Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Ръководство

Оферти, ценови предложения и превръщането им във фактури

Напишете ценово предложение в раздела Оферти, следете дали клиентът го е приел, а после превърнете всичко или само някои редове в чернова на фактура с неин собствен номер.

Обновено: 2026-09-09

Офертата е документът, който изпращате преди да са разменени пари: остойностен списък на това, което предлагате да доставите. В Invoice Flow тя се създава със същия редактор като фактура, отпечатва се със същите PDF шаблони и се съхранява в същия списък Документи, но има собствена серия за номериране, собствен набор от статуси и едно нещо, което фактурата няма: действие за преобразуване, което произвежда истинската фактура вместо вас, изцяло или ред по ред.

Примерите следват Мартин Холис, който управлява Hollis & Oak Furniture, работилница на едно лице в Портланд, Орегон. Той е предложил цена за орехова трапезна гарнитура на Клеър и Том Бергстрьом: маса, шест стола, пейка и доставка, общо 8 410 долара. Двойката иска първо масата, а седалките по-късно, затова той ще фактурира масата и доставката сега, а останалото — когато напусне работилницата.

Какво виждате на екрана

Офертите се намират в раздела Документи от долната навигация. В горната част на този екран трипосочен превключвател гласи Фактури, Оферти и Договори; докоснете Оферти и списъкът показва само ценовите предложения. Под превключвателя са разположени чиповете за статус Всички, Чернова, Изпратена, Платена и Просрочени. Всеки ред показва номера на офертата, значка за статус, клиента и датата на издаване, и общата сума. Празен раздел показва Все още няма оферти с подсказката Създайте първата си оферта, за да започнете.

Invoice Flow app Documents screen with the Estimates segment selected, listing EST-0038 Sent for Claire and Tom Bergstrom $8,410.00, EST-0039 Draft, EST-0037 Accepted, EST-0036 Converted and EST-0035 Declined
Целият тръбопровод от оферти на работилницата, от прясна чернова до вече превърната във фактура.

Значките, които може да носи една оферта, са Чернова, Изпратена, Приета, Отхвърлена, Отменена, Преобразувана и Частично преобразувана. Изпратена оферта, чийто краен срок е изтекъл, се показва като Просрочени, точно както при фактура. Забележете, че редът с чипове няма чип за Приета, Отхвърлена или Преобразувана; тези оферти се появяват под Всички или чрез разширения филтър от иконата с фунийка.

Докосването на ред отваря детайлите на офертата: карта в заглавната част със значката, общата сума, датите Издадена и краен срок, картата на клиента, редовете, сумите, всякакви бележки и условия на плащане и бутон Преглед на PDF. Няма карта за плащания в офертата, защото нищо не подлежи на събиране, докато не се превърне във фактура. Всички специфични за офертите действия се крият зад менюто с три точки в горния десен ъгъл.

Бутонът Нов в долната част на списъка Документи отваря лист със заглавие Изберете тип документ с четири плочки: Фактура, Оферта, Договори и От текст. Избирането на Оферта отваря редактора със заглавие Нова оферта.

Как да създадете оферта

Мартин прави оферта за комплект плаващи рафтове на нов клиент. Стъпките са същите като при фактура; различават се само номерацията и заглавието.

  1. Отворете Документи и докоснете Нов.
  2. В листа Изберете тип документ докоснете Оферта.
  3. Проверете картата Номер на фактура. Тя вече показва следващия номер от вашата серия за оферти, тук EST-0040. Докоснете я само ако ви трябва различен номер, зададен ръчно.
  4. Ако поддържате повече от една серия за оферти, над номера се появява карта Серии за номериране; докоснете я, за да превключите, например от Quotes на Commercial quotes.
  5. Докоснете Клиент и изберете клиента от диалога Изберете клиент, или изберете Добави нов клиент.
  6. Коригирайте датите Издадена и Краен срок. Офертата няма отделно поле за валидност, така че крайният срок е датата, до която искате отговор.
  7. Добавете редове с Продукт / услуга, Време, Разходи или По избор, след което попълнете бележките и условията на плащане по-надолу.
  8. Докоснете Запази черновата.
Invoice Flow app New Estimate editor for Martin Hollis showing the Invoice Series card set to Quotes, the Invoice Number card reading EST-0040, the client Claire and Tom Bergstrom, Issued and Due dates and the Line Items buttons
Редакторът на офертата взима номера си от серията Quotes, докато серията за фактури остава недокосната.

Редакторът скрива една карта, която фактурите имат: предложението за отстъпка при ранно плащане. Всичко останало, включително данъци, отстъпки, валута, подпис и прикачени снимки, работи по същия начин както в редактора на фактури.

Как да я изпратите и да отбележите отговора на клиента

Щом черновата е готова, отворете я от списъка и използвайте менюто с три точки. Маркирай като изпратена иска потвърждение и предупреждава, че оттук нататък всяка промяна се записва в дневника на промените. След това иконата на молив в горната лента се заменя с икона на око и редакторът се отваря в Режим само за преглед с подсказката, че изпратена оферта трябва да бъде дублирана, за да бъде променена. За да изпратите действително PDF документа, използвайте Имейл приложение или Share as web page от същото меню, или Преглед на PDF и споделете оттам.

Когато семейство Бергстрьом отговори, Мартин записва резултата от същото меню.

  1. Отворете офертата и докоснете менюто с три точки.
  2. Превъртете надолу до блока след Преглед като клиент.
  3. Докоснете Отбележи като приета или Отбележи като отхвърлена. Значката се променя веднага, без искане за потвърждение.
Invoice Flow app overflow menu on sent estimate EST-0038 listing Mark as paid, Revert to draft, Cancel Estimate, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Mark as Accepted, Mark as Declined, Convert to Invoice, Convert part to invoice, Create sub-estimate, Duplicate and Delete
Долният блок на менюто съществува само за оферти и изчезва, щом офертата бъде напълно преобразувана.

Приета и отхвърлена са счетоводни състояния, а не заключвания. Отхвърлена оферта все още може да бъде преобразувана, ако клиентът промени мнението си, а приета може да бъде отменена с Отмени офертата. Ако ви трябва преработена версия, Създай подоферта клонира редовете в нова чернова със следващия номер от серията за оферти и я отваря в редактора; Дублиране също прави несвързано копие, но вижте таблицата с номерацията по-долу, преди да разчитате на нея за оферти.

Как да преобразувате цялата оферта

Когато клиентът иска всичко наведнъж, едно докосване произвежда фактурата.

  1. Отворете офертата и докоснете менюто с три точки.
  2. Докоснете Преобразувай във фактура.
  3. Прочетете диалога Преобразуване във фактура? и докоснете Преобразувай във фактура, за да продължите, или Отказ.
Invoice Flow app Convert to invoice? dialog over estimate EST-0038 reading An invoice will be created from this estimate's line items. The estimate will be marked as Converted, with Cancel and Convert to Invoice buttons
Пълното преобразуване е едно потвърждение; след това приложението скача направо към новата фактура.

Приложението копира всеки ред, отстъпката, бележките, условията на плащане, шаблона, цветовата палитра, валутата и обменния курс в нова фактура. Тази фактура е Чернова, издадена днес с краен срок 30 дни напред, а номерът ѝ идва от вашата серия за фактури по подразбиране, никога от серията за оферти. Значката на офертата става Преобразувана и блокът за преобразуване изчезва от менюто ѝ, така че една и съща оферта не може да бъде фактурирана два пъти. Оказвате се на новата фактура, където можете да я редактирате като всяка друга чернова, преди да я маркирате изпратена.

Как да преобразувате само някои от редовете

Семейство Бергстрьом иска масата да бъде доставена преди столовете и пейката да са готови. Мартин фактурира масата и доставката сега.

  1. Отворете офертата EST-0038 и докоснете менюто с три точки.
  2. Докоснете Convert part to invoice….
  3. На екрана Select line items to convert премахнете отметките от артикулите, които ще изчакат. Всеки артикул стартира отметнат при първо преобразуване.
  4. Проверете брояча и текущата сума в заглавието, тук 2 / 4 и 4 380,00 долара.
  5. Докоснете Преобразувай във фактура в горния десен ъгъл. Бутонът е сив, докато нищо не е избрано.
Invoice Flow app Select line items to convert screen with the black walnut dining table and Delivery and set-up ticked, the six chairs and the bench unticked, the counter 2 / 4 and a running total of $4,380.00
Само отметнатите редове отиват на първата фактура; офертата запазва и четирите.

Екранът ви връща обратно към офертата, вече със значка Частично преобразувана, а новата чернова на фактура чака в раздела Фактури. За разлика от пълното преобразуване, приложението не отваря фактурата вместо вас.

Invoice Flow app detail screen of draft invoice HO-2026-0212 for Claire and Tom Bergstrom, issued Sep 9 2026, due Oct 9 2026, with two line items, the walnut dining table $4,200.00 and delivery $180.00, total $4,380.00 and the copied notes
Първата фактура взима следващия номер от серията HO и наследява бележките и условията от офертата.

Седмици по-късно седалките са готови. Записът в менюто вече гласи Convert remaining… вместо Convert part to invoice…, а екранът за избор вече знае какво е фактурирано.

  1. Отворете частично преобразуваната оферта и докоснете менюто с три точки.
  2. Докоснете Convert remaining….
  3. Проверете дали редовете, вече фактурирани, са зачертани и обозначени с already converted, и дали оставащите редове са предварително отметнати.
  4. Докоснете Преобразувай във фактура.
Invoice Flow app Select line items to convert screen for a partially converted estimate where the dining table and delivery are struck through with the note already converted, the chairs and bench are ticked, counter 2 / 4 and total $4,030.00
Вторият кръг предварително избира това, което все още е отворено; зачертаните редове са подсказка, а не заключване.

Ако този втори кръг отметне всеки оставащ ред, значката на офертата се променя на Преобразувана и блокът за преобразуване напуска менюто. Ако отново оставите нещо неотметнато, тя остава Частично преобразувана и можете да се върнете трети път.

Номериране по тип документ

Фактурите и офертите се броят отделно. В Настройки, Бизнес профил, разделът Серии за номериране изброява серии от два вида, Фактури и Оферти, всяка с Име на серията, Шаблон за номер, Следващ номер, Цифри и политика Нулиране на брояча (Никога, Всяка година, Всеки месец или Всяко тримесечие). Нов профил получава по една от всеки вид: серия за фактури с префикс INV и серия за оферти с префикс EST, и двете използващи шаблона {prefix}-{SEQ:0000}, така че първите документи са INV-0001 и EST-0001. Мартин преименува своите на HO-{YYYY}-0000 за фактурите и запази EST-0000 за офертите.

СитуацияНомерът идва от
Нова офертаСерия по подразбиране от вид Оферти (EST-0040 по-горе)
ПодофертаСъщата серия за оферти, следващ номер
Пълно преобразуванеСерия по подразбиране от вид Фактури (HO-2026-0212)
Частично преобразуване, всеки кръгСерия по подразбиране от вид Фактури, по един номер на всяка създадена фактура
Дубликат на офертаСерия по подразбиране от вид Фактури (копието остава оферта, но номерът му се взима от брояча за фактури в текущата версия; предпочитайте Създай подоферта за правилно номерирана ревизия)

Шаблонът за номер приема токените {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} или {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} и {kind:short} (който отпечатва INV или EST), наред с други. Номерата трябва да бъдат уникални в рамките на бизнес профил; ако замените един ръчно и той съвпадне с друг, редакторът преминава към следващия свободен номер при запазването.

Как изглежда PDF документът на офертата

Докоснете Преглед на PDF на детайлите на офертата, за да го изобразите. Заглавната лента на прегледа гласи Оферта EST-0038, а известието след изпращане казва, че офертата е маркирана като изпратена. Самият документ използва който и да е от дванадесетте шаблона и палитри, избрани от вас в редактора, със същото заглавие, таблица с артикули, суми, бележки и условия на плащане, каквито би отпечатала фактура.

Invoice Flow app PDF of estimate EST-0038 on the Clean template for Hollis & Oak Furniture LLC billed to Claire and Tom Bergstrom, with the heading INVOICE, Invoice #: EST-0038, issue date Sep 2 2026, due date Oct 2 2026, four line items and a total of $8,410.00
Офертата се отпечатва с шаблона Clean със стандартното заглавие на документа; номерът EST я идентифицира като оферта.
Вградените шаблони отпечатват заглавието INVOICE и надписа Invoice # и върху офертите; в текущата версия няма отделно заглавие ESTIMATE. Ако клиентите ви трябва думата Estimate или Quote на страницата, поставете я в полето за бележки или изградете персонализиран шаблон със собствен текст на заглавието.

Единствената специфична за офертата разлика в PDF документа е, че редът за отстъпка при ранно плащане, който може да се появи под сумата на неплатена фактура, никога не се отпечатва в оферта.

Правила и подробности

Съвети

Третирайте крайния срок като датата на валидност на офертата. Изпратени оферти след тази дата се показват като Просрочени в списъка и под чипа Просрочени, което прави застоялите оферти лесни за проследяване или отменяне.
Ако разсрочвате доставките редовно, запишете разбивката в бележките на офертата, както прави Мартин ("столовете и пейката могат да последват масата"). Бележките се копират във всяка фактура, създадена от нея, така че клиентът вижда едни и същи думи и в офертата, и във всяка сметка.
Поддържайте отделни серии за оферти за различни видове работа, например жилищни оферти и търговски тръжни предложения. Картата Серии за номериране се появява в редактора само когато профилът има повече от една серия от съответния вид, така че потребителите с една серия никога не я виждат.
Използвайте Създай подоферта, вместо да редактирате изпратена оферта. Оригиналът остава в дневника на промените като изпратен, ревизията получава свой собствен номер, а всяка версия може да бъде приета или отхвърлена самостоятелно.

Свързани ръководства