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見積書と、それを請求書に変換する方法

Estimatesタブで見積書を作成し、クライアントが承諾したかどうかを記録し、その全部または一部の明細だけを独自の番号を持つ下書き請求書に変換します。

更新日: 2026-09-09

見積書は、お金のやり取りが発生する前に送る書類です。提供予定のものに価格を付けたリストです。Invoice Flowでは請求書と同じエディタで作成され、同じPDFテンプレートで印刷され、同じ書類リストに保存されますが、独自の番号シリーズ、独自のステータスセット、そして請求書にはない機能を1つ持っています。全体を一度に、または明細を1件ずつ、実際の請求書に変換するアクションです。

例として、オレゴン州ポートランドで一人親方の工房 Hollis & Oak Furniture を営む Martin Hollis を追います。彼はClaireとTom Bergstromの夫妻にウォールナット材のダイニングセットを見積もりました。テーブル、椅子6脚、ベンチ、配送で合計$8,410です。夫妻はまずテーブルを、椅子は後で欲しいと言っているため、Martinはテーブルと配送を先に請求し、残りは工房から出荷する際に請求します。

画面に表示されるもの

見積書は下部ナビゲーションの 書類(Documents) タブにあります。この画面の上部には 請求書(Invoices)、見積書(Estimates)、契約書(Contracts) の3段階切り替えがあります。見積書(Estimates) をタップすると、見積書のみが一覧表示されます。切り替えの下には、ステータスチップの すべて(All)、下書き(Draft)、送信済み(Sent)、支払済み(Paid)、期限超過(Overdue) が並びます。各行には見積番号、ステータスバッジ、クライアント名、発行日、合計金額が表示されます。タブが空の場合は「見積書はまだありません」と「最初の見積書を作成して始めましょう」というヒントが表示されます。

見積書が持ちうるバッジは 下書き(Draft)、送信済み(Sent)、承諾(Accepted)、却下(Declined)、取消済み(Cancelled)、変換済み(Converted)、一部変換済み(Partially converted) です。期限が過ぎた送信済み見積書は、請求書と同様に 期限超過(Overdue) と表示されます。なお、チップの行にはAccepted、Declined、Convertedに対応するチップはありません。これらの見積書は すべて(All) の下、またはじょうごアイコンの高度なフィルタから確認できます。

行をタップすると見積書の詳細が開きます。バッジ、合計、発行日(Issued) と 期限(due) の日付を持つヘッダーカード、クライアントカード、明細項目、合計欄、備考と支払条件、そして PDFプレビュー(Preview PDF) ボタンです。見積書には支払い(Payments)カードはありません。請求書に変わるまで回収できるものが何もないためです。見積書固有の操作はすべて右上の3点メニューの中にあります。

書類リスト下部の 新規(New) ボタンをタップすると、書類の種類を選択(Choose document type) というタイトルのシートが開き、請求書(Invoice)、見積書(Estimate)、契約書(Contracts)、テキストから作成(From text) の4つのタイルがあります。見積書(Estimate) を選ぶと、タイトル 新規見積書(New Estimate) のエディタが開きます。

見積書を作成する方法

Martinは新規クライアント向けにフローティングシェルフの一式を見積もろうとしています。手順は請求書と同じで、番号とタイトルだけが異なります。

1. 書類(Documents)を開き、新規(New)をタップします。
2. 書類の種類を選択(Choose document type)シートで見積書(Estimate)をタップします。
3. 請求書番号(Invoice Number)カードを確認します。すでに見積書シリーズの次の番号(ここではEST-0040)が表示されています。手動で別の番号にしたい場合のみタップしてください。
4. 見積書シリーズを複数運用している場合、番号の上に請求書シリーズ(Invoice Series)カードが表示されます。タップして、例えばQuotesからCommercial quotesへ切り替えられます。
5. クライアント(Client)をタップし、クライアントを選択(Select client)ダイアログから顧客を選ぶか、新しい顧客を追加(Add New Client)を選びます。
6. 発行日(Issued)と期限(Due)の日付を調整します。見積書には独立した有効期限フィールドはないため、期限日は「いつまでに回答が欲しいか」を示す日付として使われます。
7. 商品/サービス(Product / Service)、時間(Time)、経費(Expenses)、カスタム(Custom)で明細項目を追加し、下の方で備考と支払条件を入力します。
8. 下書き保存(Save Draft)をタップします。

このエディタには、請求書にある1つのカードがありません。早期支払割引の提示です。それ以外はすべて、税金、割引、通貨、署名、写真添付を含めて、請求書エディタと同じように動作します。

見積書を送信し、クライアントの回答を記録する方法

下書きが準備できたら、リストから開いて3点メニューを使います。送信済みにする(Mark as Sent) は確認を求め、これ以降のすべての変更が変更履歴に記録されることを警告します。その後、上部バーの鉛筆アイコンは目のアイコンに置き換わり、エディタは 閲覧専用モード(View-only mode) で開き、送信済みの見積書を変更するには複製が必要というヒントが表示されます。実際にPDFを送るには、同じメニューの クライアントにメール(Email client) または Webページとして共有(Share as web page) を使うか、PDFプレビュー(Preview PDF) から共有します。

Bergstrom夫妻から返事があったら、Martinは同じメニューから結果を記録します。

1. 見積書を開き、3点メニューをタップします。
2. クライアントとして表示(View as client)の後にあるブロックまでスクロールします。
3. 承諾済みにする(Mark as Accepted)または却下済みにする(Mark as Declined)をタップします。確認プロンプトなしで、バッジが即座に変わります。

承諾と却下は帳簿上の状態であり、ロックではありません。却下された見積書でも、クライアントの気が変われば変換できますし、承諾済みの見積書も 見積もりをキャンセル(Cancel Estimate) で取り消せます。改訂版が必要な場合、サブ見積もりを作成(Create sub-estimate) は明細項目を複製し、見積書シリーズの次の番号を持つ新しい下書きとして開きます。複製(Duplicate) も紐づけのないコピーを作成しますが、見積書として使う際は下の番号採番の表を先に確認してください。

見積書全体を変換する方法

クライアントがすべてを一度に希望する場合、1回のタップで請求書ができます。

1. 見積書を開き、3点メニューをタップします。
2. 請求書に変換(Convert to Invoice)をタップします。
3. 請求書に変換しますか?(Convert to invoice?)ダイアログを読み、進めるなら請求書に変換(Convert to Invoice)、やめるならキャンセル(Cancel)をタップします。

アプリはすべての明細項目、割引、備考、支払条件、テンプレート、カラーパレット、通貨、為替レートを新しい請求書にコピーします。その請求書は本日発行、期限は30日後の 下書き(Draft) で、番号は見積書シリーズではなく、あなたのデフォルト請求書シリーズから取られます。見積書のバッジは 変換済み(Converted) になり、変換用のブロックはメニューから消えるため、同じ見積書を二重に請求書化することはできません。新しい請求書に移動し、送信済みにマークする前に他の下書きと同様に編集できます。

明細項目の一部だけを変換する方法

Bergstrom夫妻は、椅子とベンチが完成する前にテーブルを配送してほしいと考えています。Martinはテーブルと配送を先に請求します。

1. 見積書EST-0038を開き、3点メニューをタップします。
2. 一部を請求書に変換…(Convert part to invoice…)をタップします。
3. 変換する明細項目を選択(Select line items to convert)画面で、待たせる項目のチェックを外します。最初の変換では、すべての項目が最初からチェックされています。
4. ヘッダーのカウンターと合計金額を確認します。ここでは2 / 4と$4,380.00です。
5. 右上の請求書に変換(Convert to Invoice)をタップします。何も選択されていないとボタンはグレーアウトします。

画面は見積書に戻り、バッジは 一部変換済み(Partially converted) になり、新しい下書き請求書は 請求書(Invoices) タブで待機しています。全体変換とは異なり、アプリは請求書を自動で開きません。

数週間後、座席が用意できました。メニューの項目は今度は 一部を請求書に変換…(Convert part to invoice…) ではなく 残りを変換…(Convert remaining…) と表示され、選択画面はすでに何が請求済みか把握しています。

1. 一部変換済みの見積書を開き、3点メニューをタップします。
2. 残りを変換…(Convert remaining…)をタップします。
3. すでに請求済みの行に取り消し線が引かれ変換済み(already converted)とラベル付けされていること、未処理の行にあらかじめチェックが入っていることを確認します。
4. 請求書に変換(Convert to Invoice)をタップします。

この2回目のパスで残りのすべての行にチェックが入っている場合、見積書のバッジは 変換済み(Converted) になり、変換ブロックはメニューから消えます。何かのチェックを外したままにすると、一部変換済み(Partially converted) のままになり、3回目にまた戻ってこられます。

書類種別ごとの番号採番

請求書と見積書は別々に番号が振られます。設定(Settings) の ビジネスプロフィール(Business Profile) にある 請求書シリーズ(Invoice Series) セクションには、請求書(Invoices) と 見積書(Estimates) の2種類のシリーズが並び、それぞれ シリーズ名(Series name)、番号テンプレート(Number template)、次の番号(Next number)、桁数(Digits)、カウンターのリセット(Reset counter) ポリシー(なし(Never)、毎年(Every year)、毎月(Every month)、四半期ごと(Every quarter))を持ちます。新規プロフィールにはそれぞれ1つずつ、プレフィックスINVの請求書シリーズと、プレフィックスESTの見積書シリーズが割り当てられ、どちらも{prefix}-{SEQ:0000}のテンプレートを使うため、最初の書類はINV-0001とEST-0001になります。Martinは請求書用をHO-{YYYY}-0000に改名し、見積書用はEST-0000のままにしています。

番号テンプレートは{prefix}、{YYYY}、{YY}、{MM}、{DD}、{Q}、{WW}、{SEQ}または{SEQ:0000}、{client}、{currency}、{kind}、{kind:short}(INVまたはESTと印字される)などのトークンを受け付けます。番号はビジネスプロフィール内で一意でなければならず、手動で上書きした番号が衝突した場合、保存時にエディタは自動的に次の空き番号に移動します。

見積書PDFの見え方

見積書の詳細画面で PDFプレビュー(Preview PDF) をタップすると描画されます。プレビューのタイトルバーには Estimate EST-0038 と表示され、送信後のスナックバーには見積書が送信済みとしてマークされた旨が表示されます。書類自体は、エディタで選んだ12種類のテンプレートとパレットのいずれかを使い、請求書と同じヘッダー、明細テーブル、合計、備考、支払条件で印刷されます。

PDFにおける見積書固有の唯一の違いは、未払い請求書の合計欄の下に表示されることがある早期支払割引の行が、見積書には決して印刷されないという点です。

ルールと詳細

• 見積書と請求書は同じ種類のレコードとして、書類種別だけを変えて保存されます。ピン留め、変更履歴、クライアント署名、View as client、共有など、請求書の詳細で動作するものはすべて見積書でも動作します。
• 請求書に変換(Convert to Invoice)、一部を請求書に変換…(Convert part to invoice…)、残りを変換…(Convert remaining…)、サブ見積もりを作成(Create sub-estimate)、複製(Duplicate)、クライアントにメール(Email client)、クライアント署名(Client sign-off)、Webページとして共有(Share as web page)、編集の鉛筆アイコンはProの機能です。有効なサブスクリプションやトライアルがない場合、これらはアップグレード画面を開きます。承諾済みにする(Mark as Accepted)、却下済みにする(Mark as Declined)、その他のステータス変更、PDFプレビュー(Preview PDF)、削除(Delete) は無料です。
• 変換済み(Converted) 以外のすべてのステータスから変換が可能です。下書き、送信済み、承諾済み、却下、取消済みの見積書はいずれも変換の項目を表示します。
• 全体変換は割引をそのままコピーします。一部変換ではそれができないため、比例配分した割引額を代わりに保存します。見積書の割引率を選択した小計に適用し、税額も同じ比率で減らして小数点以下を四捨五入します。結果として作られる請求書には、割合ではなく固定の割引額が表示されます。
• 変換された請求書は、見積書の日付にかかわらず、常に本日発行、30日後期限の下書きになります。条件が異なる場合はエディタで日付を変更してください。
• 一部変換の後も、見積書はすべての明細項目を保持し続けます。「変換済み」の印は、その見積書から生成された請求書に対する説明・単価・数量のベストエフォートな照合です。同一の明細が2行あると、片方が請求されると両方に印が付くことがあり、取り消し線が入った行にもいつでも再度チェックを入れられます。
• プロジェクトに属する見積書を変換すると、そのプロジェクトの合計も更新されます。
• 請求書からその見積書に戻る目に見えるリンクはなく、サブ見積書からその親へのリンクもありません。備考や請求書番号を使って追跡してください。
• Mark as Sent、Revert to draft、Cancel Estimate、Reactivateはそれぞれ見積書固有の文言で確認を表示します。Mark as AcceptedとMark as Declinedには確認はありません。
• 見積書を削除すると 見積書を削除(Delete Estimate) というタイトルで確認を求め、そこから作成済みの請求書には一切影響しません。
• 見積書は支払い(Payments)カードや遅延損害金のオプションを一切表示せず、変換されるまで分析機能上の収益としてもカウントされません。

ヒント

関連ガイド

• 請求書エディタ
• 請求書のステータス、一覧、履歴
• PDFプレビュー、共有、PDFエディタ