מדריך למשתמש

הצעות מחיר והמרה לחשבוניות

כתבו הצעת מחיר בלשונית הצעות מחיר, עקבו האם הלקוח אישר אותה, ואז הפכו את כולה או רק חלק משורות הפריטים לחשבונית טיוטה עם מספר משלה.

עודכן: 2026-09-09

הצעת מחיר היא המסמך שאתם שולחים לפני שכסף מחליף ידיים: רשימה מתומחרת של מה שאתם מציעים לספק. ב-Invoice Flow היא נבנית עם אותו עורך כמו חשבונית, מודפסת עם אותן תבניות PDF ונשמרת באותה רשימת מסמכים, אך יש לה סדרת מספור משלה, סט סטטוסים משלה ודבר אחד שלחשבונית אין: פעולת המרה שמייצרת עבורכם את החשבונית האמיתית, במלואה או שורת פריט אחת בכל פעם.

הדוגמאות עוקבות אחרי מרטין הוליס, שמנהל את Hollis & Oak Furniture, בית מלאכה של אדם אחד בפורטלנד, אורגון. הוא נתן הצעת מחיר לפינת אוכל מעץ אגוז לקלייר וטום ברגסטרום: שולחן, שישה כיסאות, ספסל ומשלוח, בסך 8,410 דולר. הזוג רוצה את השולחן קודם ואת המושבים אחר כך, אז הוא יחייב את השולחן והמשלוח עכשיו ואת השאר כשהם יעזבו את בית המלאכה.

מה רואים על המסך

הצעות מחיר נמצאות בלשונית מסמכים (Documents) בניווט התחתון. בראש המסך יש מתג תלת-כיווני שקורא חשבוניות, הצעות מחיר וחוזים; הקישו על הצעות מחיר והרשימה מציגה רק הצעות מחיר. מתחת למתג יושבים שבבי הסטטוס הכול, טיוטה, נשלח, שולם ובאיחור. כל שורה מציגה את מספר הצעת המחיר, תגית סטטוס, הלקוח ותאריך ההנפקה, והסכום הכולל. לשונית ריקה אומרת No estimates yet עם הרמז Create your first estimate to get started.

התגיות שהצעת מחיר יכולה לשאת הן טיוטה, נשלח, התקבלה (Accepted), נדחתה (Declined), בוטל (Cancelled), הומר (Converted) ו-הומר חלקית (Partially converted). הצעת מחיר שנשלחה ותאריך הפירעון שלה עבר מוצגת כ-באיחור, בדיוק כמו חשבונית. שימו לב ששורת השבבים לא מכילה שבב עבור התקבלה, נדחתה או הומר; הצעות מחיר אלו מופיעות תחת הכול, או דרך המסנן המתקדם של סמל המשפך.

הקשה על שורה פותחת את פרטי הצעת המחיר: כרטיס כותרת עם התגית, הסכום הכולל, תאריכי הונפק ו-פירעון, כרטיס הלקוח, שורות הפריטים, הסכומים, כל הערות ותנאי תשלום, וכפתור תצוגה מקדימה של PDF (Preview PDF). אין כרטיס תשלומים בהצעת מחיר, כי שום דבר לא ניתן לגבייה עד שהיא הופכת לחשבונית. כל הפעולות הייחודיות להצעת מחיר מוסתרות מאחורי תפריט התלת-נקודות בפינה הימנית העליונה.

כפתור חדש (New) בתחתית רשימת המסמכים פותח גיליון בכותרת בחר סוג מסמך (Choose document type) עם ארבעה אריחים: חשבונית (Invoice), הצעת מחיר (Estimate), חוזים (Contracts) ו-מטקסט (From text). בחירת הצעת מחיר פותחת את העורך עם הכותרת הצעת מחיר חדשה (New Estimate).

איך יוצרים הצעת מחיר

מרטין נותן הצעת מחיר לסט מדפים צפים ללקוח חדש. השלבים זהים לחשבונית; רק המספור והכותרת שונים.

1. פתחו את מסמכים (Documents) והקישו על חדש (New).
2. בגיליון בחר סוג מסמך, הקישו על הצעת מחיר (Estimate).
3. בדקו את כרטיס מספר חשבונית (Invoice Number). הוא כבר מציג את המספר הבא מסדרת הצעות המחיר שלכם, EST-0040 כאן. הקישו עליו רק אם אתם צריכים מספר אחר ידנית.
4. אם יש לכם יותר מסדרת הצעות מחיר אחת, כרטיס Invoice Series מופיע מעל המספר; הקישו עליו כדי להחליף, למשל מ-Quotes ל-Commercial quotes.
5. הקישו על לקוח (Client) ובחרו את הלקוח מתיבת הדו-שיח בחר לקוח (Select client), או בחרו הוסף לקוח חדש (Add new client).
6. התאימו את תאריכי הונפק (Issued) ו-פירעון (Due). להצעת מחיר אין שדה תוקף נפרד, אז תאריך הפירעון הוא התאריך שבו אתם רוצים תשובה.
7. הוסיפו שורות פריטים עם מוצר / שירות (Product / Service), זמן (Time), הוצאות (Expenses) או מותאם אישית (Custom), ואז מלאו הערות ותנאי תשלום בהמשך למטה.
8. הקישו על שמור טיוטה (Save Draft).

העורך מסתיר כרטיס אחד שיש לחשבוניות: הצעת ההנחה לתשלום מוקדם. כל השאר, כולל מיסים, הנחות, מטבע, חתימה וצירופי תמונות, עובד באותו אופן כמו בעורך החשבונית.

איך שולחים ורושמים את תשובת הלקוח

ברגע שהטיוטה מוכנה, פתחו אותה מהרשימה והשתמשו בתפריט התלת-נקודות. סמן כנשלח (Mark as Sent) מבקש אישור ומזהיר שמעכשיו כל שינוי נכתב ליומן השינויים. אחרי זה סמל העיפרון בסרגל העליון מוחלף בסמל עין, והעורך נפתח במצב View-only mode עם הרמז שהצעת מחיר שנשלחה חייבת להיות משוכפלת כדי להשתנות. כדי לשלוח בפועל את ה-PDF, השתמשו ב-אפליקציית אימייל (Email client) או Share as web page באותו תפריט, או תצוגה מקדימה של PDF ושתפו משם.

כשברגסטרום עונים, מרטין רושם את התוצאה מאותו תפריט.

1. פתחו את הצעת המחיר והקישו על תפריט התלת-נקודות.
2. גללו לבלוק שאחרי צפייה כלקוח (View as client).
3. הקישו על סמן כהתקבלה (Mark as Accepted) או סמן כנדחתה (Mark as Declined). התגית משתנה מיד, ללא בקשת אישור.

התקבלה ונדחתה הם מצבי הנהלת חשבונות, לא נעילות. הצעת מחיר שנדחתה עדיין יכולה להיות מומרת אם הלקוח משנה את דעתו, והצעה שהתקבלה יכולה להתבטל עם ביטול הצעת מחיר (Cancel Estimate). אם אתם זקוקים לגרסה מתוקנת, צור הצעת מחיר משנית (Create sub-estimate) משכפלת את שורות הפריטים לטיוטה חדשה עם המספר הבא בסדרת הצעות המחיר ופותחת אותה בעורך; שכפל (Duplicate) גם יוצר עותק לא מקושר, אך ראו את טבלת המספור למטה לפני שאתם סומכים עליו עבור הצעות מחיר.

איך ממירים את כל הצעת המחיר

כשהלקוח רוצה הכול בבת אחת, הקשה אחת מייצרת את החשבונית.

1. פתחו את הצעת המחיר והקישו על תפריט התלת-נקודות.
2. הקישו על המרה לחשבונית (Convert to Invoice).
3. קראו את תיבת הדו-שיח Convert to invoice? והקישו על המרה לחשבונית כדי להמשיך, או ביטול (Cancel).

האפליקציה מעתיקה כל שורת פריט, ההנחה, ההערות, תנאי התשלום, התבנית, פלטת הצבעים, המטבע ושער החליפין לתוך חשבונית חדשה. חשבונית זו היא טיוטה, מונפקת היום עם תאריך פירעון 30 יום קדימה, והמספר שלה מגיע מסדרת החשבוניות ברירת המחדל שלכם, לעולם לא מסדרת הצעות המחיר. התגית של הצעת המחיר הופכת ל-הומר ובלוק ההמרה נעלם מהתפריט שלה, כך שאותה הצעת מחיר לא יכולה להיות מוחשבת פעמיים. אתם מגיעים לחשבונית החדשה, שם תוכלו לערוך אותה כמו כל טיוטה אחרת לפני שתסמנו אותה כנשלחה.

איך ממירים רק חלק משורות הפריטים

ברגסטרום רוצים שהשולחן יימסר לפני שהכיסאות והספסל יושלמו. מרטין מחייב את השולחן והמשלוח עכשיו.

1. פתחו את הצעת מחיר EST-0038 והקישו על תפריט התלת-נקודות.
2. הקישו על Convert part to invoice….
3. במסך Select line items to convert, בטלו סימון עבור הפריטים שיחכו. כל פריט מתחיל מסומן בהמרה ראשונה.
4. בדקו את המונה והסכום הרץ בכותרת, 2 / 4 ו-4,380.00 דולר כאן.
5. הקישו על המרה לחשבונית בפינה הימנית העליונה. הכפתור אפור כל עוד לא נבחר דבר.

המסך מחזיר אתכם להצעת המחיר, מתויגת כעת הומר חלקית, וטיוטת החשבונית החדשה ממתינה בלשונית חשבוניות (Invoices). בניגוד להמרה מלאה, האפליקציה לא פותחת עבורכם את החשבונית.

שבועות לאחר מכן המושבים מוכנים. פריט התפריט כעת קורא Convert remaining… במקום Convert part to invoice…, ומסך הבחירה כבר יודע מה חויב.

1. פתחו את הצעת המחיר שהומרה חלקית והקישו על תפריט התלת-נקודות.
2. הקישו על Convert remaining….
3. ודאו שהשורות שכבר חויבו מסומנות בקו חוצה ומתויגות already converted, ושהשורות הפתוחות מסומנות מראש.
4. הקישו על המרה לחשבונית.

אם הסבב השני הזה מסמן כל שורה נותרת, התגית של הצעת המחיר משתנה ל-הומר ובלוק ההמרה עוזב את התפריט. אם אתם משאירים משהו לא מסומן שוב, היא נשארת הומר חלקית ותוכלו לחזור פעם שלישית.

מספור לפי סוג מסמך

חשבוניות והצעות מחיר נספרות בנפרד. ב-הגדרות, פרופיל עסקי, קטע סדרות מספור (Invoice Series) מפרט סדרות משני סוגים, חשבוניות ו-הצעות מחיר, כל אחת עם שם הסדרה (Series name), תבנית מספר (Number template), מספר הבא (Next number), ספרות (Digits) ומדיניות איפוס מונה (Reset counter) (אף פעם, כל שנה, כל חודש או כל רבעון). פרופיל חדש מקבל אחת מכל סוג: סדרת חשבוניות עם קידומת INV וסדרת הצעות מחיר עם קידומת EST, שתיהן משתמשות בתבנית {prefix}-{SEQ:0000}, כך שהמסמכים הראשונים הם INV-0001 ו-EST-0001. מרטין שינה את שם שלו ל-HO-{YYYY}-0000 עבור חשבוניות ושמר על EST-0000 עבור הצעות מחיר.

תבנית המספר מקבלת את הטוקנים {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} או {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} ו-{kind:short} (שמדפיס INV או EST), בין היתר. מספרים חייבים להיות ייחודיים בתוך פרופיל עסקי; אם אתם דורסים אחד ידנית והוא מתנגש, העורך עובר למספר הפנוי הבא בשמירה.

איך נראה ה-PDF של הצעת המחיר

הקישו על תצוגה מקדימה של PDF בפרטי הצעת המחיר כדי לצייר אותה. סרגל הכותרת של התצוגה המקדימה קורא Estimate EST-0038, והודעת החטיף לאחר השליחה אומרת שהצעת המחיר סומנה כנשלחה. המסמך עצמו משתמש באיזו משנים עשר התבניות והפלטות שבחרתם בעורך, עם אותה כותרת, טבלת פריטים, סכומים, הערות ותנאי תשלום כמו שחשבונית הייתה מדפיסה.

ההבדל היחיד הייחודי להצעת מחיר ב-PDF הוא ששורת ההנחה לתשלום מוקדם, שיכולה להופיע מתחת לסכום הכולל של חשבונית שלא שולמה, לעולם לא מודפסת על הצעת מחיר.

כללים ופרטים

• הצעות מחיר וחשבוניות נשמרות כאותו סוג רשומה עם סוג מסמך שונה. כל דבר שעובד בפרטי חשבונית, כמו הצמדה, יומן שינויים, אישור לקוח, View as client או שיתוף, עובד גם בהצעת מחיר.
• המרה לחשבונית, Convert part to invoice…, Convert remaining…, צור הצעת מחיר משנית, שכפל, אפליקציית אימייל, Client sign-off, Share as web page ועיפרון העריכה הם תכונות Pro. ללא מנוי או ניסיון פעילים הם פותחים את מסך השדרוג. סמן כהתקבלה, סמן כנדחתה, שינויי הסטטוס האחרים, תצוגה מקדימה של PDF ו-מחיקה חינמיים.
• המרה מותרת מכל סטטוס חוץ מ-הומר: הצעות מחיר בטיוטה, נשלח, התקבלה, נדחתה ומבוטלות כולן מציגות את פריטי ההמרה.
• המרה מלאה מעתיקה את ההנחה במדויק. המרה חלקית לא יכולה, אז היא שומרת סכום הנחה יחסי במקום: יחס ההנחה של הצעת המחיר מוחל על סכום הביניים הנבחר, עם המס מופחת באותו יחס ומעוגל לאגורות. החשבונית שנוצרת מציגה סכום הנחה קבוע ולא אחוז.
• החשבונית שהומרה תמיד טיוטה שהונפקה היום ותאריך פירעון בעוד 30 יום, לא משנה מה היו התאריכים של הצעת המחיר. שנו את התאריכים בעורך אם התנאים שלכם שונים.
• הצעת המחיר שומרת את כל שורות הפריטים שלה לאחר המרה חלקית. הסימון “already converted” הוא התאמה במאמץ סביר לפי תיאור, מחיר יחידה וכמות כנגד חשבוניות שנוצרו מאותה הצעת מחיר; שתי שורות זהות יסומנו שתיהן ברגע שאחת מחויבת, ותמיד תוכלו לסמן שוב שורה עם קו חוצה.
• המרת הצעת מחיר ששייכת לפרויקט מעדכנת את הסכומים של אותו פרויקט.
• אין קישור גלוי בחשבונית חזרה להצעת המחיר שלה, ואין קישור בהצעת מחיר משנית להורה שלה; השתמשו בהערות או במספר החשבונית כדי לעקוב.
• Mark as Sent, Revert to draft, Cancel Estimate ו-Reactivate כל אחד מציג אישור עם ניסוח ייחודי להצעת מחיר. Mark as Accepted ו-Mark as Declined לא.
• מחיקת הצעת מחיר מבקשת אישור תחת הכותרת Delete Estimate ולא נוגעת בשום חשבונית שכבר נוצרה ממנה.
• הצעות מחיר לעולם לא מציגות את כרטיס התשלומים או אפשרויות עמלת איחור, והן לא נספרות כהכנסה באנליטיקה עד שהן מומרות.

טיפים

מדריכים קשורים

• עורך החשבונית
• סטטוסי חשבונית, רשימה והיסטוריה
• תצוגה מקדימה של PDF, שיתוף ועורך ה-PDF