Användarguide

Offerter, prisförslag och konvertering till fakturor

Skriv en offert på fliken Offerter, håll koll på om kunden accepterade den och gör sedan hela offerten eller bara vissa rader till ett fakturautkast med eget nummer.

Uppdaterad: 2026-09-09

En offert är det dokument du skickar innan några pengar byter ägare: en prissatt lista över det du föreslår att leverera. I Invoice Flow byggs den med samma redigerare som en faktura, skrivs ut med samma PDF-mallar och lagras i samma dokumentlista, men den har en egen nummerserie, en egen uppsättning statusar och en sak som en faktura inte har: en konverteringsåtgärd som skapar den riktiga fakturan åt dig, i sin helhet eller en rad i taget.

Exemplen följer Martin Hollis, som driver Hollis & Oak Furniture, en enmansverkstad i Portland, Oregon. Han har lämnat offert på en matgrupp i valnöt till Claire och Tom Bergstrom: ett bord, sex stolar, en bänk och leverans, $8,410 totalt. Paret vill ha bordet först och sittmöblerna senare, så han fakturerar bordet och leveransen nu och resten när det lämnar verkstaden.

Det här ser du på skärmen

Offerterna finns på fliken Dokument (Documents) i den nedre navigeringen. Högst upp på den skärmen finns en trevägsväxel med Fakturor (Invoices), Offerter (Estimates) och Avtal (Contracts); tryck på Offerter så visar listan bara offerter. Under växeln sitter statuschipsen Alla (All), Utkast (Draft), Skickad (Sent), Betald (Paid) och Förfallna (Overdue). Varje rad visar offertnumret, en statusmarkering, kunden och utfärdandedatumet samt summan. En tom flik visar Inga offerter ännu (No estimates yet) med tipset Skapa din första offert för att komma igång.

De markeringar en offert kan bära är Utkast, Skickad, Accepterad (Accepted), Avböjd (Declined), Annullerad (Cancelled), Konverterad (Converted) och Delvis konverterad (Partially converted). En skickad offert vars förfallodatum har passerat visas som Förfallen, precis som en faktura. Observera att chipraden inte har något chip för Accepterad, Avböjd eller Konverterad; de offerterna hittas under Alla, eller via trattikonens avancerade filter.

Om du trycker på en rad öppnas offertens detaljvy: ett rubrikkort med markering, summa, datumen Utfärdad (Issued) och Förfaller (due), kundkortet, raderna, summeringarna, eventuella anteckningar och betalningsvillkor samt en knapp Förhandsgranska PDF (Preview PDF). Det finns inget betalningskort på en offert, eftersom ingenting går att kräva in förrän den blir en faktura. Alla offertspecifika åtgärder gömmer sig bakom trepunktsmenyn i övre högra hörnet.

Knappen Ny (New) längst ned i dokumentlistan öppnar ett blad med rubriken Välj dokumenttyp (Choose document type) och fyra rutor: Faktura (Invoice), Offert (Estimate), Avtal och From text. Väljer du Offert öppnas redigeraren med titeln Ny offert (New Estimate).

Så skapar du en offert

Martin lämnar offert på en uppsättning svävande hyllor till en ny kund. Stegen är desamma som för en faktura; bara numreringen och titeln skiljer sig.

1. Öppna Dokument och tryck på Ny.
2. Tryck på Offert i bladet Välj dokumenttyp.
3. Kontrollera kortet Fakturanummer (Invoice Number). Det visar redan nästa nummer i din offertserie, här EST-0040. Tryck på det bara om du behöver ett annat nummer manuellt.
4. Om du har mer än en offertserie visas kortet Fakturaserier (Invoice Series) ovanför numret; tryck på det för att byta, till exempel från Quotes till Commercial quotes.
5. Tryck på Kund (Client) och välj kunden i dialogrutan Välj kund (Select client), eller välj Lägg till ny kund (Add New Client).
6. Justera datumen Utfärdad och Förfaller. En offert har inget separat giltighetsfält, så förfallodatumet är det datum du vill ha svar senast.
7. Lägg till rader med Produkt / Tjänst (Product / Service), Tid (Time), Utgifter (Expenses) eller Anpassad (Custom), och fyll sedan i anteckningar och betalningsvillkor längre ned.
8. Tryck på Spara utkast (Save Draft).

Redigeraren döljer ett kort som fakturor har: erbjudandet om rabatt vid tidig betalning. Allt annat, inklusive moms, rabatter, valuta, signatur och fotobilagor, fungerar precis som i fakturaredigeraren.

Så skickar du den och registrerar kundens svar

När utkastet är klart öppnar du det från listan och använder trepunktsmenyn. Markera som skickad (Mark as Sent) ber dig bekräfta och varnar för att varje ändring från och med nu skrivs till ändringsloggen. Därefter ersätts pennikonen i toppfältet av en ögonikon, och redigeraren öppnas i Endast visningsläge (View-only mode) med tipset att en skickad offert måste dupliceras för att kunna ändras. För att faktiskt skicka PDF:en använder du E-postapp (Email client) eller Share as web page i samma meny, eller Förhandsgranska PDF och delar därifrån.

När familjen Bergstrom svarar registrerar Martin utfallet från samma meny.

1. Öppna offerten och tryck på trepunktsmenyn.
2. Bläddra ned till blocket efter Visa som kund (View as client).
3. Tryck på Markera som accepterad (Mark as Accepted) eller Markera som avvisad (Mark as Declined). Markeringen ändras direkt, utan bekräftelsefråga.

Accepterad och avböjd är bokföringstillstånd, inte lås. En avböjd offert kan fortfarande konverteras om kunden ändrar sig, och en accepterad kan annulleras med Avbryt offert (Cancel Estimate). Behöver du en reviderad version klonar Skapa underoffert (Create sub-estimate) raderna till ett nytt utkast med nästa nummer i offertserien och öppnar det i redigeraren; Duplicera (Duplicate) skapar också en fristående kopia, men läs numreringstabellen nedan innan du förlitar dig på den för offerter.

Så konverterar du hela offerten

När kunden vill ha allt på en gång skapar en enda tryckning fakturan.

1. Öppna offerten och tryck på trepunktsmenyn.
2. Tryck på Konvertera till faktura (Convert to Invoice).
3. Läs dialogrutan Konvertera till faktura? och tryck på Konvertera till faktura för att fortsätta, eller på Avbryt (Cancel).

Appen kopierar varje rad, rabatten, anteckningarna, betalningsvillkoren, mallen, färgpaletten, valutan och växelkursen till en ny faktura. Den fakturan är ett Utkast, utfärdad idag med förfallodatum 30 dagar framåt, och dess nummer kommer från din standardfakturaserie, aldrig från offertserien. Offertens markering blir Konverterad och konverteringsblocket försvinner ur dess meny, så samma offert kan inte faktureras två gånger. Du landar på den nya fakturan, där du kan redigera den som vilket annat utkast som helst innan du markerar den som skickad.

Så konverterar du bara vissa rader

Familjen Bergstrom vill ha bordet levererat innan stolarna och bänken är klara. Martin fakturerar bordet och leveransen nu.

1. Öppna offerten EST-0038 och tryck på trepunktsmenyn.
2. Tryck på Konvertera del till faktura… (Convert part to invoice…).
3. På skärmen Välj rader att konvertera (Select line items to convert) bockar du ur de rader som får vänta. Alla rader är förbockade vid en första konvertering.
4. Kontrollera räknaren och den löpande summan i rubriken, här 2 / 4 och $4,380.00.
5. Tryck på Konvertera till faktura i övre högra hörnet. Knappen är gråtonad så länge ingenting är valt.

Skärmen tar dig tillbaka till offerten, som nu är märkt Delvis konverterad, och det nya fakturautkastet väntar på fliken Fakturor. Till skillnad från vid full konvertering öppnar appen inte fakturan åt dig.

Några veckor senare är sittmöblerna klara. Menyposten heter nu Konvertera återstående… (Convert remaining…) i stället för Konvertera del till faktura…, och urvalsskärmen vet redan vad som har fakturerats.

1. Öppna den delvis konverterade offerten och tryck på trepunktsmenyn.
2. Tryck på Konvertera återstående….
3. Kontrollera att de redan fakturerade raderna är överstrukna och märkta redan konverterad (already converted), och att de återstående raderna är förbockade.
4. Tryck på Konvertera till faktura.

Om den andra omgången bockar för varje återstående rad ändras offertens markering till Konverterad och konverteringsblocket lämnar menyn. Om du lämnar något urbockat igen förblir den Delvis konverterad och du kan komma tillbaka en tredje gång.

Numrering per dokumenttyp

Fakturor och offerter räknas var för sig. Under Inställningar (Settings), Företagsprofil (Business Profile) listar avsnittet Fakturaserier serier av två slag, Fakturor och Offerter, var och en med Seriens namn (Series name), Nummermall (Number template), Nästa nummer (Next number), Siffror (Digits) och en policy för Återställ räknare (Reset counter): Aldrig (Never), Varje år (Every year), Varje månad (Every month) eller Varje kvartal (Every quarter). En ny profil får en av varje: en fakturaserie med prefixet INV och en offertserie med prefixet EST, båda med mallen {prefix}-{SEQ:0000}, så de första dokumenten blir INV-0001 och EST-0001. Martin döpte om sin till HO-{YYYY}-0000 för fakturor och behöll EST-0000 för offerter.

Nummermallen accepterar bland annat tokenen {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} eller {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} och {kind:short} (som skriver ut INV eller EST). Nummer måste vara unika inom en företagsprofil; om du anger ett manuellt och det krockar går redigeraren vidare till nästa lediga nummer när du sparar.

Så ser offertens PDF ut

Tryck på Förhandsgranska PDF i offertens detaljvy för att rendera den. Förhandsgranskningens titelrad visar Estimate EST-0038, och notisen efter sändning säger att offerten markerats som skickad. Själva dokumentet använder den av de tolv mallarna och paletterna som du valde i redigeraren, med samma sidhuvud, radtabell, summeringar, anteckningar och betalningsvillkor som en faktura skulle skrivas ut med.

Den enda offertspecifika skillnaden i PDF:en är att raden om rabatt vid tidig betalning, som kan visas under summan på en obetald faktura, aldrig skrivs ut på en offert.

Regler och detaljer

• Offerter och fakturor lagras som samma slags post med olika dokumenttyp. Allt som fungerar i en fakturas detaljvy, som att fästa, ändringsloggen, kundgodkännande, Visa som kund eller delning, fungerar även på en offert.
• Konvertera till faktura, Konvertera del till faktura…, Konvertera återstående…, Skapa underoffert, Duplicera, E-postapp, Client sign-off, Share as web page och redigeringspennan är Pro-funktioner. Utan aktiv prenumeration eller provperiod öppnar de uppgraderingsskärmen. Markera som accepterad, Markera som avvisad, de övriga statusändringarna, Förhandsgranska PDF och Ta bort är gratis.
• Konvertering är tillåten från alla statusar utom Konverterad: offerter som är utkast, skickade, accepterade, avböjda och annullerade visar alla konverteringsposterna.
• En full konvertering kopierar rabatten exakt. En delvis konvertering kan inte göra det, så den lagrar i stället ett proportionerat rabattbelopp: offertens rabattandel tillämpad på den valda delsumman, med momsen minskad i samma proportion och avrundad till cent. Den resulterande fakturan visar ett fast rabattbelopp i stället för en procentsats.
• Den konverterade fakturan är alltid ett utkast utfärdat idag med förfallodatum om 30 dagar, oavsett vilka datum offerten hade. Ändra datumen i redigeraren om dina villkor är andra.
• Offerten behåller alla sina rader efter en delvis konvertering. Märkningen “redan konverterad” är en bästa möjliga matchning på beskrivning, styckpris och antal mot fakturor som skapats från den offerten; två identiska rader blir båda märkta så snart en av dem faktureras, och du kan alltid bocka för en överstruken rad igen.
• Att konvertera en offert som hör till ett projekt uppdaterar det projektets summor.
• Det finns ingen synlig länk från fakturan tillbaka till dess offert, och ingen från en underoffert till dess förälder; använd anteckningarna eller fakturanumret för att hålla ordning.
• Markera som skickad, Återgå till utkast, Avbryt offert och Återaktivera visar var och en en bekräftelse med offertspecifik formulering. Markera som accepterad och Markera som avvisad gör det inte.
• Att radera en offert kräver bekräftelse under rubriken Radera offert (Delete Estimate) och rör inte någon faktura som redan skapats från den.
• Offerter visar aldrig betalningskortet eller alternativ för förseningsavgifter, och de räknas inte som intäkt i analysen förrän de konverterats.

Tips

Relaterade guider

• Fakturaredigeraren
• Fakturastatusar, lista och historik
• PDF-förhandsgranskning, delning och PDF-redigeraren