Ghidul utilizatorului

Stările facturilor, lista Documente și jurnalul de modificări

Citiți lista Documente dintr-o privire, mutați facturile între Ciornă, Trimisă, Plătită și Anulată și urmăriți fiecare editare în jurnal.

Actualizat: 2026-09-09

Odată ce aveți mai mult de câteva facturi, întrebarea nu mai este „cum fac una”, ci „care dintre ele mai are nevoie de atenția mea”. Fila Documente răspunde la asta cu o etichetă de stare pe fiecare rând, chipsuri rapide de stare, un câmp de căutare, un interval de date și un panou cu filtre mai fine. De acolo mutați fiecare factură prin viața ei: începe ca ciornă, devine trimisă și ajunge plătită sau anulată, cu întârzierea afișată pe parcurs ori de câte ori o factură trimisă își depășește scadența. Tot ce urmează este ilustrat cu Cedar Ridge Landscaping, o firmă de gazon și irigații din Boise, Idaho, cu două echipe, care facturează în jur de cincisprezece lucrări pe lună în dolari americani.

Ce vedeți pe ecran

Apăsați Documente în bara de navigare de jos. Ecranul are trei straturi de comenzi deasupra listei. În dreapta sus, în bara aplicației, se află patru pictograme: o lupă pentru căutare, un calendar pentru un interval de date, o pâlnie numită Filter documents (filtrare documente) — pe care apare un mic contor roșu atunci când este activ vreun filtru avansat — și o pictogramă de cutie care deschide Arhivă. Sub bara aplicației, un control segmentat comută între Facturi, Devize și Contracte; acest ghid rămâne pe segmentul Facturi. Sub el se întinde un rând de chipsuri de stare: Toate, Ciornă, Trimisă, Plătită și Întârziate.

Fiecare rând afișează o pictogramă de bon colorată în culoarea stării, numărul facturii, o etichetă colorată, numele clientului împreună cu data emiterii și totalul îngroșat în dreapta. Ciornele sunt gri, facturile trimise albastre, cele plătite verzi, cele întârziate roșii, iar cele anulate într-un gri mai închis. Pot apărea două decorații suplimentare. Un ac mic înaintea numărului marchează o factură pe care ați fixat-o pe listă; rândurile fixate stau întotdeauna sus, în vizualizarea Toate. Când s-au primit bani pentru o factură care nu este încă plătită integral, sub numele clientului apare o bară subțire de progres cu un procent, iar suma rămasă este tipărită cu roșu sub total, de exemplu $720.00 scadență.

Lista este ordonată după data creării, cele mai noi primele, și nu există un meniu separat de sortare. Fixarea este singurul mod de a impune o ordine proprie și funcționează doar pe chipsul Toate; chipsurile de stare afișează pur și simplu ordinea cronologică.

Apăsarea unui rând deschide ecranul de detalii al facturii. Bara lui de aplicație arată numărul, o pastilă Editat atunci când factura are un istoric de modificări, un creion (la ciorne) sau o pictogramă de ochi numită Vezi detalii (la toate celelalte stări) și un meniu cu trei puncte. În acel meniu se află toate tranzițiile de stare. Corpul repetă eticheta și totalul într-un card de antet, apoi afișează clientul, liniile de factură, totalurile, notele, termenii de plată și, pentru facturile trimise, cardul Plăți. Un buton Previzualizează PDF se întinde pe toată lățimea în partea de jos.

Cum găsiți o factură cu chipsuri, căutare, date și filtre

Comenzile se suprapun, astfel încât puteți restrânge o listă lungă din câteva apăsări. Începeți cu instrumentul cel mai larg și adăugați altele doar dacă este nevoie.

1. Apăsați un chips de stare precum Întârziate. Lista elimină imediat orice rând care nu se potrivește; apăsați Toate pentru a le readuce.
2. Apăsați lupa, apoi tastați o parte dintr-un număr, un nume de client sau o notă, de exemplu maple. Potrivirea nu ține cont de majuscule și se actualizează pe măsură ce tastați. Săgeata înapoi închide câmpul și șterge căutarea.
3. Apăsați pictograma de calendar (Filtrează după dată) și alegeți o zi de început și una de sfârșit; confirmați cu Vezi toate. Deasupra listei apare un banner cu intervalul; crucea de pe banner îl elimină. Intervalul se compară cu data emiterii, nu cu scadența.
4. Apăsați pâlnia (Filter documents). Alegeți un Client, o Monedă, o sumă Min și Max și oricare dintre comutatoare: Has late fee (are penalitate de întârziere), Linked to project (legată de un proiect), Partially paid (plătită parțial), Has discount (are reducere).
5. Extindeți Additional filters (filtre suplimentare) pentru Late-fee status (starea penalității), Overdue only (doar întârziate), Has tax (are taxă), Has attachments (are atașamente), Has signature (are semnătură), Has notes (are note), From a recurring schedule (dintr-o programare recurentă) și Pinned (fixate).
6. Apăsați Aplică. Pictograma de pâlnie poartă acum un contor cu numărul criteriilor active; deschideți din nou panoul și apăsați Reset pentru a le șterge pe toate.

Indiferent ce combinație folosiți, rezultatul de pe segmentul Facturi nu include niciodată devize sau facturi arhivate; acelea își au locurile lor. Dacă nu se potrivește nimic, lista afișează Niciun rezultat în locul textului obișnuit pentru listă goală.

Cum mutați o factură prin stările ei

Cedar Ridge trimite factura de întreținere pe august către Maple Grove HOA, așteaptă și primește în cele din urmă un transfer bancar. Iată cum urmează starea facturii realitatea din teren. Fiecare pas se face din meniul cu trei puncte de pe ecranul de detalii al facturii și fiecare pas vă cere o confirmare.

1. Deschideți ciorna și apăsați meniul cu trei puncte, apoi Marchează ca trimisă. Citiți dialogul Schimbați starea? și apăsați Schimbă. Eticheta devine albastră. Pictograma de creion din bara aplicației devine un ochi, pentru că o factură trimisă se deschide implicit doar pentru vizualizare.
2. Când clientul plătește integral, deschideți același meniu și apăsați Marchează ca plătită, apoi Schimbă. Mementourile programate pentru această factură se anulează, totalurile proiectului se actualizează dacă factura aparține unui proiect, iar dacă exista o penalitate de întârziere în așteptare, sunteți întrebat ce să faceți cu ea.
3. Dacă clientul plătește în tranșe, nu o marcați manual ca plătită. Folosiți în schimb Înregistrează pe cardul Plăți; aplicația trece singură starea în Plătită atunci când soldul ajunge la zero.
4. Dacă ați marcat factura greșită, alegeți Marchează ca neplătită pe o factură plătită (revine la Trimisă) sau Revenire la ciornă pe una trimisă (editarea completă revine, mementourile se opresc).
5. Dacă lucrarea nu se mai face, alegeți Anulează factura. Factura își păstrează numărul și rămâne în listă cu o etichetă gri Anulată; Reactivează o readuce ulterior ca ciornă.

Meniul afișează întotdeauna doar tranzițiile care au sens pentru starea curentă. O ciornă oferă Marchează ca trimisă; o factură trimisă sau întârziată oferă Marchează ca plătită și Revenire la ciornă; una plătită oferă Marchează ca neplătită; una anulată oferă Reactivează; iar Anulează factura este disponibilă pentru orice nu este deja anulat.

Întârziată nu este o stare pe care o setați. O factură este afișată ca întârziată atunci când se află în starea Trimisă și scadența ei este anterioară zilei de azi. În momentul în care o marcați ca plătită sau mutați scadența în viitor, eticheta roșie dispare. De aceea chipsul Întârziate și filtrul Overdue only sunt întotdeauna în acord cu tabloul de bord.

Cum acționați asupra mai multor facturi deodată

La sfârșitul lunii, Cedar Ridge urmărește trei facturi întârziate și, odată ce banii au intrat, vrea să le închidă împreună. Modul de selecție transformă lista într-o listă de bifat.

1. Țineți apăsat pe orice rând. Apare un panou intitulat cu numărul facturii; apăsați Selectează mai multe.
2. Apăsați alte rânduri pentru a le adăuga sau elimina. Rândurile bifate sunt colorate, iar bara aplicației se schimbă în 3 selectate, cu o cruce în stânga.
3. Apăsați pictograma de bifă (Marchează ca plătită) pentru a trece toate facturile selectate în Plătită, pictograma de cutie (Arhivă) pentru a le muta în arhivă sau coșul (Șterge) pentru a le elimina.
4. Ștergerea întreabă Ștergeți 3 facturi? și avertizează că operația nu poate fi anulată; celelalte două acțiuni se execută imediat și afișează o scurtă confirmare, precum 3 marcate ca plătite.
5. Apăsați crucea sau butonul înapoi al dispozitivului pentru a ieși din modul de selecție fără să faceți nimic.

Panoul deschis prin apăsare lungă conține și Fixează pe listă / Desprinde de pe listă și Fixează pe tabloul de bord / Desprinde de pe tabloul de bord, deci fixarea nu necesită deschiderea facturii. Glisarea unui rând de la dreapta la stânga este o scurtătură pentru arhivarea unei singure facturi; apare un fundal portocaliu, iar un dialog Mută în arhivă? vă cere confirmarea.

Cum citiți jurnalul de modificări și cum folosiți arhiva

Fiecare factură își poartă propriul istoric. Deschideți ecranul de detalii și apăsați pastila Editat de lângă număr sau alegeți Jurnal de modificări din meniu.

1. Citiți intrările de sus în jos; sunt în ordine cronologică. O pictogramă de carte marchează Versiunea originală, un creion marchează fiecare salvare din editor, cu un rând precum Modificate: Subtotal, Total, articole, iar pictogramele de penalitate marchează evenimente precum Penalitate de întârziere acumulată sau Penalitate de întârziere adăugată pe factură, împreună cu suma.
2. Apăsați o intrare pentru a o extinde. Vedeți numărul, starea, subtotalul, taxa, totalul, numărul de articole și notele așa cum erau în acel moment.
3. Apăsați Vezi PDF-ul original sau Vezi PDF-ul acestei versiuni pentru a genera documentul exact așa cum s-ar fi tipărit acea versiune.

Arhiva este pentru facturile cu care ați terminat, dar pe care nu vreți să le ștergeți. Apăsați pictograma de cutie din bara aplicației Documente pentru a deschide Arhivă; fila Documente listează facturile arhivate cu data emiterii și totalul lor, cele mai recent arhivate primele.

1. Apăsați cele trei puncte de pe un rând.
2. Alegeți Restaurați pentru a o trimite înapoi în lista Documente, nemodificată, confirmat printr-un mesaj CR-2026-031 restaurată.
3. Sau alegeți Ștergeți definitiv. Trebuie să confirmați de două ori: Ștergeți definitiv?, apoi Sunteți sigur? cu Da, ștergeți.

Reguli și detalii

• O schimbare de stare din meniu scrie doar noua stare și ora modificării. Nu completează câmpurile de dată a trimiterii sau a plății; data plății se setează doar când o plată înregistrată închide soldul.
• Marchează ca plătită în masă schimbă doar starea. Nu creează un rând de plată, deci suma plătită rămâne cum era, iar registrul clientului nu arată nicio plată. Înregistrați plata pe ecranul de detalii atunci când aveți nevoie de un registru corect.
• Înregistrarea plăților este calea mai sigură către Plătită: aplicația însumează plățile în moneda facturii, setează starea Plătită când suma rămasă scade la un cent sau mai puțin și revine la Trimisă dacă ștergeți ulterior o plată care redeschide un sold.
• Marcarea unei facturi ca plătită poate declanșa două politici automate din profilul de afaceri: anularea unei penalități de întârziere încă în așteptare și acordarea unei reduceri pentru plata anticipată, dacă plata se încadrează în fereastra ofertei.
• Jurnalul de modificări înregistrează salvările din editor și acțiunile legate de penalități. Schimbările de stare făcute din meniu nu se scriu în el, chiar dacă mesajul de confirmare de la ciornă la trimisă menționează jurnalul; doar prima salvare din editor după trimitere creează intrarea Versiunea originală.
• Arhivarea este un indicator. Facturile arhivate dispar din lista Documente, din tabloul de bord și din ecranele clienților, dar numerele lor rămân rezervate, deci nu puteți reutiliza un număr arhivând factura veche.
• Ștergerea unei facturi îi elimină articolele, plățile, instantaneele și evenimentele de penalitate, desprinde înregistrările de timp și cheltuielile asociate, șterge pozele atașate și, mai întâi, readuce marfa în stoc dacă automatizarea stocurilor este activă. Nu există anulare.
• Căutarea acoperă numărul facturii, numele clientului și câmpul de note. Nu caută în descrierile liniilor de factură.
• Filtrele avansate se aplică peste chips, peste intervalul de date și peste căutare și testează doar câmpuri stocate chiar pe factură, deci sunt instantanee chiar și cu sute de rânduri.
• Rândurile fixate apar primele doar sub Toate. Sub Ciornă, Trimisă, Plătită sau Întârziate, pictograma de ac se afișează în continuare, dar ordinea este cronologică.
• Schimbările de stare, fixarea, arhivarea, restaurarea, ștergerea și înregistrarea plăților funcționează în versiunea gratuită. Crearea unui document nou, editarea, duplicarea, trimiterea pe e-mail, semnarea de către client, partajarea pe web și adăugarea unei penalități manuale sunt funcții Pro.

Sfaturi

Ghiduri conexe

• Plăți și sume de încasat - înregistrarea plăților parțiale și cum ajunge soldul la Plătită.
• Penalități de întârziere - ce înseamnă cardul de penalitate și evenimentele din jurnal pe o factură întârziată.
• Editorul de facturi - crearea ciornei cu care începe tot acest ciclu de viață.