Guia do utilizador

Estados de faturas, a lista de Documentos e o registo de alterações

Leia a lista de Documentos de relance, mova faturas entre Rascunho, Enviada, Paga e Cancelada, trabalhe com várias ao mesmo tempo e siga cada edição no registo.

Atualizado: 2026-09-09

Assim que tem mais do que meia dúzia de faturas, a pergunta deixa de ser “como faço uma” e passa a ser “qual destas precisa da minha atenção”. O separador Documentos responde a isso com um selo de estado em cada linha, chips rápidos de estado, um campo de pesquisa, um intervalo de datas e uma folha de filtros mais finos. A partir daí faz cada fatura percorrer a sua vida: começa como rascunho, passa a enviada e acaba paga ou cancelada, com o atraso mostrado pelo caminho sempre que uma fatura enviada passa a data de vencimento. Tudo o que se segue é ilustrado com a Cedar Ridge Landscaping, uma empresa de relvados e rega com duas equipas em Boise, Idaho, que fatura cerca de quinze trabalhos por mês em dólares.

O que vê no ecrã

Toque em Documentos na navegação inferior. O ecrã tem três camadas de controlos acima da lista. No canto superior direito da barra da aplicação ficam quatro ícones: uma lupa para pesquisa, um calendário para um intervalo de datas, um funil com a descrição Filter documents (um pequeno contador vermelho aparece quando há algum filtro avançado ativo) e um ícone de caixa que abre o Arquivo. Sob a barra, um controlo segmentado alterna entre Faturas, Orçamentos e Contratos; este guia fica no segmento Faturas. Por baixo corre uma fila de chips de estado: Todas, Rascunho, Enviada, Paga e Atrasada.

Cada linha mostra um ícone de recibo com a cor do estado, o número da fatura, um selo colorido, o nome do cliente com a data de emissão e o total a negrito à direita. Os rascunhos são cinzentos, as faturas enviadas azuis, as pagas verdes, as atrasadas vermelhas e as canceladas de um cinzento mais escuro. Podem aparecer dois adornos adicionais. Um pequeno alfinete antes do número marca uma fatura que fixou na lista; as linhas fixadas ficam sempre no topo da vista Todas. Quando foi recebido dinheiro por conta de uma fatura que ainda não está totalmente paga, aparece uma barra de progresso fina com uma percentagem sob o nome do cliente e o valor em falta é impresso a vermelho sob o total, por exemplo $720.00 due.

A lista é ordenada pela data de criação, das mais recentes para as mais antigas, e não há menu de ordenação. Fixar é a única forma de impor uma ordem sua, e funciona apenas no chip Todas; os chips de estado mostram a ordem cronológica simples.

Tocar numa linha abre o ecrã de detalhe da fatura. A barra mostra o número, uma etiqueta Editado (Edited) quando a fatura tem histórico de alterações, um lápis (rascunhos) ou um ícone de olho com a descrição Ver detalhes (todos os outros estados), e um menu de três pontos. É nesse menu que vivem todas as transições de estado. O corpo repete o selo e o total num cartão de cabeçalho e mostra depois o cliente, as linhas, os totais, as observações, as condições de pagamento e, nas faturas enviadas, o cartão Pagamentos. Um botão Visualizar PDF ocupa a largura do fundo.

Como encontrar uma fatura com chips, pesquisa, datas e filtros

Os controlos empilham-se, por isso pode reduzir uma lista longa em poucos toques. Comece pela ferramenta mais ampla e acrescente as outras só se precisar.

1. Toque num chip de estado como Atrasada. A lista larga imediatamente todas as linhas que não correspondem; toque em Todas para as trazer de volta.
2. Toque na lupa e escreva parte de um número, nome de cliente ou observação, por exemplo maple. A correspondência não distingue maiúsculas e atualiza-se enquanto escreve. A seta para trás fecha o campo e limpa a pesquisa.
3. Toque no ícone de calendário (Filtrar por data) e escolha um dia de início e de fim; confirme com Ver tudo. Aparece uma faixa com o intervalo acima da lista; a cruz na faixa remove-o. O intervalo é comparado com a data de emissão e não com a de vencimento.
4. Toque no funil (Filter documents). Escolha um Cliente, uma Moeda, um valor Min e Max, e quaisquer dos interruptores: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
5. Expanda Additional filters para Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule e Pinned.
6. Toque em Aplicar. O ícone de funil passa a ter um contador com o número de critérios ativos; abra de novo a folha e toque em Redefinir para os limpar todos.

Seja qual for a combinação, o resultado no segmento Faturas nunca inclui orçamentos nem faturas arquivadas; esses têm o seu próprio lugar. Se nada corresponder, a lista mostra Sem resultados (No results) em vez do texto habitual de lista vazia.

Como fazer uma fatura percorrer os estados

A Cedar Ridge envia a fatura de manutenção de agosto à Maple Grove HOA, espera e acaba por receber uma transferência bancária. Eis como o estado da fatura acompanha o mundo real. Todos os passos acontecem no menu de três pontos do ecrã de detalhe da fatura, e todos pedem confirmação.

1. Abra o rascunho, toque no menu de três pontos e depois em Marcar como Enviada. Leia a caixa Alterar status? e toque em Alterar. O selo fica azul. O ícone de lápis na barra passa a olho, porque uma fatura enviada abre por predefinição em modo só de leitura.
2. Quando o cliente paga a totalidade, abra o mesmo menu e toque em Marcar como Paga e depois em Alterar. Os lembretes agendados desta fatura são cancelados, os totais do projeto são atualizados se a fatura pertencer a um projeto, e, se houver uma multa pendente, é-lhe perguntado o que fazer com ela.
3. Se o cliente pagar por partes, não a marque como paga à mão. Use antes Registrar (Record) no cartão Pagamentos; a aplicação passa o estado a Paga sozinha quando o saldo chega a zero.
4. Se marcou a fatura errada, escolha Marcar como não paga numa fatura paga (volta a Enviada) ou Reverter para rascunho numa enviada (a edição completa volta, os lembretes param).
5. Se o trabalho não avançar, escolha Cancelar Fatura. A fatura mantém o número e fica na lista com um selo cinzento de Cancelada; Reativar mais tarde traz-la de volta como rascunho.

O menu só mostra as transições que fazem sentido para o estado atual. Um rascunho oferece Marcar como Enviada; uma fatura enviada ou atrasada oferece Marcar como Paga e Reverter para rascunho; uma paga oferece Marcar como não paga; uma cancelada oferece Reativar; e Cancelar Fatura está disponível em tudo o que ainda não esteja cancelado.

Atrasada não é um estado que se defina. Uma fatura é mostrada como atrasada quando está no estado Enviada e a data de vencimento é anterior a hoje. No momento em que a marca como paga, ou altera a data de vencimento para o futuro, o selo vermelho desaparece. É também por isso que o chip Atrasada e o filtro Overdue only concordam sempre com o painel.

Como atuar sobre várias faturas ao mesmo tempo

No fim do mês, a Cedar Ridge cobra três faturas em atraso e, assim que o dinheiro entra, quer fechá-las em conjunto. O modo de seleção transforma a lista numa lista de verificação.

1. Mantenha premida qualquer linha. Aparece uma folha com o número da fatura no título; toque em Selecionar vários (Select multiple).
2. Toque noutras linhas para as acrescentar ou remover. As linhas assinaladas ficam coloridas e a barra da aplicação muda para 3 selected com uma cruz à esquerda.
3. Toque no ícone de visto (Marcar como Paga) para colocar todas as faturas selecionadas em Paga, no ícone de caixa (Arquivo) para as mover para o arquivo, ou no caixote (Excluir) para as remover.
4. Eliminar pergunta Delete 3 invoice(s)? e avisa que não pode ser anulado; as outras duas ações executam-se de imediato e mostram uma breve confirmação, como 3 marked as paid.
5. Toque na cruz, ou no botão de retroceder do dispositivo, para sair do modo de seleção sem fazer nada.

A folha do toque prolongado tem também Fixar na lista / Desafixar da lista e Fixar no painel / Desafixar do painel, por isso fixar não obriga a abrir a fatura. Deslizar uma linha da direita para a esquerda é um atalho para arquivar uma fatura; aparece um fundo laranja e uma caixa Mover para o arquivo? pede confirmação.

Como ler o registo de alterações e usar o arquivo

Cada fatura tem o seu histórico. Abra o ecrã de detalhe e toque na etiqueta Editado ao lado do número, ou escolha Registo de alterações (Change log) no menu.

1. Leia as entradas de cima para baixo; estão por ordem de data. Um ícone de livro marca a Versão original (Original version), um lápis marca cada gravação do editor com uma linha como Changed: Subtotal, Total, items, e ícones de multa marcam eventos como Multa acumulada (Late fee accrued) ou Multa adicionada à fatura (Late fee added to invoice) com o valor.
2. Toque numa entrada para a expandir. Vê o número, o estado, o subtotal, o imposto, o total, a contagem de itens e as observações tal como estavam nesse momento.
3. Toque em Ver PDF original (View original PDF) ou Ver PDF desta versão (View PDF of this version) para gerar o documento exatamente como essa versão teria sido impressa.

O arquivo é para faturas com que já terminou mas que não quer eliminar. Toque no ícone de caixa na barra de Documentos para abrir o Arquivo; o separador Documentos lista as faturas arquivadas com a data de emissão e o total, das arquivadas mais recentemente para as mais antigas.

1. Toque nos três pontos de uma linha.
2. Escolha Restaurar para a devolver inalterada à lista de Documentos, confirmado por uma mensagem CR-2026-031 restored.
3. Ou escolha Eliminar permanentemente (Delete permanently). Tem de confirmar duas vezes: Eliminar permanentemente? e depois Tem a certeza? com Sim, eliminar.

Regras e detalhes

• Uma mudança de estado a partir do menu escreve apenas o novo estado e a hora de modificação. Não preenche os campos de data de envio ou de pagamento; a data de pagamento só é definida quando um pagamento registado fecha o saldo.
• Marcar como Paga em massa altera apenas o estado. Não cria uma linha de pagamento, por isso o valor pago fica como estava e o extrato do cliente não mostra pagamento. Registe o pagamento no ecrã de detalhe quando precisar de um extrato correto.
• Registar pagamentos é o caminho mais seguro até Paga: a aplicação soma os pagamentos na moeda da fatura, define o estado como Paga quando o valor em falta desce a um cêntimo ou menos, e volta a Enviada se mais tarde eliminar um pagamento que reabra um saldo.
• Marcar uma fatura como paga pode desencadear duas políticas automáticas do perfil de empresa: perdoar uma multa ainda pendente e conceder um desconto por pronto pagamento se o pagamento cair dentro da janela da oferta.
• O registo de alterações regista gravações do editor e ações de multa. As mudanças de estado feitas a partir do menu não são escritas nele, mesmo que a confirmação de rascunho para enviada mencione o registo; só a primeira gravação do editor depois do envio cria a entrada Versão original.
• Arquivar é uma marca. As faturas arquivadas saem da lista de Documentos, do painel e dos ecrãs de cliente, mas os números continuam reservados, por isso não pode reutilizar um número arquivando a fatura antiga.
• Eliminar uma fatura remove as suas linhas, pagamentos, instantâneos e eventos de multa, desliga os registos de tempo e despesas associados, apaga as fotografias anexadas e repõe primeiro as existências se a automação de stock estiver ativa. Não há como anular.
• A pesquisa abrange o número da fatura, o nome do cliente e o campo de observações. Não pesquisa nas descrições das linhas.
• Os filtros avançados aplicam-se por cima do chip, do intervalo de datas e da pesquisa, e testam apenas campos guardados na própria fatura, por isso são instantâneos mesmo com centenas de linhas.
• As linhas fixadas ficam em primeiro lugar apenas em Todas. Em Rascunho, Enviada, Paga ou Atrasada o ícone de alfinete continua a aparecer, mas a ordem é cronológica.
• As mudanças de estado, fixar, arquivar, restaurar, eliminar e registar pagamentos funcionam na versão gratuita. Criar um documento, editar, duplicar, enviar por e-mail, a assinatura do cliente, a partilha web e acrescentar uma multa manual são funcionalidades Pro.

Dicas

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