Ръководство

Статуси на фактурите, списъкът с документи и историята на промените

Прегледайте списъка с документи наведнъж, местете фактурите между Чернова, Изпратена, Платена и Отказана, работете с няколко наведнъж и следете всяка редакция в дневника на промените.

Обновено: 2026-09-09

Когато имате повече от шепа фактури, въпросът вече не е „как да направя такава”, а „коя от тях все още изисква внимание”. Разделът Документи отговаря на това с етикет за статус на всеки ред, бързи чипове за статус, поле за търсене, диапазон от дати и панел с по-фини филтри. Оттам местите всяка фактура през нейния жизнен цикъл: тя започва като чернова, става изпратена и завършва като платена или отказана, а по пътя се показва просрочена, когато изпратена фактура премине падежа си. Всичко по-долу е илюстрирано с Cedar Ridge Landscaping — фирма с два екипа за озеленяване и напоителни системи в Бойси, Айдахо, която фактурира около петнадесет обекта месечно в щатски долари.

Какво виждате на екрана

Докоснете Документи в долната навигация. Екранът има три нива контроли над списъка. В горния десен ъгъл на лентата има четири икони: лупа за търсене, календар за диапазон от дати, фуния с етикет Filter documents (малък червен брояч се появява върху нея, когато е активен разширен филтър) и икона на кутия, която отваря Архива. Под лентата сегментиран превключвател сменя между Фактури, Оферти и Договори; това ръководство остава в сегмента Фактури. Под него върви ред с чипове за статус: Всички, Чернова, Изпратена, Платена и Просрочена.

Всеки ред показва иконка на разписка, оцветена в цвета на статуса, номера на фактурата, цветен етикет, името на клиента с датата на издаване и общата сума с удебелен шрифт вдясно. Черновите са сиви, изпратените фактури — сини, платените — зелени, просрочените — червени, а отказаните — тъмносиви. Могат да се появят и два допълнителни елемента. Малка кабарка пред номера отбелязва фактура, която сте закачили в списъка; закачените редове винаги стоят най-отгоре в изгледа Всички. Когато по фактура, която все още не е изцяло платена, е получена сума, под името на клиента се появява тънка лента за напредъка с процент, а оставащата сума се изписва в червено под общата сума, например $720.00 due.

Списъкът е подреден по дата на създаване, най-новите отгоре, и няма отделно меню за сортиране. Закачването е единственият начин да наложите собствен ред и работи само върху чипа Всички; чиповете за статус показват обикновен хронологичен ред.

Докосването на ред отваря екрана с детайли на фактурата. Лентата му показва номера, значка Редактирано, когато фактурата има история на промените, молив (за чернови) или иконка на око с етикет Виж детайли (за всички останали статуси), и меню с три точки. В това меню се намира всеки преход между статуси. Тялото повтаря етикета и общата сума в карта в горната част, след което показва клиента, редовете, сумите, бележките, условията за плащане и, за изпратени фактури, картата Плащания. Бутон Преглед на PDF заема цялата долна част.

Как да намерите фактура с чипове, търсене, дати и филтри

Контролите се подреждат една върху друга, така че можете да стесните дълъг списък с няколко докосвания. Започнете с най-широкия инструмент и добавяйте още само ако е нужно.

1. Докоснете чип за статус като Просрочена. Списъкът веднага скрива всеки ред, който не отговаря; докоснете Всички, за да ги върнете.
2. Докоснете лупата, после напишете част от номер, име на клиент или бележка, например maple. Търсенето не различава регистър и се обновява при въвеждане. Стрелката назад затваря полето и изчиства търсенето.
3. Докоснете иконата на календара (Филтрирай по дата) и изберете начален и краен ден; потвърдете с Виж всички. Над списъка се появява банер с диапазона; кръстчето на банера го премахва. Диапазонът се сравнява с датата на издаване, не с падежа.
4. Докоснете фунията (Filter documents). Изберете Клиент, Валута, минимална (Min) и максимална (Max) сума и някой от превключвателите: Has late fee (има такса за забава), Linked to project (свързана с проект), Partially paid (частично платена), Has discount (има отстъпка).
5. Разгънете Additional filters (допълнителни филтри) за Late-fee status (статус на таксата за забава), Overdue only (само просрочени), Has tax (има данък), Has attachments (има прикачени файлове), Has signature (има подпис), Has notes (има бележки), From a recurring schedule (от повтарящ се график) и Pinned (закачени).
6. Докоснете Приложи. Иконата на фунията вече носи брояч с броя активни критерии; отворете панела отново и докоснете Reset, за да ги изчистите всички.

Каквато и комбинация да използвате, резултатът в сегмента Фактури никога не включва оферти или архивирани фактури — за тях има отделни места. Ако нищо не съвпада, списъкът показва Няма резултати вместо обичайния текст за празно състояние.

Как да местите фактура през нейните статуси

Cedar Ridge изпраща августовската си фактура за поддръжка на Maple Grove HOA, изчаква и в крайна сметка получава банков превод. Ето как статусът на фактурата следва реалния свят. Всяка стъпка се извършва от менюто с три точки на екрана с детайли на фактурата и всяка стъпка иска потвърждение.

1. Отворете черновата, докоснете менюто с три точки, после Маркирай като изпратена. Прочетете диалога Промяна на статуса? и докоснете Промени. Етикетът става син. Иконата на молив в лентата се превръща в око, защото изпратената фактура се отваря само за преглед по подразбиране.
2. Когато клиентът плати изцяло, отворете същото меню и докоснете Маркирай като платена, после Промени. Планираните напомняния за тази фактура се отменят, сумите по проекта се опресняват, ако фактурата принадлежи на проект, а ако е чакала такса за забава, ще бъдете попитани какво да направите с нея.
3. Ако клиентът плаща на части, не маркирайте ръчно като платена. Използвайте Запиши в картата Плащания вместо това; приложението само превключва статуса на Платена, когато салдото стигне нула.
4. Ако сте маркирали грешната фактура, изберете Маркирай като неплатена на платена фактура (тя се връща в Изпратена) или Върни в чернова на изпратена (пълното редактиране се връща, напомнянията спират).
5. Ако сделката пропадне, изберете Отказ на фактура. Фактурата запазва номера си и остава в списъка със сив етикет Отказана; по-късно Активирай отново я връща като чернова.

Менюто показва само преходите, които имат смисъл за текущия статус. Чернова предлага Маркирай като изпратена; изпратена или просрочена фактура предлага Маркирай като платена и Върни в чернова; платена предлага Маркирай като неплатена; отказана предлага Активирай отново; а Отказ на фактура е достъпен за всичко, което вече не е отказано.

Просрочена не е статус, който задавате. Фактура се показва като просрочена, когато е в статус Изпратена и падежът ѝ е по-ранен от днес. В момента, в който я маркирате като платена или редактирате падежа в бъдещето, червеният етикет изчезва. Затова чипът Просрочена и филтърът Overdue only винаги съвпадат с таблото.

Как да действате върху няколко фактури наведнъж

В края на месеца Cedar Ridge подгонва три просрочени фактури и щом парите постъпят, иска да ги затвори заедно. Режимът за избор превръща списъка в контролен списък.

1. Задръжте пръст върху произволен ред. Появява се панел, озаглавен с номера на фактурата; докоснете Избери множество.
2. Докосвайте други редове, за да ги добавяте или премахвате. Отметнатите редове се оцветяват, а лентата се променя на 3 избрани с кръстче отляво.
3. Докоснете иконата с отметка (Маркирай като платена), за да зададете статус Платена на всички избрани фактури, иконата с кутия (Архив), за да ги преместите в архива, или кошчето (Изтрий), за да ги премахнете.
4. Изтриването пита Изтриване на 3 фактура(и)? и предупреждава, че действието е необратимо; другите две действия се изпълняват веднага и показват кратко потвърждение като 3 маркирани като платени.
5. Докоснете кръстчето или натиснете бутона за назад на устройството, за да излезете от режима за избор, без да правите нищо.

Панелът при задържане съдържа и Закачи в списък / Откачи от списък и Закачи в табло / Откачи от табло, така че закачването не изисква отваряне на фактурата. Плъзгането на ред отдясно наляво е пряк път за архивиране на единична фактура; появява се оранжев фон и диалог Move to archive?, който иска потвърждение.

Как да четете дневника на промените и да използвате архива

Всяка фактура носи собствена история. Отворете екрана с детайли и докоснете значката Редактирано до номера или изберете Дневник на промените от менюто.

1. Прочетете записите отгоре надолу; те са в хронологичен ред. Иконка на книга отбелязва Оригинална версия, молив отбелязва всяко запазване в редактора с ред като Changed: Subtotal, Total, items, а иконки за такса за забава отбелязват събития като Late fee accrued или Late fee added to invoice със сумата.
2. Докоснете запис, за да го разгънете. Виждате номера, статуса, междинната сума, данъка, общата сума, броя на редовете и бележките такива, каквито са били в този момент.
3. Докоснете Преглед на оригиналния PDF или Преглед на PDF на тази версия, за да визуализирате документа точно както би бил отпечатан тази версия.

Архивът е за фактури, с които сте приключили, но не искате да изтривате. Докоснете иконата с кутия в лентата на Документи, за да отворите Архива; разделът Документи показва архивираните фактури с датата на издаване и общата сума, най-скоро архивираните отгоре.

1. Докоснете трите точки на ред.
2. Изберете Възстанови, за да я върнете в списъка Документи непроменена, потвърдено със съобщение CR-2026-031 restored.
3. Или изберете Окончателно изтриване. Трябва да потвърдите два пъти: Delete permanently?, после Are you sure? с Yes, delete.

Правила и подробности

• Промяна на статуса от менюто записва само новия статус и времето на промяната. Тя не попълва полетата за дата на изпращане или на плащане; датата на плащане се задава само когато записано плащане затвори салдото.
• Груповото Маркирай като платена променя само статуса. То не създава ред за плащане, така че платената сума остава каквато е била и в клиентския регистър не се показва плащане. Запишете плащането в екрана с детайли, когато ви е нужен точен регистър.
• Записването на плащания е по-безопасният път към Платена: приложението сумира плащанията във валутата на фактурата, задава статус Платена, когато оставащата сума падне до един цент или по-малко, и връща статуса на Изпратена, ако по-късно изтриете плащане, което отваря отново салдо.
• Маркирането на фактура като платена може да задейства две автоматични политики от бизнес профила: опрощаване на все още чакаща такса за забава и предоставяне на отстъпка за ранно плащане, ако плащането попада в срока на офертата.
• Дневникът на промените записва запазванията в редактора и действията с таксите за забава. Промените на статуса от менюто не се записват там, макар потвърждението за преход от чернова към изпратена да споменава дневника; само първото запазване в редактора след изпращането създава запис Оригинална версия.
• Архивирането е флаг. Архивираните фактури напускат списъка Документи, таблото и клиентските екрани, но номерата им остават запазени, така че не можете да използвате отново номер, като архивирате старата фактура.
• Изтриването на фактура премахва нейните позиции, плащания, снимки на състоянието и събития за такса за забава, разкачва свързаните записи за време и разходи, изтрива прикачените снимки и първо възстановява наличностите, ако автоматизацията на склада е включена. Няма отмяна.
• Търсенето обхваща номера на фактурата, името на клиента и полето с бележки. То не търси в описанията на редовете.
• Разширените филтри се прилагат върху чипа, диапазона от дати и търсенето и проверяват само полета, съхранени в самата фактура, така че са мигновени дори при стотици редове.
• Закачените редове са отгоре само в Всички. В Чернова, Изпратена, Платена или Просрочена иконата на кабарка все още се показва, но редът е хронологичен.
• Промяната на статус, закачването, архивирането, възстановяването, изтриването и записването на плащания работят в безплатната версия. Създаването на нов документ, редактирането, дублирането, изпращането по имейл, подписът от клиент, споделянето като уеб страница и добавянето на ръчна такса за забава са Pro функции.

Съвети

Свързани ръководства

• Плащания и оставаща сума - записване на частични плащания и как салдото стига до Платена.
• Такси за забава - какво означават картата за такса за забава и събитията в дневника на промените при просрочена фактура.
• Редактор на фактури - създаването на черновата, с която започва целият този жизнен цикъл.