Gebruikershandleiding

Offertes, prijsopgaven en omzetten naar facturen

Schrijf een offerte op het tabblad Offertes, volg of de klant akkoord gaat en zet alles of enkele regels om in een conceptfactuur met een eigen nummer.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Een offerte is het document dat je stuurt voordat er geld van eigenaar wisselt: een geprijsde lijst van wat je voorstelt te leveren. In Invoice Flow wordt hij met dezelfde editor gebouwd als een factuur, met dezelfde pdf-sjablonen afgedrukt en in dezelfde documentenlijst bewaard, maar hij heeft een eigen nummerreeks, een eigen set statussen en één ding dat een factuur niet heeft: een conversieactie die de echte factuur voor je maakt, in zijn geheel of één regel tegelijk.

De voorbeelden volgen Martin Hollis, die Hollis & Oak Furniture runt, een eenmanswerkplaats in Portland, Oregon. Hij heeft Claire en Tom Bergstrom een notenhouten eetkamerset geoffreerd: een tafel, zes stoelen, een bank en bezorging, in totaal $8.410. Het echtpaar wil eerst de tafel en later de zitmeubels, dus hij factureert nu de tafel en de bezorging en de rest zodra die de werkplaats verlaat.

Wat je op het scherm ziet

Offertes staan op het tabblad Documenten van de onderste navigatie. Bovenaan dat scherm staat een driewegschakelaar met Facturen, Offertes en Contracten; tik op Offertes en de lijst toont alleen prijsopgaven. Onder de schakelaar staan de statuschips Alle, Concept, Verzonden, Betaald en Vervallen. Elke rij toont het offertenummer, een statusbadge, de klant en de factuurdatum, en het totaal. Een leeg tabblad zegt Nog geen offertes met de hint Maak je eerste offerte om te beginnen.

De badges die een offerte kan dragen zijn Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen, Geannuleerd, Omgezet en Gedeeltelijk omgezet. Een verzonden offerte waarvan de vervaldatum is gepasseerd, wordt als Vervallen weergegeven, precies zoals bij een factuur. Merk op dat de chiprij geen chip heeft voor Geaccepteerd, Afgewezen of Omgezet; die offertes verschijnen onder Alle, of via het geavanceerde filter achter het trechterpictogram.

Op een rij tikken opent het offertedetail: een kopkaart met de badge, het totaal, de datums Uitgegeven en vervaldatum, de klantkaart, de factuurregels, de totalen, eventuele notities en betalingsvoorwaarden, en een knop PDF-voorbeeld. Er is geen kaart Betalingen op een offerte, omdat er niets te innen valt tot hij een factuur wordt. Alle offertespecifieke acties zitten achter het menu met drie puntjes rechtsboven.

De knop Nieuw onderaan de documentenlijst opent een blad met de titel Kies documenttype met vier tegels: Factuur, Offerte, Contracten en From text. Offerte kiezen opent de editor met de titel Nieuwe offerte.

Hoe je een offerte maakt

Martin offreert een set zwevende wandplanken aan een nieuwe klant. De stappen zijn dezelfde als voor een factuur; alleen de nummering en de titel verschillen.

1. Open Documenten en tik op Nieuw.
2. Tik in het blad Kies documenttype op Offerte.
3. Controleer de kaart Factuurnummer. Die toont al het volgende nummer uit je offertereeks, hier EST-0040. Tik erop alleen als je met de hand een ander nummer nodig hebt.
4. Houd je meer dan één offertereeks bij, dan verschijnt er boven het nummer een kaart Factuurseries; tik erop om te wisselen, bijvoorbeeld van Quotes naar Commercial quotes.
5. Tik op Klant en kies de klant in het venster Klant selecteren, of kies Nieuwe klant toevoegen.
6. Pas de datums Uitgegeven en Vervaldatum aan. Een offerte heeft geen apart geldigheidsveld, dus de vervaldatum is de datum waarop je antwoord wilt hebben.
7. Voeg factuurregels toe met Product / Dienst, Tijd, Uitgaven of Aangepast, en vul verderop de notities en betalingsvoorwaarden in.
8. Tik op Concept opslaan.

De editor verbergt één kaart die facturen wel hebben: het aanbod van korting bij vroegtijdige betaling. Al het overige, inclusief btw, kortingen, valuta, handtekening en fotobijlagen, werkt op dezelfde manier als in de factuureditor.

Hoe je hem verstuurt en het antwoord van de klant vastlegt

Zodra het concept klaar is, open je het uit de lijst en gebruik je het menu met drie puntjes. Markeren als verzonden vraagt om bevestiging en waarschuwt dat vanaf nu elke wijziging in het wijzigingslog wordt geschreven. Daarna wordt het potloodpictogram in de bovenbalk vervangen door een oogpictogram, en opent de editor in Alleen-lezen modus met de melding dat een verzonden offerte gedupliceerd moet worden om te kunnen wijzigen. Om de pdf daadwerkelijk te versturen, gebruik je Mail klant of Share as web page in hetzelfde menu, of PDF-voorbeeld en delen vanaf daar.

Wanneer de Bergstroms antwoorden, legt Martin de uitkomst vast in datzelfde menu.

1. Open de offerte en tik op het menu met drie puntjes.
2. Scroll omlaag naar het blok na Bekijk als klant.
3. Tik op Markeren als geaccepteerd of Markeren als afgewezen. De badge verandert meteen, zonder bevestigingsvraag.

Geaccepteerd en afgewezen zijn boekhoudkundige toestanden, geen sloten. Een afgewezen offerte kan alsnog worden omgezet als de klant van gedachten verandert, en een geaccepteerde kan met Offerte annuleren worden geannuleerd. Heb je een herziene versie nodig, dan kloont Subofferte aanmaken de factuurregels naar een vers concept met het volgende nummer in de offertereeks en opent dat in de editor; Dupliceren maakt eveneens een niet-gekoppelde kopie, maar bekijk de nummeringstabel hieronder voordat je daarop vertrouwt voor offertes.

Hoe je de hele offerte omzet

Wanneer de klant alles in één keer wil, levert één tik de factuur op.

1. Open de offerte en tik op het menu met drie puntjes.
2. Tik op Omzetten naar factuur.
3. Lees het venster Omzetten naar factuur? en tik op Omzetten naar factuur om door te gaan, of op Annuleren.

De app kopieert elke factuurregel, de korting, de notities, de betalingsvoorwaarden, het sjabloon, het kleurenpalet, de valuta en de wisselkoers naar een nieuwe factuur. Die factuur is een Concept, uitgegeven vandaag met een vervaldatum over 30 dagen, en het nummer komt uit je standaard factuurreeks, nooit uit de offertereeks. De badge van de offerte wordt Omgezet en het conversieblok verdwijnt uit het menu, zodat dezelfde offerte niet twee keer gefactureerd kan worden. Je belandt op de nieuwe factuur, waar je hem als elk ander concept kunt bewerken voordat je hem als verzonden markeert.

Hoe je maar een deel van de regels omzet

De Bergstroms willen de tafel geleverd hebben voordat de stoelen en de bank af zijn. Martin factureert nu de tafel en de bezorging.

1. Open offerte EST-0038 en tik op het menu met drie puntjes.
2. Tik op Deel omzetten naar factuur….
3. Vink op het scherm Selecteer regelitems om om te zetten de items uit die nog moeten wachten. Bij een eerste conversie staat elk item aangevinkt.
4. Controleer de teller en het lopende totaal in de kop, hier 2 / 4 en $4.380,00.
5. Tik rechtsboven op Omzetten naar factuur. De knop is grijs zolang er niets is geselecteerd.

Het scherm brengt je terug naar de offerte, nu met de badge Gedeeltelijk omgezet, en de nieuwe conceptfactuur wacht op het tabblad Facturen. Anders dan bij volledige conversie opent de app de factuur niet voor je.

Weken later zijn de zitmeubels klaar. Het menu-item leest nu Restant omzetten… in plaats van Deel omzetten naar factuur…, en het selectiescherm weet al wat er is gefactureerd.

1. Open de gedeeltelijk omgezette offerte en tik op het menu met drie puntjes.
2. Tik op Restant omzetten….
3. Controleer dat de al gefactureerde regels doorgestreept zijn en het label al omgezet dragen, en dat de openstaande regels vooraf zijn aangevinkt.
4. Tik op Omzetten naar factuur.

Vinkt deze tweede ronde elke resterende regel aan, dan verandert de badge van de offerte in Omgezet en verlaat het conversieblok het menu. Laat je opnieuw iets uitgevinkt, dan blijft hij Gedeeltelijk omgezet en kun je een derde keer terugkomen.

Nummering per documenttype

Facturen en offertes tellen apart. In Instellingen, Bedrijfsprofiel, toont de sectie Factuurseries reeksen van twee soorten, Facturen en Offertes, elk met een Naam van de serie, Nummersjabloon, Volgend nummer, Cijfers en een beleid voor Teller resetten (Nooit, Elk jaar, Elke maand of Elk kwartaal). Een nieuw profiel krijgt er van elk één: een factuurreeks met prefix INV en een offertereeks met prefix EST, beide met het sjabloon {prefix}-{SEQ:0000}, dus de eerste documenten zijn INV-0001 en EST-0001. Martin heeft zijn factuurreeks hernoemd naar HO-{YYYY}-0000 en EST-0000 voor offertes gehouden.

Het nummersjabloon accepteert onder meer de tokens {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} of {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} en {kind:short} (dat INV of EST afdrukt). Nummers moeten uniek zijn binnen een bedrijfsprofiel; overschrijf je er met de hand een en botst hij, dan schuift de editor bij het opslaan door naar het eerstvolgende vrije nummer.

Hoe de offerte-pdf eruitziet

Tik op PDF-voorbeeld in het offertedetail om hem te renderen. De titelbalk van het voorbeeld leest Estimate EST-0038, en de melding na het versturen zegt dat de offerte als verzonden is gemarkeerd. Het document zelf gebruikt het sjabloon en palet dat je in de editor hebt gekozen uit de twaalf, met dezelfde koptekst, artikeltabel, totalen, notities en betalingsvoorwaarden als een factuur zou afdrukken.

Het enige offertespecifieke verschil in de pdf is dat de regel over korting bij vroegtijdige betaling, die onder het totaal van een onbetaalde factuur kan verschijnen, nooit op een offerte wordt afgedrukt.

Regels en details

• Offertes en facturen worden opgeslagen als hetzelfde soort record met een ander documenttype. Alles wat op een factuurdetail werkt, zoals vastmaken, het wijzigingslog, ondertekening door de klant, Bekijk als klant of delen, werkt ook op een offerte.
• Omzetten naar factuur, Deel omzetten naar factuur…, Restant omzetten…, Subofferte aanmaken, Dupliceren, Mail klant, Client sign-off, Share as web page en het bewerkpotlood zijn Pro-functies. Zonder actief abonnement of proefperiode openen zij het upgradescherm. Markeren als geaccepteerd, Markeren als afgewezen, de andere statuswijzigingen, PDF-voorbeeld en Verwijderen zijn gratis.
• Conversie is toegestaan vanuit elke status behalve Omgezet: concept-, verzonden, geaccepteerde, afgewezen en geannuleerde offertes tonen allemaal de conversie-items.
• Een volledige conversie kopieert de korting exact. Een gedeeltelijke conversie kan dat niet, dus die slaat in plaats daarvan een naar rato berekend kortingsbedrag op: de kortingsverhouding van de offerte toegepast op het geselecteerde subtotaal, met de btw in dezelfde verhouding verlaagd en afgerond op centen. De resulterende factuur toont een vast kortingsbedrag in plaats van een percentage.
• De omgezette factuur is altijd een concept dat vandaag is uitgegeven en over 30 dagen vervalt, wat de datums van de offerte ook waren. Wijzig de datums in de editor als jouw voorwaarden anders zijn.
• De offerte behoudt na een gedeeltelijke conversie al zijn factuurregels. De markering “al omgezet” is een zo goed mogelijke overeenkomst op omschrijving, stuksprijs en aantal met facturen die uit die offerte zijn voortgekomen; twee identieke regels worden allebei gemarkeerd zodra één ervan is gefactureerd, en je kunt een doorgestreepte regel altijd opnieuw aanvinken.
• Een offerte omzetten die bij een project hoort, werkt de totalen van dat project bij.
• Er is geen zichtbare link op de factuur terug naar de offerte, en geen op een subofferte naar de bovenliggende offerte; gebruik de notities of het factuurnummer om het bij te houden.
• Markeren als verzonden, Terugzetten naar concept, Offerte annuleren en Opnieuw activeren tonen elk een bevestiging met offertespecifieke bewoordingen. Markeren als geaccepteerd en Markeren als afgewezen niet.
• Een offerte verwijderen vraagt om bevestiging onder de titel Offerte verwijderen en raakt geen enkele factuur aan die er al uit is gemaakt.
• Offertes tonen nooit de kaart Betalingen of opties voor aanmaningskosten, en tellen pas als omzet in de analyses zodra ze zijn omgezet.

Tips

Verwante gidsen

• De factuureditor
• Factuurstatussen, lijst en geschiedenis
• Pdf-voorbeeld, delen en de pdf-editor