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用户指南

PDF 预览、分享、以客户身份查看和 PDF 编辑器

将发票预览为最终 PDF，打印或分享它，把草稿标记为已发送，查看客户看到的内容，并修正任何导入 PDF 中的文字或属性。

更新于: 2026-09-09

发票写好后，还剩三个问题：最终页面长什么样、怎么发给客户、客户实际看到的是什么。Invoice Flow 用 预览 PDF（Preview PDF）界面回答前两个问题——它会按收件人将收到的样子渲染文档，并提供打印和分享操作；用 以客户身份查看（View as client）回答第三个问题——它是从收件人视角对同一张发票的简明摘要。另有一个独立工具 PDF 编辑器（PDF Editor），可以打开手机上的任意 PDF，不限于发票，用来替换单个词语、更换字体，或更改文件内嵌的属性。

本指南以丹佛室内设计工作室 Harlow & Vane Interiors LLC 的 Odette Harlow 为例。她的发票 HV-2026-031 向 Brennan Holdings 收取 Larimer Square 一处阁楼装修的费用，总额 11250 美元，其中 4000 美元定金已经收到。另一张仍为草稿状态的发票 HV-2026-032，用于一项可选的艺术品与配饰加购服务。在 PDF 编辑器中，她还有一份来自供应商 Maison Ferrand 的家具报价单，其中的状态一行需要从“Draft”改为“Approved”后才能转发出去。

屏幕上看到的内容

从 文档（Documents）标签打开任意一张发票，会进入其详情界面。固定在底部的宽按钮 预览 PDF（Preview PDF）用于打开预览。同一详情界面右上角的溢出菜单（三个点）中包含 以客户身份查看（View as client），以及 标记为已付款（Mark as paid）、发送邮件给客户（Email client）等状态操作。

Invoice Flow 应用中 HV-2026-031 的发票详情界面，溢出菜单展开，列出标记为已付款、恢复为草稿、取消发票、添加滞纳金、更改日志、置顶到列表、置顶到仪表盘、发送邮件给客户、客户签收、以网页形式分享、以客户身份查看、复制和删除，底部为预览 PDF 按钮
两个入口都在发票详情界面上：底部的“预览 PDF”按钮，以及菜单中的“以客户身份查看”。

预览界面的标题为文档类型和编号，例如 发票 HV-2026-031（估价单则显示 估价单 后跟编号）。顶部工具栏有两个图标——打印机和分享箭头，草稿文档还会额外多一个只有一项内容的溢出菜单——分享并标记为已发送（Share & Mark as Sent）。主体是渲染在灰色背景上的页面；可以双指捏合缩放并滚动翻页。每次打开该界面都会根据当前发票数据、为该发票选定的模板和配色、你的文档字体设置以及发票语言重新生成页面。这里没有单独的“保存为文件”按钮：分享是 PDF 离开应用的方式，安卓分享面板中也包括文件管理器和云盘等目标。

Invoice Flow 应用的预览 PDF 界面，标题为“发票 HV-2026-031”，带打印和分享图标，显示渲染后的 Elegant 模板页面，Harlow & Vane Interiors 的寄件方信息、Cassidy Brennan 作为收件方、六个明细项，总额为 11250.00 美元
预览显示客户将收到的页面样式，此处为沙色配色的 Elegant 模板。

PDF 编辑器（PDF Editor）与发票无关。它位于 工具（Tools）标签中，是一张带红色 PDF 图标的卡片，点击打开已导入文档的列表。每份文档是一张卡片，带有文件名、状态标签（已导入、编辑中 或 已完成）、含有 编辑 PDF、重命名、分享 和 删除 的三点菜单，以及标注为 原始（蓝色边框）、高亮（琥珀色）和 最终（绿色）的三个小缩略图。在你至少应用过一次编辑之前，琥珀色和绿色的缩略图会保持灰色状态并显示一个 PDF 图标。右下角的圆形 + 按钮用于导入新的 PDF。

如何打印或分享一张发票

  1. 打开发票，点击 预览 PDF（Preview PDF）。等待页面出现；在文件生成完成前，打印和分享图标都处于禁用状态。
  2. 检查页面。如果某个明细项、地址或配色看起来不对，返回修改后再重新打开预览；每次都会重新生成。
  3. 要打印，点击打印机图标。会打开带有该 PDF 的安卓打印对话框，你可以选择打印机，或者在手机支持的情况下选择“另存为 PDF”。
  4. 要发送，点击分享图标。应用会把文件写为 HV-2026-031.pdf，并打开分享面板，主题为 来自 Harlow & Vane Interiors LLC 的发票 HV-2026-031，正文中已填好简短的问候语。
  5. 选择目标应用。邮件应用会采用主题和正文；即时通讯应用会把正文作为消息文本；文件管理器或云盘则只是保存该 PDF。

如何一步完成分享草稿并将其标记为已发送

草稿没有发送日期，也不计入未收款。从预览界面分享草稿时，应用可以帮你顺便切换状态。

  1. 打开草稿——以 Odette 为例是 HV-2026-032——点击 预览 PDF（Preview PDF）。
  2. 点击右上角的三点菜单。菜单中只有一项，分享并标记为已发送（Share & Mark as Sent）；该菜单只在文档为草稿状态时存在。
  3. 点击它，像平常一样完成分享面板中的操作。
  4. 分享面板关闭后，状态会变为 已发送（Sent），底部会出现提示消息 发票已标记为已发送（或 估价单已标记为已发送）。此时该发票会显示发送日期，其到期日也开始对提醒和滞纳金产生实际影响。
Invoice Flow 应用中草稿发票 HV-2026-032 的预览 PDF 界面，溢出菜单展开，显示唯一一项“分享并标记为已发送”，上方是渲染后的页面，包含两个明细项，总计 1240.00 美元
只有草稿才会出现这个菜单；旁边的普通分享图标不会改变状态。
状态会在分享面板返回后发生变化，无论你是否真的从中发送了任何内容。如果打开分享面板后又退出，请检查详情界面上的状态，如有需要可使用恢复为草稿。

如何从客户的角度检查发票

以客户身份查看（View as client）是应用内部的只读页面。它不会创建任何链接，也不会发送任何内容；它只是把发票重新呈现为收件人阅读时的样子，是核对部分付款后应付金额的一个便捷方式。

  1. 在发票详情界面点击三点菜单，选择 以客户身份查看（View as client）。
  2. 阅读绿色横幅 仅供预览——并非真实可分享的链接；它提醒你这里的任何内容都无法转发。
  3. 查看问候语。其中写明客户姓名、仍应付的金额以及到期日，例如 您有一笔 $7,250.00 的款项将于 2026 年 9 月 16 日到期。
  4. 查看下方的卡片：发票编号、以大号字体显示的总额，以及在已收到部分款项时出现的 已收金额（Paid so far）及其金额。
  5. 滚动查看 明细项、备注 和 付款条款，然后用返回箭头退出。
Invoice Flow 应用的“以客户身份查看”界面，横幅写着“仅供预览——并非真实可分享的链接”，寄件方为 Harlow & Vane Interiors LLC，问候语为“Hi Cassidy Brennan”，文字为“您有一笔 $7,250.00 的款项将于 2026 年 9 月 16 日到期”，卡片显示 HV-2026-031、$11,250.00 和“已收金额：$4,000.00”，下方为明细项
标题句使用的是剩余余额，而卡片显示的是总额和已收到的金额。

请注意这与 PDF 的区别：发票模板打印的是发票总额，并不会列出已经收到的付款，因此那笔 4000 美元的定金只会显示在这个界面和详情界面的付款部分，不会出现在打印页面上。

如何修正导入 PDF 中的一个词

PDF 编辑器以词为单位进行修改：点击一个词，输入替换文字，应用后会在原文字上覆盖一个白色方框，并在原位置绘制新文字。相邻的词不会移动，因此适合修正日期、状态、姓名或价格，而不适合改写整段文字。

  1. 打开 工具（Tools），点击 PDF 编辑器（PDF Editor），再点击 +。系统文件选择器会打开并筛选出 PDF 文件；选中的文件会被复制进应用，并立即在编辑器中打开。
  2. 查看标题下方的工具栏。它显示页码 1 / 1、词数统计（例如 78 个词），如果该页是没有可提取文字的扫描件，还会显示红色的 未找到文字 提示。
  3. 点击你想更改的词。每个词下方都有一个半透明方框；顶部工具栏的眼睛图标可隐藏或显示这些方框。
  4. 在滑出的编辑栏中，向带有 新文字… 提示的字段输入替换内容。留意右侧的百分比标签：它比较新文字宽度与原方框宽度，替换文字比原空间更宽时会变为红色。
  5. 如有需要可进行调整：大小： 可将字号在 4 到 72 磅之间调节，字距： 以 0.5 为步长收紧或放宽字母间距，颜色： 提供七种文字颜色，背景： 提供七种浅色填充作为白底方框的颜色，样式： 可切换加粗、斜体、下划线和删除线。
  6. 点击对勾图标（替换）。计数标签会变为 1 项待处理编辑，顶部工具栏出现 应用编辑（Apply Edits）按钮。可对其他词重复此过程；撤销图标（还原）可恢复单个词，菜单中的 清除所有编辑 可全部撤销。
  7. 点击 应用编辑（Apply Edits）。出现提示 编辑已成功应用 后，文档状态会变为 已完成，其 高亮 和 最终 缩略图也随之激活。
Invoice Flow 应用中 Maison Ferrand 报价单的 PDF 编辑器，页面工具栏显示 1 / 1、78 个词和 1 项待处理编辑，页面上有半透明的词框，单词 Approved 被选中并带有红色边框，编辑栏显示“PDF：Helvetica 11pt”，Roboto 带绿色对勾，大小 11pt，字距 0.0，颜色和背景色板，文本框内容为 Approved，样式开关旁有一个红色的 229% 标签
单词“Draft”已被替换为“Approved”；红色的 229% 标签警告新词比原方框宽得多。

在这张截图中，词框后方的页面尚未渲染出来：编辑器使用我们的截图工具无法运行的原生 PDF 渲染器绘制页面，因此只显示加载中的转圈图标。在实际手机上，方框下方是可见的报价单页面。下方这张图是编辑器为这份报价单实际写出的 最终 文件。

Invoice Flow 应用 PDF 编辑器写出的最终 PDF：Maison Ferrand 家具报价单 Q-4471，寄给 Harlow & Vane Interiors，其中一行写着“Status: Approved”，四项家具明细，总额 6660.00 美元
最终 PDF：状态一行现在显示“Approved”，其余每个词都未改动。

如何更改替换文字的字体

编辑栏第一行显示原始字体（例如 PDF：Helvetica 11pt）；第二行显示新文字实际使用的字体。绿色对勾表示手机上已就绪；带“（推荐）”字样的橙色警告表示应用把原字体映射到了一款仍需下载的 Google 字体，旁边会有一个小的下载按钮。

  1. 选中某个词后，点击字体行右端的切换图标（更改字体 或 选择其他）。
  2. 在 选择字体 面板中，从三个分组中选择：原始 保留 PDF 自身的字体名称，标准 PDF 字体 提供 Helvetica、Times-Roman 和 Courier，这些内置于所有 PDF 阅读器中，无需下载，Google 字体（使用时下载） 列出 Roboto、Open Sans、Lato、Montserrat、Poppins、Inter 等。已缓存的字体会带有绿色对勾。
  3. 点击某个字体。尚未缓存的 Google 字体会先被下载（正在下载 Roboto…），需要联网；下载完成后会应用到所选的词上。
  4. 像之前一样用对勾图标确认替换并应用。
Invoice Flow 应用 PDF 编辑器的选择字体底部面板，条目包括 Helvetica 原始，标准 PDF 字体 Helvetica、Times-Roman 和 Courier 标注为内置，以及 Google 字体（使用时下载）分组，以 Roboto（高亮，绿色对勾）和 Open Sans 开头
内置字体无需下载即可在任何地方渲染；Google 字体只需获取一次并缓存到手机上。

如何编辑 PDF 的属性

每个 PDF 都带有嵌入属性（标题、作者、主题、关键词、创建者、生成程序），邮件应用和文件管理器会用它们代替文件名来显示。

  1. 在编辑器中打开文档，从三点菜单中选择 元数据（Metadata），或在查看器中点击缩略图打开文档后点击信息图标。
  2. 元数据 界面显示从文件中预填的六个字段：标题、作者、主题、关键词、创建者 和 生成程序。Odette 的报价单到手时已由供应商设置了标题、作者、主题和创建者。
  3. 按需修改，例如在 关键词 中添加 quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402。
  4. 点击 保存（Save）。出现 元数据已保存 提示后界面关闭；这些值会被写入 最终 文件。
Invoice Flow 应用中 Maison Ferrand 报价单的元数据界面，标题为“Quotation Q-4471 - Larimer Square loft”，作者为“Maison Ferrand Furniture”，主题为“Furniture quotation for Harlow & Vane”，关键词末尾为“Larimer Square, unit 1402”，创建者为“Maison Ferrand order desk”，生成程序字段为空，并有保存按钮
字段从文件中预填；留空某个字段会保留文件原有的值。

规则与细节

预览与分享

以客户身份查看

PDF 编辑器

操作需要完整权限结果
导入 PDF（+ 按钮）是副本存储在应用内，状态为已导入
打开编辑器、替换词语并应用否生成高亮和最终文件，状态为已完成
编辑元数据否值被写入最终文件
从列表或查看器分享是发送最终文件，若无编辑则发送原始文件

小贴士

每次发送前都打开预览，而不仅仅是第一次。由于页面是根据实时数据重新生成的，你一分钟前修改的数量会立即体现在其中；而邮件应用“已发送”文件夹里的旧副本则不会。
当替换文字让百分比标签变红时，可先尝试点击字距的减号按钮或把字号调小一点，再考虑进一步缩小。Helvetica 和 Roboto 宽度相近，因此单纯切换字体很少能自行解决溢出问题。
用高亮文件检查自己的修改，用最终文件发送。点击琥珀色缩略图可在查看器中打开它，放大查看每处带框的改动；绿色缩略图则打开干净的副本。

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