用户指南

合同与送货单

将供货协议的日期、状态和关联发票集中管理，并把每次发货记录为从草稿到已送达的送货单。

更新于: 2026-09-09

发票告诉你客户欠了多少钱。另外两份文件则说明了原因,以及货物是否真的送到了:一份是约定条款的合同,另一份是随货车一起出发的送货单。Invoice Flow 把这两者作为发票的附属文档保存。一份合同属于一个客户,包含开始和结束日期、状态和完整条款内容,并可以关联任意数量的发票。一份送货单只属于一张发票,记录发货内容、经办人、追踪单号,以及货运进展到了哪一步。

这两者都不是可打印的文档。应用只是为你自己存档并跟踪合同和送货单,但两者都没有 PDF 预览或分享功能;只有发票和报价单可以生成 PDF。如果某家咖啡馆要求提供签字版协议,那仍需要在应用之外完成。

本文以 Kirsten Lund 为例,她经营着 Lund Hearth Bakery,一家位于利兹(Leeds)的批发烘焙坊,通宵烘焙并每周两次配送给各家咖啡馆。她与每个常客都签有年度供货协议,并按每次配送开具一张以英镑计价的发票。每次配送都会附带一份送货单,以便某一盘缺失的牛角包可以追溯到具体日期和司机。

屏幕上看到的内容

这两项功能都位于底部导航的 Tools(工具)标签页下的 Documents(文档)分组中:Contracts(合同)卡片打开合同列表,Delivery Notes(送货单)卡片打开送货单列表。合同还有第二个入口:Documents(文档)标签页有一个三选一切换器,显示 Invoices(发票)、Estimates(报价单)和 Contracts(合同),那里的 New(新建)按钮在其 Choose document type(选择文档类型)面板中也提供 Contracts(合同)选项。送货单完全不属于文档标签页的一部分;你需要通过工具页,或从已经关联了送货单的发票进入。

Contracts(合同)屏幕上有一排筛选标签:All(全部)、Draft(草稿)、Sent(已发送)、Signed(已签署)和 Expired(已过期),以及每份合同对应一张卡片。每张卡片左侧有一条彩色竖条,包含标题、状态徽标、客户名称、以 开始 → 结束 格式书写的周期,以及一条关于剩余期限的加粗提示:仍在履行中的合同显示 还剩 19 天,已到期的合同则以红色显示 14 天前已到期。如果一份合同将在未来 30 天内到期,状态旁会出现一个琥珀色的 Soon(即将到期)徽标。

点击卡片会弹出详情面板。长按会打开一个简短的操作菜单。从右向左滑动卡片会提示删除。角落里的 + 按钮会打开编辑器。

Delivery Notes(送货单)屏幕更简单:筛选标签为 All(全部)、Draft(草稿)、Dispatched(已发出)和 Delivered(已送达),之后每行对应一张送货单。每一行以一个三点式进度指示器(灰、橙、绿)开头,显示货运进展到了哪一步,随后是加粗显示的单号、Invoice:(发票:)和发票号、右侧的送货日期,以及(如果已设置)一个卡车图标,附带承运商和追踪单号。没有详情页;点击无反应,长按打开操作菜单,滑动可删除。

如何用模板创建一份合同

Kirsten 正要与 Roundhay Deli 开始为期四周的试用合作,她希望在首次配送前先备好标准供货条款。

1. 打开 Tools(工具),然后在 Documents 分组下点击 Contracts(合同)。
2. 点击 + 按钮。编辑器打开,标题为 New Contract(新建合同)。
3. 在 Title *(标题 *)中输入名称,例如 "Weekly bread supply - Roundhay Deli"。如果标题留空,下一步选择的模板会自动用模板名称填充它。
4. 打开 Client *(客户 *)下拉菜单并选择客户。这里只列出已有的客户;无法在此处新建客户。
5. 在 Template (optional)(模板,可选)下点击四个选项之一:NDA(保密协议)、Service Agreement(服务协议)、Freelance Contract(自由职业合同)或 Supply Agreement(供货协议)。Content(内容)框会填入该模板的条款文本。
6. 根据需要在 Content(内容)中编辑条款。当文字超过十行时,该框会出现滚动条。
7. 点击 Start(开始)并选择协议首日;点击 End(结束)并选择协议末日。两者都是可选的,但只有设置了结束日期,剩余期限提示和进度条才会出现。
8. 将 Status(状态)保持为 Draft,或选择其他值,然后点击右上角的 Save(保存)。

如何推进合同状态并关联发票

The Copper Kettle Cafe 已经签署了协议,Kirsten 希望把每周的发票关联到该协议上,以便一眼就能看出某笔账单属于哪份合作。

1. 在 Contracts(合同)列表中,长按该合同的卡片。会弹出一个面板,包含 Edit(编辑)、Change Status(更改状态)、Link Invoice(关联发票)和 Delete(删除)。
2. 点击 Change Status(更改状态)并选择 Signed(已签署)。应用会将今天记录为签署日期。
3. 再次长按该卡片,点击 Link Invoice(关联发票)。
4. 在 Link Invoices(关联发票)对话框中,勾选所有属于该协议的发票。列表会显示你所有发票及其总额。
5. 点击 Save(保存)。
6. 点击该卡片打开详情面板,查看 Linked Invoices(已关联发票)部分。

详情面板汇总了合同的整个生命周期。Contract Timeline(合同时间线)卡片显示三个步骤:Draft(草稿)、Sent(已发送)和 Signed(已签署),已完成的步骤会带有对勾,相关日期(创建日期和签署日期)显示在对应步骤下方。当两个日期都已设置时,Progress(进度)卡片会绘制协议期限的完成比例;在最后 30 天内,进度条会变为琥珀色,并显示一个标签,写着 19 天后到期。下方依次是 Client(客户)、Period(周期)、Template(模板)和 Signed at(签署时间)几行信息,以及 Linked Invoices(已关联发票)列表和完整的 Content(内容)。点击某张已关联的发票即可打开该发票。

如何创建并跟踪一份送货单

周五送往 The Copper Kettle Cafe 的一批货已经开好了发票。Kirsten 要写一份司机手机上能看到的送货单。

1. 打开 Tools(工具),点击 Delivery Notes(送货单),然后点击 +。会弹出一个标题为 New Delivery Note(新建送货单)的面板。
2. 打开 Invoice *(发票 *)并选择这批货物对应的发票。所有发票和报价单都会连同编号和总额一起列出。
3. 保留或修改 Delivery Note Number(送货单号)。应用会自动建议一个 DN-1234 格式的单号,其中四位数字是随机生成的。
4. 点击 Delivery Date(送货日期)并选择货物出发或到达的日期。
5. 如果与发票上的地址不同,请填写 Shipping Address(收货地址)。
6. 开始在 Carrier(承运商)中输入。随着输入,建议列表会不断缩小,从 DHL、FedEx、UPS 等全球快递公司到各国邮政及区域性物流服务。点击其中一项,或输入自己的文字,例如 "Lund Hearth van"。
7. 如果承运商提供了单号,把包裹参考号粘贴到 Tracking Number(追踪单号)中。
8. 在 Items(项目)下,每添加一行就点击一次 Add(添加),并填写 Description(描述)和 Qty(数量)。这些明细不会从发票复制过来;你需要填写实际装车的内容。
9. 在 Notes(备注)中添加司机需要知道的任何信息,然后点击 Save(保存)。

一份新的送货单总是从 Draft(草稿)状态开始。要推进它,长按该行并点击 Advance → Dispatched(推进 → 已发出);当咖啡馆确认收货后,再次长按并点击 Advance → Delivered(推进 → 已送达)。同一个面板还提供 Edit(编辑)、Copy Tracking Number(复制追踪单号,仅在有追踪单号时可用)和 Delete(删除)。

一旦某张发票至少有一份送货单,它的详情屏幕就会在 Payments(付款)下方新增一张 Delivery Notes(送货单)卡片。该卡片列出每份送货单及其日期、承运商和状态徽标,点击任意一行或卡片标题栏中的小 + 都会跳转到送货单列表。

规则与细节

Pro 权限的分界线。 无论是通过 + 还是 Edit 从合同列表打开合同编辑器,以及通过 + 或 Edit 打开送货单编辑器,都需要处于有效试用期或 Pro 订阅状态;否则会跳转到付费墙。查看、更改合同状态、关联发票、推进送货单状态、复制追踪单号和删除等操作对所有用户开放。

合同状态。 一份合同可以是 Draft(草稿,灰色)、Sent(已发送,蓝色)、Signed(已签署,绿色)、Expired(已过期,红色)或 Cancelled(已取消,蓝灰色)。状态需要手动设置,可以在编辑器的 Status(状态)下拉菜单中,或通过 Change Status(更改状态)完成;应用不会自动为你更改状态。将合同标记为 Signed 只会记录一次签署日期;先改回 Sent 再改回 Signed 时,原始日期会保留。筛选标签行没有 Cancelled 标签,因此已取消的合同只能在 All(全部)中看到。

到期状态是实时计算的,而非存储的。 卡片上的 “14 天前已到期” 提示及红色显示,来自将今天的日期与结束日期进行比较。一份已签署但结束日期已过的合同会显示为已失效,但在你手动更改之前,状态仍保持 Signed。当剩余不足 30 天且合同既未过期也未取消时,会出现琥珀色的 Soon(即将到期)标签和琥珀色进度条。仪表盘上的 Expiring Contracts(即将到期的合同)小组件使用相同的 30 天窗口。

合同字段。 标题和客户为必填项;内容可以留空。开始日期一旦设置就无法清空(只有结束日期带有清除图标),应用也不会检查开始日期是否早于结束日期。模板名称会以简短键值的形式记住,并在详情面板中如此显示:supply、service、nda 或 freelance。

已关联的发票。 关联关系只是保存在合同上的一份发票引用列表。发票一侧对此一无所知:发票的详情屏幕不会显示其所属合同,同一张发票也可以关联到多份合同。详情面板按发票的内部编号(Invoice #2)而非打印编号来标注已关联的行,关联发票对话框中也会同时提供报价单和发票供选择。

送货单字段。 发票为必填项,单号在所有送货单中必须唯一;其余字段均为可选,地址、承运商、追踪单号和备注留空时会以空值保存。数量必须为整数;任何无法解析的输入都会变为 1。项目以自由文本加数量的形式存储,不与你的产品目录或发票行项目相关联。

送货单状态只能单向推进。 依次为 Draft、Dispatched、Delivered,且只能向前推进。编辑器中没有状态字段,也没有回退的方式;如果包裹被退回,请删除该送货单或在 Notes(备注)中记录。

删除。 删除一张发票会连带删除其送货单。删除一个客户会删除该客户的所有合同。删除一份合同不会影响其关联的发票;而删除某份合同所关联的发票,则会在该合同的列表中留下一条失效的引用。

日期与格式。 合同日期始终以 dd.MM.yyyy 格式显示,与应用语言无关;送货日期则遵循所选语言的短日期格式,例如英文界面下显示 “Sep 11, 2026”。两个列表都按创建时间倒序排列。

没有任何内容会被发送或打印。 合同和送货单都没有 PDF、邮件发送功能,也没有签名采集功能。合同数据表中虽然预留了签名图片的字段,但应用中没有任何界面会向其写入数据。

使用技巧

相关指南

• 发票状态、列表和历史记录
• 客户、分类和分组
• 报价单与转换