekirjoituksena.
Napauta Valitse malli vaihtaaksesi PDF-suunnittelua ja väripalettia (Ashworth käyttää Contractor-mallia hiilenharmaalla paletilla).
Kirjoita asiakkaalle tarkoitettu viesti kenttään Muistiinpanot, esimerkiksi työn laajuus ja testauspäivä.
Täytä Maksuehdot käsin, tai napauta sen vieressä olevaa luettelopainiketta (Tallennetuista) valitaksesi kohdasta Tallennettu tähän profiiliin tai Sisäänrakennetut esiasetukset.
Rastita tai poista rasti ruuduista otsikoiden Verotunnukset tällä laskulla, Osoitteet tällä laskulla ja Tallennetut maksuehdot tällä laskulla alla hallitaksesi, mitkä profiilitiedot tulostuvat juuri tähän asiakirjaan.
Paina Tallenna (tai Tallenna muutokset). Editori sulkeutuu ja asiakirja ilmestyy luetteloon luonnoksena.

Invoice Flow -sovelluksen laskueditori, jossa näkyy Valokuvaliitteet-kortti kahdella kuittipikkukuvalla ja teksti Lisää valokuva (2/8), Allekirjoitus-kortti esikatseluineen ja nimellä T. Ashworth, Maksuvaihtoehdot- ja Valitse malli -kortit sekä Muistiinpanot- ja Maksuehdot-kentät — Liitteet ja allekirjoitus sijaitsevat summien ja muistiinpanojen välissä; mallikortti näyttää nykyisen suunnittelun ja paletin.

Invoice Flow -sovelluksen laskueditorin alaosa, jossa on rastittamattomat VAT- ja CRN-verotunnusruudut, rastitettu Office-osoite, rastitettu Bank transfer -tallennettu maksuehto ja Tallenna muutokset -painike — Vain rastitetut profiilitiedot tulostuvat; yllä olevat vapaatekstiset Maksuehdot ovat aina mukana.

Kun asiakirja on tallennettu, avaa se ja katso luotu PDF esikatselusta. Ylätunniste, rivitaulukko, alennus- ja verorivit, muistiinpanot, allekirjoitus ja liitetyt valokuvat tulevat kaikki siitä, mitä syötit editorissa.

Invoice Flow -sovelluksen luoma PDF laskusta ASH-2026-0117 Contractor-mallilla: Ashworth Electrical Services Ltd -ylätunniste, laskutuslohko Daniel ja Sarah Whitfieldille, kymmenen työ- ja materiaaliriviä 20 %:n verolla, välisumma 1 597,50, alennus -79,88, vero 303,52 ja loppusumma 1 821,14 puntaa, minkä jälkeen muistiinpanot — Valmiin laskun ensimmäinen sivu; allekirjoitus ja kaksi liitettyä valokuvaa tulostuvat toiselle sivulle.

Säännöt ja yksityiskohdat

Tallentaminen vaatii asiakkaan ja vähintään yhden rivin. Tallenna-painikkeen painaminen ilman asiakasta näyttää viestin “Valitse asiakas”; ilman rivejä se näyttää “Lisää vähintään yksi laskurivi”. Jokaisen rivin Kohde-kenttä on täytettävä, muuten se merkitään tekstillä Pakollinen. Jos yritysprofiilia ei ole lainkaan, tallennus pysähtyy viestiin “Määritä profiili”.

Tallentaminen vaatii voimassa olevan kokeilujakson tai Pro-tilauksen. Editori tarkistaa käyttöoikeuden uudelleen tallennettaessa; jos kumpikaan ei ole voimassa, sinut viedään maksumuurille tallentamisen sijaan. Kaikki muu editorissa toimii ilman sitä, mutta mitään ei tallenneta ennen kuin voit tallentaa.

Tallennettu lasku on aina luonnos. Mitä ikinä muokkaatkin, asiakirja kirjoitetaan takaisin tilassa luonnos ja sen lähetys- ja maksuaikaleimat tyhjennetään. Lähetetyt tai maksetut asiakirjat avautuvat siksi vain luettavassa näkymässä (Vain luku -tila, jossa vihje “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.”), ja korjatun kopion tekemiseksi ne monistettaisiin.

Uuden asiakirjan oletukset: oletusyritysprofiili ja sen oletussarja; valuutta sarjasta, muuten ensimmäinen sallittu valuutta, muuten profiilin valuutta; päiväys tänään; eräpäivä 30 päivää myöhemmin; maksuehdot kopioituna profiilista; ensimmäinen verotunnus rastitettuna ja kaikki osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostit ja linkit rastitettuina; oletuksena tallennettu maksuehto rastitettuna; Clean-malli Ocean-paletilla, ellet muuta sitä.

Päivämäärät: kalenteri kattaa vuodet 2020–2100. Jos siirrät päiväyksen nykyisen eräpäivän ohi, eräpäivä hyppää päiväykseen plus 30 päivää.

Numerointi: numerot ovat yksilöllisiä profiilin sisällä. Jos luotu numero on jo olemassa (esimerkiksi palautuksen jälkeen), editori kasvattaa sarjaa ja yrittää uudelleen, enintään kymmenen kertaa. Sarjan laskuri etenee vasta onnistuneen tallennuksen jälkeen, joten lomakkeen hylkääminen ei polta numeroa. Käsin kirjoitettu numero säilyy, kunnes napautat Palauta autom.

Laskenta: jokaisen rivin summa on määrä kertaa hinta pyöristettynä kahteen desimaaliin; rivin vero on summa kertaa kanta. Prosenttialennus muunnetaan summaksi, ja välisummaa suurempi alennus rajataan välisummaan. Vero skaalataan sitten alennetun välisumman ja täyden välisumman suhteella, joten vero peritään siitä, minkä asiakas todella maksaa. Jos määrää ei voi jäsentää, se palautuu arvoon 1 ja hinta arvoon 0.

Veroesiasetuspallot soveltavat kannan jokaiseen olemassa olevaan riviin, ei jälkeenpäin lisäämiisi riveihin; lisää ensin rivit, napauta sitten palloa, tai aseta kanta riveittäin.

Aikakirjaukset ja kulut, jotka lisätään palloilla Aika ja Kulut, merkitään laskutetuiksi, kun uusi lasku tallennetaan ensimmäisen kerran, ja ne katoavat valitsimista myöhemmillä laskuilla. Tämä merkintä tapahtuu vain luonnin yhteydessä, ei olemassa olevaa laskua muokattaessa. Käynnissä olevat ajanotot ja jo laskutetut kirjaukset eivät koskaan näy.

Valokuvat: enintään kahdeksan asiakirjaa kohden. Ne skaalataan 1200 kuvapisteeseen pitkältä sivulta ja kopioidaan sovelluksen omaan tallennustilaan, joten alkuperäisen poistaminen galleriasta ei vaikuta laskuun.

Early-payment discount: tämä kytkin (vain laskuilla) ei muuta loppusummaa. Se tulostaa tarjouksen, kuten “maksa 7 päivän kuluessa ja vähennä 2 %”, käyttäen profiilin tai asiakkaan oletusta tai niitä käsin syötettyjä arvoja, jotka annat kytkimen päälle kääntämisen jälkeen.

Mukautetut kentät: editorissa ei ole erillistä mukautettujen kenttien lomaketta. Ylimääräiset viitteet, kuten ostotilausnumero tai työn viite, menevät kohtaan Muistiinpanot tai mukautetulle riville nollahinnalla.

Lomakkeelta poistuminen: takaisin siirtyminen tallentamattomien muutosten kanssa näyttää Tallentamattomat muutokset -valintaikkunan vaihtoehdoin Jää ja Poistu. Tarkistus reagoi kirjoitettuihin muistiinpanoihin, ehtoihin, alennukseen, asiakkaaseen, sarjaan, valuuttaan ja lisättyihin riveihin; pelkän päivämäärän, määrän, hinnan, mallin tai allekirjoituksen muuttaminen ei laukaise sitä, joten tallenna harkiten.

Asiakirjan muokkaaminen säilyttää historian: ensimmäisellä muokkauskerralla alkuperäinen versio tallennetaan tilannekuvana, ja jokainen myöhempi tallennus kirjaa, mitkä kentät muuttuivat. Tallentaminen ilman muutoksia ei kirjaa mitään.

Vinkkejä

Tallenna työtuntihintasi ja yleisimmät materiaalit tuotteina oikealla yksiköllä ja verokannalla. Rivin lisääminen vie tällöin kaksi napautusta ja ALV on jo oikein; säädät vain määrän.

Anna tuntityölle yksiköksi "tunti" tuotekirjastossa. Rivillä näkyy Aika-merkintä ja PDF-tiedoston määrä lukeutuu luontevasti tunteina ilman että tarvitset ajanseurantaa.

Napauta rivikortin otsikossa olevaa summaa avataksesi valuuttavalitsimen ilman että vierität takaisin lomakkeen ylälaitaan. Tämä on kätevää, kun tajuat kesken kaiken, että työ pitäisi laskuttaa toisessa valuutassa.

Jos tavarantoimittajan kuitti tai todistus kuuluu laskun yhteyteen, liitä se valokuvana sen sijaan että kuvailisit sitä muistiinpanoissa. Se tulostuu omalle sivulleen allekirjoituksen jälkeen ja pysyy asiakirjan mukana varmuuskopioissa.

Aiheeseen liittyvät oppaat

Asiakkaat, luokat ja ryhmät laskutettavien asiakkaiden ja heidän maansa määrittämiseen, mikä ohjaa veroesiasetuspalloja.
Tuotteet ja varasto kirjastosta, joka on Lisää tallennetuista -valintaikkunan taustalla.
PDF-esikatselu, jakaminen ja PDF-editori siitä, mitä tapahtuu tallentamisen jälkeen: esikatselu, jakaminen ja PDF:n viimeistely.