Användarguide

Fakturaredigeraren: från tomt formulär till färdig PDF

Bygg en komplett faktura i Invoice Flow: välj kund och datum, lägg till arbets- och materialrader med moms, sätt rabatt, bifoga foton och signera.

Uppdaterad: 2026-09-09

Fakturaredigeraren är den skärm du kommer att tillbringa mest tid i. Varje faktura och varje offert i Invoice Flow skapas och ändras här: vem som faktureras, vad som levererats, vad det kostar, vilken moms som gäller och vad kunden ska se längst ner på sidan. Den här guiden går igenom redigeraren uppifrån och ner, ända fram till den färdiga PDF:en, med ett verkligt exempel: Ashworth Electrical Services i Leeds fakturerar en villaägare för omdragning av el i ett kök, med sexton timmars arbete, kabel, uttag och ett intyg – allt på ett och samma dokument.

Vad du ser på skärmen

Öppna fliken Dokument, tryck på knappen Ny och välj Faktura i bladet Välj dokumenttyp (Choose document type). Redigeraren öppnas med rubriken Ny faktura och åtgärden Spara utkast i den övre listen. Om du öppnar ett befintligt utkast från dess detaljskärm visas samma formulär med rubriken Redigera faktura.

Formuläret är en enda lång, rullande sida. Uppifrån och ner hittar du:

Företagsprofil med den profil som visas som avsändare. Om du har fler än en profil öppnar det här kortet dialogen Välj profil; med en enda profil är det skrivskyddat. Den lilla stängningsikonen (Dölj från den här fakturan) döljer bara kortet medan du arbetar; profilen förblir kopplad.
Fakturanummer, redan genererat från din nummerserie. Tryck på det för att skriva ett eget nummer.
Kund som visar Välj kund tills du väljer någon.
Projekt som visar Ej angiven om du inte kopplar dokumentet till ett projekt.
Två datumrutor, Utfärdad och Förfaller.
Fakturavaluta, förifylld från serien eller profilen.
Avsnittet Rader med lägg-till-chips, momsförval (så snart en kund med känt land är vald) och ett kort per rad.
Rabatt, Early-payment discount och totalkortet.
Fakturaspråk, Bifogade foton, Underskrift, Betalningsalternativ och Välj mall.
Anteckningar, Betalningsvillkor, sedan kryssrutelistor med profiluppgifter som ska skrivas ut, och slutligen knappen Spara i full bredd (Spara ändringar vid redigering).

En ny faktura innehåller redan profilen, nästa nummer, dagens datum, ett förfallodatum 30 dagar framåt och profilens valuta.

Så ställer du in huvudet: kund, nummer, datum och valuta

Tryck på kortet Kund och välj kunden i dialogen Välj kund. Om personen är ny använder du raden Lägg till ny kund längst ner i samma dialog; kundformuläret öppnas och du återvänder till fakturan efteråt.
Kontrollera kortet Fakturanummer. Numret genereras från nummerserien i din profil (för Ashworth ASH-2026-0118). Om du behöver ett annat nummer trycker du på kortet, skriver det nya värdet i dialogen Fakturanummer och trycker på Spara. En återställningsikon (Återställ till auto) visas då så att du kan gå tillbaka till automatisk numrering.
Tryck på Utfärdad för att ändra utfärdandedatum och på Förfaller för att ange betalningsfrist. Båda öppnar en kalenderväljare.
Tryck på Fakturavaluta bara om fakturan ska vara i en annan valuta än profilens standard. De radpriser du skriver in därefter anges i den valutan.
Tryck eventuellt på Projekt och välj ett projekt så att fakturan räknas med i projektets summor.

Om din profil har fler än en nummerserie av samma slag visas ett extra kort, Fakturaserier, ovanför numret så att du kan välja vilken serie som ska användas. Serien kan inte ändras när dokumentet väl finns; i stället skapar du ett nytt dokument.

Så lägger du till arbete och material som rader

Varje rad har en beskrivning (Artikel), ett antal (Antal), ett styckpris (Pris) och en momssats (%). Det finns fyra sätt att skapa en rad, ett per chip under rubriken Rader:

Chip	Vad det gör
Produkt / Tjänst	Öppnar Lägg till från sparade med ditt bibliotek av produkter och priser. Att välja en rad kopierar dess namn, enhet, pris och standardmomssats.
Tid	Öppnar Lägg till tidsposter med stoppade, ännu inte fakturerade tidsposter för den valda kunden. Varje ikryssad post blir en rad med timmarna som antal och postens timpris som pris.
Utgifter	Öppnar Lägg till utgifter med fakturerbara, ännu inte fakturerade utgifter för kunden. Var och en blir en rad med antal 1 och utgiftsbeloppet som pris.
Anpassad	Lägger till ett tomt kort som du fyller i för hand.

Tryck på Produkt / Tjänst. Dialogen Lägg till från sparade listar varje sparad artikel med dess pris i fakturavalutan och dess enhet (St, Timme, Dag, Projekt eller Tjänst).
Tryck på Labour - qualified electrician. Ett nytt kort visas längst ner i listan, kortvarigt markerat, och sidan rullar dit.
Ändra Antal från 1 till antalet arbetade timmar, till exempel 16. Beloppet i kortets rubrik uppdateras omedelbart.
Upprepa för material: kabeltrummor, uttag, spisströmbrytaren, jordfelsbrytarna. För artiklar du aldrig sparat trycker du på Anpassad och skriver beskrivning och pris direkt, som Ashworth gör för "Waste removal and making good".
Om en sparad produkt ännu inte finns använder du dialogens sista rad, Skapa ny artikel, för att spara den i biblioteket och lägga till den i ett steg.

Dialogen Lägg till från sparade i appen Invoice Flow med en elektrikers sparade priser och material, till exempel Labour - qualified electrician för 42 pund per timme och Double socket, brushed steel för 14,20 pund per styck — Biblioteksdialogen visar varje sparad artikel med pris och enhet så att du kan lägga till den med en tryckning.

Avsnittet Rader i appen Invoice Flow med chips för Tax presets (GB) för VAT 20 %, VAT 5 % och VAT 0 %, de fyra lägg-till-chipsen och radkort för arbete på 16 timmar och en kabeltrumma, vart och ett med fälten Artikel, Antal, Pris och % — Arbetsrader har märkningen Tid eftersom deras enhet är timmar; materialrader från biblioteket visar Produkt.

Varje kort har ett draghandtag till vänster, så du kan ordna om rader genom att hålla in handtaget; den ordning du ser är den ordning som skrivs ut på PDF:en. Den röda stängningsikonen tar bort en rad. Märkningen bredvid radnumret (Produkt, Tjänst, Tid, Kostnad eller Projekt) räknas fram från radens enhet och kopplingar; den är inget du ställer in för hand, och den ändras om du lägger till samma artikel från en annan källa. Själva enheten går inte att redigera på kortet: den kommer från den sparade produkten (eller är “styck” för anpassade rader och “timme” för tidsposter).

Så anger du momssatser och rabatt

När en kund med registrerat land är vald visas raden Tax presets (GB): ovanför lägg-till-chipsen. Tryck på ett förval som VAT 20% för att skriva in den satsen på alla rader samtidigt; ett kort meddelande bekräftar "Applied 20% to all items".
Vill du ange en annan sats på bara en rad skriver du in den i kortets fält %, eller trycker på den lilla hjälpikonen bredvid för att öppna bladet Referens för skattesatser, väljer en kategori och trycker på Tillämpa vid den föreslagna satsen.
Rulla till kortet Rabatt, skriv in värdet och välj % för procent eller valutaväxlaren för ett fast belopp. Ashworth ger återkommande kunder 5 %.
Läs totalkortet: Delsumma, rabatten som visas som en negativ rad, Moms och det fetstilta Totalt räknas om medan du skriver.

Bladet Referens för skattesatser i appen Invoice Flow med en varning om att uppgifterna endast är vägledande, Storbritannien med GBP, en föreslagen momssats på 20,0 % med en Tillämpa-knapp och chips för produktkategorier — Referensbladet förväljer kundens land och föreslår en sats per produktkategori; tillämpa den på raden med en tryckning.

Fakturaredigeraren i appen Invoice Flow med den sista raden, ett rabattkort satt till 5,0 procent, reglaget för Early-payment discount avstängt och ett totalkort med delsumma 1 597,50, rabatt -79,88, moms 303,52 och totalt 1 821,14 pund — Rabatten dras av före moms, så momsraden beräknas på det reducerade underlaget.

Klubbikonen bredvid förvalen öppnar en lista med juridiska formuleringar för landet (för Storbritannien meningen om omvänd skattskyldighet) och lägger till den du väljer i fältet Anteckningar.

Så bifogar du foton, signerar och väljer vad som skrivs ut

Formulärets nedre halva styr vad kunden ser runt tabellen med rader.

Under Bifogade foton trycker du på Lägg till foto (0/8) och väljer Kamera eller Galleri. Ashworth bifogar grossistkvittot och installationsintyget. Miniatyrbilder visas fyra per rad; det röda krysset på en miniatyrbild frågar Radera foto? innan den tas bort.
Tryck på Underskrift. Bladet Välj signatur listar dina sparade signaturer och erbjuder Rita ny, som öppnar en ritplatta. Den valda signaturen visas som en liten förhandsbild på kortet och skrivs ut på PDF:en som behörig underskrift.
Tryck på Välj mall för att ändra PDF-design och färgpalett (Ashworth använder Contractor med den koltonade paletten).
Skriv ett eventuellt meddelande till kunden i Anteckningar, till exempel jobbets omfattning och testdatumet.
Fyll i Betalningsvillkor för hand, eller tryck på listknappen (Från sparade) bredvid för att välja från Sparat i den här profilen eller Inbyggda förinställningar.
Kryssa i eller ur rutorna under Skatte-ID på den här fakturan, Adresser på den här fakturan och Sparade betalningsvillkor på den här fakturan för att styra vilka profiluppgifter som skrivs ut på just det här dokumentet.
Tryck på Spara (eller Spara ändringar). Redigeraren stängs och dokumentet dyker upp i listan som ett utkast.

Fakturaredigeraren i appen Invoice Flow med kortet Bifogade foton med två kvittominiatyrer och Lägg till foto (2/8), signaturkortet med en förhandsbild och namnet T. Ashworth, korten Betalningsalternativ och Välj mall samt fälten Anteckningar och Betalningsvillkor — Bilagor och signaturen ligger mellan summorna och anteckningarna; mallkortet visar aktuell design och palett.

Nedre delen av fakturaredigeraren i appen Invoice Flow med okryssade rutor för moms- och organisationsnummer, en ikryssad kontorsadress, ett ikryssat sparat betalningsvillkor för banköverföring och knappen Spara ändringar — Bara ikryssade profiluppgifter skrivs ut; fritextfältet Betalningsvillkor ovanför tas alltid med.

När fakturan är sparad öppnar du dokumentet och använder förhandsgranskningen för att se den genererade PDF:en. Huvudet, radtabellen, rabatt- och momsraderna, anteckningarna, signaturen och de bifogade fotona kommer alla från det du angav i redigeraren.

Genererad PDF i appen Invoice Flow av faktura ASH-2026-0117 med mallen Contractor: sidhuvud för Ashworth Electrical Services Ltd, mottagarblock för Daniel och Sarah Whitfield, tio arbets- och materialrader med 20 % moms, delsumma 1 597,50, rabatt -79,88, moms 303,52 och totalt 1 821,14 pund, följt av anteckningar — Sida ett av den färdiga fakturan; signaturen och de två bifogade fotona skrivs ut på sida två.

Regler och detaljer

För att spara krävs en kund och minst en rad. Om du trycker på Spara utan kund visas “Välj en kund”; utan rader visas “Lägg till minst en rad”. Varje rads fält Artikel måste vara ifyllt, annars markeras det som Obligatoriskt. Om det inte finns någon företagsprofil alls avbryts sparandet med “Konfigurera profil”.

För att spara krävs en aktiv provperiod eller ett Pro-abonnemang. Redigeraren kontrollerar åtkomsten på nytt vid sparande; om ingetdera är aktivt hamnar du på betalväggen i stället för att spara. Allt annat i redigeraren fungerar utan det, men ingenting lagras förrän du kan spara.

En sparad faktura är alltid ett utkast. Vad du än redigerar skrivs dokumentet tillbaka med statusen utkast och med tidsstämplarna för skickat och betalt rensade. Skickade eller betalda dokument öppnas därför i en skrivskyddad vy (Endast visningsläge med texten “Denna faktura har skickats. För att göra ändringar, duplicera den.”) och du duplicerar dem för att göra en rättad kopia.

Standardvärden för ett nytt dokument: standardföretagsprofilen och dess standardserie; valuta från serien, annars den första tillåtna valutan, annars profilens valuta; utfärdandedatum idag; förfallodatum 30 dagar senare; betalningsvillkor kopierade från profilen; det första skatte-ID:t ikryssat och alla adresser, telefonnummer, e-postadresser och länkar ikryssade; det sparade standardbetalningsvillkoret ikryssat; mallen Clean med paletten Ocean om du inte ändrar det.

Datum: kalendern täcker 2020 till 2100. Om du flyttar utfärdandedatumet förbi det aktuella förfallodatumet hoppar förfallodatumet till utfärdandedatum plus 30 dagar.

Numrering: nummer är unika inom en profil. Om det genererade numret redan finns (till exempel efter en återställning) räknar redigeraren upp serien och försöker igen, upp till tio gånger. Seriens räknare går bara framåt efter ett lyckat sparande, så ett övergivet formulär förbrukar inget nummer. Ett manuellt inskrivet nummer behålls tills du trycker på Återställ till auto.

Beräkning: varje radbelopp är antal gånger pris avrundat till två decimaler; radens moms är beloppet gånger satsen. En procentuell rabatt räknas om till ett belopp, och en rabatt som är större än delsumman begränsas till delsumman. Momsen skalas sedan med förhållandet mellan den rabatterade delsumman och den fulla delsumman, så att moms tas ut på det kunden faktiskt betalar. Om ett antal inte kan tolkas används 1, och ett pris 0.

Momsförvalens chips tillämpar satsen på alla befintliga rader, inte på rader du lägger till efteråt; lägg till raderna först och tryck sedan på chipset, eller ange satsen per rad.

Tidsposter och utgifter som lagts till via chipsen Tid och Utgifter markeras som fakturerade när en ny faktura sparas första gången och försvinner från väljarna på senare fakturor. Den markeringen sker bara vid skapandet, inte när du redigerar en befintlig faktura. Pågående tidtagningar och redan fakturerade poster visas aldrig.

Foton: upp till åtta per dokument. De skalas om till 1200 pixlar på längsta sidan och kopieras till appens eget lagringsutrymme, så att fakturan inte påverkas om du raderar originalet ur galleriet.

Early-payment discount: det här reglaget (endast fakturor) ändrar inte totalsumman. Det skriver ut ett erbjudande i stil med “betala inom 7 dagar och dra av 2 %”, med profilens eller kundens standardvärden eller de värden du anger manuellt efter att ha slagit på det.

Egna fält: redigeraren har inget separat formulär för egna fält. Extra referenser som ett inköpsordernummer eller en jobbreferens läggs i Anteckningar eller på en anpassad rad med noll i pris.

Att lämna formuläret: om du går tillbaka med osparade ändringar visas dialogen Osparade ändringar med Stanna och Lämna. Kontrollen reagerar på inskrivna anteckningar, villkor, rabatt, kund, serie, valuta och tillagda rader; att bara ändra ett datum, ett antal, ett pris, en mall eller en signatur utlöser den inte, så spara medvetet.

Redigering av ett dokument sparar en historik: första gången du redigerar lagras originalversionen som en ögonblicksbild, och varje senare sparning registrerar vilka fält som ändrats. Sparning utan någon ändring registrerar ingenting.

Tips

Spara dina timpriser och vanliga material som produkter med rätt enhet och momssats. Då tar det två tryckningar att lägga till en rad och momsen är redan rätt; du justerar bara antalet.

Ge timarbete enheten "timme" i produktbiblioteket. Raden visar märkningen Tid och antalet på PDF:en läses naturligt som timmar, utan att du behöver tidtagningen.

Tryck på beloppet i en rads kortrubrik för att öppna valutaväljaren utan att rulla tillbaka till formulärets början. Praktiskt när du halvvägs inser att jobbet borde faktureras i en annan valuta.

Om ett leverantörskvitto eller ett intyg hör till fakturan, bifoga det som ett foto i stället för att beskriva det i anteckningarna. Det skrivs ut på en egen sida efter signaturen och följer med dokumentet i säkerhetskopior.

Relaterade guider

Kunder, kategorier och grupper för hur du lägger upp kunderna du fakturerar och deras land, som styr momsförvalens chips.
Produkter och lager för biblioteket bakom dialogen Lägg till från sparade.
PDF-förhandsgranskning, delning och PDF-redigeraren för vad som händer efter att du sparat: förhandsgranska, dela och finjustera PDF:en.