Gebruikershandleiding

Contracten en pakbonnen

Bewaar leveringsovereenkomsten met hun datums, status en gekoppelde facturen op één plek en leg elke zending vast als pakbon van concept tot geleverd.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Facturen vertellen je wat een klant verschuldigd is. Twee andere papieren leggen uit waarom, en of de goederen ook echt zijn aangekomen: het contract dat de voorwaarden vastlegde en de pakbon die met de bestelbus meeging. Invoice Flow bewaart beide als nevendocumenten naast je facturen. Een contract hoort bij één klant, draagt een begin- en einddatum, een status en de volledige tekst, en kan aan een willekeurig aantal facturen worden gekoppeld. Een pakbon hoort bij precies één factuur en legt vast wat er is verzonden, door wie, met welk trackingnummer en hoe ver de zending is.

Geen van beide is een afdrukbaar document. De app bewaart en volgt contracten en pakbonnen voor je eigen administratie, maar er is voor geen van beide een pdf-voorbeeld of deelactie; alleen facturen en offertes worden naar pdf gerenderd. Vraagt een café om een ondertekend exemplaar van de overeenkomst, dan gebeurt dat nog steeds buiten de app.

De voorbeelden volgen Kirsten Lund, die Lund Hearth Bakery runt, een groothandelsbakkerij in Leeds die ‘s nachts bakt en twee keer per week aan cafés levert. Zij heeft met elke vaste klant een jaarlijkse leveringsovereenkomst en maakt per bezorgronde één factuur op, in ponden. Bij elke ronde gaat een pakbon mee, zodat een ontbrekende plaat croissants tot een datum en een chauffeur te herleiden is.

Wat je op het scherm ziet

Beide functies staan onder het tabblad Hulpmiddelen (Tools) van de onderste navigatie, in de sectie Documenten: de kaart Contracten (Contracts) opent de contractenlijst en de kaart Pakbonnen (Delivery Notes) opent de lijst met pakbonnen. Contracten hebben nog een tweede plek: het tabblad Documenten heeft een driewegschakelaar met Facturen, Offertes en Contracten, en de knop Nieuw daar biedt Contracten aan in het blad Kies documenttype. Pakbonnen maken helemaal geen deel uit van het tabblad Documenten; je bereikt ze via Hulpmiddelen of vanuit een factuur die er al een heeft.

Het scherm Contracten heeft een rij chips, Alle, Concept, Verzonden, Ondertekend en Verlopen, en een kaart per contract. Elke kaart draagt links een gekleurde balk, de titel, een statuspil, de klantnaam, de periode geschreven als begin → einde, en een vetgedrukte notitie over de resterende looptijd: Nog 19 dagen bij een lopend contract of 14 dagen geleden verlopen in het rood bij een verlopen contract. Een contract dat binnen de komende 30 dagen afloopt, krijgt een oranje pil Binnenkort naast de status.

Op een kaart tikken schuift een detailblad omhoog. Lang indrukken opent een kort actiemenu. Een kaart van rechts naar links vegen biedt aan hem te verwijderen. De knop + in de hoek opent de editor.

Het scherm Pakbonnen is eenvoudiger: chips voor Alle, Concept, Verzonden en Geleverd, en daarna één rij per pakbon. Elke rij begint met een stappenindicator van drie punten (grijs, oranje, groen) die toont hoe ver de zending is, gevolgd door het pakbonnummer in vet, Factuur: met het factuurnummer, de leverdatum rechts, en, indien ingesteld, een vrachtwagenpictogram met de vervoerder en het trackingnummer. Er is geen detailpagina; een tik doet niets, lang indrukken opent de acties en vegen verwijdert.

Hoe je een contract vanuit een sjabloon maakt

Kirsten begint een proefperiode van vier weken met Roundhay Deli en wil de standaard leveringstekst vastgelegd hebben vóór de eerste levering.

1. Open Hulpmiddelen en tik op Contracten onder Documenten.
2. Tik op de knop +. De editor opent met de titel Nieuw contract.
3. Typ een naam in Titel *, bijvoorbeeld "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Laat je de titel leeg, dan vult het sjabloon dat je in de volgende stap kiest hem met de sjabloonnaam.
4. Open de keuzelijst Klant * en kies de klant. Alleen bestaande klanten worden getoond; je kunt er hier geen toevoegen.
5. Tik onder Sjabloon (optioneel) op een van de vier chips: NDA (Geheimhoudingsovereenkomst), Dienstverleningsovereenkomst, Freelanceovereenkomst of Leveringsovereenkomst. Het vak Inhoud wordt gevuld met de bepalingen van dat sjabloon.
6. Pas de tekst in Inhoud naar wens aan. Het vak scrolt zodra de tekst langer is dan tien regels.
7. Tik op Start en kies de eerste dag van de overeenkomst; tik op Einde en kies de laatste dag. Beide zijn optioneel, maar de notitie over de resterende looptijd en de voortgangsbalk verschijnen alleen wanneer de einddatum is ingesteld.
8. Laat Status op Concept staan of kies een andere waarde, en tik daarna rechtsboven op Opslaan.

Hoe je een contract door zijn statussen loodst en facturen koppelt

The Copper Kettle Cafe heeft de overeenkomst ondertekend, en Kirsten wil de wekelijkse facturen eraan koppelen zodat zij in één oogopslag ziet welke facturering bij welke deal hoort.

1. Druk in de lijst Contracten lang op de kaart van het contract. Er verschijnt een blad met Bewerken, Status wijzigen, Factuur koppelen en Verwijderen.
2. Tik op Status wijzigen en kies Ondertekend. De app legt vandaag vast als ondertekendatum.
3. Druk opnieuw lang op de kaart en tik op Factuur koppelen.
4. Vink in het venster Facturen koppelen elke factuur aan die bij deze overeenkomst hoort. De lijst toont al je facturen met hun totalen.
5. Tik op Opslaan.
6. Tik op de kaart om het detailblad te openen en controleer de sectie Gekoppelde facturen.

Op het detailblad wordt het leven van het contract samengevat. Een kaart Contracttijdlijn toont drie stappen, Concept, Verzonden en Ondertekend, met een vinkje op elke stap die al is bereikt en de aanmaak- en ondertekendatum onder de bijbehorende stappen. Zijn beide datums ingesteld, dan tekent een kaart Voortgang hoeveel van de looptijd is verstreken; binnen de laatste 30 dagen wordt de balk oranje en luidt een pil Verloopt over 19 dagen. Daaronder volgen de rijen Klant, Periode, Sjabloon en Ondertekend op, de lijst Gekoppelde facturen en de volledige Inhoud. Op een gekoppelde factuur tikken opent die factuur.

Hoe je een pakbon maakt en volgt

De vrijdagrit naar The Copper Kettle Cafe is gefactureerd. Kirsten schrijft de pakbon die de chauffeur op zijn telefoon zal hebben.

1. Open Hulpmiddelen, tik op Pakbonnen en tik daarna op +. Een blad met de titel Nieuwe pakbon schuift omhoog.
2. Open Factuur * en kies de factuur waar deze zending bij hoort. Elke factuur en offerte wordt getoond met het nummer en het totaal.
3. Behoud of wijzig het nummer in Pakbonnummer. De app stelt er een voor in de vorm DN-1234 met een willekeurig deel van vier cijfers.
4. Tik op Leverdatum en kies de dag waarop de goederen vertrekken of aankomen.
5. Vul Verzendadres in als het afwijkt van wat op de factuur staat.
6. Begin te typen in Vervoerder. Een lijst met suggesties wordt korter terwijl je typt, van wereldwijde koeriers zoals DHL, FedEx en UPS tot nationale postbedrijven en regionale diensten. Tik er een aan, of typ je eigen tekst zoals "Lund Hearth van".
7. Plak de zendingreferentie in Trackingnummer als de vervoerder er een heeft gegeven.
8. Tik onder Artikelen één keer per regel op Toevoegen en vul Omschrijving en Aantal in. Regels worden niet van de factuur gekopieerd; je typt wat er fysiek in de bus is gegaan.
9. Zet alles wat de chauffeur moet weten in Notities en tik daarna op Opslaan.

Een nieuwe pakbon begint altijd als Concept. Om hem verder te zetten, druk je lang op de rij en tik je op Doorzetten → Verzonden; wanneer het café de ontvangst bevestigt, druk je opnieuw lang en tik je op Doorzetten → Geleverd. Hetzelfde blad heeft Bewerken, Trackingnummer kopiëren (alleen wanneer er een trackingnummer bestaat) en Verwijderen.

Zodra een factuur ten minste één pakbon heeft, krijgt het detailscherm een kaart Pakbonnen onder Betalingen. Die toont elke pakbon met de datum en vervoerder en een statuschip, en zowel de rijen als de kleine + in de kop van de kaart brengen je naar de lijst met pakbonnen.

Regels en details

Waar de Pro-grens ligt. De contracteditor openen vanuit de contractenlijst, met + of via Bewerken, en de pakboneditor openen met + of Bewerken vereisen een actieve proefperiode of een Pro-abonnement; zonder een van beide beland je op het betaalscherm. Bekijken, de status van een contract wijzigen, facturen koppelen, een pakbon doorzetten, een trackingnummer kopiëren en verwijderen zijn voor iedereen beschikbaar.

Contractstatussen. Een contract kan Concept (grijs), Verzonden (blauw), Ondertekend (groen), Verlopen (rood) of Geannuleerd (blauwgrijs) zijn. Statussen worden met de hand ingesteld, in de keuzelijst Status van de editor of via Status wijzigen; de app verandert ze nooit voor je. Een contract als Ondertekend markeren zet de ondertekendatum één keer vast; teruggaan naar Verzonden en weer naar Ondertekend behoudt de oorspronkelijke datum. De chiprij heeft geen chip Geannuleerd, dus geannuleerde contracten zijn alleen zichtbaar onder Alle.

Verlopen wordt berekend, niet opgeslagen. “14 dagen geleden verlopen” op de kaart en de rode kleur komen voort uit het vergelijken van vandaag met de einddatum. Een ondertekend contract waarvan de einddatum is gepasseerd wordt als verlopen weergegeven, maar houdt de status Ondertekend tot je die wijzigt. De oranje pil Binnenkort en de oranje voortgangsbalk verschijnen wanneer er minder dan 30 dagen resteren en het contract niet verlopen of geannuleerd is. De widget Aflopende contracten op het dashboard gebruikt hetzelfde venster van 30 dagen.

Contractvelden. Titel en klant zijn verplicht; de inhoud mag leeg zijn. De begindatum kan niet meer worden gewist zodra hij is ingesteld (alleen de einddatum heeft een wispictogram), en de app controleert niet of het begin vóór het einde ligt. De sjabloonnaam wordt als korte sleutel onthouden en zo in het detailblad getoond: supply, service, nda of freelance.

Gekoppelde facturen. De koppeling is een lijst met factuurverwijzingen die bij het contract wordt opgeslagen. De factuurkant weet er niets van: het detailscherm van een factuur toont zijn contract niet, en dezelfde factuur kan aan meerdere contracten worden gekoppeld. Het detailblad benoemt gekoppelde rijen met het interne nummer van de factuur (Factuur #2), niet met het afgedrukte nummer, en het venster Facturen koppelen biedt naast facturen ook offertes aan.

Pakbonvelden. De factuur is verplicht en het nummer moet uniek zijn over alle pakbonnen; al het overige is optioneel, en lege velden voor adres, vervoerder, tracking en notities worden als leeg opgeslagen. Aantallen zijn hele getallen; wat niet te lezen is wordt 1. Artikelen worden opgeslagen als vrije tekst met een aantal en zijn niet gekoppeld aan je productcatalogus of aan de factuurregels.

Pakbonstatussen gaan één kant op. Concept, Verzonden, Geleverd, in die volgorde en alleen vooruit. Er is geen statusveld in de editor en geen manier om terug te stappen; wordt een pakket geretourneerd, verwijder dan de pakbon of leg het vast in Notities.

Verwijderen. Een factuur verwijderen verwijdert de bijbehorende pakbonnen mee. Een klant verwijderen verwijdert de contracten van die klant. Een contract verwijderen doet niets met de facturen; een factuur verwijderen waar een contract naar verwijst, laat een verweesde verwijzing achter in de lijst van het contract.

Datums en notaties. Contractdatums worden altijd getoond als dd.MM.yyyy, ongeacht de app-taal; leverdatums volgen de korte datumnotatie van de taal, bijvoorbeeld “Sep 11, 2026” in het Engels. Beide lijsten staan op aanmaaktijd gesorteerd, nieuwste eerst.

Er wordt niets verzonden of afgedrukt. Contracten en pakbonnen hebben geen pdf, geen e-mailactie en geen handtekeningopname. De contracttabel heeft ruimte voor een handtekeningafbeelding, maar geen enkel scherm in de app schrijft daarnaartoe.

Tips

Verwante gidsen

• Factuurstatussen, lijst en geschiedenis
• Klanten, categorieën en groepen
• Offertes en conversie