Användarguide

Avtal och följesedlar

Samla leveransavtal med datum, status och kopplade fakturor på ett ställe, och registrera varje leverans som en följesedel från utkast till levererad.

Uppdaterad: 2026-09-09

Fakturor visar vad en kund är skyldig dig. Två andra papper förklarar varför, och om varorna verkligen kom fram: avtalet som satte villkoren, och följesedeln som följde med bilen. Invoice Flow håller båda som sidodokument bredvid dina fakturor. Ett avtal hör till en kund, har ett start- och slutdatum, en status och hela avtalstexten, och kan kopplas till hur många fakturor som helst. En följesedel hör till exakt en faktura och registrerar vad som skickades, av vem, med vilket spårningsnummer och hur långt leveransen har kommit.

Ingetdera är ett utskrivbart dokument. Appen lagrar och följer avtal och följesedlar för dina egna noteringar, men det finns varken PDF-förhandsgranskning eller delningsfunktion för någon av dem; endast fakturor och offerter renderas till PDF. Om ett kafé ber om ett signerat exemplar av avtalet sker det fortfarande utanför appen.

Exemplen följer Kirsten Lund, som driver Lund Hearth Bakery, ett grossistbageri i Leeds som bakar över natten och levererar till kaféer två gånger i veckan. Hon har ett årligt leveransavtal med varje stamkund och skapar en faktura per leveransrunda, i pund. En följesedel följer med varje runda så att en saknad bricka croissanter kan spåras till ett datum och en chaufför.

Vad du ser på skärmen

Båda funktionerna finns under fliken Verktyg (Tools) i den nedre navigeringen, i avsnittet Dokument: kortet Avtal öppnar avtalslistan och kortet Följesedlar öppnar listan över följesedlar. Avtal har också ett andra hem: fliken Dokument har en trevägsväxel med Fakturor, Offerter och Avtal, och knappen Ny där erbjuder Avtal i sitt blad Välj dokumenttyp. Följesedlar ingår inte alls i fliken Dokument; du når dem via Verktyg eller från en faktura som redan har en.

Skärmen Avtal har en rad med chips – Alla, Utkast, Skickad, Signerad och Utgången – och ett kort per avtal. Varje kort har en färgad list till vänster, titeln, en statusbricka, kundnamnet, perioden skriven som start → slut och en fet notering om återstående tid: 19 dagar kvar för ett löpande avtal eller Löpte ut för 14 dagar sedan i rött för ett som gått ut. Ett avtal som slutar inom de närmaste 30 dagarna får en bärnstensfärgad bricka Snart bredvid sin status.

Ett tryck på ett kort fäller upp ett detaljblad. Ett långt tryck öppnar en kort åtgärdsmeny. Om du sveper ett kort från höger till vänster erbjuds du att ta bort det. Knappen + i hörnet öppnar redigeraren.

Skärmen Följesedlar är enklare: chips för Alla, Utkast, Skickad och Levererad, och sedan en rad per följesedel. Varje rad börjar med en trepunktsindikator (grå, orange, grön) som visar hur långt leveransen har kommit, följt av följesedelns nummer i fetstil, Faktura: och fakturanumret, leveransdatumet till höger och, om det är ifyllt, en lastbilsikon med transportör och spårningsnummer. Det finns ingen detaljsida; ett tryck gör ingenting, ett långt tryck öppnar åtgärderna och en svepning tar bort.

Så skapar du ett avtal från en mall

Kirsten inleder en fyra veckor lång provperiod med Roundhay Deli och vill ha standardtexten för leveransavtal på plats före den första leveransen.

1. Öppna Verktyg och tryck sedan på Avtal under Dokument.
2. Tryck på knappen +. Redigeraren öppnas med titeln Nytt avtal (New Contract).
3. Skriv ett namn i Titel *, till exempel "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Om du lämnar titeln tom fyller mallen du väljer i nästa steg i den med mallens namn.
4. Öppna listan Kund * och välj kunden. Endast befintliga kunder visas; det går inte att lägga till en ny härifrån.
5. Under Mall (valfritt) trycker du på ett av de fyra chipsen: NDA (sekretessavtal), Tjänsteavtal, Frilansavtal eller Leveransavtal. Rutan Innehåll fylls med den mallens klausuler.
6. Redigera texten i Innehåll som du vill. Rutan rullar när texten är längre än tio rader.
7. Tryck på Start och välj avtalets första dag; tryck på Slut och välj den sista dagen. Båda är valfria, men noteringen om återstående tid och förloppsindikatorn visas bara när slutdatumet är angivet.
8. Låt Status stå kvar på Utkast eller välj ett annat värde, och tryck sedan på Spara uppe till höger.

Så flyttar du ett avtal genom statusarna och kopplar fakturor

The Copper Kettle Cafe har signerat sitt avtal, och Kirsten vill knyta veckofakturorna till det så att hon direkt kan se vilken fakturering som hör till vilken affär.

1. Håll fingret på avtalets kort i listan Avtal. Ett blad visas med Redigera, Ändra status, Koppla faktura och Ta bort.
2. Tryck på Ändra status och välj Signerad. Appen registrerar dagens datum som signeringsdatum.
3. Håll fingret på kortet igen och tryck på Koppla faktura.
4. Bocka i dialogrutan Koppla fakturor för varje faktura som hör till detta avtal. Listan visar alla dina fakturor med deras totalsummor.
5. Tryck på Spara.
6. Tryck på kortet för att öppna detaljbladet och kontrollera avsnittet Kopplade fakturor.

Det är i detaljbladet som avtalets liv sammanfattas. Kortet Avtalstidslinje visar tre steg – Utkast, Skickad och Signerad – med en bock på varje steg som redan har nåtts och med skapande- och signeringsdatum under respektive steg. När båda datumen är angivna ritar kortet Förlopp upp hur mycket av löptiden som har gått; inom de sista 30 dagarna blir stapeln bärnstensfärgad och en bricka visar Löper ut om 19 dagar. Under det kommer raderna Kund, Period, Mall och Signerat, listan Kopplade fakturor och hela Innehåll. Ett tryck på en kopplad faktura öppnar den fakturan.

Så skapar och följer du en följesedel

Fredagens runda till The Copper Kettle Cafe är fakturerad. Kirsten skriver följesedeln som chauffören kommer att ha i telefonen.

1. Öppna Verktyg, tryck på Följesedlar och sedan på +. Ett blad med rubriken Ny följesedel (New Delivery Note) fälls upp.
2. Öppna Faktura * och välj den faktura som leveransen uppfyller. Alla fakturor och offerter listas med nummer och totalsumma.
3. Behåll eller ändra numret i Följesedelsnummer. Appen föreslår ett i formen DN-1234 med en slumpmässig fyrsiffrig del.
4. Tryck på Leveransdatum och välj den dag då varorna lämnar eller anländer.
5. Fyll i Leveransadress om den skiljer sig från den som står på fakturan.
6. Börja skriva i Transportör. En lista med förslag smalnar av medan du skriver, från globala budfirmor som DHL, FedEx och UPS till nationella postoperatörer och regionala tjänster. Tryck på ett förslag, eller skriv din egen text, till exempel "Lund Hearth van".
7. Klistra in paketreferensen i Spårningsnummer om transportören gav dig ett.
8. Under Poster trycker du på Lägg till en gång per rad och fyller i Beskrivning och Antal. Rader kopieras inte från fakturan; du skriver in det som fysiskt lastades i bilen.
9. Lägg till allt chauffören bör veta i Anteckningar och tryck sedan på Spara.

En ny följesedel börjar alltid som Utkast. För att flytta den vidare håller du fingret på dess rad och trycker på Vidare → Skickad; när kaféet bekräftar mottagandet håller du fingret på raden igen och trycker på Vidare → Levererad. Samma blad innehåller Redigera, Kopiera spårningsnummer (bara när ett spårningsnummer finns) och Ta bort.

Så snart en faktura har minst en följesedel får dess detaljskärm ett kort Följesedlar under Betalningar. Det listar varje följesedel med datum och transportör samt ett statuschip, och både raderna och det lilla + i kortets rubrik tar dig till listan över följesedlar.

Regler och detaljer

Var Pro-gränsen går. Att öppna avtalsredigeraren från avtalslistan, antingen med + eller via Redigera, och att öppna följesedelsredigeraren med + eller Redigera kräver en aktiv provperiod eller en Pro-prenumeration; utan det landar du på betalväggen. Att visa, ändra ett avtals status, koppla fakturor, flytta en följesedel framåt, kopiera ett spårningsnummer och ta bort är tillgängligt för alla.

Avtalsstatusar. Ett avtal kan vara Utkast (grått), Skickad (blått), Signerad (grönt), Utgången (rött) eller Annullerad (blågrått). Statusar sätts för hand, i redigerarens lista Status eller via Ändra status; appen ändrar dem aldrig åt dig. Att markera ett avtal som Signerad stämplar signeringsdatumet en gång; om du går tillbaka till Skickad och framåt till Signerad igen behålls det ursprungliga datumet. Chipraden har inget chip för Annullerad, så annullerade avtal syns bara under Alla.

Utgångsdatum beräknas, lagras inte. “Löpte ut för 14 dagar sedan” på kortet och den röda färgen kommer av en jämförelse mellan dagens datum och slutdatumet. Ett signerat avtal vars slutdatum har passerat visas som utgånget men behåller statusen Signerad tills du ändrar den. Den bärnstensfärgade brickan Snart och den bärnstensfärgade förloppsindikatorn visas när färre än 30 dagar återstår och avtalet varken är utgånget eller annullerat. Widgeten Avtal som löper ut på översikten använder samma 30-dagarsfönster.

Avtalsfält. Titel och kund är obligatoriska; innehållet får vara tomt. Startdatumet kan inte rensas när det väl är satt (bara slutdatumet har en rensningsikon), och appen kontrollerar inte att starten ligger före slutet. Mallens namn sparas som en kort nyckel och visas som sådan i detaljbladet: supply, service, nda eller freelance.

Kopplade fakturor. Kopplingen är en lista med fakturareferenser som lagras på avtalet. Fakturasidan vet ingenting om den: en fakturas detaljskärm visar inte sitt avtal, och samma faktura kan vara kopplad till flera avtal. Detaljbladet märker kopplade rader med fakturans interna nummer (Faktura nr 2), inte med det utskrivna numret, och dialogrutan Koppla fakturor erbjuder även offerter.

Fält på följesedeln. Fakturan är obligatorisk och numret måste vara unikt bland alla följesedlar; allt annat är valfritt, och tomma fält för adress, transportör, spårning och anteckningar lagras som tomma. Antal anges i heltal; allt som inte kan tolkas blir 1. Poster lagras som fritext med ett antal och är inte knutna till din produktkatalog eller till fakturans rader.

Följesedelns statusar är enkelriktade. Utkast, Skickad, Levererad, i den ordningen och bara framåt. Det finns inget statusfält i redigeraren och inget sätt att gå bakåt; om ett paket returneras får du ta bort följesedeln eller anteckna det i Anteckningar.

Borttagning. Att ta bort en faktura tar även bort dess följesedlar. Att ta bort en kund tar bort den kundens avtal. Att ta bort ett avtal gör ingenting med dess fakturor; att ta bort en faktura som ett avtal är kopplat till lämnar en dinglande referens i avtalets lista.

Datum och format. Avtalsdatum visas alltid som dd.MM.yyyy oavsett appspråk; leveransdatum följer språkets korta datumformat, till exempel “Sep 11, 2026” på engelska. Båda listorna sorteras med nyast först efter skapandetidpunkt.

Ingenting skickas eller skrivs ut. Avtal och följesedlar har varken PDF, e-poståtgärd eller signaturinsamling. Avtalstabellen har plats för en signaturbild, men ingen skärm i appen skriver till den.

Tips

Relaterade guider

• Fakturastatusar, lista och historik
• Kunder, kategorier och grupper
• Offerter och konvertering