Användarguide

Fakturastatusar, dokumentlistan och ändringsloggen

Läs dokumentlistan med ett ögonkast, flytta fakturor mellan utkast, skickad, betald och annullerad, arbeta med flera samtidigt och spåra varje ändring i loggen.

Uppdaterad: 2026-09-09

När du väl har fler än en handfull fakturor är frågan inte längre “hur skapar jag en” utan “vilken av dem behöver min uppmärksamhet”. Fliken Dokument svarar på det med en statusmärkning på varje rad, snabba statuschips, ett sökfält, ett datumintervall och ett blad med finare filter. Därifrån för du varje faktura genom dess liv: den börjar som ett utkast, blir skickad och slutar som betald eller annullerad, med förfallen visad längs vägen så snart en skickad faktura passerar sitt förfallodatum. Allt nedan illustreras med Cedar Ridge Landscaping, ett gräs- och bevattningsföretag med två arbetslag i Boise, Idaho, som fakturerar omkring femton jobb i månaden i US-dollar.

Vad du ser på skärmen

Tryck på Dokument i den nedre navigeringen. Skärmen har tre lager av kontroller ovanför listan. Högst upp till höger i appfältet sitter fyra ikoner: ett förstoringsglas för sökning, en kalender för ett datumintervall, en tratt med namnet Filter documents (en liten röd räknare visas på den när något avancerat filter är aktivt) och en lådikon som öppnar Arkiv. Under appfältet växlar en segmentkontroll mellan Fakturor, Offerter och Avtal; den här guiden håller sig till segmentet Fakturor. Under den löper en rad statuschips: Alla, Utkast, Skickad, Betald och Förfallna.

Varje rad visar en kvittoikon i statusens färg, fakturanumret, en färgad märkning, kundnamnet med utfärdandedatum och totalsumman i fetstil till höger. Utkast är grå, skickade fakturor blå, betalda gröna, förfallna röda och annullerade mörkare grå. Två extra utsmyckningar kan förekomma. En liten nål före numret markerar en faktura du fäst i listan; fästa rader ligger alltid överst i vyn Alla. När pengar har kommit in på en faktura som ännu inte är helt betald visas en tunn förloppsindikator med en procentsats under kundnamnet, och det återstående beloppet skrivs i rött under totalsumman, till exempel $720.00 due.

Listan sorteras efter skapandedatum, nyast först, och det finns ingen separat sorteringsmeny. Att fästa är enda sättet att tvinga fram en egen ordning, och det fungerar bara under chipset Alla; statuschipsen visar ren kronologisk ordning.

Att trycka på en rad öppnar fakturans detaljskärm. Dess appfält visar numret, en Redigerad-pill när fakturan har en ändringshistorik, en penna (utkast) eller en ögonikon med namnet Visa detaljer (alla övriga statusar) och en trepunktsmeny. I den menyn finns alla statusövergångar. Kroppen upprepar märkningen och totalsumman i ett rubrikkort och visar sedan kunden, raderna, summorna, anteckningarna, betalningsvillkoren och, för skickade fakturor, kortet Betalningar. En knapp, Förhandsgranska PDF, sträcker sig längs nederkanten.

Så hittar du en faktura med chips, sökning, datum och filter

Kontrollerna staplas ovanpå varandra, så du kan snäva in en lång lista med några tryckningar. Börja med det bredaste verktyget och lägg bara till fler om du behöver dem.

1. Tryck på ett statuschip som Förfallna. Listan tar omedelbart bort varje rad som inte matchar; tryck på Alla för att ta tillbaka dem.
2. Tryck på förstoringsglaset och skriv sedan en del av ett nummer, ett kundnamn eller en anteckning, till exempel maple. Matchningen är skiftlägesokänslig och uppdateras medan du skriver. Bakåtpilen stänger fältet och rensar sökningen.
3. Tryck på kalenderikonen (Filtrera efter datum) och välj en start- och slutdag; bekräfta med Visa alla. En banderoll med intervallet visas ovanför listan; krysset på banderollen tar bort den. Intervallet jämförs med utfärdandedatumet, inte förfallodatumet.
4. Tryck på tratten (Filter documents). Välj en Client, en Currency, ett Min- och Max-belopp och något av reglagen: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
5. Fäll ut Additional filters för Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule och Pinned.
6. Tryck på Apply. Trattikonen bär nu en räknare med antalet aktiva kriterier; öppna bladet igen och tryck på Reset för att rensa alla.

Vilken kombination du än använder innehåller resultatet i segmentet Fakturor aldrig offerter eller arkiverade fakturor; de har sina egna platser. Om ingenting matchar visar listan Inga resultat i stället för den vanliga tomtillståndstexten.

Så flyttar du en faktura genom dess statusar

Cedar Ridge skickar sin augustifaktura för underhåll till Maple Grove HOA, väntar och får till slut en banköverföring. Så här följer fakturans status verkligheten. Varje steg sker från trepunktsmenyn på fakturans detaljskärm, och varje steg ber dig bekräfta.

1. Öppna utkastet och tryck på trepunktsmenyn, sedan på Markera som skickad. Läs dialogen Ändra status? och tryck på Ändra. Märkningen blir blå. Pennikonen i appfältet blir ett öga, eftersom en skickad faktura öppnas skrivskyddad som standard.
2. När kunden betalar i sin helhet öppnar du samma meny och trycker på Markera som betald, sedan på Ändra. Schemalagda påminnelser för den här fakturan avbryts, projektsummorna uppdateras om fakturan tillhör ett projekt, och om en förseningsavgift var väntande får du frågan vad som ska göras med den.
3. Om kunden betalar i delar, markera den inte som betald för hand. Använd Registrera på kortet Betalningar i stället; appen växlar statusen till Betald av sig själv när saldot når noll.
4. Om du markerade fel faktura väljer du Markera som obetald på en betald faktura (den återgår till Skickad) eller Återgå till utkast på en skickad (full redigering kommer tillbaka, påminnelser upphör).
5. Om jobbet går om intet väljer du Annullera faktura. Fakturan behåller sitt nummer och ligger kvar i listan med en grå märkning Annullerad; Återaktivera senare tar tillbaka den som ett utkast.

Menyn visar bara de övergångar som är rimliga för den aktuella statusen. Ett utkast erbjuder Markera som skickad; en skickad eller förfallen faktura erbjuder Markera som betald och Återgå till utkast; en betald erbjuder Markera som obetald; en annullerad erbjuder Återaktivera; och Annullera faktura är tillgängligt för allt som inte redan är annullerat.

Förfallen är ingen status du sätter. En faktura visas som förfallen när den har statusen Skickad och dess förfallodatum ligger före idag. I samma stund du markerar den som betald, eller flyttar förfallodatumet framåt, försvinner den röda märkningen. Det är också därför chipset Förfallna och filtret Overdue only alltid stämmer med översikten.

Så gör du något med flera fakturor samtidigt

I slutet av månaden jagar Cedar Ridge tre förfallna fakturor och vill, när pengarna kommit in, stänga dem tillsammans. Markeringsläget förvandlar listan till en checklista.

1. Tryck länge på valfri rad. Ett blad med fakturanumret som rubrik visas; tryck på Välj flera.
2. Tryck på andra rader för att lägga till eller ta bort dem. Ikryssade rader tonas och appfältet ändras till 3 valda med ett kryss till vänster.
3. Tryck på bockikonen (Markera som betald) för att sätta varje vald faktura till Betald, lådikonen (Arkiv) för att flytta dem till arkivet eller papperskorgen (Ta bort) för att radera dem.
4. Ta bort frågar Ta bort 3 faktura(or)? och varnar för att det inte kan ångras; de andra två åtgärderna körs direkt och visar en kort bekräftelse som 3 markerade som betalda.
5. Tryck på krysset, eller på enhetens bakåtknapp, för att lämna markeringsläget utan att göra något.

Bladet vid långtryck innehåller också Fäst i listan / Ta bort från listan och Fäst på översikten / Ta bort från översikten, så att fästa kräver inte att du öppnar fakturan. Att svepa en rad från höger till vänster är en genväg för att arkivera en enskild faktura; en orange bakgrund visas och dialogen Flytta till arkivet? ber dig bekräfta.

Så läser du ändringsloggen och använder arkivet

Varje faktura bär sin egen historik. Öppna detaljskärmen och tryck på pillen Redigerad bredvid numret, eller välj Ändringslogg i menyn.

1. Läs posterna uppifrån och ner; de är i datumordning. En bokikon markerar Originalversion, en penna markerar varje sparning i redigeraren med en rad som Ändrat: Delsumma, Totalt, rader, och ikoner för förseningsavgift markerar händelser som Förseningsavgift upplupen eller Förseningsavgift tillagd på faktura med beloppet.
2. Tryck på en post för att fälla ut den. Du ser nummer, status, delsumma, moms, totalt, antal rader och anteckningar som de såg ut i det ögonblicket.
3. Tryck på Visa original-PDF eller Visa PDF för den här versionen för att rendera dokumentet exakt som den versionen skulle ha skrivits ut.

Arkivet är till för fakturor du är klar med men inte vill radera. Tryck på lådikonen i dokumentens appfält för att öppna Arkiv; fliken Dokument listar arkiverade fakturor med utfärdandedatum och totalsumma, senast arkiverade först.

1. Tryck på de tre punkterna på en rad.
2. Välj Återställ för att skicka tillbaka den oförändrad till dokumentlistan, vilket bekräftas med meddelandet CR-2026-031 återställd.
3. Eller välj Ta bort permanent. Du måste bekräfta två gånger: Ta bort permanent? och sedan Är du säker? med Ja, ta bort.

Regler och detaljer

• En statusändring från menyn skriver bara den nya statusen och ändringstidpunkten. Den fyller inte i datumfälten för skickat eller betalt; betalningsdatumet sätts bara när en registrerad betalning stänger saldot.
• Markera som betald i grupp ändrar bara status. Det skapar ingen betalningsrad, så det betalda beloppet förblir som det var och kundens reskontra visar ingen betalning. Registrera betalningen på detaljskärmen när du behöver en korrekt reskontra.
• Att registrera betalningar är den säkrare vägen till Betald: appen summerar betalningarna i fakturavalutan, sätter statusen till Betald när det återstående beloppet faller till en cent eller mindre, och återgår till Skickad om du senare raderar en betalning som öppnar ett saldo igen.
• Att markera en faktura som betald kan utlösa två automatiska regler från företagsprofilen: att efterskänka en fortfarande väntande förseningsavgift och att ge en rabatt vid tidig betalning om betalningen sker inom erbjudandets fönster.
• Ändringsloggen registrerar sparningar i redigeraren och åtgärder för förseningsavgifter. Statusändringar som görs från menyn skrivs inte in i den, även om bekräftelsen från utkast till skickad nämner loggen; bara den första sparningen i redigeraren efter att fakturan skickats skapar posten Originalversion.
• Arkivering är en flagga. Arkiverade fakturor lämnar dokumentlistan, översikten och kundskärmarna, men deras nummer förblir reserverade, så du kan inte återanvända ett nummer genom att arkivera den gamla fakturan.
• Att radera en faktura tar bort dess rader, betalningar, ögonblicksbilder och händelser för förseningsavgifter, kopplar loss länkade tidsposter och utgifter, raderar bifogade foton och återför först lagersaldon om lagerautomatiken är på. Det går inte att ångra.
• Sökningen omfattar fakturanumret, kundens namn och anteckningsfältet. Den söker inte i radbeskrivningar.
• Avancerade filter läggs ovanpå chipset, datumintervallet och sökningen, och de testar bara fält som lagras på själva fakturan, så de är omedelbara även med hundratals rader.
• Fästa rader kommer först endast under Alla. Under Utkast, Skickad, Betald eller Förfallna visas nålikonen fortfarande men ordningen är kronologisk.
• Statusändringar, fästning, arkivering, återställning, radering och registrering av betalningar fungerar i gratisversionen. Att skapa ett nytt dokument, redigera, duplicera, e-posta, godkännande, webbdelning och att lägga till en manuell förseningsavgift är Pro-funktioner.

Tips

Relaterade guider

• Betalningar och utestående belopp – att registrera delbetalningar och hur saldot når Betald.
• Förseningsavgifter – vad kortet för förseningsavgift och händelserna i ändringsloggen betyder på en förfallen faktura.
• Fakturaredigeraren – att skapa utkastet som startar hela livscykeln.