Ghidul utilizatorului

Devize, oferte de preț și convertirea lor în facturi

Redactați o ofertă în fila Devize, urmăriți dacă clientul a acceptat-o, apoi transformați tot devizul sau doar câteva linii într-o factură ciornă.

Actualizat: 2026-09-09

Devizul este documentul pe care îl trimiteți înainte ca banii să schimbe proprietarul: o listă cu prețuri a ceea ce propuneți să livrați. În Invoice Flow el este construit cu același editor ca o factură, tipărit cu aceleași șabloane PDF și păstrat în aceeași listă Documente, dar are propria serie de numerotare, propriul set de stări și un lucru pe care factura nu îl are: o acțiune de conversie care produce factura reală în locul dumneavoastră, integral sau linie cu linie.

Exemplele îl urmăresc pe Martin Hollis, care conduce Hollis & Oak Furniture, un atelier cu un singur om din Portland, Oregon. El a ofertat un set de sufragerie din nuc pentru Claire și Tom Bergstrom: o masă, șase scaune, o bancă și livrarea, 8.410 $ în total. Cuplul vrea întâi masa, iar scaunele mai târziu, așa că el va factura acum masa și livrarea, iar restul când vor pleca din atelier.

Ce vedeți pe ecran

Devizele se află în fila Documente din bara de navigare de jos. În partea de sus a acelui ecran, un comutator cu trei poziții afișează Facturi, Devize (Estimates) și Contracte; atingeți Devize și lista arată doar ofertele. Sub comutator se află chipsurile de stare Toate, Ciornă, Trimisă, Plătită și Întârziate. Fiecare rând afișează numărul devizului, o insignă de stare, clientul și data emiterii, precum și totalul. O filă goală afișează Încă nu există devize cu indicația Creați primul deviz pentru a începe.

Insignele pe care le poate purta un deviz sunt Ciornă, Trimisă, Acceptat, Refuzat, Anulată, Convertit și Parțial convertit. Un deviz trimis a cărui dată scadentă a trecut este afișat ca Întârziată, exact ca o factură. Rețineți că rândul de chipsuri nu are niciun chip pentru Acceptat, Refuzat sau Convertit; acele oferte apar sub Toate sau prin filtrul avansat al pictogramei pâlnie.

Atingerea unui rând deschide detaliile devizului: un card de antet cu insigna, totalul, datele Emisă și Scadent, cardul clientului, liniile, totalurile, eventualele note și termenii de plată, precum și butonul Previzualizează PDF. Pe un deviz nu există card de Plăți, pentru că nimic nu este de încasat până când nu devine factură. Toate acțiunile specifice devizelor sunt ascunse în meniul cu trei puncte din colțul din dreapta sus.

Butonul Nou din partea de jos a listei Documente deschide o foaie intitulată Alegeți tipul documentului cu patru dale: Factură, Deviz, Contracte și From text. Alegând Deviz se deschide editorul cu titlul Deviz nou.

Cum creați un deviz

Martin ofertează un set de rafturi suspendate pentru un client nou. Pașii sunt aceiași ca pentru o factură; diferă doar numerotarea și titlul.

1. Deschideți Documente și atingeți Nou.
2. În foaia Alegeți tipul documentului, atingeți Deviz.
3. Verificați cardul Număr factură (Invoice Number). Acesta arată deja următorul număr din seria dumneavoastră de devize, aici EST-0040. Atingeți-l doar dacă aveți nevoie manual de alt număr.
4. Dacă păstrați mai multe serii de devize, deasupra numărului apare un card Serii de facturi (Invoice Series); atingeți-l pentru a comuta, de exemplu de la Quotes la Commercial quotes.
5. Atingeți Client și alegeți clientul din dialogul Selectează clientul sau alegeți Adaugă client nou.
6. Ajustați datele Emisă și Scadent. Un deviz nu are un câmp separat de valabilitate, așa că data scadentă este data până la care doriți un răspuns.
7. Adăugați linii cu Produs / serviciu, Timp, Cheltuieli sau Personalizat, apoi completați mai jos notele și termenii de plată.
8. Atingeți Salvează ciorna.

Editorul ascunde un card pe care facturile îl au: oferta de discount pentru plata anticipată. Tot restul, inclusiv taxele, discounturile, moneda, semnătura și atașamentele foto, funcționează la fel ca în editorul de facturi.

Cum îl trimiteți și cum înregistrați răspunsul clientului

Odată ce ciorna este gata, deschideți-o din listă și folosiți meniul cu trei puncte. Marchează ca trimisă (Mark as Sent) vă cere să confirmați și vă avertizează că, de acum înainte, fiecare modificare este scrisă în jurnalul de modificări. După aceea, pictograma creion din bara de sus este înlocuită de o pictogramă ochi, iar editorul se deschide în Mod doar vizualizare, cu indicația că un deviz trimis trebuie duplicat pentru a fi modificat. Pentru a trimite efectiv PDF-ul, folosiți Client de e-mail sau Share as web page din același meniu, ori Previzualizează PDF și distribuiți de acolo.

Când familia Bergstrom răspunde, Martin înregistrează rezultatul din același meniu.

1. Deschideți devizul și atingeți meniul cu trei puncte.
2. Derulați până la blocul de după Vizualizează ca client.
3. Atingeți Marchează ca acceptat sau Marchează ca respins. Insigna se schimbă imediat, fără nicio cerere de confirmare.

Acceptat și respins sunt stări de evidență, nu blocaje. Un deviz respins poate fi convertit oricând, dacă clientul se răzgândește, iar unul acceptat poate fi anulat cu Anulează devizul. Dacă aveți nevoie de o versiune revizuită, Creează sub-deviz clonează liniile într-o ciornă nouă cu următorul număr din seria de devize și o deschide în editor; Duplică face de asemenea o copie fără legătură, dar consultați tabelul de numerotare de mai jos înainte de a vă baza pe el pentru oferte.

Cum convertiți întregul deviz

Când clientul vrea totul deodată, o singură atingere produce factura.

1. Deschideți devizul și atingeți meniul cu trei puncte.
2. Atingeți Convertește în factură.
3. Citiți dialogul Convertiți în factură? și atingeți Convertește în factură pentru a continua sau Anulează.

Aplicația copiază în noua factură fiecare linie, discountul, notele, termenii de plată, șablonul, paleta de culori, moneda și cursul de schimb. Acea factură este o Ciornă, emisă astăzi cu scadență peste 30 de zile, iar numărul ei provine din seria de facturi implicită, niciodată din seria de devize. Insigna devizului devine Convertit, iar blocul de conversie dispare din meniul său, astfel încât aceeași ofertă nu poate fi facturată de două ori. Ajungeți pe noua factură, unde o puteți edita ca pe orice altă ciornă înainte de a o marca drept trimisă.

Cum convertiți doar o parte dintre linii

Familia Bergstrom vrea masa livrată înainte ca scaunele și banca să fie terminate. Martin facturează acum masa și livrarea.

1. Deschideți devizul EST-0038 și atingeți meniul cu trei puncte.
2. Atingeți Convertește parțial în factură….
3. Pe ecranul Selectați articolele de convertit, debifați articolele care vor aștepta. La prima conversie, toate articolele pornesc bifate.
4. Verificați contorul și totalul curent din antet, aici 2 / 4 și 4.380,00 $.
5. Atingeți Convertește în factură din colțul din dreapta sus. Butonul este estompat cât timp nu este selectat nimic.

Ecranul vă întoarce la deviz, acum cu insigna Parțial convertit, iar noua factură ciornă vă așteaptă în fila Facturi. Spre deosebire de conversia integrală, aplicația nu deschide factura în locul dumneavoastră.

Câteva săptămâni mai târziu, scaunele sunt gata. Intrarea din meniu se citește acum Convertește restul… în loc de Convertește parțial în factură…, iar ecranul de selecție știe deja ce a fost facturat.

1. Deschideți devizul parțial convertit și atingeți meniul cu trei puncte.
2. Atingeți Convertește restul….
3. Verificați că liniile deja facturate sunt tăiate cu o linie și etichetate deja convertit și că liniile rămase sunt bifate în prealabil.
4. Atingeți Convertește în factură.

Dacă această a doua trecere bifează toate liniile rămase, insigna devizului se schimbă în Convertit, iar blocul de conversie părăsește meniul. Dacă lăsați din nou ceva nebifat, devizul rămâne Parțial convertit și puteți reveni și a treia oară.

Numerotarea pe tip de document

Facturile și devizele se numără separat. În Setări, Profil de afaceri, secțiunea Serii de facturi listează serii de două feluri, Facturi și Estimări, fiecare cu Numele seriei, Șablon de număr, Următorul număr, Cifre și o politică de Resetează contorul (Niciodată, În fiecare an, În fiecare lună sau În fiecare trimestru). Un profil nou primește câte una din fiecare: o serie de facturi cu prefixul INV și o serie de devize cu prefixul EST, ambele folosind șablonul {prefix}-{SEQ:0000}, deci primele documente sunt INV-0001 și EST-0001. Martin a redenumit-o pe a sa în HO-{YYYY}-0000 pentru facturi și a păstrat EST-0000 pentru oferte.

Șablonul de număr acceptă, printre altele, tokenurile {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} sau {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} și {kind:short} (care tipărește INV sau EST). Numerele trebuie să fie unice în cadrul unui profil de afaceri; dacă suprascrieți unul manual și acesta se suprapune, editorul trece la următorul număr liber la salvare.

Cum arată PDF-ul devizului

Atingeți Previzualizează PDF în detaliile devizului pentru a-l reda. Bara de titlu a previzualizării afișează Estimate EST-0038, iar mesajul de tip snackbar de după trimitere spune că devizul a fost marcat ca trimis. Documentul în sine folosește oricare dintre cele douăsprezece șabloane și palete pe care le-ați ales în editor, cu același antet, tabel de articole, totaluri, note și termeni de plată pe care i-ar tipări o factură.

Singura diferență specifică devizelor în PDF este că linia de discount pentru plata anticipată, care poate apărea sub totalul unei facturi neplătite, nu este niciodată tipărită pe un deviz.

Reguli și detalii

• Devizele și facturile sunt stocate ca același tip de înregistrare, cu un tip de document diferit. Orice funcționează pe detaliile unei facturi, cum ar fi fixarea, jurnalul de modificări, semnătura clientului, Vizualizează ca client sau partajarea, funcționează și pe un deviz.
• Convertește în factură, Convertește parțial în factură…, Convertește restul…, Creează sub-deviz, Duplică, Client de e-mail, Client sign-off, Share as web page și creionul de editare sunt funcții Pro. Fără un abonament activ sau o perioadă de probă, ele deschid ecranul de upgrade. Marchează ca acceptat, Marchează ca respins, celelalte schimbări de stare, Previzualizează PDF și Șterge sunt gratuite.
• Conversia este permisă din orice stare cu excepția Convertit: devizele în ciornă, trimise, acceptate, respinse și anulate afișează toate intrările de conversie.
• O conversie integrală copiază discountul exact. O conversie parțială nu poate face asta, așa că stochează în schimb o sumă de discount proporțională: raportul de discount al devizului aplicat subtotalului selectat, cu taxa redusă în același raport și rotunjită la cenți. Factura rezultată afișează o sumă fixă de discount, nu un procent.
• Factura convertită este întotdeauna o ciornă emisă astăzi și scadentă peste 30 de zile, indiferent care erau datele devizului. Schimbați datele în editor dacă termenii dumneavoastră sunt diferiți.
• Devizul își păstrează toate liniile după o conversie parțială. Marcajul „deja convertit” este o potrivire pe cât posibil după descriere, preț unitar și cantitate, comparată cu facturile generate din acel deviz; două linii identice vor fi ambele marcate odată ce una este facturată, iar o linie tăiată poate fi oricând bifată din nou.
• Convertirea unui deviz care aparține unui proiect actualizează totalurile acelui proiect.
• Nu există niciun link vizibil de la factură înapoi la devizul său și niciunul de la un sub-deviz la părintele său; folosiți notele sau numărul facturii pentru a ține evidența.
• Marchează ca trimisă, Revenire la ciornă, Anulează devizul și Reactivează afișează fiecare o confirmare cu formulare specifică devizelor. Marchează ca acceptat și Marchează ca respins nu o fac.
• Ștergerea unui deviz cere confirmare sub titlul Șterge devizul și nu afectează nicio factură deja creată din el.
• Devizele nu afișează niciodată cardul de Plăți sau opțiunile de penalități de întârziere și nu sunt contabilizate ca venit în analize până la conversie.

Sfaturi

Ghiduri asociate

• Editorul de facturi
• Stările facturilor, lista și istoricul
• Previzualizarea PDF, partajarea și editorul PDF